1 товар

Прежде чем приступить к описанию действий, необходимо понять, что означает «оприходовать товар в 1С 8.3»? В процессе деятельности коммерческих предприятий, связанных с производством и реализацией продукции, осуществляется множество операций по движению товара на складах. На каком этапе появляется «оприходование», как это отражается в программе 1С 8.3 поясняется в настоящей статье.

  1. Что такое «оприходование»?
  2. Что такое инвентаризация?
  3. Варианты принятия к учету ТМЦ в 1С: Бухгалтерия 8.3
  4. Заполнение формы «Инвентаризация товаров» в 1С для оприходования излишков
  5. Оприходование в 1С через форму «Инвентаризация товаров»
  6. Второй способ принятия излишков к учету
  7. Оприходование товара в других типовых решениях 1С
  8. Заключение

Быстрое и четкое функционирование производственных и торговых компаний напрямую зависит от грамотной организации складского пространства, документооборота по приемке и передвижению продукции и опытности ответственных работников склада.

Под словом «грамотная организация» понимается соблюдение основных факторов:

  1. Внутренний документооборот между работниками склада и бухгалтерии фирмы. Так же между несколькими складами, между филиалами и головным офисом.
  2. Организация складских площадей, позволяющая максимально емко и комфортно расположить поступающие единицы хранения. Прежде всего, с точки зрения не только их учета, но и выделения зон распаковки поступающей продукции.
  3. Наличие инструментов и оборудования для установки объектов учета и получения информации о них.
  4. Выбор эффективной программы, сочетающей в себе все необходимые функциональные элементы учета и передачи информации. Более того, имеется ввиду передача как внутри предприятия, так и во внешние контролирующие организации.

Такой программой является 1С: 8.3.

Что такое «оприходование»?

По сути своей, это передача предметов торговли на определенный склад материально-ответственному лицу и отражение этой операции в учете. Поэтому в широком смысле оприходование товара происходит всякий раз, как на предприятии появляется новый или обнаруживается неучтенный товар.

Следовательно, постановка на учет происходит в момент:

  • покупки новых объектов торговли;
  • приемки возврата непринятых контрагентом товаров;
  • перемещения продукции между складами, магазинами, филиалами;
  • выявления лишних единиц продукции при проверке склада.

Другими словами, в целях бухгалтерского учета, каждый из этих видов «приемки» является оприходованием.

Однако, для оформления операций движения продукции в 1С, формулировка «оприходование» применяется для принятия к учету излишков, обнаруженных во время проверки.

Другие операции имеют собственные наименования:

  • поступление (акты, накладные), перемещение в 1С: Бухгалтерия 8.3,
  • документы закупки и внутренние документы в 1С: Управление торговлей и Комплексной автоматизации.

Между тем, описанные операции по поступлению и перемещению продукции на складах будут рассмотрены в других статьях. Каждая из этих операций имеет свои нюансы и особенности, которые требуют тщательного изучения.

Здесь рассматривается оприходование неучтенных товаров, обнаруженных по итогам инвентаризации.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация представляет собой процесс проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей и имущества организации. Кроме того, и сверку полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Другими словами, это пересчет ТМЦ на складе с целью выявления излишков, недостачи и/или пересортицы.

Под излишками понимают выявленные в процессе проверки товарно-материальные ценности, которые не были приняты к учету, в количественном выражении.

Недостача – это фактическая нехватка единиц продукции на складе по сравнению с учетными данными.

Пересортица – выявление излишков одного вида продукта при одновременной недостаче в тех же объемах другого вида. Такое случается, когда по ошибке в учете списали не тот сорт (вид). Особенно часто это встречается на предприятиях розничной торговли, где у одного вида продукта, например, творожный сырок, может быть много сортов: со вкусом черники, клубники, вишни и т.д. Также встречается пересорт предметов торговли по цвету, размеру, объему, особенностям материала, из которого они изготовлены.

Причинами появления лишних или недостаток учтенных единиц являются:

  • Некомпетентные действия материально-ответственных сотрудников;
  • Ошибки в учете со стороны работников бухгалтерии по невнимательности или незнанию;
  • Неучтенные поставки или ошибки в самом складском учете;
  • Естественная убыль или хищения;
  • Ошибки при проведении пересчета единиц продукции.

Недостачи, обнаруженные в процессе пересчета и впоследствии взаимозачета пересортицы, относят на счет виновных лиц или списывают с учетом норм естественной убыли в статью издержек.

С другой стороны, излишки приходуют в составе прочих доходов.

Пересчет ТМЦ осуществляется в законодательно установленных случаях. Плановая проверка, ее сроки и состав проверяющих лиц устанавливается распорядительным документом, который подписывает директор фирмы. Обычно это ежегодный пересчет продукции перед формированием отчетности. При внеплановой проверке ответственные за сохранность ТМЦ лица не владеют информацией, например, о сроках или объемах контроля.

Организация проверки также обязательна и при изменении состава коллектива при бригадной ответственности.

Проверку наличия объектов учета проводит комиссия, с утвержденным директором составом. Результат проведенной проверки отражается в программе 1С Бухгалтерия 8.3 путем заполнения формы «Инвентаризация товаров» в разделе «Инвентаризация» меню «Склад». На основании формы «Инвентаризация товаров» в 1С можно принять к учету выявленные лишние единицы продукции.

Варианты принятия к учету ТМЦ в 1С: Бухгалтерия 8.3

Следуя хронологии операций в реальности на предприятии сначала проводится инвентаризация, а по ее результатам происходит оприходование выявленных излишков. Именно этот вариант установлен законодательно.

Однако, может случится ситуация, когда на складе случайным образом был обнаружен товар, отсутствующий в учетных данных. Такое возможно в следующих случаях:

  • небольшой продукт при складировании «завалился» за стеллаж,
  • материально-ответственные лица совершили ошибку при приемке и/или перемещении продукции,
  • детали, оставшиеся после разборки оборудования, отпущенные в реализацию.

В этом случае можно воспользоваться вторым способом – произвести оприходование сразу напрямую через документ «Оприходование товаров».

Каждый из вариантов будет представлен ниже, в соответствующем разделе.

Для того, чтобы учесть лишние единицы ТМЦ, через форму «Инвентаризация товаров» выбирается меню «Склад» – раздел «Инвентаризация» — «Инвентаризация товаров».

По кнопке «Создать» открывается форма «Инвентаризация товаров (создание)». Здесь осуществляется выбор организации, склада, на котором проводится инвентаризация, ответственного лица, даты, номера документа.

В табличной части представлено 3 вкладки:

  • Товары,
  • Проведение инвентаризации,
  • Инвентаризационная комиссия.

Каждая из этих вкладок предназначена для ввода данных, связанных с проводимой проверкой.

Заполнение формы «Инвентаризация товаров» в 1С для оприходования излишков

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» нажатием клавиши «Подбор» выбираются сотрудники организации, которые входят в состав комиссии. Вместе с тем, против физического лица, которого избрали Председателем, ставится «галочка», подтверждающая этот выбор.

Обычно плановые проверки проводятся постоянно действующей комиссией, чьи члены и председатель утверждены заранее распоряжением руководства.

Затем на вкладке «Проведение инвентаризации» устанавливается период проведения, отмечается номер и дата документа-основания (приказ, постановление, распоряжение) и указывается причина проведения проверки.

Поводом к проверке могут служить различные ситуации:

  • плановая проверка;
  • хищение;
  • порча товара;
  • смена материально-ответственного лица;
  • аудиторская и камеральная проверка и т.д.;

Определение расхождений между количеством учтенных товаров и их фактическом наличии происходит на вкладке «Товары».

Для этого нажатием на кнопку «Заполнить» выбирается «Заполнить по остаткам на складе». Табличная часть заполняется данными о наличии ТМЦ на складе по данным бухгалтерского (складского) учета.

Дополнительные кнопки на этой вкладке позволяют:

  • Добавить один определенный продукт или несколько товаров при помощи «Добавить»
  • Выбрать несколько необходимых позиций через «Подбор»
  • Добавить по штрихкоду.

Эти кнопки необходимы, когда проводится частичная инвентаризация, например, или проверка фактического наличия определенных видов объектов учета.

После заполнения таблицы вводятся данные фактического наличия ТМЦ на складе. Эти показатели вносятся в колонку «Количество факт», расположенную слева от колонки с учетным количеством. Существующие расхождения с данными учета отражаются в колонке «Отклонение».

При этом если образовалась недостача, то она отображается со знаком «-» (минус) и выделяется красным цветом шрифта.

Анализируя полученные отклонения, можно определить где образовалась пересортица, а где необоснованные излишки и недостача.

В результате, после заполнения всех данных осуществляется проводка документа нажатием кнопок «Записать» и «Провести». «Печать», так же, как и в других формах, позволяет распечатать все необходимые документы.

Эта форма подтверждает наличие излишков, комиссия принимает решение о принятии к учету ТМЦ в составе прочих доходов, поэтому программа 1С: Бухгалтерия 8.3 позволяет сделать это сразу из формы «Инвентаризация товаров» нажатием клавиши «Создать на основании».

Оприходование в 1С через форму «Инвентаризация товаров»

Нажатием на кнопку «Создать на основании» раскрывается «Оприходование товаров», в котором, во-первых, необходимо заполнить:

  • Название организации,
  • Склад, куда приходуется продукция,
  • Номер, дату документа,
  • Статью доходов.

В последней строке надо выбрать в справочнике «Прочие доходы и расходы» — «Оприходование излишков».

Строчка «Инвентаризация» заполняется автоматически данными о документе, на основании которого создается оприходование товара.

В табличной форме отражены ТМЦ на основании данных проведенной проверки. Кнопка «Накладная на оприходование товаров» позволяет распечатать одноименный документ, который представляет собой таблицу, содержащую данные о приходуемом предмете торговли: места, количество, цена и сумма.

Предприятия, продающие алкогольную продукцию, должны передавать данные в Единую государственную автоматизированную информационную систему. Поэтому фирма 1С реализовала передачу данных при работе в различных решениях программы.

Осуществить такую передачу обнаруженных неучтенных единиц алкогольной продукции возможно нажатием кнопки «Выгрузить в ЕГАИС». Откроется акт постановки на баланс ЕГАИС, в котором будет заполнена табличная часть с выявленными излишками алкогольной продукции. Дополнительно заполняется вкладка «Основное». Автоматически там заполнено основание – оприходование товаров, необходимо выбрать организацию «ЕГАИС», отметить ответственное лицо, поставить маркер напротив необходимого регистра постановки на баланс.

Нажатием клавиши «Протокол обмена» начнется передача данных, после чего документ проводится и закрывается одноименной кнопкой.

Между тем, документ «Оприходование товаров» заполнен, накладная распечатана, данные в ЕГАИС по алкогольной продукции переданы. Документ закрывается кнопкой «Провести и закрыть».

Второй способ принятия излишков к учету

В этом разделе будут рассмотрены также несколько вариантов внесения информации по оприходованию ТМЦ.

Предположительная ситуация: на складе в магазине найдена плитка шоколада, завалившаяся за стеллаж. По данным учета она не числится. Необходимо оприходовать ее. Тем более, что сроки годности в пределах нормы. Кроме того, другие плитки шоколада от этого поставщика давно реализуются в магазине.

В 1С 8.3 в меню «Склад» выбирается раздел «Инвентаризация» – «Оприходование товаров». Через кнопку «Создать» открывается «Оприходование товаров», где заполняются поля:

  • организация,
  • склад,
  • статья доходов.

В связи с тем, что проверка не проводилась, поле Инвентаризация пока не заполняется.

В табличной части через кнопку «Подбор» выбирается «Шоколад», устанавливается количество, цена, сумма.

Документ записывается одноименной кнопкой. В поле «Инвентаризация» нажимается стрелка выбора, благодаря этому появляется журнал инвентаризации. В нем нажатием кнопки «Создать на основании» выбирается «Оприходование товаров». После этого, на основании открывшегося акта механически создается форма «Инвентаризация товаров». В данной описи впоследствии дозаполняется информация о комиссии и т.д.

Далее форма «Оприходование товаров» после заполнения всех полей при клике на клавишу «Провести и закрыть» закрывается.

Еще один вариант принятия к учету излишков: проверка проводилась, но ТМЦ в этот же момент не приходовались.

В этом случае, также как описано выше, открывается форма «Оприходование товара». Данные об организации, складе вносятся в шапку, здесь же выбирается статья доходов «Оприходование излишков».

В строке «Инвентаризация» отмечается тот акт, на основании которого приходуется продукция. По кнопке «Заполнить» выбирается «Заполнить по инвентаризации». После чего заполняется табличная часть формы об объекте учета.

В заключение, по кнопке «Провести и закрыть» документ проводится и закрывается.

Оприходование товара в других типовых решениях 1С

В 1С: Управление торговлей 11 оприходование ТМЦ в программе происходит несколько иначе. В меню «Склад и доставка» разделе «Внутреннее товародвижение» выбирается категория «Внутренние документы». Нажатием кнопки «Создать» открывается окошко с вариантами видов документов и хозяйственных операций. В данном окне в разделе «Оприходование излишков товаров» выбирается пункт «Оприходование товаров».

После этого в открывшейся форме документа «Оприходование излишков товаров» на вкладке «Основное» заполняются поля:

  • организация,
  • подразделение,
  • номер, дата документа,
  • склад,
  • валюта,
  • вид цены,
  • статья доходов,
  • аналитика доходов,
  • ответственный.

Точно так же в статье доходов делается выбор «Прочие доходы». Вместе с тем, в аналитике выбирается структурный отдел предприятия, чаще всего это бухгалтерия. Вид цены включает в себя различные варианты: оптовая, розничная, дилерская, дистрибьюторская, специальная и т.п.

После этого на вкладке «Товары» по кнопке «Добавить» осуществляется выбор ТМЦ, чей излишек был обнаружен, заполняются его характеристики, количество, цена и сумма. Заполнение цены производится по кнопке «Заполнить цены», которая дает выбор заполнения по виду цен или себестоимости.

Документ, если нажать на «Печать» предлагает две печатные формы: «Акт об оприходовании товара» и «Задание на размещение товара».

По значку «Задание» можно назначить ответственное по взятию на учет лицо. После этого, выдать ему дополнительное задание, здесь же есть и возможность заполнить заметки для себя.

В типовом решении 1С: Управление нашей фирмой 1.6 оформить акт о принятии к учету обнаруженных лишних единиц запасов можно в меню «Закупки» — раздел «Склад» — «Инвентаризация запасов». Нажатием кнопки «Создать на основании» выбирается вид документа «Оприходование запасов». Также можно открыть документ по аналогии с рассматриваемыми процессами в 1С: Бухгалтерия 8.3 напрямую из инвентаризационного документа.

В открывшейся форме документа оприходования ТМЦ, излишки которых были выявлены, появляются автоматически. Провести и закрыть документ можно отдельными кнопками или одной кнопкой «Провести и закрыть».

Кнопка «Печать» позволяет распечатать «Акт об оприходовании запасов», этикетки и ценники.

В 1С: Комплексная автоматизация 2 документ оприходования открывается по той же схеме, что и в рассмотренном выше типовом решении 1С: Управление торговлей.

Подведем итог, операция принятия к учету выявленных лишних товарно-материальных ценностей возможна в различных типовых решениях 1С. Кроме того, осуществляется в целом по общему алгоритму. В большинстве случаев через инвентаризационную форму документа, на основании которого и приходуются выявленные излишки.

Необходимо еще раз отметить тот момент, что для целей бухгалтерского учета под оприходованием ТМЦ понимаются любые операции по движению имущества предприятия. Сюда относятся и приемка, и возвраты и т.д.

Довольно часто в практике возникают ситуации, когда необходимо перенести данные в программу 1С из таблицы Excel, например, загрузить справочник номенклатуры из прайс-листа или Приходную накладную из Расходной накладной поставщика в электронном виде присланной по e-mail.

Необходимость автоматического обмена особенно актуально, когда число элементов, которые необходимо вводить составляет десятки, сотни или даже тысячи, и ручной ввод такого объема данных является довольно трудоемкой работой. Одним необходимо загрузить данные один раз только при начале работы с программой, другим требуется ввод больших объемов данных постоянно в силу технологии своей работы.

Естественно нам хотелось бы избежать этих напрасных потерь сил и драгоценного времени в наш век электронного документооборота.

В таких случаях многие заказывают соответствующие обработки у собственных штатных программистов, фирм-франчайзи или сторонних разработчиков, но это дополнительные расходы и время.

Как быть, если по различным причинам такой возможности нет?

У каждого пользователя профессиональной версии 1С:Предприятие 8 подобная обработка уже есть! На диске ИТС!

Типовая обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», находиться в разделе «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Обратите внимание, начиная с Февраля 2010 г. на диске ИТС данная обработка для конфигураций на платформе 8.1 находиться в другом разделе: «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Платформа 1С:Предприятие 8.1» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».

Обработка от самой фирмы 1С, является универсальной и позволяет загружать данные в любые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8, в любые справочники, документы и реестры сведений из файлов формата *.xls (Excel), *.mxl, *.txt, *.dbf.

Возможности обработки очень большие и в рамках одной статьи осветить все возможные варианты использования не представляется возможным. Рассмотрим только наиболее частые и востребованные примеры.

Пример 1. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Бухгалтерию 8 из прайс-листа в Excel.
Пример 2. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Управление торговлей 8 из прайс-листа в Excel.
Пример 3. Загрузка приходной накладной в 1С:Управление торговлей 8 из Excel
Пример 4. Загрузка справочника физических лиц в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 из Excel (скоро)

В работе торгового предприятия часто возникает ситуация, когда загрузить в программу 1С необходимо Приходную накладную из Приходной накладной или Счет-фактуры поставщика, присланной в электронном виде по e-mail. Рассмотрим, каким образом можно решить подобную задачу с помощью типовой обработки «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», которая идет на диске ИТС

Пример 3. Загрузка приходной накладной в 1С:Управление торговлей 8 из Excel

Имеются исходные данные:

  • Приходная накладная поставщика в Excel «НакладнаяОнлайнХимСнаб.xls» — Microsoft Office Excel 97-2003 (.xls) См.рис 1.
  • Типовая конфигурация Управление торговлей Ред.10.3, релиз 10.3.10.4, платформа 8.2 (8.2.10.77)
  • Необходимо загрузить в документ «Поступление товаров и услуг» наименования товаров, количество и цены.

Рис.1 Расходная накладная поставщика в Excel.

Для того чтобы из Расходной накладной поставщика можно было загрузить данные в Приходную накладную вашей программы 1С:Управление торговлей 8 возможно понадобиться подготовить форму файла для загрузки, удалив пустые, незначащие и не нужные для загрузки строки из середины и в конце табличной части документа.

Идентификацию элементов в данном примере будем проводить по артикулам, т.к. идентификацию по «наименованию» считаем не самым надежным способом, в связи с тем, что трудно обеспечить 100% соответствие написания наименований в справочнике номенклатуры вашей программы 1С и в электронной форме расходной накладной вашего поставщика (учитывая сокращения, пробелы, знаки препинания, символы, служебную информацию и т.д.). Кроме этого, в справочнике номенклатуры вашей базы данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями. Поэтому коды товаров в электронной накладной (в печатной форме накладной колонка «Код») должны соответствовать артикулам элементов справочника номенклатуры в вашей программе 1С:Управление торговли 8. Само собой разумеется, что все товары из приходной накладной уже должны существовать в справочнике номенклатуры. Если в накладной есть новые позиции, которых ещё нет в программе, то перед загрузкой накладной необходимо их ввести вручную, или в автоматическом режиме. Инструкция по загрузке номенклатуры описана в предыдущей части нашей серии статей «Загрузка данных в 1С из Excel. Часть 2. Загрузка справочника номенклатуры в 1С:Управление торговлей 8 из прайс-листа в Excel».

Используем типовую обработку «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», которая идет на ИТС.

Итак, начали!

1. Запускаем программу 1С

2. Для запуска обработки выбираем пункт меню «Файл»>»Открыть».

3. В открывшемся окне находим файл обработки, который располагается на диске ИТС в каталоге \1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument

Если предварительно вы скопировали файл обработки на свой компьютер, то можете выбрать его.

Откроется окно

4. Устанавливаем «Режим загрузки» — «Загрузка в табличную часть».

5. В поле «Ссылка» выбираем «Поступление товаров и услуг».

После этого в том же самом поле «Ссылка» снова нажимаем на кнопку выбора

Открывается журнал документов «Поступление товаров и услуг».

6. Создаем Новый документ (кнопка «Добавить») или, при необходимости, можно выбрать уже существующий документ, в который мы хотим добавить новые элементы. В поле «Контрагент» выбираем организацию поставщика, в нашем примере «ОнлайнХимСнаб»

Нажимаем «Ок» и сохраняем пока пустой документ.

Теперь выбираем этот новый сохранённый документ из журнала в строке «Ссылка».

В поле «Табличная часть» выбираем «Товары».

7. В закладке «Табличный документ» нажимаем кнопку «Открыть файл», в появившемся окне выбора находим каталог, в котором у нас находиться Накладная поставщика в Excel из которого мы планируем загружать данные в 1С.

Первоначально файл может не отобразиться. Установите Тип файла «Лист Excel (*.xls)»

Выбираем наш файл

Обратите внимание, как загрузилась накладная. Печатная форма имеет довольно сложную структуру, для этого используется форматирование с объединением ячеек. При преобразовании в простую таблицу колонки неизбежно «поедут», «поплывет» ширина и местоположение колонок, появиться много пустых ячеек или ячеек с дублирующей или ненужной информацией, и наоборот — некоторые колонки с необходимыми данными могут оказаться скрытыми или слишком узкими. Здесь необходимо быть очень внимательным и отыскать столбцы таблицы с необходимой информацией.

8. Открываем закладку «Настройка» и настраиваем параметры загрузки.

«Первая строка данных табличного документа» — смотрим нашу накладную, отбрасываем шапку, данные для загрузки начитаются с 25-ой строки — ставим «25»

Для удобства режим отображения «Нумерация колонок» установим «Ручная нумерация колонок»

В строке «Номенклатура» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — искать будем по Артикулу, поэтому в нашем примере ставим «11», в колонке «Искать по» выбираем «Артикул».

В случае, если идентификация по Артикулу невозможна (например, нет артикула или артикулы, используемые в вашей системе не совпадают с кодами поставщика) можно попробовать идентифицировать ТМЦ по наименованию. В этом случае в колонке «Искать по» выбираем «Наименование», «№ Колонки табличного документа» — устанавливаем номер колонки с наименованиями (в нашем примере было бы «3»). Но имейте ввиду, что при использовании идентификации по наименованию вы должны быть на 100% уверены, что наименования элементов справочников номенклатуры в вашей программе 1С полностью совпадают с наименованиями в печатной форме вашего поставщика, с учетом возможных сокращений, пробелов, знаков препинания, символов и служебной информации. Кроме этого, в вашей базе данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями. В противном случае лучше отказаться от автоматической загрузки и остановиться на ручном вводе документов.

В строке «Количество» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с количеством, в нашем примере цифры с количеством указаны в колонке «25».

В строке «Единица измерения» в поле «Режим загрузки» выбираем «Вычислять». В поле «Выражение» пишем алгоритм на встроенном языке программирования 1С. Например, такой код:

Результат=ТекущиеДанные.ЕдиницаХраненияОстатков;

В строке «Цена» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с ценами, в нашем примере «27».

В строке «Сумма» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с суммой — «40».

В строке «Ставка НДС» выбираем режим загрузки «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию» выбираем необходимую ставку, в нашем примере «18%».

В строке «Склад» выбираем режим загрузки «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию выбираем склад, на который будем приходовать ТМЦ, в примере «Главный склад»

В строке «Коэффициент» выбираем режим загрузки «Устанавливать» — в нашем примере нет товаров, Единицах измерения которых отличалась бы от «шт.» (например, упаковки, ящики и т.д.) и которые необходимо было бы пересчитывать в другую Единицу измерения при оприходовании, поэтому в колонке «Значение по умолчанию» устанавливаем значение коэффициента равное «1».

В строке «Сумма НДС» устанавливаем режим загрузки «Искать», «№ Колонки табличного документа» — ставим номер колонки с суммой НДС — в нашем примере «38».

В результате в нашем примере параметры настройки выглядели следующим образом:

Нажимаем «Загрузить», на запрос подтверждаем «Да»

Если загрузка пройдет нормально, то по результатам будет выдано сообщение об успешной загрузке.

9. Открываем документ «Поступление товаров и услуг «, в который загружали данные (кнопка с изображением лупы в строке «Ссылка»)

10. Проверяем документ. Если всё в порядке нажимаем «Ок» и проводим документ.

Товары должны оприходоваться.

Проверка

Для проверки можно посмотреть «Ведомость по товарам на складах», «Ведомость по партиям товаров на складах» или из текущего документа открыть «Регистр накоплений «Закупки» (Кнопка «Перейти» >> Движения документа по регистрам»).

Если в будущем планируется использовать данную процедуру загрузки данных с такими же настройками параметров загрузки, то рекомендуем сохранить текущие настройки. Для этого нажмите кнопочку «Сохранить настройки» и понятно назовите текущую настройку, например, «Загрузка Приходной накладной из Excel».

В следующий раз сможете загрузить сохраненные настройки, нажав на кнопку «Восстановить настройки» и выбрав нужную из списка.

Если у вас несколько поставщиков, в накладных которых расположение ячеек с данными для загрузки отличаются, то таких настроек можно сохранить для каждого из них.

Желаем успеха!

«Чому бути, того не минути».

Перша хвиля РРО-змін стартує 1 серпня. Чого в ній тільки немає. Це і ПРРО, і коди УКТ ЗЕД для підакцизних товарів у чеку, і оновлені РРО-штрафи, і зміни в РРО-імунітеті для ФОП на ЄП групи 1 тощо. Нас же цікавитиме лише обліково-документальна новинка в Законі про РРО для ФОП.

Як було до 01.08.2020 р.

Зрозуміло, що відсутність у продавця документів на товар — проблема не лише податкова. Це і проблема тих же якості/безпеки. Але сфокусуємося зараз саме на першій складовій.

Податківці, використовуючи творчий підхід, у різний час по-різному намагалися підступитися до підприємців, у яких були відсутні документи на товар.

Наприклад, стверджували, що вартість бездокументних товарів — це дохід ФОП-єдиноподатника, оскільки вони отримані безоплатно. Але зараз, завдяки п. 292.3 ПКУ, такі вимоги більше не звучать, бо якщо немає письмового (!) договору дарування або іншого договору отримання товарів без компенсації, то немає і безоплатно отриманих товарів.

Заходили також через ст. 20 Закону про РРО, яка передбачає штраф за торгівлю необлікованими товарами. Але і цей варіант не без допомоги судів у частині єдиноподатників (!) також із часом утратив популярність.

Базовий «захід» зводиться до того, що фіскали, «вгледівши» відсутність документів на товар, намагаються:

1) накласти штраф за незбереження первинних документів у розмірі 1020 грн (при повторному протягом року порушенні — 2040 грн) (п. 44.3 і ст. 121 ПКУ);

2) «схилити» ФОП до визнання того факту, що товар він купив у громадянина. Відповідно накласти штраф за неподання форми № 1ДФ — 1020 грн (при повторному порушенні протягом року — 2040 грн) (п. 119.1 ПКУ).

Обидва ці варіанти небездоганні!

Також фіскали «працюють» штрафом за ст. 20 Закону про РРО відносно ФОП-загальносистемників, що торгують за готівку, у яких виявляють товар без документів або «облікові нестачі» товару. Але в судах успіху досягають загалом лише коли товари в наявності є, а документів на них жодних немає.

А що нас чекає з початку серпня?

Як буде 01.08.2020 р.

«Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операцій з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані:

12) вести в порядку, встановленому законодавством, облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в такому обліку.

При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті).

Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (крім тих, які провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння)».

Недотримання цих вимог, у свою чергу, призводитиме до відповідальності за ст. 20 Закону про РРО (знову-таки в оновленій редакції):

«До суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння)».

Що можна зазначити із цього приводу? ТОП-10.

1. Для тих, хто взагалі не має відношення до Закону про РРО (використовує виключно безготівкові розрахунки, розрахункові операції із застосуванням готівки та карток, у тому числі в мережі Інтернет НЕ здійснюють), нічого не змінюється (див. розділ «Як до 01.08.2020 р.»). А ось для тих, хто до сфери дії Закону про РРО потрапляє, але РРО не застосовує через дію того ж єдиноподаткового РРО-імунітету (наприклад, ФОП на ЄП групи 1, який торгує технічно складними побутовими товарами), змінюється (у частині озвучених вище вимог п. 12 ст. 3, ст. 20 Закону про РРО).

2. З полегшенням можуть зітхнути ФОП-єдиноподатники без ПДВ. Але вже не всі, а тільки ті з них, хто НЕ торгує ТСПТ (за переліком КМУ від 16.03.2017 р. № 231), лікарськими засобами, виробами медпризначення, «ювеліркою». Для них (хто не торгує ТСПТ і Ко) все залишиться по-старому (див. розділ «Як до 01.08.2020 р.»).

3. Законодавець так і залишив «невиразне» формулювання про ведення обліку товарних запасів «в порядку, встановленому законодавством». Жоден нормативно-правовий акт цього порядку, як і раніше, не містить!

Але, як показала судова практика щодо загальносистемників, суди не дуже цим переймаються. Якщо немає документів про походження товарів, то бездокументні товари є необлікованими та їх реалізація призводить до штрафу за ст. 20 Закону про РРО (reyestr.court.gov.ua/Review/78616754, reyestr.court.gov.ua/Review/76821446).

Нерадісний для ФОП факт. Суди частенько ставлять знак «рівно» між обліком товарів і наявністю первинних документів на товар: «Таким чином, надані позивачем первинні документи є належними і допустимими доказами ведення позивачем обліку товарних запасів» (www.reyestr.court.gov.ua/Review/65435976); «зазначені особи зобов’язані вести облік товарних запасів шляхом ведення первинної документації» (www.reyestr.court.gov.ua/Review/64981508).

Причому доходять до цього загалом виходячи з такої логіки. Жодного спеціального порядку обліку товарів/запасів ФОП під Закон про РРО немає і не повинно бути. Бухоблік — це для юросіб. Для ФОП є свої облікові правила з того ж ПКУ. Для ФОП на загальній системі обов’язковість наявності підтвердних документів про походження товарів прописана в п. 177.10 ПКУ. Отже, наявність таких документів і є власне їх облік. Хочеш довести, що продаєш облікований товар — покажи документи про його походження.

Виходить, дописка в п. 12 ст. 3 Закону про РРО про те, що ФОП (не важливо, на якій системі) при проведенні перевірки зобов’язані пред’являти документи, що підтверджують облік і походження товарів, які на момент перевірки перебувають у місці продажу (господарському об’єкті), можливо, і є «відгомоном» тяжб із податківцями. Законодавець вирішив посилити позицію податківців (у тому числі щодо єдиноподатників).

Не треба «занурюватися» в питання обліку. Якщо не пред’явлені документи на товар, це вже самостійна підстава для штрафу за ст. 20 Закону про РРО!

ПКУ не примушує єдинників мати документи про походження товарів. Проте цей аспект, очевидно, ігноруватиметься (чи обходитиметься через ту ж ст. 51 ЦКУ про застосування до ФОП нормативних актів, що регулюють діяльність юросіб). Тобто посилатися на формулювання штрафу, мовляв він прив’язаний саме до необлікованих у встановленому порядку (а не до бездокументних) товарів, на наш погляд, для ФОП буде безперспективно. На жаль.

4. У «зоні ризику» будуть усі товари, які перебувають на момент перевірки в місці продажу (господарському об’єкті). Не обов’язково на прилавку. Адже штрафуватися в тому числі буде ненадання документів на товар — не обов’язково реалізація бездокументних товарів.

Є судові рішення, де ФОП акцентували увагу на тому, що товари без документів вони не реалізовували (просто зберігали в місці торгівлі). А штраф саме за реалізацію. Після змін це не допоможе.

5. Ситуації, коли прибуткові документи на весь товар є, але «обліку» через очевидні причини немає, в плані штрафування вважаємо безперспективними. Адже в тій частині, що для підприємця не прописаний спеціальний порядок обліку товарних запасів, жодних змін не відбулося. Облікові регістри підприємців (Книги) призначені для обліку доходів і витрат (чи тільки доходів). Це не регістри для обліку товарних запасів. «Порядком ведення Книги обліку доходів і витрат не передбачено ведення в ній залишку товарних запасів фізичними особами — підприємцями на загальній системі оподаткування» (www.reyestr.court.gov.ua/Review/80269770). Те саме і щодо єдиноподатників.

6. Що це за документи, що підтверджують облік і походження товарів. Традиційно в судовій практиці в цьому випадку згадуються: товарні накладні, видаткові накладні, ТТН. Але цей перелік, зрозуміло, не вичерпний. Сюди цілком можна вписати фіскальний чек РРО, акт закупівлі у фізичної особи, товарний чек, акт приймання-передачі на відповідальне зберігання тощо. Тобто документи, з яких видно походження товарів, які перебувають на торговельній точці / господарському об’єкті ФОП.

Такі документи, якщо йдеться не про встановлену законодавством форму (не про ті ж фіскальні чеки РРО), повинні містити всі реквізити первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Печатка, нагадаємо, до обов’язкових реквізитів не належить. А згідно з ч. 3 ст. 581 ГКУ наявність або відсутність відбитка печатки на документі не створює жодних юридичних наслідків.

А чи підійде документ (та ж накладна) на внутрішнє переміщення (наприклад, із складу ФОП на торговельний об’єкт цього ФОП)? Вважаємо, що його недостатньо. Нюанси див. далі.

7. Судова практика багата на приклади, коли податківці, виявивши під час фактичної перевірки на торговельній точці бездокументні товари, відразу «святкували перемогу». Висунені ФОП аргументи, що документи знаходяться за іншою адресою і можуть бути надані, податківці ігнорували. Як ігнорували і факт направлення ФОП ним цих документів поштою або в інший спосіб.

Але ось суди в таких випадках частенько ставали на бік ФОП. «Водночас покладений на господарюючого суб’єкта обов’язок ведення обліку товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації не включає в себе ведення та зберігання документів обліку, за якими товари придбавались, саме в місці реалізації товарів» (www.reyestr.court.gov.ua/Review/65435976, www.reyestr.court.gov.ua/Review/64981508). «Сама по собі відсутність на момент перевірки контролюючим органом первинних документів за місцем реалізації чи зберігання товарів, за умови, що ці товари належним чином обліковані, не є підставою для застосування до платника фінансової санкції, передбаченої ст. 20 Закону України про РРО» (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/74821050).

Неприємний момент! З 01.08.2020 р. обліково-документальна норма буде виписана інакше. І в тому числі вимагатиме пред’являти документи саме під час проведення перевірки. Тобто варіант «всі документи є, просто їх немає на торговельній точці», очевидно, вже не працюватиме (якщо ФОП не встигне «підвезти» документи до закінчення перевірки).

І ось тут якраз на арену і виходять документи на внутрішнє переміщення. Адже документа про походження товару може не бути на торговельній точці з цілком об’єктивних причин. Торговельних точок може бути декілька, а документ може бути один. Не рвати ж його на декілька частин. Копіювання — теж не вирішення проблеми.

У такому разі на торговельній точці буде накладна на внутрішнє переміщення. А в поясненнях контролерам ФОП пояснить, що документ про походження товарів перебуває в іншому місці і може бути наданий пізніше.

8. Податківці часто також проявляють здібності до математики і починають «рахувати і звіряти». Наприклад, беруть кількість із прибуткового документа, дивляться, скільки продано цього товару за даними РРО і скільки цього товару в залишках по факту. Якщо залишків мало, «припускають», що решту вже продали «повз» РРО. Відповідно це невраховані товари/нестача.

Частенько суди в такому разі ставлять податківців на місце. «…законодавець у ст. 20 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР передбачив відповідальність саме за реалізацію необлікованих товарів, а не за їх залишок чи нестачу. Подібний правозастосовний підхід відповідає позиції Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду, висловленій у постанові від 05.03.2019 по адміністративній справі № 814/2158/16» (www.reyestr.court.gov.ua/Review/90466638).

Не зміниться в цьому плані нічого і з 01.08.2020 р. У тому числі і в частині підходів податківців.

9. Чи треба зберігати документи на товар після його продажу? Почати тут треба з того, що питання це дуже «дороге», якщо брати суму можливого штрафу. Тому краще обирати завжди обережну позицію. Як нам уявляється, з 01.08.2020 р. вимагається пред’являти при проведенні перевірки (очевидно, фактичної) документи на той товар, який перебуває в місці продажу (господарському об’єкті). Відповідно, після його продажу ця вимога стає неактуальною. Штраф за ст. 20 Закону про РРО відносно вже проданих товарів, вважаємо, не працює.

Але податківці, очевидно, вважатимуть інакше, і відстояти свою правоту буде нелегко. Тому безпечний варіант — зберігати документи.

10. Коли податківці зможуть прийти до ФОП із відповідною перевіркою? Карантин продовжено до кінця серпня. Це означає, що податківці до кінця серпня не можуть прийти до ФОП із перевіркою (п. 522 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Виняток зроблений відносно фактичних перевірок у частині «обліку, ліцензування, виробництва, зберігання та транспортування пального, спирту етилового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів». Формально це не наш випадок, але ті, хто торгує тим же алкоголем та тютюновими виробами з перевіряючими теоретично можуть зіткнутися вже зараз.

Для этого идем в раздел продажи, реализация (акты, накладные).

В журнале документов реализации создаем новый документ. Кнопочка реализация предлагает выбрать тип документа. А так как речь идет о реализации товаров, мы выбираем тип — товары (накладная).

В реквизитах документа. Дата документа заполняется автоматически по умолчанию — рабочей датой компьютера. Если нам нужно изменить дату, мы можем воспользоваться встроенным календариком и выбрать ту дату, которая нам требуется. Например, поменяли на пятое августа.

Далее выбираем контрагента, которому мы осуществляем реализацию. Нажимаем на кнопочку показать все.

Попадаем в справочник контрагентов.

Выбираем нашего покупателя (ООО кафе «Сказка»).

Банковский счет в программе заполняется по умолчанию. Мы ранее завели несколько счетов, один из которых обозначили, как основной банковский счет. Он у нас автоматически подтянулся.

Далее заполняем табличную часть товарами, которые мы отгрузили нашему покупателю. Нажимаем на кнопочки добавить и показать все.

Попадаем в справочник номенклатуры. Далее выбираем номенклатуру. В нашем случае конфеты Ассорти. Нажимаем кнопку выбрать.

Количество, например, сто штук. Цена установилась в программе та, которая была указана нами в последнем документе реализации. Программа предполагает, что мы по той же цене будем и дальше этот товар продавать. Если есть необходимость цену поменять, то это можно сделать сразу здесь в документе. В нашем примере поменяем на четыреста рублей. Сумму программа пересчитала автоматически.

У нас в качестве образца была выбрана организация, которая находится на упрощенной системе налогообложения, поэтому в табличной части документа никаким образом не отражается информация по НДС. Если ваша организация находится на общей системе налогообложения, то дополнительно в табличной части появятся еще два столбца — это ставка НДС и сумма НДС. Ставка НДС программой проставляется автоматически.

Мы с вами сформировали документ. Если мы хотим просто сохранить документ и вернуться к нему через какое-то время позже, мы должны нажать кнопочку провести и закрыть.

Тогда программа проведет документ и закроет экранную форму. Если же нам экранная форма нужна для дальнейших действий, то мы делаем проведение без закрытия. Нажимаем кнопку провести.

Далее переходим по кнопке печать в товарную накладную (Торг-12).

Открывается экранная форма нашей накладной Торг-12. Мы можем для себя выбрать два варианта действий с этой формой. Либо распечатать ее по кнопочке печать.

Либо, если есть необходимость сохранить эту форму в электронном виде на компьютере — выбрать вариант сохранить на диске.

При нажатии на эту кнопочку открывается окно выбора формата и места сохранения. Здесь представлены самые ходовые форматы вордовский, экселевский, пдф формат. Мы выбрали пдф формат.

Далее выбираем место, куда мы выгружаем и сохраняем на компьютере — это рабочий стол.

Нажимаем на кнопки выбор папки и сохранить.

Программа сохранила на рабочий стол наш документ Торг-12.

Мы его можем оттуда распечатать, переслать по почте. По завершению действий с документом-реализации экранной формы, закрываем его по кнопочке закрыть — крестик в правом верхнем углу.

Также мы поступаем с документом, если нам здесь делать больше ничего не требуется.

В случае, если нам в дальнейшем потребуется внести какие-либо корректировки в этот документ или изменения, мы всегда можем открыть его из журнала документов реализации, нажав двойным кликом.

Можем внести необходимые изменения. Далее нажимаем по кнопке провести и закрыть, чтобы сохранить внесенные корректировки.

Остались вопросы? Обратитесь за помощью к консультантам 1С.