1С изменить время документа

Вопрос:

Правилами выписки электронных счетов-фактур не установлено запрета на редактирование / изменение поля Дата совершения оборота в исправленном ЭСФ, при этом в настоящее время в информационной системе электронных счетов-фактур отсутствует возможность изменения даты совершения оборота. Например: в ЭСФ указана неверная дата совершения оборота, вместо 10.01.2020 ошибочно указали 11.01.2020, то есть необходимо указать предыдущий день.

Можно ли изменить данный реквизит? Как исправить дату совершения оборота в ЭСФ если была допущена ошибка?

Ответ:

Согласно форматно-логического контроля в информационной системе «Электронные счета-фактуры», предусмотрено, что при выписке исправленного счета-фактуры дата совершения оборота не должна быть меньше даты совершения оборота основного и не больше 15-ти дней с даты совершения оборота, указанной в основном электронном счете-фактуре. При несоответствии данного требования выходит сообщение: «Реквизит «Дата совершения оборота» задан неверно».

Таким образом, из приведенного примера, изменить дату совершения оборота возможно, путем отзыва, ранее выписанного счета-фактуры и выписки нового счета-фактуры с указанием верной даты совершения оборота.

Дополнительно обращаем внимание, что согласно пункту 3 статьи 412 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) счет-фактура в электронной форме выписывается в информационной системе электронных счетов-фактур в порядке и по форме, которые определены уполномоченным органом.

Проведение документа

Особые случаи при проведении документов.

Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть при проведении документов.

Пример 1. Если не проведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении документа могут возникнуть следующие ситуации:

  • если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении документа точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;
  • если между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.

Пример 2. Если проводится не проведенный документ с датой и временем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведении документа «задним числом». Необходимость этого связана с тем, что алгоритм формирования движения регистров может использовать итоговые данные регистров для вычисления каких-либо величин. В описанной ситуации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.

Внимание:
Проводить документы «задним числом» следует с особой осторожностью. Однако, в режиме «Управление итогами» можно пересчитать документы (выполнить групповое перепроведение) и исключить ошибки подобного рода.

Пример 3. Если дата не проведенного документа равна дате точки актуальности итогов, но между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то при проведении документа будет выдан запрос:

Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возможно возникновение ошибок если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуальности итогов на момент расчета.

Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент проведения документа.

Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Предприятие в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?» другие пользователи могут успеть провести свои документы: система 1С:Предприятие проводит документы в порядке «живой очереди». Поэтому приведенный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда новый документ всегда будет проводиться после последнего проведенного документа с соответствующим изменением времени документа.

Пример 4. Когда точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, исключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считаться не проведенными. Если подобный документ проводится повторно, то возможны следующие ситуации:

  • если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа;
  • если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа;
  • если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение о том, что существуют более ранние проведенные документы.

Пример 5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повторно. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует итоговые данные из регистров для вычисления каких-либо величин.

Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа. Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.

Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.

У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00.

Приведённая выше картина типична для всех версий 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?

Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем, то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке.

Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать дату и/или время документа.

Ниже привожу два самых распространённых случая.

Научиться самостоятельно решать все вопросы в 1С:Бухгалтерии 8.3 Вы можете при помощи нашего специального учебного видеокурса по данной конфигурации. Курс включает в себя 240 практических уроков (42 часа на видео), с некоторыми примерами которых Вы можете ознакомиться на странице описания курса.

Документ вводится «задним числом»

В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.

Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.

Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры.

В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки.

В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы!), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!

Документ уже записан, но требуется изменить дату

Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную. Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ «встанет куда попало» (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).

Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты.

Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8. Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!

Подведём итоги

При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.

1С:Предприятие 8.2 /
Учет в бюджетных учреждениях /
Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины

Пример

Пример, приведенный в статье, моделировался на конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений Украины» (редакция 1.0). Информация, приведенная в статье актуальна также для конфигураций » Комплексный учет для бюджетных учреждений Украины » (редакция 1.0) и » Зарплата и кадры для бюджетных учреждений Украины» (редакция 1.0).

Пример

Пусть бухгалтеру организации «Харьковское управление» необходимо изменить дату зарегистрированных в информационной базе документов вида «Реализация товаров и услуг» с 22.07.2014 на 24.07.2014 в связи с изменением срока оказания услуг контрагентам (Рис. 1).


Рисунок 1 – журнал документов «Реализация товаров и услуг»

Выполнить поставленную задачу можно с помощью обработки » Групповая обработка справочников и документов » (меню «Сервис»). На закладке «Объекты отбора» в поле «Тип объекта» указывается значение «Документы». После этого необходимо указать, по каким документам будет произведен отбор. При добавлении нового элемента по кнопке «Добавить» (или клавиши «Insert») откроется окно со списком документов, в котором нужно выбрать вид документа «Реализация товаров и услуг» (Рис. 2).

Рисунок 2 – отбор по документу «Реализация товаров и услуг»

После выбора типа документов, в таблице «Отбор» задаются условия, для подборки документов по дате, которую необходимо изменить (по примеру 22.07.2014). Для этого, при помощи кнопки «Добавить» (или клавиши «Insert»), в окне отбора добавляются необходимые условия отбора: в колонке «Поле» выбирается реквизит документа «Дата», в колонке «Тип сравнения» выбирается «Интервал (>=, <=)», в колонке «Значение» указывается интервал с «22.07.2014 00:00:00» до «22.07.2014 23:59:59» (Рис. 3).

Рисунок 3 – отбор по дате документа

При нажатии на кнопку «Отобрать», расположенной в нижней части обработки, будут отобраны документы реализации, зарегистрированные в информационной базе в интервале с начала дня 22.07.2014 до конца дня 22.07.2014 (Рис. 4). Список отобранных документов автоматически сформируется на закладке «Обработка» формы «Групповая обработка справочников и документов». Из списка действий, в нижней части формы обработки, нужно выбрать действие «Изменить: «.

Рисунок 4 – выбор действия «Изменить: «

В поле правее следует указать дату, которую требуется установить для отобранных документов — 24.07.2014 (Рис. 5).

Рисунок 5 – выбор даты с помощью встроенного календаря

Для выполнения указанного действия нужно нажать кнопку «Выполнить». На вопрос «Выполнить «Изменить: «?» нужно ответить «Да» (Рис. 6).

Рисунок 6 – выполнение установки новой даты документов

В колонке «Дата» автоматически будет изменена дата для отобранных документов вида «Реализация товаров и услуг» (Рис. 7).

Рисунок 7 – результат установки новой даты документов

После выполненных действий, для документов вида «Реализация товаров и услуг», зарегистрированных ранее датой 22.07.2014, установлена новая дата — 24.07.2014 (Рис. 8).

ВАЖНО!
После того, как установлена новая дата документов с помощью обработки «Групповая обработка справочников и документов», необходимо перепровести эти документы, т.к. при изменении даты это не произойдет автоматически.

Другие материалы по теме:
обработка справочников, групповая обработка справочников и документов, групповая обработка справочников, групповая обработка, приложение 2 к налоговой накладной, в колонке, бухгалтерия для бюджетных учреждений украины, реализация товаров, обработки, 24, реализация товаров и услуг, изменить, реализация, автоматически, обработка, отбор, бюджет, дата, 2014, 00, настройка, услуг, документы, документов, действия, вид, документ