Актуальные проблемы современного документоведения

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

  • обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
  • интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
  • увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
  • совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

  • на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
  • на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
  • на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
  • на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации.

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.

Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

  • электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
  • существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
  • стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
  • существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

  • разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
  • управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;
  • использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

  • документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
  • записи в базе данных;
  • таблицы в базе данных;
  • формы ввода-вывода, связи и т.д.;
  • журналы аудита и т.п.;
  • база данных целиком;
  • создаваемые на основе базы данных выходные документы;
  • документация, описывающая базу данных;
  • программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

  • требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
  • требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
  • требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
  • требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
  • требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
  • инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

  • сроки хранения документов,
  • действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
  • меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

См., например, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью».

М.В. Ларин

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

В статье анализируются актуальные проблемы современного доку-ментоведения и выдвигаются задачи, подлежащие решению в ближайшей перспективе. Исследуются вопросы, связанные с предложениями отдельных ученых о расширении и видоизменении документоведения. Рассмотрены ключевые терминологические проблемы документоведения, его методология, закономерности, вопросы электронных документов и электронного документооборота.

Ключевые слова: документ, документоведение, документация, электронный документооборот.

В первую очередь замечу, что документоведение как научная дисциплина только еще складывается. Как бы отдельные ученые ни пытались говорить о том, что документоведение — это статусная авторитетная научная дисциплина, все-таки считаю, что мы находимся лишь в процессе ее становления. Ведь еще только формируется терминологический понятийный аппарат. Еще не сформулированы в должной мере законы и закономерности, которые присущи документоведению. Предстоит определиться с сущностными характеристиками главных объектов и предметов для изучения — документов и систем документации, выявить свойства и признаки документа, проследить развитие его функций на протяжении времени. Новые задачи встают в связи с тем, что в наши дни все более широкое распространение получают электронные документы. Это заставляет документоведов пересмотреть содержание документоведения в том традиционном понимании, к которому мы привыкли, которое у нас уже сложилось и которое мы четко

© Ларин М.В., 2014

воспринимали от А до Я. В связи с этим хотелось бы, не претендуя на абсолютную полноту и истину, высказать мнение по ряду проблем и попытаться сформулировать задачи, которые стоят перед нами.

Сначала о документоведении как дисциплине. Прежде всего, мы должны поговорить о значимости нашей дисциплины. При этом призываю всех быть объективными. Документоведение — научная дисциплина, и свое место в ней безусловно занимает теоретическая сторона. Но в основном ей присущ прикладной характер. И следует четко определить, ясно представить соотношение между теоретической и практической частями документоведения.

Сегодня часть исследователей придерживается позиции, согласно которой традиционное документоведение якобы себя изживает, и в интересах решения вполне конкретных научных и практических задач следует обращаться к смежным дисциплинам, искать, используя синергетический эффект, новое направление развития документоведения. Отдельные авторы предлагают переименовать документоведение в документологию, включить в нее книговедение и ряд дополнительных разделов из других дисциплин.

Это предложение представляется спорным. Считаю, что сегодня еще рано говорить о повышении класса документоведения в системе наук и вообще пытаться изменить саму суть документоведе-ния. Есть много нерешенных задач внутри традиционного доку-ментоведения. А кроме того, стоило бы учитывать, что документо-ведение — это и учебная дисциплина, преподаваемая студентам, которые получают вполне определенную профессиональную квалификацию.

Задача же заключается в том, чтобы четко очертить контуры нашей дисциплины, обозначить ее взаимосвязи с другими научными и учебными дисциплинами в рамках традиционных представлений о документоведении. Нельзя согласиться с точкой зрения, согласно которой документ — это универсальное понятие, любая записанная информация. В реальной жизни документ понимается абсолютно четко и определенно. И пытаться доказать гражданам, что документ — это, например, камень с рисунком, отпечатавшимся от упавшего на камень в доисторическую эпоху листочка, очень трудная задача. Не легче будет и убедить людей в том, что кусок застывшей вулканической лавы — тоже документ. Едва ли такой подход встретит понимание у наших граждан.

Очевидно, что документ — это понятие социальное. Документ создается человеком, и это главное, что необходимо осознать. Он является гениальным изобретением человека, которое служит людям на протяжении многих веков. Появление документов было

предопределено всем ходом развития человеческого общества и обусловлено жизненной необходимостью. И сегодня альтернативы документу нет. Поэтому мы должны прежде всего понимать документ как социальный продукт. Документоведение призвано поставить документ именно в таком качестве в центр своего внимания.

В нашей науке много нерешенных проблем. По некоторым из них ведутся оживленные дискуссии. Напомню аудитории о том, что ВНИИДАД в настоящее время занимается переработкой терминологического стандарта по делопроизводству и архивному делу. Казалось бы, эта работа достаточно простая и даже в чем-то рутинная. Но она показала, сколь внимательно нужно отнестись к формулировкам многих понятий и терминов, вошедших в данный стандарт. Терминологический аппарат нужно совершенствовать, обновлять, чтобы добиваться общего представления специалистов о тех или других терминах. Ведь если в научной дисциплине нет единства понимания ключевых терминов, это значит, что она еще находится в процессе становления. И что касается документоведе-ния, сегодня рано говорить о том, что оно окончательно сформировалось, что у специалистов есть ответы на все вопросы.

Даже на такие традиционные понятия, как «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами», сегодня имеются разные точки зрения. Есть авторы, которые утверждают, что делопроизводство, документационное обеспечение управления и управление документами — это по сути одно и то же. Однако было бы более правильно считать, что мы имеем дело с тремя различными категориями документоведения и должны по-разному определять и делопроизводство, и документацион-ное обеспечение управления, и управление документами.

Хотелось бы напомнить, что понятие «делопроизводство» сложилось давно. В одной из работ М.П. Илюшенко приводится относящееся к концу XVIII в. определение делопроизводства как правила, которым «канцелярия руководствуется при составлении докладных записок, журналов, определений, актов вообще и исполнительных бумаг». Уже тогда делопроизводство понималось как правило. И мне кажется, что это верный подход к определению делопроизводства. Не имею возможности подробно на этом останавливаться. Видимо, для этого нужна специальная конференция по терминологии документоведения. Просто обозначу проблему: даже в отношении некоторых понятий, которые являются в документо-ведении базовыми, у специалистов нет общего мнения.

Серьезная разноголосица имеет место и по поводу толкования термина «документ». Это нашло отражение в поступивших во

ВНИИДАД отзывах на проект нового терминологического стандарта. Анализ полученных отзывов показал, что именно понятие «документ» вызывает наиболее серьезные споры. Иначе говоря, до-кументоведы до сих пор не пришли к единому пониманию документа. У нас даже в нормативных актах даны разные определения документа. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под документированной информацией понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация, с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Другое определение документа можно найти в терминологическом стандарте. А в ГОСТ Р 15489 дано совершенно иное определение документа: это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией и физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Мне бы не хотелось сегодня выводить понятие документа, мы это сделаем в новом терминологическом стандарте. Естественно, будут проанализированы все поступившие замечания и предложения. Просто замечу, что проблема требует продолжения исследования. Без общего понимания документа мы вряд ли можем говорить о том, что документоведение — это завершенная научно-учебная дисциплина. При этом мы должны понять, что если формулировать универсальное определение документа, то возникает большое количество проблем. Документ в том смысле, о котором мы говорим, должен служить и отдельно взятому человеку, и органам управления, организациям, он должен приниматься и рассматриваться судом как доказательство, свидетельство. Существует очень много требований к документу, которые следует зафиксировать в определении.

Нечасто я соглашаюсь с Н.А. Храмцовской, но, возможно, она права, когда говорит, что надо положить в основу определения целевое назначение документа. Такой подход наблюдается в американском законодательстве, американские специалисты пошли именно по этому пути. То есть простор для работы наших специалистов очень и очень большой.

Широкий разброс мнений имеется и в вопросе о функциях, свойствах, признаках документа. Он проявляется даже в учебниках по документоведению. Назову учебное пособие Н.С. Ларько-ва, учебник под редакцией Н.Н. Куняева. Есть украинские книги

Кушнаренко, Швецовой-Водки. Вопросам документоведения посвящены работы Е.А. Плешкевича. Сравнивая подходы разных авторов, можно убедиться в том, что среди них нет единства понимания функций и других характеристик документа.

В зависимости от сферы применения документа возникает вопрос, какая функция документа в том или ином случае является главной, а какие функции при этом выступают как второстепенные. Возьмем для примера такой документ, как новгородская берестяная грамота. Иван пишет Марье на бересте: «Приходи вечером на свидание». И когда Иван писал записку, у него была установка — побудить Марью к действию: придти к нему на свидание. Сегодня, когда мы через века на эту грамоту смотрим, для нас смысл этого послания уже не имеет значения. Актуальными стали совершенно другие критерии ценности этого документа. И вовсе не побудительные его функции для нас сегодня важны. Любой документ на разных стадиях жизни меняет свои целевое назначение, задачи, функции.

Никогда ни один документ не создавался только для архивного хранения. То есть, когда люди создавали документ, они меньше всего думали о том, а что с ним будет впоследствии. Они документировали конкретные действия. Поэтому в вопросе о функциях документа надо очень серьезно разбираться, думать, анализировать, искать какие-то закономерности и общие подходы.

Научная дисциплина должна опираться на свойственные ей методологию и законы. Но арсенал законов, действующих в докумен-товедении, невелик, к тому же они слабо исследованы. В этом направлении ученые работают мало.

Очень интересным является вопрос о закономерностях доку-ментообразования. Вот пример из практики. 28 марта состоится заседание коллегии Росархива, где мне предстоит докладывать о результатах мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти за 2011 год. По заданию Росархива ВНИИДАД ежегодно проводит такой мониторинг. О чем же предстоит докладывать? О том, что объем документооборота в очередной раз физически увеличился. И это происходит каждый год. Институтом проведен анализ документооборота по группам федеральных органов исполнительной власти, по видам документопотоков и др. Однако наша задача — не только констатация фактов, но установление причин данного явления. Отчего происходит рост документооборота? На одной из конференций мне уже довелось сделать сообщение на эту тему. Те факторы, которые в советское время были рассмотрены в известной работе В.С. Мингалева о закономерно-

стях документообразования (расширение производства, увеличение народонаселения и т. д.), сегодня отсутствуют. Раньше количественный рост показателей развития народного хозяйства приводил к адекватному росту объема документов, которые его обслуживали. Но почему в наших условиях, когда даже численность населения сокращается, а не растет, происходит рост документооборота в управленческих структурах. Что является причиной этого явления?

Профессиональный анализ показал, что увеличение объема документооборота для властных структур федерального уровня наблюдается в основном в их взаимодействии с подведомственными организациями, с территориальными органами исполнительной власти. Растет объем внутреннего документооборота. О чем это свидетельствует? О том, что эти «лишние» документы создаются из-за проблем в управлении. Если организация страдает недостатками, если оперативно не решаются какие-то вопросы, то появляются дополнительные документы. К сожалению, анализом практического делопроизводства сейчас не занимается никто.

Причины роста документооборота мы по-настоящему не изучаем. И не задаемся вопросом, насколько необходимо в той или иной ситуации создавать документ. Почему в нас так глубоко сидит привычка по любому поводу создавать документ? Объяснительную, докладную, письмо? Ответственность за управленческое решение, таким образом, распределяется не только между управленческими работниками разного уровня, но и между людьми, которые приняли участие в составлении этих документов.

Разумеется, это неполное объяснение, если брать в целом картину нашего дня. Однако вполне очевидно, что перед документове-дением стоит задача анализа закономерностей документообразова-ния, которая весьма актуальна в современных условиях.

В качестве примера можно сослаться на статью в одном из журналов, в которой управляющий делами крупной управленческой структуры пишет, что за шесть лет объем документооборота в организации увеличился в три раза. На вопрос, что же делать с ростом документооборота, ответ прост: «Купим другую, более мощную систему электронного документооборота». Иначе говоря, реагируем на последствия, а не на причины явления, и это типичный пример. То есть на практике возникает очень много вопросов, касающихся роста объемов документооборота, закономерностей этого процесса, которые должны быть изучены при помощи методов докумен-товедения. Кроме того, есть вопросы, связанные с количеством информации, с информационной емкостью документопотоков. Теоре-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

тические подходы к решению этих задач можно творчески позаимствовать в информатике, в теории информации, для того чтобы обратиться к анализу качества документных коммуникаций.

Если мы возьмем электронный документ как современную научную категорию документоведения, которой необходимо заниматься, то встает еще больше вопросов, чем в случае, когда речь идет о бумажных документах. Практически здесь «терра инког-нита». Определение электронного документа, которое дано в законе об информации (электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационным телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»), совершенно не удовлетворительно с позиций документоведения и пригодности его в управлении документами. Фактически в законе не зафиксировано, что электронный документ имеет юридическую значимость для граждан, органов управления и суда. А именно этот момент важен для докумен-товедческой науки.

Но не лучшим видится и определение электронных документов как документов, в которых «информация представлена в виде последовательности дискретных обозначений, например двоичного кода». Очень умно, безусловно. У нас такого типа определение есть в ГОСТ Р 522921. Однако документоведам такие определения электронных документов мало помогают. Поэтому нужно очень серьезно заниматься этим вопросом. И здесь, конечно же, нельзя обойти стороной специалистов в области информатики, специалистов, которые разбираются в вопросах применения информационных технологий. В упоминавшемся терминологическом стандарте мы попытались сформулировать понятие электронного документа. К сожалению, в предложениях, которые к нам поступили в связи с этим, очень мало продуктивного. Представляется, что лучший вариант такого определения давался в действовавшем ранее законе «Об электронной цифровой подписи»: это документ, информация которого представлена в электронном виде. Данное определение было достаточно простым, понятным и основывалось на родовом понятии «документ». К сожалению, в новый закон «Об электронной подписи» оно не вошло. Не буду настаивать на окончательном решении этого вопроса именно сегодня, оставляя его для размышления.

Есть также ряд вопросов, связанных с обретением документом, в особенности электронным, юридической силы. Можно ли, напри-

мер, уверенно говорить о том, что, проставив электронную подпись, вы придали документу юридическую силу? Здесь тоже не все однозначно, поскольку собственноручная подпись должностного лица и программный механизм цифровой подписи — это не одно и то же.

Можно было бы обозначить еще немало вопросов, которые возникли при разработке рекомендаций по работе с электронными документами в государственных архивах и архивах организаций. В ходе их подготовки пришлось анализировать все этапы обработки электронных документов — от момента создания документа или включения его в систему делопроизводства до архивного хранения. Важно адаптировать традиционные решения, зафиксированные законами и правилами, для организации хранения электронных документов. То есть простор деятельности для пытливых умов у нас имеется. И хотелось бы призвать всех заниматься этим вопросом не ради спортивного интереса, а ради практических решений. При этом не надо думать, что у нас какой-то особенный путь. Пора уже отказаться от поэтической метафоры: «Умом Россию не понять, аршином общим не измерить». Поэт имеет право на поэтические метафоры, однако когда мы говорим о документе, о делопроизводстве, о технологиях, нам нужно отвечать на конкретные вопросы адекватными научными разработками и рекомендациями.

Нас иной раз упрекают в том, что мы не во всем следуем международным стандартам. Эти стандарты, безусловно, имеют громадное значение. Но существует и реальная среда их применения, прямо скажем, отличающаяся от европейской или американской. Когда в 1990-е годы у людей в малиновых пиджаках появились «мерседесы», они на них не ездили, как принято ездить в Германии, то есть соблюдая все установленные правила. Нет, они ездили как привыкли, по своим «понятиям». Иначе говоря, вместе с материальными элементами западной культуры сама культурная среда не перемещается. Поэтому, перемещая в нашу страну технологии, применяя принятые за рубежом термины и т. п., мы должны понимать, что мы их перемещаем в другую среду. И не факт, что такое перемещение для нас окажется удачным. Это первое.

Второе. А кто, как говорится, судьи? Международный совет архивов занимается вопросами делопроизводства считанные десятилетия. Первые работы архивистов, касающиеся делопроизводства, появились в 1970-е гг. в США. В нашей стране понимание того, что из делопроизводства в архивы должна поступать качественная документация, возникло еще в 30-е годы прошлого века, когда был создан проект первых архивных правил. В них было записано, что архивисты должны контролировать процесс делопроизводства, с

тем чтобы получить потом документы на хранение в архив. Понятие документальной части делопроизводства тоже пришло из архивного дела. В учебниках по теории и практике архивного дела вопросы комплектования, оформления дел, передачи их из делопроизводства в архивы составляют специальный раздел. То есть, союз делопроизводства и архивов в нашей стране установился очень давно. Потому и терминология общая. Так исторически сложилось, что термины часто возникали из практики, но зато мы прекрасно понимаем эту терминологию, и нам она не мешает вести делопроизводство и регулярно пополнять архивы государства.

Не знаю ни одного государства, где бы действовала единая система делопроизводства в масштабе всего государственного управления. А у нас такой опыт в советское время был. Поэтому нельзя буквально все зарубежное воспринимать как откровение, принижать собственный опыт. Хотя мы должны очень четко понимать, что международный опыт в сфере новых информационных технологий, конечно же, должен быть в большей или меньшей мере использован, пройдя адаптацию к российским условиям. Вопрос именно в том, в какой мере нужно его использовать.

К определенным изменениям в нашем делопроизводстве по многим позициям приведет вступление России в ВТО. Разработка связанных с этим вопросов — крупная современная задача для ученых-документоведов. Мы должны будем подстраивать или видоизменять делопроизводство уже в рамках Всемирной торговой организации. И это тоже ответственная задача.

Можно назвать еще ряд проблем. Требуют внимания очень интересные информационные сетевые ресурсы. На прошедшем летом 2012 г. Конгрессе МСА в Брисбене проявился серьезный интерес специалистов к информационным ресурсам, которыми наполнены сети, сайты, блоги и т. д. По существу возник новый тип сетевой документации, который необходимо рассматривать в качестве возможного источника для пополнения архивного фонда и возможного использования в целях построения систем автоматизации делопроизводства.

А ведь при осуществлении такой автоматизации у нас зачастую просто слепо копируют правила традиционного делопроизводства. Стоило бы подумать о том, как изменить эту ситуацию. Не убежден, например, в том, что в системах электронного документооборота нам необходимо слепо следовать рекомендациям по бланкам и формулярам документов, по количеству реквизитов и так далее. Очевидно, надо более четко анализировать возможности, которые предоставляют современная техника и технологии, и творчески

формировать наше адекватное отношение к переменам в использовании информационных технологий применительно к тому предмету, которым мы занимаемся. Иными словами, необходимо добиваться сокращения объемов документооборота, упрощать процессы документооборота.

Подводя итоги, хочу сказать, что необходимо развивать нашу научную дисциплину в глубину. Не придумывать ей новые названия, уходить в сторону документологии. В документоведении достаточно нерешенных вопросов, которыми нужно кропотливо заниматься. Работы хватит всем присутствующим — даже тем студентам, которые еще только на первый курс поступили. В частности надо вести поиск современных решений для обеспечения функционирования электронного правительства, открытого правительства, системы межведомственного электронного взаимодействия. В основе всего этого находится документ. Поэтому надо заниматься научными исследованиями, писать и издавать монографии, защищать диссертации, готовить учебники следующего поколения. Следует обязательно проводить данную конференцию ежегодно, четко разграничить и по времени и по тематике наши крупные конференции и мероприятия, которые мы проводим в Москве и в регионах. Предлагаю упорядочить график подобных мероприятий, с тем чтобы каждая конференция решала свои специфические задачи. Мне кажется, что университетская конференция должна быть больше посвящена научным вопросам.

В заключение хочу еще раз пожелать нам всем, чтобы эта конференция, которая освящена именем Татьяны Вячеславовны Кузнецовой, обрела долгую жизнь и стала данью ее памяти.

Примечания

1 Электронный документ — это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.