Аванс на командировку

Содержание

Выплата суточных при однодневной командировке

Работник направляется в служебную командировку сроком на один день, то есть он возвращается из командировки в тот же день, что и был отправлен в нее. Могут ли ему в данном случае выплачиваться суточные? Облагаются ли они НДФЛ? Что на этот счет думает Президиум ВАС?

Когда положена выплата суточных?

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему среди прочего дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Отметим. Одним из видов командировочных расходов являются суточные. Некоторые специалисты к суточным ошибочно относят не только дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, но и расходы на проезд и наем жилого помещения. Однако под суточными понимаются исключительно дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства (п. 6 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106).

В п. 11 Положения о командировках <1> сказано: суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Отметим еще один важный момент. При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства <2>, суточные ему не выплачиваются. Приведем пример из арбитражной практики. Каждый день после работы истец возвращался со строительного объекта в место, где постоянно проживал. При таких обстоятельствах, даже в случае направления истца в командировку, суточные ему не полагались (Апелляционное определение Ярославского областного суда от 03.05.2012 по делу N 33-2169/2012).

<1> Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
<2> Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Таким образом, сотруднику, направляемому в командировку сроком на один день (на одни сутки), выплата суточных не положена.

Service Temporarily Unavailable

Настаивает на этом и Верховный Суд. В Определении от 26.04.2005 N КАС05-151, которым было оставлено без изменения Решение от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, он указал: законодатель связывает право на возмещение дополнительных расходов (суточных) не только с фактом выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, но и с проживанием работника вне постоянного места жительства. Исходя из содержания ст. 168 ТК РФ, под проживанием понимается пребывание в жилом помещении, необходимость иметь которое обусловлена отсутствием у работника возможности возвращаться в жилое помещение по месту своего жительства и проживать в нем. В таких случаях на работодателя возлагается вытекающая из ст. 22 ТК РФ обязанность обеспечить бытовые нужды работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе создать работнику условия для отдыха в месте выполнения им служебного поручения. Следовательно, если сотрудник, выполняющий служебное поручение вне места постоянной работы, имеет возможность ежедневно возвращаться и проживать по месту своего жительства, дополнительные расходы, связанные с проживанием в другом месте, он не несет и права на получение суточных не имеет.

Если суточные все-таки выплачиваются

Предположим, организация, несмотря на требования трудового законодательства, выплачивает работнику суточные за однодневную командировку. Следует ли считать такие выплаты суточными? Подлежат ли они обложению НДФЛ? На эти вопросы ответил Президиум ВАС в Постановлении от 11.09.2012 N 4357/12.

В первую очередь высший арбитр подчеркнул: суточные выплачиваются работникам при их направлении в служебные командировки для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Поэтому при однодневной командировке (когда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства) суточные не выплачиваются. Произведенные выплаты (названные суточными) не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Как же следует квалифицировать эти расходы, ошибочно признанные суточными?

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает командированному работнику не только суточные, но и расходы на проезд и наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя. Так называемые суточные можно отнести как раз к разряду иных расходов. Президиум ВАС сделал это с учетом следующих обстоятельств.

Приказом по обществу утверждено положение о служебных командировках, в соответствии с которым основанием для направления сотрудника в командировку является командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия, определен размер возмещения — 150 руб. Представленные в материалы дела командировочные удостоверения работников общества оформлены на один день. Работники фактически возвращались из однодневных командировок в тот же день к месту своего постоянного жительства. Из авансовых отчетов работников, утвержденных руководителем (генеральным директором, директором по экономике), следует, что командированным сотрудникам было выплачено возмещение в размере 150 руб. При таких обстоятельствах выплаченные суммы не являются суточными, но исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны иными расходами, связанными со служебной командировкой и произведенными с разрешения или ведома руководителя.

Надо ли начислять НДФЛ?

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Здесь же установлены определенные ограничения в части командировочных расходов.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются:

  • суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;
  • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа;
  • расходы на наем жилого помещения, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По мнению Президиума ВАС, применительно к положениям приведенной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой, равной 700 руб. Следовательно, денежные средства (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при их направлении в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Эти выплаты не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

Представленная позиция в среде судей не является неожиданностью. В свое время ФАС ЗСО посчитал: поскольку общество производило компенсационные выплаты в виде суточных на однодневные командировки в размере, соответствующем установленной норме суточных при командировках на территории РФ, доначисление ему НДФЛ неправомерно (Постановление от 20.12.2005 N Ф04-9067/2005(17983-А27-3)).

Судьи ФАС МО поддержали такую позицию (Постановлением от 26.04.2012 по делу N А40-83149/11-116-236 они оставили без изменения Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.02.2012 N 09АП-35950/2011). Как известно, доходом признается экономическая выгода, выраженная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Суточные же по своей природе представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

При определении экономической выгоды следует учитывать характер расходов и лицо, в интересах которого они производятся. В рассматриваемом деле работник направлялся в командировку в интересах работодателя. Компенсационные расходы обусловлены тем, что работники общества возвращаются из таких однодневных командировок за пределами предусмотренного восьмичасового дня, что требует дополнительных расходов (например, на питание). Таким образом, суточные при подобных обстоятельствах являются компенсационной выплатой по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, что связано со значительными временными и материальными затратами работника по сравнению с обычным исполнением им трудовых обязанностей. Следовательно, взимание с работника дополнительных денежных средств в виде НДФЛ в связи с получением им сумм, необходимых для выполнения служебного поручения, неправомерно.

Обществом были представлены документы, подтверждающие служебный характер поездок работников, выплата суточных производилась на основании приказов организации, командировочные расходы подтверждались служебными заданиями, приказами о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, авансовыми отчетами.

Поэтому доводы налоговой инспекции о том, что суточные, выплачиваемые за однодневную командировку, являются доходом работника, несостоятельны. Данные выплаты являются компенсационными выплатами, связанными с исполнением работниками должностных обязанностей, и в пределах установленных норм НК РФ не подлежат обложению НДФЛ.

Аналогичные выводы представлены в Постановлениях ФАС МО от 03.04.2012 по делу N А40-73890/11-91-314, ФАС СЗО от 29.06.2012 по делу N А05-8580/2011, от 13.03.2008 по делу N А56-17909/2007, ФАС УО от 01.06.2010 N Ф09-4025/10-С3.

Позиция арбитров не является устойчивой, некоторые из них настаивают на том, что объект обложения НДФЛ в описанной ситуации возникает. Пример — Постановление ФАС УО от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2. В нем сказано: получение работниками суточных по однодневным командировкам, выплаченных обществом в нарушение порядка, установленного п. 3 ст. 217 НК РФ, стало для них доходом, который должен облагаться НДФЛ. Что касается права работодателя выплачивать работнику в связи с его направлением в однодневную служебную командировку суточные, оно может исполняться только за счет чистой прибыли и не находится во взаимосвязи с вопросами налогообложения.

Примерами также являются:

  • Постановление ФАС ПО от 16.03.2007 по делу N А65-5696/06: суточные при однодневных командировках работникам не возмещаются. Следовательно, у заявителя не имелось оснований для возмещения работникам таких суточных. Значит, подобные затраты в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, включены неправомерно, а из налогооблагаемой базы работников по НДФЛ исключены необоснованно. На невозможности включения обозначенных расходов в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, настаивают и московские налоговики. В Письме от 10.02.2006 N 20-12/11312 они подчеркнули: если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации работникам, направляемым в командировки в местность, откуда они имеют возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, выплачиваются суточные, то данная сумма не относится к расходам для целей налогообложения прибыли;
  • Постановление ФАС ПО от 27.06.2006 по делу N А12-1880/06-С60: получение суточных, необоснованно выплаченных работникам, стало для последних доходом, который должен облагаться НДФЛ, а также включаться в налоговую базу по ЕСН. Кстати, арбитры этого же округа в Постановлении от 31.05.2012 по делу N А12-15578/2011 пришли к выводу, что выплаченные обществом при однодневных командировках суммы не относятся к средствам, которые в силу ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды;
  • Постановление ФАС ВВО от 31.10.2006 по делу N А82-6004/2004-27: суточные, выплаченные предприятием работникам при однодневных командировках, были для последних доходом, который должен облагаться НДФЛ.

* * *

Исходя из положений трудового законодательства, при однодневной командировке суточные не выплачиваются. Ведь их назначение — компенсировать работникам расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства. В то же время выплата так называемых суточных вполне может выступить в роли компенсации иных расходов, произведенных работником во время нахождения в однодневной командировке. Если такие выплаты не превышают 700 руб., по мнению Президиума ВАС, облагать их НДФЛ не надо.

А.Г.Снегирев

Эксперт журнала

"Промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Организация обязана возмещать своему командированному работнику дополнительные расходы, возникающие при проживании вне постоянного места жительства. Эти расходы называют суточными.

Нужно ли подтверждать суточные расходы документами?

Размер суточных расходов организация устанавливает самостоятельно, закрепляя его в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные, праздничные дни и дни, проведенные в пути.
Отчитываться за потраченные суточные работник не должен. Он не обязан представлять документы, подтверждающие эти расходы.

Это прямо вытекает из налогового законодательства и этой же позиции придерживает ФНС и Минфин России.
Налогообложение суточных
На сегодня нормативов на списание суточных нет. Поскольку размер суточных определяется организацией самостоятельно, она также справе списать в расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль все выплаты суточных.
Что касается налога на доходы физических лиц (НДФЛ), суточные от налогообложения данным налогом освобождены. Однако, тут существуют нормативы. За каждый день нахождения в командировке в пределах страны – 700 рублей, за границей – 2500 рублей. С превышения этих нормативов придется удержать и заплатить НДФЛ. Превышающая лимит сумма суточных в справке 2-НДФЛ будет фигурировать, как «иные доходы».
В случае заграничной командировки суточные выдаются в иностранной валюте. Но для целей исчисления НДФЛ все суммы следует перевести в рубли, сравнить с нормативом и удержать, при необходимости, НДФЛ. Минфин разъяснил  в своем письме №03-04-06-01/27 от 01.02.08 г., в какой момент переводить суточные в валюте на рубли – в день их выплаты или в день утверждения авансового отчета.

Страница не найдена

Сотрудники ведомства выразили мнение, что при пересчете суточных следует применять курсы валют, определенные на день выплаты средств.
Командировки на один день
Если командировка длится менее суток, выплата суточных за нее вызовет проблемы при проверке налоговыми органами. Такую сумму суточных инспекторы облагают НДФЛ в полном объеме.
Возмещение питания вместо суточных
Такое часто практикуется в «западных» компаниях. Обязанность возмещения расходов на питание устанавливается внутренним положением организации.
В такой ситуации сумму расходов на возмещение потраченных средств на питание в командировке налоговики учитывать при налогообложении прибыли не разрешат. Более того, эту сумму они посчитают за доход и обложат НДФЛ. Аргументируют они это тем, что возмещение расходов на питание не предусмотрено нормами Трудового кодекса и Положения о командировках. Если претензии по налогу на прибыль оспорить вряд ли удастся, то в ситуации с НДФЛ все немного по-другому. Ведь сотрудник направляется к месту командировки не по своему желанию, а по воле организации. И расходы на питание он несет вынужденно,  в ходе исполнения своих трудовых обязанностей. Поэтому претензии проверяющих по НДФЛ можно оспорить в судебном порядке.
Мы рассмотрели основные вопросы, связанные с начислением суточных и с их налогообложением.

Расчет среднего заработка командировочных Подскажите, каким законом регулируется расчет среднего заработка при командировках? Мне нужно знать что в него входит. Кроме того, потом, при расчете больничных и отпусков, командировочные входят или нет? Начисляются ли на командировочные налоги ПФР, ФФОМС, ФСС и ФСС НС Все с отсылкой на законы, если можно.. .

Направленному в командировку работнику выплачиваются: — средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 \"Об особенностях направления работников в служебные командировки\"); — суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации (п. 11 Положения о командировках). Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы (ст. 168 ТК РФ): — на проезд,; — на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки; — другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах. Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются локальным нормативным актом вашей организации. Средний заработок исчисляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 \"Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы\". В расчет среднего заработка за рабочие дни командировки включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки и т.д.) (п. 2 Положения о среднем заработке). Не участвуют в расчете среднего заработка социальные и другие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью работника (оплата питания, проезда, обучения и т.д.) (п. 3 Положения о среднем заработке). Из расчета исключаются суммы, выплаченные за время, когда работник не работал, но за ним сохранялся заработок (отпускные, оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом, командировок, периодов болезни и т.д.) (п. 5 Положения о среднем заработке). Премии и повышение зарплаты учитываются при расчете командировочных по специальным правилам. Суммы среднего заработка, начисленного работнику в период командировки, не являются командировочными расходами, поэтому они облагаются страховыми взносами в общем порядке. (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Как выплачиваются суточные (командировочные)? Вылет в 02:30 ночи- понедельник. Выезд из дома в аэропорт вечером в воскресенье (примерно в 22:00) вопрос: за воскресенье оплатят суточные??

с какого числа по приказу командировка начинается с такого и оплатят.

Командировочные (суточные) когда выплачиваются? До командировки, например за один день, или после (после сдачи отчета)?

суточные вам обязаны перечислить до начала командировки.

Вообще как правило за несколько дней до командировки (если Вам необходимо преобрести билеты на поезд) , за день до командировки или могут дать в день командировки. Всё зависит от организации и порядка выдачи денег подотчет. Если по каким-то причинам деньги не были выданы до командировки, они будут выданы Вам по факту предъявления авансового отчета об использовании денежных средств, затраченных на командировку (суточные+проживание в гостинице+затраты на проезд) . Все затраты (кроме суточных) должны быть подтверждены документально (билеты с указанием стоимости проезда, счет из гостиницы, чек. подтверждающий оплату счета на проживание) . Ну и командировочные удостоверение либо задание на командировку — в зависимости что выдает организачия командируемым сотрудникам.

Как выплачиваются командировочные в бюджетных организациях при длительных командировках более 60 дней? В бюджетных организациях при длительных командировках (в больнице переаттестация или повышение квалификации) суточные оплачиваются не более 60 дней. Как оплачивается им командировочные сверх этих 60 дней,если командировка,к примеру, 100 дней?.

Правила оформления служебной поездки освоить несложно, но к командировочным документам нужно относиться очень внимательно. Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). 1. Надо отметить, что выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации. Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых. 2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют. Итак, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ): • сохранение места работы (должности) и среднего заработка; • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Расчет среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая среднего заработка.

На что выплачиваются командировочные? Я длительное время нахожусь в командировке, мне оплатили проживание и билеты на дорогу.
Также потом оплатят все расходы на рабочие нужды, которые я предъявлю — телефон, интернет, какие-то мелочи, типа купить того, тут распечатать-ксерокопировать и т.п., общественный транспорт, если езжу по рабочим нуждам, и т.д.

Компенсация этих расходов — это и есть командировочные? Или командировочные должны выплачиваться помимо этого, лично мне, а не на рабочие нужды, как компенсация того, что я живу не дома, возможно, больше приходится тратить на жизнь и т.п.?

Кроме оплаты всех расходов,ещё по 100р.в сутки-минимум,по России.Страны СНГ-уже другой разговор,у нас это 54$ в сутки,по курсу в рублях.Но на разных предприятиях может быть сумма и больше,это не ограничивается.

какой минимум и какой максимум в рублях выплачиваются командировочные за одни сутки

Суточные 700 руб. в расходы на уменьшение налогооблагаемой прибыли, остальное за счет собственных средств. Должно быть положение о командировках, там можно указать любую сумму суточных, какая понравится, но сверх этой суммы облагается НДФЛ и страховыми взносами.

бери аванс или привози потом все чеки. проживание и проезд оплачивают, а еду вроде нет. и то проживание где-то около 550 рублей в сутки. минимум и максимум рассчитываются в ФЭО если такое осталось минимум от одной поездки. например 2 билета на транспорт. максимум что видел около 100 000 руб

Сравни суточные Замшута и Шайгу.Как тебе разброс?

если я проживаю и прописан в 50 километрах от места работы, выплачиваются ли командировочные расходы?

Нет, конечно! Вы сами выбираете, подходит ли Вам место работы (в том числе место расположения) . Но Вы можете обговорить с работодателем отдельно, например, полную или частичную оплату транспорта. Только это уже будет на усмотрение руководства.

Как договоришься.

)))))))))а вас на посещение рабочего места ежедневно командируют?

это твои траблы работодатель никуда тебя не командировал договаривайся.. .

Как оплачивается командировка в 2018 году

во многих конторах где есть профсоюз и Колдоговор — предусматривают оплату проезда работникам, проживающим в пригородах

командировка — это когда тебя по работе отправили работать вне места основной работы. Ты ездишь на основную работу или куда?

Какие командировочные суточные выплачиваются официально, и какие у вас неофициально? Предпостительны ответы от работающих на Украине, в России.

по закону-700 рублей (по России) , по другим странам (зависит от страны от 40 до 100 долларов), но предприятие в положении может установить другую сумму

Не выплачиваются командировочные расходы в бюджетной организации ссылаясь на ст161 Бюджетного кодекса,ст81часть1 пун3ТК

пошли они все… есть обязанность работодателя оплатить расходы командированного (ст.168 ТК РФ). пишете им письмо (заказное с уведомлением): на основании какой статьи Трудового Кодекса РФ вы отказываетесь оплачивать мне расходы по командировке? прошу ответить письменно. дата подпись через 2 недели — жалобу в гос.инспекцию труда (тоже почтой)

Не ехайте в командировку делов-то

Какие-то 3% резервных фондов… Вы ничего не путаете? При чем тут командировка? Или расходы не уложатся в 3%? Так это не ваши проблемы. Как это — бесплатно ездить по командировкам??

Выплачиваются ли командировочные при вахтовом методе работы?

Выезд к месту работы, расположенному вне места нахождения работодателя, при организации работ вахтовым методом не является командировкой. За каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно работникам, согласно ст. 302 ТК РФ, выплачивается надбавка за вахтовый метод работы.

Деньги на командировку

Действующий с 1 января 2012 г. новый порядок ведения кассовых операций внес изменения в порядок выдачи денег на командировочные расходы.

Сотруднику, направленному в командировку, согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса его работодатель должен выдать:

  • денежные средства на проезд;
  • на наем жилого помещения;
  • суточные.

Если командированному поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Порядок выдачи аванса на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Примечание. Какие средства можно использовать на выдачу командировочного аванса

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У):

  • полученных с расчетного счета организации;
  • поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Основания для выдачи наличных на командировку

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

  • приказа руководителя по форме N Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма N Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;
  • заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения).

Каким документом оформляется выдача командировочных из кассы

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО) <1>, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Этот документ оформляется в одном экземпляре.

<1> В Положении номера унифицированных форм некоторых кассовых документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (п. 1.7 Положения).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен п. п. 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В "расходнике" сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его.

Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Документы, удостоверяющие личность

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Как отчитаться по командировочному авансу

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (п. 4.4 Положения).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т.п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет (форма N АО-1)", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, далее — Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, "первичку" наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Возврат остатка подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в п. п. 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Суммы одинаковы

В этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы "Оплачено", "Принято", "Выдано" с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вносимая сумма меньше указанной в ПКО

В этом случае работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

  • возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
  • приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Как взыскать сумму неизрасходованного командировочного аванса

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Возмещение перерасхода

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса.

За сколько дней до командировки выплачиваются командировочные

В этом случае организация должна возместить ему перерасход (если он обоснован).

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

  • целевое расходование средств;
  • наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
  • правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату "расходника" следует указать в строке авансового отчета "Перерасход выдан по ордеру".

Срок погашения задолженности. С 1 января 2012 г. окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Срок не соблюдается. Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями. Какие документы в этом случае потребуются, вы можете прочитать в электронном журнале "Зарплата", 2010, N 10 в статье "Деньги под отчет: погашение задолженности".

О.В.Негребецкая

Старший научный редактор

журнала "Зарплата"

Однодневная командировка: правомерно ли платить суточные?

Однодневная командировка законодательством РФ не запрещена, так же как не установлен законодательно срок командировки. Работник может быть направлен для выполнения служебного задания в другой населенный пункт на любое количество дней. Однако больше всего вопросов связано с однодневными командировками. О них пойдет речь в статье.

При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, ему возмещаются расходы, связанные с командировкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ):

  • на проезд;
  • на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следует ли за однодневную командировку выплачивать средний заработок?

Согласно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в организации.

Таким образом, законодательством РФ предусмотрено, что за время командировки вне зависимости от ее продолжительности за работником сохраняется средний заработок, а не производится оплата фактически отработанного времени. Исключение, когда можно оплатить дни нахождения в командировке из расчета оклада, установлено п. 8 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (отсутствие фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней в расчетном периоде).

К сожалению, на практике часто возникают ситуации, когда производится оплата времени нахождения работника в командировке из расчета должностного оклада или тарифной ставки. Данная выплата является неправомерной и отмечается в акте проверки контролирующего органа как нарушение.

Вправе ли учреждение за однодневную командировку выплачивать суточные?

Как было отмечено выше, в соответствии со ст. 168 ТК РФ работнику, направленному в командировку, выплачиваются суточные в размере, определенном коллективным договором или иным локальным нормативным актом. Работникам федеральных учреждений нормы суточных, выплачиваемых за счет средств бюджета, определены Постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 и от 26.12.2005 N 812. Размер суточных для них равен 100 руб. в день при командировках на территории РФ (пп. "б" п. 1 Постановления N 729). При заграничных командировках суточные работникам выплачиваются в соответствии с Постановлением N 812, их размер установлен в долларах США для каждой страны отдельно. При этом если сотрудник командирован за границу, то за однодневную командировку ему выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленного норматива (п. 20 Положения N 749, п.

Сколько стоит командировка, или Что нужно знать об оплате командировочных

7 Постановления РФ от 26.12.2005 N 812). Однодневные командировки по России Положением N 749 не предусмотрены. В п. 11 Положения N 749 указано: при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, законодательно данные выплаты запрещены.

В то же время анализ арбитражной практики показывает, что работодатель вправе производить выплату суточных за однодневные командировки, если данный порядок закреплен коллективным договором. В данном случае такие расходы будут признаны иными расходами, совершенными с разрешения работодателя.

В Определении ВАС РФ от 14.06.2013 N ВАС-7017/13 по делу N А65-27465/2011 указано, что выплаченные организацией работникам денежные средства при направлении их в служебные командировки сроком на один день являются возмещением расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. На наш взгляд, выплата суточных за однодневные командировки возможна только в бюджетных и автономных учреждениях, которые вправе расходовать денежные средства, полученные от платных услуг по своему усмотрению в соответствии с планом хозяйственно-финансовой деятельности. В данном случае они могут производить такие выплаты, закрепив данный вид расхода в коллективном договоре. Для казенных учреждений, осуществляющих свои расходы в соответствии с выделенными лимитами бюджетных обязательств, такие выплаты будут рассматриваться как нарушение.

Подлежат ли обложению НДФЛ суточные, выплаченные за однодневные командировки?

Виды доходов, облагаемых НДФЛ, указаны в ст. 208 НК РФ, в то же время перечень выплат, с которых НДФЛ не удерживается, приведен в ст. 217 НК РФ. Как мы уже отмечали выше, законодательством РФ, в том числе НК РФ, выплата суточных за однодневные командировки не предусмотрена. В п. 3 ст. 217 НК РФ, в частности, разъясняется, что не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. При этом при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки внутри страны в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суммы суточных, превышающих указанные размеры, являются объектом обложения НДФЛ.

В то же время, как разъяснили чиновники Минфина России в Письме от 01.03.2013 N 03-04-07/6189, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении его в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке. Аналогичный вывод содержится в Постановлениях ФАС СЗО от 29.06.2012 N А05-8580/2011, ФАС МО от 26.04.2012 N А40-83149/11-116-236 (Определением ВАС РФ от 26.09.2012 N ВАС-10408/12 оставлено без изменений).

В то же время есть судебные акты, из которых следует, что при направлении работника в однодневную командировку суточные ему не выплачиваются. Выплаченные же суммы являются доходом работника, с которого нужно удержать НДФЛ (см., например, Постановление ФАС ЗСО от 14.12.2011 N А27-2997/2011).

Таким образом, чтобы избежать привлечения к налоговой ответственности за неуплату НДФЛ, данный вид расходов следует именовать не как суточные, а как иные расходы, разрешенные работодателем. Однако при этом работники должны подтверждать произведенные расходы первичными документами.

Если же в коллективном договоре данные расходы поименованы как однодневные суточные и учреждение не начислит НДФЛ, то существует вероятность привлечения учреждения к налоговой ответственности, что повлечет необходимость доказывать правомерности используемого подхода в судебном порядке.

Подлежат ли суточные, выплаченные за однодневные командировки, обложению страховыми взносами?

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о страховых взносах <1> суточные, выплаченные работнику в пределах установленных норм, не облагаются страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Однако в данном случае речь идет о суточных, выплаченных по однодневным командировкам, которые законодательством РФ не предусмотрены (п. 11 Положения N 749). В то же время на практике возможна такая ситуация, когда приказом руководителя сотрудник направлен в командировку на два дня, но возвращается из нее уже в первый день. ФАС ЗСО в Постановлении от 26.04.2013 N А67-5500/2012 признал такую выплату необлагаемой компенсацией. Аналогичное решение было вынесено в Определении ВАС РФ от 14.06.2013 N ВАС-7017/13 по делу N А65-27465/2011.

<1> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

Отдельно хотим отметить мнение чиновников ФСС. В Письме от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 они дали следующие разъяснения: п. 11 Положения N 749 установлено, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Что касается расходов страхователя при направлении работника в однодневную командировку, они не являются суточными независимо от основания их выплаты, в связи с этим такие суммы нужно включать в базу для начисления страховых взносов.

Таким образом, поскольку ситуация является спорной, учреждению в случае неначисления страховых взносов на суммы суточных по однодневным командировкам следует быть готовым отстаивать свою правоту в суде.

С.Валова

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

учреждений"