Автоматическое заполнение 6 НДФЛ

Быть в курсе всего происходящего в бухгалтерской и налоговой тематике с каждым днем все более непросто. Только в этом году появилось два вида новой отчетности по сотрудникам: формы 6-НДФЛ и СЗВ-М.

В связи с этим чиновники то и дело выпускали различные комментарии по этой теме, которые зачастую противоречили друг другу.

Поговорим о последних из них.

Анализировать разъяснения налоговиков мы начнем с наиболее емкого отчета, который все организации и ИП, производящие выплаты своим сотрудникам, начали представлять впервые в этом году, — 6-НДФЛ. Он принят Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ "Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и представления, а также формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме" (далее — Порядок).

6-НДФЛ

Сначала напомним, что в этом расчете отражается общая по всем сотрудникам информация по налогу в целом. Однако заполнять ее необходимо на основании данных регистров налогового учета (п. 1.1 Порядка), которые должны содержать информацию обо всех доходах, налоговых вычетах и т.д. В силу того что отчетность совершенно новая, чиновники то и дело выпускали различные комментарии, которые должны помочь заполнить расчет за каждый отчетный период.
Напомним, что периодами представления формы 6-НДФЛ являются I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

Зарплата

В одном из своих последних разъяснений, которое отражено в письме ФНС от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@, чиновники изменили свое мнение, касающееся отражения в расчете заработной платы за сентябрь 2016 г. Налоговики указали, что, если заработная плата за этот месяц выплачена 30 сентября, отразить ее в форме 6-НДФЛ нужно только в разделе 1 "Обобщенные показатели". В раздел 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" отчета выплаченная зарплата вместе с удержанным с нее НДФЛ попадет только с отчетности за год. Свою позицию чиновники аргументируют тем, что, поскольку в таком случае срок перечисления налога, удержанного с заработной платы 30 сентября 2016 г., наступает в другом отчетном периоде (3 октября 2016 г.), основания для отражения данной операции в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г. отсутствуют. При этом суммы начисленного дохода в виде заработной платы, исчисленного и удержанного налога подлежат отражению в строках 020, 040 и 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год рассматриваемая операция отражается следующим образом:
по строке 100 — 30.09.2016;
по строке 110 — 30.09.2016;
по строке 120 — 03.10.2016 (с учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.
Стоит отметить, что совсем недавно налоговики придерживались совершенно другого мнения (письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507). Чиновники указывали: если налоговый агент производит операцию в одном периоде, а завершает ее в другом, то данная операция отражается в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ в том периоде, в котором завершена.

Выплаты по гражданско-правовым договорам

В своих разъяснениях фискалы не обошли стороной и вопрос отражения в расчете выплат по гражданско-правовому договору. В письме ФНС от 17.10.2016 N БС-3-11/4816@ указано, что датой фактического получения дохода в виде вознаграждения за выполнение работ (услуг) по договору гражданско-правового характера считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Таким образом, поскольку доход в виде вознаграждения за выполнение работ (услуг) по договору гражданско-правового характера считается полученным в день его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика), то по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ данный доход отражается в том периоде, в котором этот доход считается полученным.
Если акт сдачи-приемки работ по договору гражданско-правового характера подписан 23.03.2016, а вознаграждение за выполнение работ по договору выплачено двумя платежами 27.06.2016 и 15.08.2016, то, соответственно, сумма вознаграждения, перечисленная 27.06.2016, подлежит отражению по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, а сумма вознаграждения, перечисленная 15.08.2016, подлежит отражению по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г.

Досрочно выплаченная зарплата

Бывают случаи, когда по разным обстоятельствам зарплата в организации или у ИП выплачивается раньше времени. Порядок отражения такой ситуации рассмотрен в письме ФНС от 24.03.2016 N БС-4-11/5106@. Суть его сводится к следующему: при досрочно выплаченной заработной плате датой получения такого дохода в форме 6-НДФЛ будет последний день месяца.
Например, организация выплачивает зарплату за декабрь 2016 г. 26 декабря, тогда в разделе 2 строки 100 расчета "Дата получения дохода" нужно указать последний день месяца — 31.12.2016. В строке 110 "Дата удержания налога" — 26.12.2016, а в строке 120 "Срок перечисления" — 27.12.2016.

Если фиксированный авансовый платеж превышает сумму НДФЛ

Данная ситуация касается организаций или ИП, у которых трудятся иностранные работники.

Как заполнить 6-НДФЛ в 1С: Зарплата и управление персоналом?

Согласно п. 6 ст. 227.1 НК РФ сумма НДФЛ, исчисленная с доходов иностранных граждан (которые работают по найму в российских организациях или ИП), уменьшается на сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, уплаченных за период действия патента. Может сложиться ситуация, когда сумма исчисленного налога окажется меньше уплаченного НДФЛ.

Пример. Заработная плата иностранного работника за декабрь 2016 г. составила 20 000 руб., сумма исчисленного НДФЛ — 2 600 руб., а сумма уплаченного авансового платежа — 3 000 руб. В этом случае согласно разъяснениям чиновников расчет нужно заполнить так:
раздел 1:
— строка 020 "Сумма начисленного дохода" — 20 000;
— строка 040 "Сумма исчисленного налога" — 2 600;
— строка 050 "Сумма фиксированного авансового платежа" — 3 000;
раздел 2:
— строка 100 "Дата фактического получения дохода" — 31.12.2016;
— строка 110 "Дата удержания налога" — 00.00.0000;
— строка 120 "Срок перечисления налога" — 00.00.0000;
— строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" — 20 000;
— строка 140 "Сумма удержанного налога" — 0.

Сумма фактически полученного дохода

Согласно п. 4.2 Порядка в строку 130 "Сумма фактически полученного дохода" раздела 2 формы 6-НДФЛ вписывают обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога).
ФНС России в письме от 14.06.2016 N БС-3-11/2657@ подтвердило это. Чиновники указали на то, что в строке 130 указывается, в частности, сумма дохода работника за выполнение трудовых обязанностей (без вычитания суммы удержанного налога на доходы физических лиц), которая установлена трудовым договором.

Какие суммы отразить в строке 080

По строке 080 "Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода" раздела 1 формы 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, не удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.
По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@.

СЗВ-М

Отчет по этой форме утвержден Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах". Его должны представлять все страхователи (организации и ИП) начиная с отчетности за апрель 2016 г. в отношении работающих у них застрахованных лиц. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.
Такая простая на первый взгляд отчетность вызвала немало вопросов от страхователей, ответы на которые дали специалисты ПФР.

Отчетность нужно сдавать,даже если заработная плата не выплачивалась

В письме ПФР от 06.05.2016 N 08-22/6356 разъяснено, что отчетность по форме СЗВ-М должна быть представлена в отношении всех физических лиц, с которыми заключены трудовые договоры, даже если в отчетном периоде зарплата и взносы не начислялись.
Представлять отчетность необходимо и в отношении руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, если с ними заключен трудовой договор.

Случаи, когда отчетность можно не сдавать

Сотрудники ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области разъяснили, в каких случаях отчетность по форме СЗВ-М не представляют <1>:
— если в организации не ведется финансово-хозяйственная деятельность, отсутствуют сотрудники, с которыми в отчетном месяце продолжают действовать трудовые или гражданско-правовые договоры, на выплаты по которым начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
— на единственного учредителя, исполняющего функции руководителя в организации, не осуществляющей финансово-хозяйственной деятельности (если с таким учредителем не заключен трудовой или гражданско-правовой договор);
— на председателя кооператива и товарищества, избранного на должность общим собранием без оформления трудового или гражданско-правового договора.
———————————
<1> http://www.pfrf.ru/branches/spb/news/~2016/08/03/117196.

Добавим, что если организация не осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, то вопрос о необходимости представления отчета по форме СЗВ-М страхователями, не осуществляющими финансово-хозяйственную деятельность, решается в зависимости от наличия или отсутствия трудовых и соответствующих гражданско-правовых договоров, заключенных с работниками <2>.
———————————
<2> http://www.pfrf.ru/branches/spb/info/~voprosotvet/3324.

Если страхователь не ведет финансово-хозяйственную деятельность, но при этом у него есть работники, с которыми в отчетном месяце продолжают действовать трудовые или соответствующие гражданско-правовые договоры (то есть работники не уволены), то на таких работников должны быть представлены отчеты по форме СЗВ-М.
Если у страхователя, не ведущего финансово-хозяйственную деятельность, работники, состоящие с ним в трудовых отношениях, отсутствуют, то и отчетность по такому страхователю представлять не следует.

ИП не представляют отчетность за себя

Не обошли стороной сотрудники внебюджетных фондов и индивидуальных предпринимателей, у которых возникали вопросы по поводу представления формы СЗВ-М за себя. Они не должны отчитываться за себя. Однако если они имеют наемных работников (т.е. лиц, с которыми у них заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), то, соответственно, ИП должны представлять отчеты по форме СЗВ-М на своих работников.
Как видно, для того, чтобы безошибочно представлять отчетность, бухгалтерам нужно всегда держать руку на пульсе и не только из-за стремительно меняющегося законодательства, но и из-за позиции контролирующих органов, которая тоже часто меняется.

Настройка работы с НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0