Что такое путевой лист

Учет путевых листов

Учет выданных путевых листов производится в окне Путевые листы:

В центре окна расположена таблица со списком путевых листов. Записи в таблице можно упорядочить тремя способами: "по Датам" и "по Водителю" и "по Автомобилю". Видимость записей  в таблице может быть ограничена при помощи полей "Период с… по…" а также с помощью Фильтра. Для выбора фильтра в верхней части окна имеется поле с названием фильтра и кнопка "Выбрать фильтр". 

Назначение кнопок, расположенных в верхней части этого окна:

— Кнопки отметки путевых листов. Используются для печати сразу несколько ОТМЕЧЕННЫХ путевых листов.
— Переключить признак "Путевой лист закрыт". В закрытом путевом листе невозможно внести никакие изменения.
— Сформировать отчет по путевым листам за заданный период в виде HTML-файла.

Как заполнить путевой лист? №8 (146) 2014

Такой файл можно открыит и в Excel в виде таблицы.
— Выбора вида печати путевого листа и отчетов по путевым листам.

Форма записи о путевом листе:

Назначение полей этого окна:

  • Пут. лист № — Номер путевого листа. Присваивается автоматически, но его можно изменить "вручную".
  • Учетный № — Учетный номер путевого листа. Формируется автоматически.
  • Автомобиль  — Выбирается из Справочника автомобилей программы
  • Дата выдачи — Дата и время выдачи путевого листа. При помощи кнопки , расположенной справа от поля, можно установить текущее время.
  • Выезд            — Дата и время выезда автомобиля. При помощи кнопок , и можно установить время больше текущего на 5, 10 и 15 минут соответственно.
  • Возврат         — Дата и время возврата автомобиля.
  • Водитель      — Выбор водителя из Справочника водителей
  • Диспетчер   — Сотрудник, создавший данный Путевой лист
  • Механник     — Выбор сотрудника из Справочника сотрудников
  • Задание        — Содержание задания водителю
  • В распоряжение — Выбор из нескольких вариантов
  • Куда              — Ввводится вручную или выбирается из предыдущих вариантов
  • Состояние    — Состояние автомобиля при выезде и при возврате в соответствии со Справочником состояний автомобилей
  • Одометр      — Показания спидометра автомобиля при выезде и возврате (км)
  • Пробег         — Разница между показания спидометра автомобиля при возврате и выезде
  • Топливо        — Количество топлива в баке автомобиля при выезде и возврате
  • Заправка    — Количества топлива, заправленного во время поездки (берется из списка заправок на вкладке "Маршруты, Заправки" этого окна).
  • Расход        — Разница между количеством топлива в баке возврате и выезде плюс заправка
  • Запр. лист  — Номер заправочного листа
  • Примечание — Строка примечаний путевого листа

Нормы расхода топлива зимой и летом должны быть указаны в Справочнике моделей автомобилей.

На вкладке "Маршруты, Заправки" этого окна имеется таблица со списком маршрутов путевого листа. Запись о маршруте путевого листа:

Назначение полей записи о маршруте путевого листа:

  • Заказчик    — Выбор заказчика из Справочника клиентов программы
  • Маршрут    — Кнопка выбора маршрута из списка прошлых маршрутов данного клиента
  • Откуда        — Выбор места начала маршрута
  • Куда            — Выбор места конца маршрута
  • Расстояние  — Длина маршрута (км)
  • Убыл            — Время выезда на маршрут
  • Прибыл        — Время окончания маршрута
  • Примечание — Примечание о данном маршруте

На вкладке "Маршруты, Заправки" также находится таблица со списком заправок путевого листа. Запись о заправке:

Подробнее об учете ГСМ можно посмотреть на этой странице.

При нажатии на кнопку "Печатать" (), расположенную в верхней части окна "Путевые листы", появляется окно выбора вида формы путевого листа для печати. Печатные формы путевых листов реализованы на основе файлов-шаблонов в формате Word и при необходимости могут редактироваться пользователями программы.

Печатная форма путевого листа легкового автомобиля:

Главная страница        Сайт PSoft         Оплата и регистрация программы

Штамп организации на путевом листе

Как правило, путевой лист необходим для работы тех предприятий, которые имеют дело с постоянной транспортировкой. Естественно, в этом случае компания имеет автопарк, хотя бы совсем небольшой, а также нескольких водителей. На основании транспортного листа осуществляются расчеты, касающиеся перевозки грузов, а также начисляется заработная плата водителям. Путевой лист можно назвать первичным документом. При оформлении этого документа необходимо, чтобы штамп организации на путевом листе был проставлен.

В автотранспортных предприятиях в оформлении этого листа участие принимают не только диспетчер – нарядчик, но и механик. Именно они, исходя из показаний одомера, указывают в документе километраж на момент выезда автомобиля из гаража, а также фиксируют километраж по приезду машины. В обязательном порядке путевой лист должен быть заверен штампом компании и печатью. При расчете заработной платы на путевом листе подпись должен поставить главный бухгалтер.

Штамп организации для путевых листов должен быть еще и по той причине, что документы, в том числе и путевой лист, могут проверяться сотрудниками ГИБДД.

Service Temporarily Unavailable

В соответствии с законодательством Российской Федерации отсутствие путевого листа у водителя является прямым нарушением. Поэтому, руководителям компании лучше не рисковать и следовать всем правилам и требованиям, которые прописаны в законодательстве. В том случае, если автомобиль не осуществляет транспортные услуги: перевозку пассажиров, багажа или грузов, совсем не обязательно предоставлять путевой лист сотрудникам ГИБДД. Вместо путевого листа, в этом случае, водитель должен иметь доверенность на управление автомобилем.

Путевой лист необходимо составлять в обязательном порядке. Они необходимы для выполнения хозяйственных, а также гражданско – правовых функций. Именно эти документы могут послужить основанием для расчетов сторон при совершении перевозок. Путевой лист может быть заверен обычной печатью, которая используется сотрудниками фирмы для заверения другой документации.

Зачем нужен путевой лист

Всем водителям или сотрудникам, которые пользуются служебным транспортом, ежедневно должны выдаваться путевые листы для учета пробега, времени активной эксплуатации транспорта и времени простоя. Комитетом статистики принято несколько унифицированных форм для разного вида транспорта. Для легкового автомобиля, форма для заполнения упрощенная, в случае необходимости в получении путевого листа для грузовых автомобилей следует учесть две существующие формы документа и выбрать более подходящую:

• Сдельная. Применима в расчетах стоимости грузоперевозок по сдельным расценкам, которые устанавливает сам водитель, исходя из расчета затрат на топливо и время, затраченное на проезд.

• Повременная. Оплата рассчитывается по тарифу, принятому за затраченное время автомобиля на работу. Чаще в случае если транспортное средство собственность предприятия, а водитель наемный, или если грузовой транспорт требуется в найм другой фирме, оплата рассчитывается только за время использования автомобиля по установленному тарифу.

Наличие, правильно заполненного путевого листа грузового автомобиля, обеспечит безопасность водителю, во время перевозки грузов, потому что если транспорт остановят и заметят отсутствие этого документа, водителю выставят штраф. А относительно бухгалтерии любого предприятия, наличие путевых листов, которые содержат учет всех затрат на маршрут авто и учет времени работы водителя, является основанием для списания ГСМ (горюче-смазочные материалы), затраченных на служебные легковые или грузовые автомобили.

Как оформить путевой лист

Как правило, данный документ заполняет, лицо уполномоченное руководителем, диспетчер или другой работник организации.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году

Каждый такой бланк выдается на один день или смену, в случае долгосрочного рейса. Правила заполнения путевого документа для грузовых и легковых автомобилей различаются. Если транспорт подразумевает перевозку груза, к путевому листу прикладывается товарная накладная с данными о тоннаже, транспортируемого груза. В случае легковых автомобилей достаточно будет чеков на бензин и указаний о времени простоя и работы автомобиля, эти данные вносит непосредственно водитель, заверяя их точность свое подписью. Ответственность, за правильность заполнения документа лежит на всех участниках этого процесса.

Заполняя путевой лист для грузовых автомобилей необходимо указать некоторую информацию о водителе, транспортном средстве, предполагаемом времени в пути, примерно подсчитать километраж, указать дату, номер автомобиля, фио водителя, номер прицепа или полу-прицепа, если такой имеется, показания спидометра на время отправки с начальной точки.Снимаются показания с топливного бака, при недостатке, машину заправляют, литраж вписывают в соответствующую графу. Когда автомобиль возвращается данные об остатке бензина, времени простоя и прочем вписывают в карточку.

По статистике, обязательное наличие путевых листов на все эксплуатируемые предприятием автомобили, значительно облегчает введение баланса и учет вложенных денежных средств на бензин, а также помогает безошибочно высчитать сумму зарплаты наемных или штатных водителей. Главное внимательно заполнять документы в соответствии с требованиями и вовремя заносить их в регистрационный журнал.

II. Заполнение путевых листов

7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке "Режим работы" записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке "Колонна, бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке "Автомобиль" записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке "Водитель" записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке "Табельный номер" записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

В строках "Прицепы" записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 "Время прибытия" записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 "Откуда взять груз" и 19 "Куда доставить груз" записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 "Наименование груза" записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 "Расстояние" записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 "Перевезти тонн" записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке "Выдать горючее" записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке "Подпись диспетчера" диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе "Движение горючего" в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче — смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 5 "Показания спидометра" механик контрольно — пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 "Время фактическое" штамп — часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп — часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе "Движение горючего" в графе 10 "Остаток при выезде" механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" — водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

В разделе "Последовательность выполнения задания" формы N 4-с:

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно — транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 "Номера приложенных товарно — транспортных накладных" грузоотправителем записываются все номера товарно — транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно — пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно — пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно — транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 "Подпись и печать" грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 "Отметки автопредприятия" может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе "Простои на линии" работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп — часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 "Показания спидометра".

15.2. В разделе "Движение горючего" механик КПП или ОТК заполняет графу 11 "Остаток при возврате" и расписывается под ней.

15.3. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 "Сдано" и расписывается под ней.

15.4. В строке "Сдал" водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Нулевой пробег" по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе "Движение горючего" в графе 13 "Коэффициент изменения нормы" записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 "Время работы спецоборудования" и графе 15 "Время работы двигателя" на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно — разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке "ТТН в количестве" — общее количество сданных товарно — транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно — транспортных накладных водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер — в строке "Принял диспетчер".