Документально подтвержденные расходы

Документальное подтверждение расходов

Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 ПК РФ.

Чтобы подтвердить осуществленные расходы, необходимо оформить соответствующие документы. Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения можно представить документы, которые действуют в этом государстве. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации.

Таким образом, НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые следует оформить для подтверждения осуществленных расходов. НК РФ также не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) расходных документов. Главное, чтобы на основании документов, которые есть в организации, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены.

Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход. Базовым документом может быть договор или внутренний документ организации. Так, например, если расходы связаны с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у других организаций, то основанием их возникновения будет договор с поставщиком (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Договор в данном случае предусматривает основание, порядок и сумму платежа (ст. 420 ГК РФ).

Сам же платеж производится с оформлением платежных документов: платежного поручения или расходного кассового ордера (п. 3.1 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П (в редакции от 22.01.2008), п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 в редакции от 22.06.1996).

Если расходы не следуют из договоров, то они, как правило, оформляются внутренним распорядительным документом организации. Например, основанием расходов на выплату премий работникам является соответствующий приказ руководителя о премировании, основанием командировочных расходов — приказ руководителя о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Выплаты производятся, как правило, из кассы по расчетно-платежной ведомости.

Однако в большинстве случаев для подтверждения расхода недостаточно основного базового и платежного документов. Нужны еще и другие документы, при отсутствии которых нельзя сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. Это могут быть различные акты приема-передачи товаров (работ, услуг), счета на оплату, выставляемые поставщиками (исполнителями), отгрузочные документы поставщиков, кассовые и товарные чеки и др.

При оформлении документов необходимо внести в них все необходимые данные о расходах.

Если же контрагент не состоит на налоговом учете или исключен из ЕГРЮЛ и налогоплательщик не может доказать использование услуг в деятельности компании, такие расходы документально подтвержденными не являются.

Отнесение затрат, не подтвержденных документально, к расходам, учитываемым в целях налогообложения, не производится.

Кроме того, необходимо отметить, что принцип документирования затрат — это принцип бухгалтерского учета. Однако для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы он играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях гл. 25 Налогового Кодекса РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так, в соответствии со ст. 313 Налогового кодекса РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат впервые так строго закреплено в налоговом законодательстве. Ранее подобное положение только косвенно вытекало из правил исчисления и уплаты налога на прибыль. Представляется, что после 1 января 2002 г. конфликтные ситуации могут возникать в случаях, когда:

а) у организации есть не все документы, оформляющие ту или иную расходную операцию;

б) у организации есть документы, обосновывающие те или иные расходы, но их оформление имеет какие-либо дефекты и вызывает претензии со стороны налоговых органов.

В этой связи необходимо отметить, что в каждом конкретном случае необходимо исходить из всех условий документирования операции в совокупности данных.

Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ в п. 1 ст. 252 внесены изменения, расширяющие перечень документов и оснований, по которым налогоплательщик может подтверждать произведенные расходы. Согласно данным изменениям с 1 января 2006 г. можно подтверждать произведенные расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Безусловно, эти нормы расширяют возможности налогоплательщика в части подтверждения произведенных расходов. Кроме того, перечень расходов данного типа открытый.

Какими документами подтверждаются понесенные расходы

Однако при применении данной нормы следует быть предельно осторожным. Нельзя забывать, что необходимость подтверждения экономической обоснованности, связи с производством и реализацией указанных расходов остается. Кроме того, обычаи делового оборота в иностранном государстве также придется каким-то образом подтверждать.

Что касается механизма косвенного подтверждения расходов, то это касается ситуаций, когда расходы осуществляет не непосредственно налогоплательщик, а иное лицо, но в его интересах. Например, работник в командировке осуществляет расходы от собственного имени, но в интересах предприятия. Контрагент оплачивает железнодорожный тариф, но по договору это затраты предприятия. Арендодатель оплачивает за арендатора коммунальные услуги. Во всех подобных случаях применим данный порядок.

Иными словами, расходы осуществлены, но нет документов, прямо (от имени налогоплательщика) подтверждающих факт несения затрат. Следовательно, в данном случае используются документы, косвенно подтверждающие произведенные затраты.

В заключение отметим, что каких-либо установленных перечней документов данного вида не имеется, в каждом случае это будет самостоятельный пакет документов.

При осуществлении реорганизации документальное подтверждение расходов осуществляется на основе данных документов налогового учета передающей стороны. В процессе реорганизации у вновь созданных и реорганизованных организации могут возникнуть следующие три вида расходов:

■ расходы, понесенные прежней организацией, которые учитываются единовременно (например сырье, материалы);

■ расходы (убытки), сформированные у прежней организации, для учета которых предусмотрена специальная по периодам времени процедура (например, убытки обслуживающих производств и хозяйств);

■ расходы, связанные с передачей (получением) имущества в процессе реорганизации.



Главная — Консультации

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно – давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации – возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание!
1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2. Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.

Пример

Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов

Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.

Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.

В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб.

Документальное подтверждение расходов

подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).

НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.

Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.

Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней – страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения – доходы минус расходы).

Июнь 2013 г.

Какие документы косвенно подтверждают расходы?

С 1 января 2006 г. ст. 252 Налогового кодекса РФ позволяет организациям уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании документов, подтверждающих произведенный расход косвенно. Увы, недолгая практика применения данного новшества показала, что у инспекторов и налогоплательщиков абсолютно разное представление о том, какие именно "косвенные" бумаги приемлемы для налогового учета.

Примечание. Изменения в ст. 252 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ.

Мы решили выяснить у представителей Минфина России и налоговых органов, что они понимают под документами, косвенно подтверждающими расходы. Кроме того, мы смоделировали три конкретные хозяйственные ситуации и предложили чиновникам, юристам и аудиторам оценить, удовлетворяют ли упомянутые в них документы требованиям Налогового кодекса РФ.

Результаты нашего исследования вы найдете в данном материале.

Анализируем нововведение

В ст. 252 Налогового кодекса РФ понятие "документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы" не определено. Приведено лишь несколько примеров таких документов. Это таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной по договору работе.

Проанализировав этот, в общем-то, скудный перечень примеров, можно прийти к таким выводам.

Во-первых, бумага, косвенно подтверждающая расход, может вовсе не содержать всех реквизитов, которые ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" называет обязательными для первичных документов. Ведь в том же отчете о выполненной работе все обязательные реквизиты указать просто невозможно. Поясним. Один из таких реквизитов — наименование организации, от имени которой составлен документ. Но отчет составляется не от имени фирмы, а от имени работника или руководителя подразделения, которое выполнило работу. Соответственно, такие отчеты упомянутого реквизита содержать не могут.

Во-вторых, расходы можно подтвердить и теми документами, в оформлении которых принимала участие только одна сторона сделки, скажем покупатель. Пример из ст. 252 Налогового кодекса РФ — таможенная декларация.

И в-третьих, средства, уплаченные за услуги сторонних организаций, можно списать на расходы на основании внутрифирменного документа, каковым является, например, приказ о командировке.

Но понятно, что чиновники могли сделать из ст. 252 Налогового кодекса РФ совершенно иные выводы. И фирмам, которые хотят по возможности избежать конфликтов с проверяющими, к этим выводам придется прислушаться.

Для чиновников ничего не изменилось

Прямо по поводу "косвенных" документов чиновники в своих официальных разъяснениях не высказывались. Но в одном из сравнительно недавних писем Минфин России подчеркнул, что все расходы в налоговом учете должны подтверждаться первичными учетными документами. А таковыми являются лишь те бумаги, в которых указаны реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона о бухучете (см. Письмо Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/530). Таким образом, новая редакция ст. 252 Налогового кодекса РФ на представление минфиновцев о первичных документах не повлияла.

Примечание. Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

  • Статьей 252 Налогового кодекса РФ установлено, что документами, косвенно подтверждающими расходы, могут быть таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной по договору работе. При этом п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, и в целях налогового учета налогоплательщик обязательно должен подтвердить расходы первичными учетными документами. Документы же, косвенно подтверждающие расходы, могут служить только дополнением к уже имеющимся первичным документам.

Очевидно, что для Минфина России одних "косвенных" документов недостаточно. Более того, сами по себе такие бумаги расход не подтверждают. По мнению чиновников, они лишь являются дополнительным, но не единственно необходимым доказательством произведенных затрат.

Сотрудники налогового ведомства согласны с Минфином России. Однако, как мы увидим позднее, налоговики, не столь оторванные от практики, как чиновники из министерства, на "косвенные" документы смотрят намного либеральнее.

Примечание. Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

  • Налогоплательщик может подтвердить расходы теми первичными документами, которые содержат обязательные реквизиты, названные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Причем если организация применяет документы, унифицированные формы которых не установлены, то соответствующие бланки надо утвердить в приказе об учетной политике. Такое требование содержится в п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".

Итак, мнение чиновников относительно обязательных реквизитов в первичных документах понятно. Но что такое "косвенные документы, подтверждающие произведенные расходы", после разъяснений специалистов из Минфина России и территориального Управления ФНС России так и осталось неясным. Это вполне объяснимо: разработчики изменений в ст. 252 Налогового кодекса РФ планировали с их помощью предоставить дополнительную степень свободы налогоплательщикам. К сожалению, эти благие намерения пошли вразрез с интересами чиновников, которые отвечают за пополнение бюджета.

Ну, хорошо. Допустим, специалисты из финансового ведомства и налогового органа не могут (или не хотят) дать четкое определение "косвенным" документам. Возможно, разобраться с ними получится на конкретных примерах тех ситуаций, с которыми сталкиваются практикующие бухгалтеры. Ведь когда каждый день приходится ломать голову над тем, подтверждает та или иная бумага расход или нет, на анализ задумок законодателей и обтекаемых ответов чиновников времени не остается.

Однако сразу предупредим, что мнения у опрошенных нами специалистов разделились. Поэтому перед вами такой выбор: либо согласиться с самыми лояльными по отношению к налогоплательщикам высказываниями, либо проявить разумную осторожность.

Подтверждает ли косвенно расход счет-фактура

Такая ситуация. Поставщик, отгрузив товары, выставил покупателю счет-фактуру. А накладную не предоставил. Вправе ли покупатель на основании счета-фактуры отразить стоимость товаров в расходах, уменьшающих налогооблагаемый доход?

Представитель Минфина России ответил на этот вопрос кратко и, увы, отрицательно.

Примечание. Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

  • Нет, включить в состав расходов в налоговом учете стоимость товаров или материалов на основании счета-фактуры нельзя. Счет-фактура не является первичным учетным документом.

А вот ответ чиновника из регионального Управления ФНС России оказался и более подробным, и… положительным.

Примечание. Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

  • Счет-фактура как раз является примером документа, косвенно подтверждающего произведенные расходы. Поэтому для целей налогообложения отнести стоимость товаров на расходы на основании счета-фактуры можно. При этом у налогоплательщика может и не быть накладной, оформленной в соответствии с российским законодательством.

Юрист высказался относительно счета-фактуры как "косвенного" документа осторожно. По его мнению, списывать расходы по счету-фактуре допустимо, но рискованно.

Примечание. Комментирует Лилия Левина, юрист компании "Пепеляев, Гольцблат и партнеры":

  • Счет-фактура не является первичным учетным документом. Поэтому списывать на основании счета-фактуры стоимость товаров в налоговом учете небезопасно. Вероятно, инспекторы признают это незаконным. И положение о косвенном подтверждении расходов в данном случае на позицию налоговых органов повлияет вряд ли. Хотя бы потому, что данная норма толкуется фискальными органами неоднозначно.

Однако существует и высокая вероятность того, что налогоплательщику удастся доказать правомерность своих действий при обращении в суд. Так, обосновать отнесение на расходы (списание) стоимости товаров можно совокупностью документов, каждый из которых сам по себе не является первичным учетным документом. Но при условии, что все эти документы содержат обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона о бухучете, и подтверждают приобретение товара, постановку его на учет и последующее использование в производственных целях.

Аудитор в том, что счет-фактура является "косвенным" документом, не сомневается. Но при этом предлагает подстраховаться.

Примечание. Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО "Красноярские авиалинии":

  • Счет-фактура при отсутствии накладной может являться косвенным подтверждением расходов. Ведь п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что при реализации товаров покупателю выставляются счета-фактуры не позднее пяти дней, считая с момента отгрузки. Отсюда логичный вывод: счет-фактура выписывается поставщиком после отгрузки материалов или товаров. Соответственно, наличие счета-фактуры доказывает, что материалы (товары) направлены в адрес покупателя. Но все же нелишним будет оформить внутренние документы. Например, приходный ордер по форме N М-4, в котором кладовщик распишется за количество и стоимость полученных товарно-материальных ценностей. А при отпуске ТМЦ в структурные подразделения (списании в производство) надо составить требование-накладную (форма N М-11), в которой будут стоять подписи кладовщика и лица, получившего материалы.

Разбираемся с объяснительной запиской работника

Допустим, работник получил деньги под отчет, купил товары, а оправдательных документов не привез. Зато он написал объяснительную записку, указав в ней, сколько и на что потратил. Будет ли такая бумага косвенно подтверждать расходы?

На этот вопрос специалист из Минфина России также ответил отрицательно.

Примечание. Комментирует Татьяна Северова, специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

  • Объяснительная записка к первичным учетным документам не относится. Соответственно, расход на основании такой бумаги подтвердить нельзя.

А представитель налоговых органов вновь не согласился с чиновником из министерства.

Примечание. Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

  • Объяснительная записка является документом, косвенно подтверждающим произведенные расходы. Но одной объяснительной записки недостаточно. Чтобы обосновать в целях налогообложения расходы, к ней надо приложить акт списания материальных ценностей. Он подтвердит, что закупленные работником материалы переданы в эксплуатацию (производство). Форму такого акта может утвердить руководитель организации. При этом данный акт должен содержать обязательные реквизиты.

Юрист также считает, что объяснительной записки для подтверждения расходов недостаточно.

Примечание. Комментирует Елена Коновалова, юрист компании "Пепеляев, Гольцблат и партнеры":

  • По моему мнению, косвенно подтвердить расходы объяснительной запиской нельзя. Дело в том, что у чиновников нет однозначной трактовки нормы о документах, косвенно подтверждающих произведенные расходы. В целом же их мнение сводится к тому, что расходы по-прежнему надо подтверждать документами, оформленными в строгом соответствии с российским законодательством. Арбитражная же практика, опровергающая позицию чиновников по данному вопросу, пока не сложилась.

Аудитор согласен с юристом и рекомендует помимо объяснительной записки оформить другие внутрифирменные документы.

Примечание. Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО "Красноярские авиалинии":

  • Списать стоимость товаров на расходы на основании одной объяснительной записки, на мой взгляд, проблематично. В такой ситуации целесообразно создать комиссию по приемке ТМЦ у подотчетника. Комиссия составит акт, который утвердит руководитель предприятия. Опять же следует оформить приходный ордер и требование-накладную.

Расход подтвержден кассовым чеком или квитанцией к ПКО

И, наконец, еще одна ситуация.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАСХОДОВ

Работник купил для фирмы товары за наличные и принес в бухгалтерию только кассовый чек. Подтверждает ли такой документ расходы?

Чиновник из Минфина России в кассовом чеке "косвенный" документ не признает.

Примечание. Комментирует Григорий Лалаев, ведущий специалист отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Минфина России:

  • Нет, кассовый чек не подтверждает произведенный расход. В этом документе нет всех обязательных реквизитов. В частности, имен и подписей должностных лиц.

Сотрудник налоговых органов не согласен с Минфином России и в ситуации с кассовым чеком. Более того, по мнению налоговика, расход подтверждает не только чек, но и квитанция к ПКО.

Примечание. Комментирует Татьяна Кузнецова, советник налоговой службы РФ II ранга:

  • При покупке товаров за наличный расчет расход можно подтвердить и кассовым чеком, и квитанцией к приходно-кассовому ордеру. Эти документы показывают, что продавец принял от покупателя деньги. Таким образом, кассовый чек и квитанция абсолютно укладываются в действующие с 2006 г. требования к документальному подтверждению расходов.

Юрист также уверен в том, что покупатель вправе признать расходы на основании кассового чека.

Примечание. Комментирует Елена Коновалова, юрист компании "Пепеляев, Гольцблат и партнеры":

  • Кассовый чек подтверждает понесенные расходы. Ведь Минфин России еще в Письме от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 назвал кассовый чек первичным документом. А поскольку чиновники при подтверждении расходов требуют первичные документы, то формально получается, что на основании чека можно учесть затраты при расчете налога на прибыль.

Другое дело, что на самом деле в чеке нет всех реквизитов, которые указаны в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Поэтому есть риск, что налоговые органы расходы, подтвержденные чеком, не признают. Тогда спор можно разрешить в суде, поскольку в настоящее время суды поддерживают налогоплательщиков, которые учитывают расходы на основании кассового или товарного чека (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 января 2005 г. N А56-29291/04).

Аудитор полностью согласен с представителем УФНС по Подмосковью и юристом.

Примечание. Комментирует Светлана Хапова, главный специалист департамента внутреннего аудита ОАО "Красноярские авиалинии":

  • Кассовый и товарный чеки, даже если в них отсутствуют обязательные реквизиты, все же могут косвенно подтверждать расходы. Ведь в чеке указано наименование продавца, а также количество и стоимость приобретенных товаров. А из практики налоговых проверок могу сказать, что инспекторы редко обращают внимание на такие документы, поскольку они, как правило, составлены на небольшие суммы.

К.С.Каляев

Эксперт журнала "Главбух"