Документационное обеспечение

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций — прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература».

Задача ДОУ — максимально эффективно организовать работу с документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.

ДОУ — это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленчески­ми функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспече­ние финансами и др.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказа­тельства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может рабо­тать успешно.

Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работе с доку­ментами, непременно приходит к необходимости организовать работу с документами, т. е. со­здать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится — к руко­водителям, специалистам, техническим исполнителям, — связан с документами.

Различие за­ключается лишь в характере работы с документами:

— руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу (изуча­ют документы, анализируют, собирают необходимую информацию, готовят проекты до­кументов, принимают решения по подготовленным документам и др.);

— технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов (по­лучают и отправляют документы, сортируют, регистрируют, передают в структурные под­разделения, печатают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.).

Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоя­тельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая — работу с уже со­зданными документами.

Организационно-штатное построение ДОУ. В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное струк­турное подразделение — канцелярия (отдел делопроизводства, общий отдел), на небольших предприятиях функции службы ДОУ выполняет секретарь.

Конкретное название службы дело­производства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей.

В крупных организациях при большом штате работников делопроизводственное подразделение, как правило, называется «управление делами».

В небольшой организации при маленькой штатной числен­ности работников функции делопроизводственной службы может выполнять один работник — секретарь.

Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных задач:

— установление единого порядка работы с документами;

— создание условий, обеспечивающих эффективное использование современных компью­терных технологий при работе с документами;

— обеспечение сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.

Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным относятся:

— организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

— прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;

— ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руко­водителя о состоянии исполнительской дисциплины;

— организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения доку­ментов, разработка и проектирование бланков документов;

— разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки номенкла­тур дел структурных подразделений;

— организация работы архива учреждения и использования архивных документов;

— разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствова­нию форм и методов работы с документами и др.

Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работ­никами (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.

Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру.

В состав службы ДОУ обычно включа­ются:

— группа учета и регистрации документов;

— группа контроля исполнения документов;

— группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан;

— секретариат;

— экспедиция;

— машинописное бюро (группа изготовления документов);

— копировально — множительное бюро;

— архив.

В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить также группа по совершенство­ванию работы с документами и внедрению технических средств.

Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, орга­низацией работы с документами, как правило, занимается управление делами. В состав управле­ния делами могут входить:

— секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руко­водителя, секретариат коллегиального органа, -протокольное бюро);

— отдел (сектор) контроля исполнения документов;

— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро (группа) учета и регистрации до­кументов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, теле­тайпная и др.);

— отдел (группа) обращений граждан;

— отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

-центральный архив.

Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ яв­ляется положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными ли­цами и работниками.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они име­ются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руково­дителем организации.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству). Инструкция — нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформ­ления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.

Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жиз­ненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается, как прави­лo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодатель­ства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации.

Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.

В учреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений — экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

В большинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.

В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основой для разработки организационной структуры канцелярии в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.

Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.

Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения в данных организационно-технических условиях работ определенной сложности.

Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение-организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.

Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 2-4-дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.

Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

  • • основы документационного обеспечения кадровой работы;
  • • структуру и содержание кадровой документации;
  • • содержание правовых актов и методических материалов, регулирующих вопросы кадрового делопроизводства;
  • • требования к составлению и оформлению кадровой документации;
  • • особенности документирования трудовых отношений;

уметь

• составлять и оформлять основные виды кадровой документации;

владеть

  • • навыками работы с кадровыми документами;
  • • методикой документационного сопровождения процедур кадровых технологий;
  • • методикой организации работы с кадровыми документами.

Порядок и последовательность нужнее великих дарований для того, чтобы хорошо управлять.

О. Мирабо

В процессе функционирования любого юридического лица вопросы организации труда, управления трудовыми и иными отношениями и регламентации этих процессов занимают одно из важнейших мест, составляя основу управления персоналом. Результатом регламентирования внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, составляющий кадровую документацию.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя, независимо от масштабов и организационно-правовой формы деятельности. Для решения проблемы полбора работников, оформления с ними трудовых отношений любой организации необходимо иметь в своем составе специализированную структуру – службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося кадровой работой. Это относится и к работодателям – физическим лицам, являющимся индивидуальными предпринимателями.

• Служба кадров – самостоятельное структурное подразделение организации, созданное в целях обеспечения документирования отношений в сфере труда и подчиненное непосредственно руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Обязательность документирования трудовых отношений предусмотрена ТК РФ и подзаконными нормативными правовыми актами. В ряде статей ТК РФ указаны виды и разновидности основных кадровых документов:

  • • штатное расписание (ст. 15, 57);
  • • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189);
  • • трудовой договор (ст. 67);
  • • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников (ст. 86);
  • • приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, применении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 62, 84.1, 193);
  • • трудовая книжка (ст. 66, 84.1);
  • • график отпусков (ч. 2 ст. 123);
  • • письменное заявление работника о выдаче работнику документов, связанных с работой, оформлении новой трудовой книжки, переводе работника на постоянную работу к другому работодателю, увольнении работника по его инициативе, замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализации права на отпуск при увольнении, предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 62, 65, 72.1, 80, 126–128) и др.

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений имеет значение для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения. Отсутствие необходимых документов, ошибки в оформлении кадровых документов могут лишить человека права на получение соответствующих льгот и преимуществ не только в период работы, но и после выхода его на пенсию.

• Кадровое делопроизводство – комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Кадровое делопроизводство – инструмент, позволяющий:

  • • четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений для достижения «баланса интересов» сторон трудовых отношений;
  • • создать организационно-правовые основы трудовых отношений;
  • • документально закрепить единые принципы корпоративных отношений;
  • • построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам организации;
  • • обеспечить комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечения мер по охране труд;
  • • разрешать трудовые споры.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформлять трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решать множество других задач, обеспечивая юридическую силу документов, жизненно важных для каждого гражданина.

Содержание кадровой работы определено ст. 44 Закона о гражданской службе. Оно включает:

  • 1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
  • 2) подготовку предложений о реализации положений Закона о гражданской службе, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
  • 3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
  • 4) ведение трудовых книжек гражданских служащих;
  • 5) ведение личных дел гражданских служащих;
  • 6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
  • 7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
  • 8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
  • 9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
  • 10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
  • 11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
  • 12) организацию заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении;
  • 13) организацию дополнительного профессионального образования гражданских служащих;
  • 14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
  • 15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;
  • 16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
  • 17) организацию проведения служебных проверок;
  • 18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Законом и другими федеральными законами;
  • 19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Образование в структуре кадровых служб федеральных органов исполнительной власти структурных подразделений по профилактике коррупционных и иных правонарушений расширило круг функциональных обязанностей кадровых служб, включив в их число:

  • • оказание федеральным государственным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных У́казом Президента РФ от 12.09.2002 № 885;
  • • уведомление представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов о фактах совершения федеральными государственными служащими коррупционных и иных правонарушений;
  • • обеспечение реализации федеральными государственными служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений и др.

Исполнение каждой из названных функций отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных к применению форм документов.

Объект, предмет, цель изучения дисциплины
«Документационное обеспечение управления».
Основы работы с электронным курсом

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Кафедра «Экономика, организация и коммерческая деятельность» рада представить Вам новый электронный учебный курс по дисциплине «Документационное обеспечение управления». Основная идея курса — собрать все необходимые материалы для обучения, сделать процесс освоения материала как можно более удобным и приятным. На страницах курса вы найдете не только лекции и задания к практикам с комментариями по их выполнению, но и ссылки на все необходимые нормативно-правовые документы: законы, ГОСТы, Постановления, классификаторы и др. Именно для данной дисциплины доступ к документам принципиально важен, а удобная организация такого доступа, когда из любой темы лекций и практик Вы сразу сможете перейти к тексту нужных документов, делает освоение курса более продуктивным.

В разделе «Лекции» Вы сможете ознакомиться с тезисами лекционных занятий, достаточно выбрать номер и формулировку темы: либо из общего списка в разделе, либо из выпадающего меню, размещенного на странице каждой лекции — это позволит быстро перемещаться по темам.

В разделе «Практики» представлены все материалы для проведения практических занятий: по пунктам изложены все задания и даны ссылки на необходимые документы. Для быстрого перехода также можно использовать верхнее меню, расположенное на странице каждой практики.

В разделах «Нормативные документы» и «Бланки и формы» собраны все документы, необходимые для изучения курса: здесь Вы можете быстро найти нужный документ, указав, к какой группе он относится: Законы, Классификаторы, Постановления и прочее.

В разделе «Литература» представлен список основной и дополнительной литературы, включая и нормативные документы, также с возможностью быстрого доступ к их просмотру.

Раздел «Глоссарий» предназначен для ознакомления с основными определениями и понятиям дисциплины.

Раздел «Контрольный блок» включает в себя задания для самостоятельного выполнения, вопросы к экзамену и зачету, тестовые задания.

Удачной и приятной Вам работы!

Авторы курса: к.э.н., доцент Шнякина Ю.Р., ассистент Торгушина Е.В.

Программная реализация курса: Савина Т.В.

6.1. Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ», как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса, и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Документ — это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом — подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации.

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, в организации и фирме создается свой документооборот.

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии по составу охватываемых операций может быть двух типов:

  • операционный — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;
  • универсальный — отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

  • документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
  • документационного обеспечения управления (ДОУ);
  • получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;
  • контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
  • организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур. Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:
    • документирование;
    • делопроизводство, т. е. организация работы с документами.

Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство — это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т. е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию можно выделить класс управленческих, или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия — потребители готовой продукции или услуг, предприятия — поставщики сырья и материалов и др.

Служба СДОУ ориентирована на работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:

  1. Организационные документы — это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемых при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников.
  2. Распорядительные документы оформляют принятые управленческие решения, к ним относятся: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур.
  3. Информационно-справочные документы составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, к ним относятся следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

По форме организационно-распорядительные документы делятся на формализованные и неформализованные.

К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы.

Формализованные документы характеризуются следующими свойствами: наличие типового состава и расположения реквизитов; стандартное оформление реквизитов; использование бумаги стандартных размеров.

Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) характеризуются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм организации документационного обеспечения управления организацией; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Осуществление информационно-справочной работы по документам органа, учреждения, организации.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. К ИСД относят: докладная записка, предложение, представление, заявление, письмо, протокол, акт, справка. Докладная записка — документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения. Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.