Документы для продажи товара

Учет на предприятиях торговли и ресторанного хозяйства: Учеб. пособие. / Л.В. Нападовская, А.В. Алексеева, О.А. Бакурова. О.Г. Веренич. Ш. Морозова, А.П. Шаповалова, В.М. Горностаева; и общ. ред. Л.В. Нападовской. — К.: Киев. над. торг.-экон. ун-т, 2006.

2.2. Документальное оформление реализации товаров

Система документирования процесса реализации товаров включает следующие этапы:

документирования разрешения на отпуск товаров; документирования отпуска товаров со состава; документальное оформление доставки товаров покупателю; документальное оформление расчетов с покупателем; документальное оформление начисления налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость.

Рассмотрим порядок составления и использования документов для оформления процесса реализации товаров.

Документирование разрешения на отпуск товаров

Оптовое предприятие осуществляет поставку товаров по договорам, заключенным с покупателями. Ассортимент товаров, их количество и цены указываются непосредственно в договоре или в спецификациях или заявках, которые являются неотъемлемой частью договора.

Отпуска подлежат только товары, фактически оприходованы материально ответственным лицом.

Документальное оформление отгрузки товаров начинается с составления коммерческой службой распорядительного документа по форме, определенной предприятием самостоятельно. Функции такого документа могут выполнять наряды, заказ, распоряжения, приказы и т.п.. В распорядительном документе менеджер указывает наименование и адрес покупателя, наименование, количество товаров и дату отпуска их со склада. Распоряжение на отпуск товаров передается работникам склада для отбора товаров.

Документирование отпуска товаров со склада

Отгрузка товаров со склада оптового предприятия может осуществляться таким образом:

непосредственным отпуском товаров представителю предприятия-покупателя (самовывоз)

Централизованной доставкой товаров

отправкой товаров по железной дороге, водным или воздушным

транспортом.

Обязательным условием отпуска товаров и оформления товаросопроводительных документов является наличие доверенности получателей. Запрещается отпускать товары в случаях:

представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка

заполнения или с незаполненными реквизитами;

представления доверенности, имеющей исправления и помарки, не

подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;

отсутствии паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное

лицо;

окончания срока действия доверенности;

получения сообщения предприятия — получателя товаров о

аннулировании доверенности.

Как исключение, при централизованно кильцевих перевозках, когда товары систематически доставляются по адресу одного или нескольких покупателей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т.д.), передача товаров покупателям может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо заверяет на сопроводительных документах свою подпись о получении товаров. Такое уведомление предоставляется оптовому предприятию письмом за подписью руководителя и главного бухгалтера.

При отпуске товаров частным предпринимателям следует учитывать указанные ниже особенности использования доверенностей этими субъектами предпринимательской деятельности.

Если предприниматель получает товары лично, он не обязан предъявлять доверенность, поскольку этот документ подтверждает полномочия предоставлены одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В случае самостоятельного получения товаров частный предприниматель предоставляет оптовому предприятию паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности. Данные этих документов (номер, орган и дата выдачи) необходимо указать в накладной на отпуск товаров.

Если частный предприниматель поручает получить товары наемному работнику, полномочия такого лица должны подтверждаться доверенностью. Частный предприниматель имеет право выбирать форму доверенности: это может быть доверенность, оформленная в соответствии с Гражданским кодексом Украины с указанием в ней данных свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности или доверенность на бланке типовой формы № М-2.

Для документального оформления отпуска товаров со склада оптового предприятия составляется накладная. Согласно разра ленного на предприятии графика документооборота выписка накладных может быть возложена на бухгалтера, менеджера или работника склада.

При оформлении накладной в ней необходимо указать следующие реквизиты:

номер и дату составления;

наименование и адрес оптового предприятия;

наименование и адрес предприятия покупателя;

основание для отпуска, т.е. номер и дату коммерческого соглашения на

отпуск товаров;

номер и дату доверенности, а также фамилия доверенного лица покупателя;

данные о товарах (наименование, единицы измерения, количество, цены без

НДС, стоимость);

сумму налога на добавленную стоимость;

общую сумму к оплате (цифрами и прописью).

Накладная подписывается должностным лицом, дает разрешение на отпуск товаров, материально ответственным лицом склада и доверенным лицом покупателя.

При этом в накладной должны быть не только подписи, но и указаны должности и фамилии лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции по отпуска товаров.

Руководителем оптового предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение, то есть подписывать первичные документы на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров.

Накладная может быть подписано лично, с применением факсимиле, штампа, символа.

Подписи лиц, ответственных за со-ставления первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или иным способом авторизации, что позволяет одновременно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию.

Оптовое предприятие самостоятельно устанавливает количество примерь-ников накладной на отпуск товаров. Один экземпляр как сопроводительный документ выдается предприятию — покупателю.

Накладная, которая составляется в момент совершения хозяйственной операции, связанной с отпуском товаров со склада оптового предпри-ятия, служит основанием для:

списание реализованных товаров из-под отчета материально ответственного лица;

обоснование выполнения договорных обязательств перед покупателем и перехода права собственности на товары от оптового предприятия к покупателю

ведение складского учета отпуска товаров, ведение синтетического и аналитического учета реализации товаров; подтверждения суммы валового дохода при осуществлении продажи товаров с последующей оплатой;

обоснование исполнения бюджета продажи товаров по центрам ответственности.

Документальное оформление доставки товаров покупателю

Наиболее распространенным способом доставки товаров покупателям со складов оптового предприятия являются автомобильные перевозки.

Оптовое предприятие как грузоотправитель должен оформить товарно-транспортную накладную. Если оптовое предприятие одновременно является перевозчиком, то есть доставляет товары покупателю собственным или арендованным транспортом, кроме ТТН, состоит путевой лист грузового автомобиля.

При использовании железнодорожного, водного или воздушного транспорта используются документы, описанные в п. 2.1.

Документальное оформление расчетов с покупателем

Форма расчетов за поставленные товары определяется договором между оптовым предприятием и покупателем.

Если это — безналичные расчеты, то покупатель перечисляет средства на текущий счет оптового предприятия по договору, накладной или счетом-фактурой. В последнем случае на оптовом предприятии оформляется требование к покупателю-счет-фактура, где указываются наименование, банковские и почтовые реквизиты оптового предприятия и покупателя, сумма к оплате. Счет-фактура подписывается руководителем, главным бухгалтером и передается покупателю, в том числе электронными средствами связи. На основании счета-фактуры покупатель оформляет платежный документ.

Завершение товарообменной операции по договору мены должно подтверждаться двусторонним актом зачета взаимной задолженности.

Документальное оформление начисления налоговых

обязательств по налогу на добавленную стоимость

в свя связи с продажей товаров

Основанием для ведения учета налоговых обязательств по НДС с налоговая накладная.

Порядок заполнения налоговой накладной утвержден приказом ГНАУ от 30.05.1997 г. № 165.

Право составления этого документа имеют субъекты предпринимательской деятельности, зарегистрированные плательщиками НДС. Подтверждением регистрации является выданное государственным налоговой инспекцией свидетельство, в котором указывается индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. При необходимости плательщик НДС может делегировать право оформления налоговых накладных филиалами (обособленным подразделениям), входящих в его состав. Для этого каждому филиалу следует присвоить отдельный код и сообщить его налоговому органу по месту регистрации плательщика НДС.

Во время выполнения договоров о совместной деятельности налоговые накладные выписываются лицом, которое ведет учет результатов такой деятельности и ответственное за удержание и внесение налога в бюджет.

Оригинал налоговой накладной выдается покупателю, копия остается у оптового предприятия. Если товары реализуются неплательщику НДС, то оба экземпляра хранятся у продавца.

Налоговая накладная выписывается СПД — продавцом в момент возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость в двух экземплярах. Дата возникновения налоговых обязательств зависит от условий поставки товаров (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Дата возникновения налоговых обязательств по налогу на добавленную стоимость

Условие поставки товаров Дата возникновения налоговых обязательств по НДС
Договор купли-продажи Дата любой из событий, наступившее раньше: дата получение средств от покупателя в счет оплаты товаров подлежащих поставке, либо дата отгрузки товаров
Товарообменная операция по договору мены Дата отгрузки товаров
Договор комиссии, по которому оптовое предприятие — комитент Дата получения от комиссионера средств или других видов компенсации стоимости реализованных товаров
Договор поручения, по которому оптовое предприятие — поверенный Дата передачи товаров от поверенного к доверителю

Если поставка товаров имеет непрерывный или ритмичный характер, покупателю может быть выписана сводная налоговая накладная исходя из определенной в договоре периодичности оплаты, но не реже одного раза в месяц и не позднее последнего дня месяца. При этом к сводной налоговой накладной обязательно прилагается реестр накладных (ТТН) по которым осуществлена поставка товаров.

Сумма налога на добавленную стоимость, указанной в налоговой накладной, должна соответствовать сумме налоговых обязательств по поставке товаров оптового предприятия в реестре полученных и выданных налоговых накладных.

Налоговая накладная содержит данные, указанные в табл. 2.2.

Таблица 2.2 Содержание налоговой накладной

Реквизиты Порядок заполнения
Дата выписки налоговой накладной Соответствует дате возникновения налоговых обязательств
Порядковый номер налоговой накладной Отвечает порядковому номеру в реестре полученных и выданных налоговых накладных. При составлении налоговой накладной филиалом порядковый номер устанавливается с учетом присвоенного кода и определяется числовым значением через дробь: в числителе проставляется порядковый номер, а в знаменателе — код
Название продавца — налогоплательщика, его индивидуальный налоговый номер, место нахождения Отмечается по свидетельству о регистрации оптового предприятия как плательщика НДС
Полное название покупателя, его индивидуальный налоговый номер, место нахождения Отмечается по свидетельству о регистрации покупателя как плательщика НДС. При поставке товаров неплательщику НДС в строку "Индивидуальный налоговый номер покупателя» и «Номер свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость "делается пометка X
Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС (Продавца и покупателя) Условие поставки Отмечается по свидетельству о регистрации соответственно оптового предприятия и предприятия-покупателя плательщиками НДС Указывается форма гражданско-правового договора (купли-продажи, поставки, мены, поручения, комиссии)
Форма проведения расчетов Может быть: оплата с текущего счета, бартер или наличными
Дата возникновения налоговых обязательств Приведены в табл. 2.1
Номенклатура поставки товаров (работ, услуг), единица измерения товаров и их количество При условии предварительной оплаты указывается согласно договором (спецификации к договору) или счетом-фактурой. Если датой возникновения налоговых обязательств является дата отгрузки товаров, то эти данные указываются по накладной. Налоговая накладная выписывается на каждую полную или частичную поставку товаров.

Документы на продаваемый товар

В случае, если доля товара не содержит обособленной стоимости, перечень (номенклатура) частично поставленных товаров указывается в приложении 1 к налоговой накладной

Цена поставки единицы товара без учета НДС Как правило, указывается фактическая цена поставки товаров без НДС согласно договору. Если база налогообложения определяется исходя из фактической цены операции, но не ниже обычных цен, необходимо оформить две налоговые накладные. В одной указывается договорная цена поставки, во второй — отклонение от обычной цены. Покупателю выдается оригинал первой налоговой накладной База налогообложения: по ставке 20%, — за нулевой ставке, — освобожденных от налогообложения При одновременной продаже одному покупателю как налогооблагаемых товаров, так и таких, которые освобождены от налогообложения, оптовое предприятие составляет отдельные налоговые накладные. В случае продажи товаров, освобожденных от налогообложения, в разделе VI в графе 10 налоговой накладной делается пометка "Без НДС" с обязательным ссылкой на соответствующий пункт Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость " Общая сумма средств, подлежащая уплате Включаются следующие элементы: — объем поставки без учета НДС

— транспортные расходы продавца по договору, которые не входят в стоимость товаров

— стоимость тары, определенной в контракте как обратная (Залоговая), не включается в базу налогообложения

— надбавки (+), скидки (-), предоставленные покупателю, — налог на добавленную стоимость Подпись и фамилия лица, составившего налоговую накладную Оба экземпляра налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным осуществлять продажу товаров и скрепляются печатью, образец которой находится в банке, обслуживающем оптовое предприятие. Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, допускается изготовление специальной печати «Для налоговых накладных

Если после поставки товаров осуществляется любое изменение суммы компенсации за поставленные товары, начисленные налоговые обязательства по НДС подлежат корректировке. Для документального оформления

изменения базы налогообложения и, соответственно, налоговых обязательств и

НДС, применяется расчет корректировки количественных и стоимостных

показателей к налоговой накладной.

В частности, оптовое предприятие — продавец товаров — обязано

оформить указанный документ в двух экземплярах в случаях: увеличение (уменьшение) цены на товар; возврат товаров предприятиями — покупателями; возвращение покупателям полученного аванса (предоплаты), изменения номенклатуры товаров;

признание задолженности покупателя безнадежным в порядке, предусмотренном законодательством.

Оригинал расчета корректировки предоставляется покупателю товаров,

копия остается на оптовом предприятии.

Таким образом, на основании расчета корректировки количественных и

стоимостных показателей к налоговой накладной в реестре полученных и

выданных налоговых накладных корректируются налоговые обязательства по

налога на добавленную стоимость.

Уменьшение суммы налоговых обязательств при изменении компенсации

стоимости товаров, поставленных субъектам предпринимательской деятельности,

которые не являются плательщиками НДС, разрешается:

при возврате ранее поставленных товаров в собственность поставщика с предоставлением получателю полной денежной компенсации их стоимости при пересмотре цен, связанных с гарантийными заменами товаров.

Как автоматизировать свой магазин

Если Вы не хотите ломать голову над задачей "Как автоматизировать свой магазин ?", то смело звоните нам по телефонам:+7-910-989-1880 или +7-905-156-5684
Мы в абсолютно простой и доходчивой форме расскажем Вам, как это сделать !

Но, если хотите сначала разобраться сами, то скачайте или прочитайте, что написано ниже.

Нажмите, скачайте, читайте !!!

КАК ДОЛЖЕН  РАБОТАТЬ  МАГАЗИН !!!

Здесь мы рассмотрим как должен работать магазин и какие действия должны быть выполнены перед началом работы в ЛЮБОЙ системе учета.

Но можно всего этого и не делать, если Вас не интересует результат !!!

 Цикл товара «От прихода до отчета».

 Давайте попробуем разобраться что происходит с товаром в Вашем, да и большинстве магазинов.

Товар привозится в магазин и принимается по накладной кладовщиком либо товароведом. Далее в учетной системе магазина создается документ прихода ТМЦ (Товарно Материальных Ценностей). Товар может либо вывозиться в зал и продаваться через розничные кассы, либо продаваться со склада за наличный или безналичный расчет.

Продажи товара в учетную систему заносятся вручную или формируются автоматически, как "документ прода­жи товара" при продаже его через кассовый узел.

Также может иметь место списание товара или возврат поставщику, либо  возврат товара от покупате­ля. Если этот путь товара отобразить в графическом виде, то получится следующая схема:

На данной схеме пунктирными линиями отображены движения товара, которые МОГУТ быть. Те или иные действия, называемые этапами процесса, могут отсутствовать у Вас, либо, наоборот, в схеме могут отсутствовать этапы характерные для Вашего магазина.

Это ПРОСТЕЙШАЯ схема движения товаров и она описывает движение товара в большинстве небольших магазинов.

Что такое документооборот.

«Чтобы понять КАК делать, надо понять ЧТО вы хотите,  а чтобы понять ЧТО вы хотите – поймите ЗАЧЕМ.»

Теперь рассмотрим что есть документооборот. Дадим определение: документооборот – это тот порядок и тот набор данных вводимых в систему на каждом этапе рабочих процессов Вашего предприятия, которые обес­печивают его нормальную работу и получение всей необходимой отчетности. Документооборот строится на осно­ве сформулированных  рабочих  процессов Вашего предприятия. То есть он определяет на каких этапах какие должны вводиться документы, какие строить отчеты и как реагировать на их результаты.

Зачастую Фактические процессы, происходящие в магазинах, нельзя вообще назвать рабочими. Нет ни­ какой четкой схемы работы персонала и, если учесть привычку многих из них работать по-старинке, на бумаге, дескать «бумага все стерпит», то начинаются исправления задним числом,  правка документов, которые править не­льзя и правка которых может вызвать некорректности в учете как складском, так и бухгалтерском, вольности с ревизиями и прочие нарушения. Кроме того, зачастую нет никаких правил работы как для кладовщиков, так и для операторов учетной системы, если такая имеется. Многие  действия выполняются не вовремя и, как следствие, забываются вовсе. Очень частое явление – это когда работник магазина не знает что ему сделать для получения некое­го результата только  ПОТОМУ, ЧТО ОН НЕ ДО КОНЦА ПОНИМАЕТ КАКОГО РЕЗУЛЬТАТА ОН ХОЧЕТ ДОСТИЧЬ.  И хуже всего когдаэтого не знает руководствомагазинаи меняет требования «по ходу дела».

Прежде чем начать работу в выбранной Вами системе учета надо сделать простой выбор : либо принять «на вооружение» одну из предлагаемых ею схем документооборота и перестроить свои рабочие процессы, либо разработать свою схему и настроить выбранную Вами систему учета, если та может её реализовать.

Если Вы решили разработать свою схему документооборота, то или своими силами, или с помощью сто­ронних специалистов выполняются следующие действия:

а) Составляется на бумаге точная схема всех возможных путей товара в Вашем магазине;

б) Составляется список ВСЕХ отчетов которые Вы хотите получить от системы учета;

в) На основании составленной схемы формируется список и порядок действий в выбранной Вами системе учета  на каждом этапе рабочего процесса — документооборот.

Пример документооборота для магазинов.

Вот пример схемы рабочих процессов  большинства магазинов.

Тонкими стрелками отображены движения товара, а жирными  движения денежных средств.

Представим схему в виде таблицы, причем постараемся внести в эту таблицу максимальное количество операций. Схема составлена для реализации магазина БЕЗ разделения учета на склад и торговый зал.

Следует учесть, что этап может включать в себя несколько как последовательных, так и параллельных действий — операций. Например продажа товара конечному потребителю – это ЭТАП, но товар может быть как от­ гружен с оптового склада , так и быть продан в розницу .

Должность сотрудника, выполняющего этап или его часть указана как пример. В Вашем магазине эти же действия могут быть закреплены за другим сотрудником. На основе колонки «Выполняемые действия» для каждого участника процесса составляется подробное описание действий при каждой операции вплоть до указания нажимаемых кнопок и на что надо обращать внимание.

Формирование должностных инструкций на основе поставленного доку­ментооборота. Необходимость разграничения прав доступа.

 После того как схема документооборта составлена надо довести порядок действий до сотрудников магази­на.

Документы для покупателя в интернет-магазине: ни дня без бумагомарания

Как это сделать?

Ведь многим из них вовсе не нужно знать всю схему. Каждый отдельно взятый сотрудник от­вечает лишь за некоторые этапы рабочего процесса.

Для этого служат должностные инструкции. Должностная инструкция – это внутренний документ, содержащий перечень действий для каждого этапа рабочего процесса, применяемый сотрудником, отвечающим за него. Иными словами говоря в нем указано, что и как человеку делать в той или иной ситуации. Работнику проще и быстрее реагировать на события, когда у него есть напечатанная бумажка, в которой указано какую последовательность действий надо выполнить для получения желаемого результата. При правильном составлении должностной инструкции и соблюдении её Вашими сотрудниками, Вы всегда сможете получить от системы учета набор полных и  достоверных данных и отчетов.

Также крайне необходимо ввести разграничения доступа к функциям системы учета для предотвращения внесения как случайных, так и намеренных ошибок в этапах рабочего процесса теми сотрудниками, которые в этих этапах не участвуют, либо участвуют частично. Каждая система учета предоставляет свой набор прав и механиз­мы их настройки.

Торговля лекарственными препаратами. Учет серий.

 При торговле лекарственными препаратами возникает новая необходимость: четкий учет серий и сроков годности. Для ведения такого учета используется партионный учет. В этом случае ведется не только учет товара вообще, а учитывается каждая его серия. То есть и движение, и срок годности, и отпускные цены, и остаток.

При таком ведении учета к описанной ранее схеме добавляется необходимость присвоения каждой серии товара индивидуального штрих-кода, распечатка штрих-кодовых этикеток и оклейка ими каждой, или почти каждой единицы товара. Это необходимо для того, чтобы ТОЧНО знать какая серия была продана или возвращена. Еще при торговле лекарственными препаратами возникает необходимость контроля наценок на препараты в соответ­ствии с гос. реестром цен.

Также возникает необходимость в дополнительном оборудовании – принтере штрих-этикеток.

 Ведение раздельного учета товара на складе и в торговом зале.

  Если в системе учета ведется разделение на товары, хранящиеся на складе и товары, находящихся в тор­говом зале, то к основной схеме, описанной ранее, добавляется еще несколько этапов:

1- Ввод документа перемещения товаров  со склада в торговый зал и выдача кладовщиком товаров по этому документу.

2- Создание документа возврата товара из торгового зала на склад перед возвратом товара поставщику.

 Ведение учета с таким разделением связано с трудностью, возникающей из-за так называемого «человеческого фактора», который на деле является  не более чем халатностью со стороны работников магазина, выражающейся в невыполнении должностных инструкций, например, выдаче кладовщиком товаров со склада в торговый зал без документа. Сам документ перемещения товаров операторы заводят потом, если, конечно, не забывают, а если забывают, то неизбежно появляются расхождения между остатками товаров, хранящимися в системе учета магазина, и фактическим наличием  товаров в торговом зале и на складе. Ввиду перечисленных особенностей  лучше всего использовать схему с одним складом-магазином.

Здесь очень кратко описаны основные принципы работы обычного розничного магазина. В реальной жизни возникает очень много задач, которые необходимо решить при помощи Вашей системы учёта. По этому мы всегда рады помочь Вам выбрать правильное решение по автоматизации  торговли от ларька до супермаркета. Помните, что отказ от автоматизации  на ранней  стадии может привести к тому, что Вы вообще не дойдёте до следующей стадии  развития Вашего бизнеса !

   ЦТО ККМ "Ивановоторгтехника" г.Иваново ул.Ташкентская д.84

   Тел: (4932) 23-37-70  Факс: (4932) 42-94-23

Сот. тел. 8-910-989-1880  Сергей Шудров   Email:shudrovs@mail.ru

                 8-905-156-5684  Алексей Панов   Email:agp11266@mail.ru                                                                    

Нажмите, скачайте и прочитайте !!!

                   

Вернуться

Документальное оформление реализации и отпуска товаров

Оформление и учет реализации товаров в торговой организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Безналичные расчеты регулируются "Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03 октября 2002г. №2-П. При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассу организации (до предельной суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечислением денежных средств на расчетный счет.

Стороны, заключившие договор поставки, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов.

В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно — кассовых машин в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.

Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары основании «Сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» по форме № КМ-7, где по каждому отделу (секции) указывается сумма выручки, подтверждаемая подписью заведующего отделом (секцией). Этот документ составляют на основании «Справок-отчетов кассиров-операционистов» по форме № КМ-6, который в свою очередь формируется с использованием «Журнала кассиров-операционистов» по форме № КМ-4 и Журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5.

Если киоски, ларьки и т.д. принадлежат розничной торговой организации, то материально ответственным лицам, работающим в них, выдается в одном экземпляре товарный журнал сотрудника мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-23. Отпуск товаров оформляется расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14. Данные об отпуске товаров и получении выручки отражаются в товарном журнале на основании приходно-расходных документов с выводом каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся ответственными лицами, отпускающими товар или принимающими выручку.

Внутреннее помещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально — ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чем обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме № ТОРГ-13. Подпись материально ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.

Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчете.

Материально ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести "Товарный отчет" по форме № ТОРГ-29, "Отчет по таре" по форме № ТОРГ-30 и «Сопроводительный реестр сдачи документов» по форме № ТОРГ-31.

Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней, установленные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка.

Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Все приходные и расходные документы по учету товаров, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах исправляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписывается правильный текст или цифровые данные.

Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью "исправлено" и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Если в торговой организации дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один — с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй — от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета.

Например, установленный период отчетности — с 1 по 10 число месяца. Инвентаризация проведена 7 числа. Следует составить два товарных отчета — с 1 по 7 число и с 8 по 10 число.

В товарном отчете, составленном после инвентаризации, остатки товаров записываются из «Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-3).

Товарные отчеты в оптовых организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

Учет товаров в организациях торговли организуется:

  • в бухгалтерии — по материально — ответственным лицам (бригадам) в стоимостном выражении;
  • на складах — по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках.

Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Какие нужны документы при импорте товара для продажи?

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

  • подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствия даты документов периоду, за который представляется отчет;
  • соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
  • соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
  • даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
  • законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);
  • наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
  • полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
  • правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
  • соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно — расходными документами;
  • соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
  • соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно — кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.

Бухгалтер обязан контролировать своевременность сдачи торговой выручки материально ответственным лицом в главную кассу, проверяя соблюдение лимита денег в кассе.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов — три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.

Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно — следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т.д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Продавцы мелкорозничной сети отчеты не составляют. Они обязаны ежедневно сдавать в кассу организации торговую выручку, а непроданные товары возвращать в магазин. Продавцам мелкорозничной сети отпуск товаров оформляют расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14 которую выписывают в двух экземплярах. По окончании рабочего дня возвращенный товар и сумму выручки, подтвержденную квитанцией, записывают в расходно-приходную накладную. Новую партию товара продавцу выдают после того, как он рассчитался за ранее полученные товары.

Материально ответственные лица, отпустившие товары в мелкорозничную сеть, включают расходно-приходные накладные в товарные отчеты и сдают в бухгалтерию торговой организации, где проверяется соблюдение правил отпуска товаров продавцам, законченность расчетов по каждой накладной.