Документы по кассовым операциям

Бланки форм кассовых документов

Приходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-1

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Бланк формы КО-1. Инструкция по заполнению

Расходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-2

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

Оформление кассовых документов

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Бланк формы КО-2. Инструкция по заполнению

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Бланк формы № КО-3

Унифицированная форма № КО-3 применяется в бухгалтерии организации для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов до передачи в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Бланк формы КО-3. Инструкция по заполнению

Унифицированная форма № КО-4

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Бланк формы КО-4. Инструкция по заполнению

Расчет лимита остатка кассы

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация или индивидуальный предприниматель должны представить в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет на бланке формы № 0408020 в двух экземплярах. Один экземпляр остается учреждении банка, второй возвращается в организацию со сведениями об установленном лимите денежных средств в кассе организации и разрешением на расходование наличных денежных средств, поступающих в кассу.

Бланк формы 0408020. Инструкция по заполнению

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Документирование кассовых операций.

Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

1 – оформляются первичные документы по приходу и расходу;

2 – первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

3 – производятся записи в кассовую книгу;

4 – ежедневно в конце дня подводятся итоги по кассовой книге;

5 – отчет кассира с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию.

Кассовые операции оформляются учетными документами типовой формы. В их числе:

– приходный кассовый ордер – форма № КО-1;

– расходный кассовый ордер – форма № КО-2;

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – форма № КО-3;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – форма № КО-5.

По приходному кассовому ордеру производится прием наличных денег в кассу. Ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом лицу, сдающему деньги, выдается квитанция, заверенная подписью кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного кассового ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

По расходному кассовому ордеру деньги выдаются из кассы. Также выплата денег может производиться по расчетно-платежной ведомости, по платежной ведомости, заявлению на выдачу денег и др. документам. Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. При получении наличных денег получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность, или доверенность, оформленную в установленном порядке.

В КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ НИКАКИХ

ПОМАРОК, ПОДЧИСТОК И ИСПРАВЛЕНИЙ

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Все первичные документы по приходу и расходу до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в специальном журнале регистрации, где каждому документу присваивается порядковый номер.

Кассовая книга ведется в кассе в течение определенного периода (месяца, квартала, года). В ней регистрируются все поступления и выдачи наличных денег. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером. Кассовая книга может вестись как на бумажном носителей, так и в электронном виде. В последнем случае по окончании отчетного периода она распечатывается и оформляется соответствующим образом.

Записи в кассовую книгу ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира.

Кассовые документы

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после совершения операции. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток по кассе и передает в бухгалтерию отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (в 1-м экземпляре). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Документирование кассовых операций

Тема: Учет кассовых операций

Организация работы кассы

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:

1. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"

2. Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов"

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

— приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

— иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов. Наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита;

— производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем (между индивидуальными предпринимателями) в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.;

— производить прием наличных денег от населения с применением контрольно-кассовых машин и соблюдением требований Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

Бланки форм кассовых документов

После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ и постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия.

Сверх установленного лимита деньги предприятия обязаны сдавать в банк.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

Документирование кассовых операций

Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер» – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер» – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

№ КО-4 «Кассовая книга» – применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

№ КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций,поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

  • проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
  • оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
  • получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
  • регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
  • передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

  • проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
  • проверяет правильность оформления документов;
  • проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.