Документы по заработной плате

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России.

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

  1. Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда";
  2. Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
  3. Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
  4. Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
  5. Т-53 Форма "Платежной ведомости";
  6. Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
  7. Т-54 Форма "Лицевого счета";
  8. Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
  9. Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
  10. Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний.

Документы по учету и начислению заработной платы

В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8742 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Документы по учету труда и заработной платы

Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее — ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.

Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.

Наименование
документа
Нормативный акт Цель создания
документа
Срок хранения
документа
1. Правила
внутреннего
трудового распорядка
(ЛНА)
Статья 189 ТК РФ Регламентируют
порядок приема и
увольнения
работников,
основные права,
обязанности и
ответственность
сторон трудового
договора, режим
работы, время
отдыха,
применяемые к
работникам меры
поощрения и
взыскания, а также
иные вопросы
регулирования
трудовых отношений
у данного
работодателя
Постоянно
2. Положение о
защите персональных
данных работников
(ЛНА)
Статья 86 ТК РФ Регламентирует
порядок обработки
персональных
данных работника
(получение,
хранение,
комбинирование,
передача или любое
другое
использование
персональных
данных работника)
Постоянно
3. Положение об
оплате труда,
премировании и
материальном
стимулировании (ЛНА)
Статья 135 ТК РФ Установка системы
оплаты труда,
включая размеры
тарифных ставок,
окладов
(должностных
окладов), доплат и
надбавок
компенсационного
характера, в том
числе за работу в
условиях,
отклоняющихся от
нормальных,
системы доплат и
надбавок
стимулирующего
характера и
системы
премирования
Постоянно
4. Инструкция
(Положение) по
охране труда (ЛНА)
Статья 212 и другие
статьи разд. Х
ТК РФ
Устанавливает
требования охраны
труда в
организации на
основе
государственных
нормативных
требований, в том
числе стандартов
безопасности труда
Постоянно
5. Журнал учета
инструктажа по
технике безопасности
Статьи 214, 225 и
другие статьи
разд. Х ТК РФ
Подтверждает
выполнение
требования об
ознакомлении
работодателем
работников с
требованиями
охраны труда
10 лет
6. Приказы по кадрам
(прием на работу,
перевод на другую
работу, увольнение,
предоставление
отпусков,
направление в
командировку и т.д.
— унифицированные
формы)
Статьи 68, 72.1,
84.1, гл. 19 ТК РФ,
п. 7 Положения
об особенностях
направления
работников в
служебные
командировки
(Постановление
Правительства
Российской
Федерации от
13.10.2008 N 749)
и т.д.
Применяются для
учета работников и
рабочего времени
Постоянно
7. Трудовые договоры Раздел III ТК РФ Регламентируют
трудовые
отношения,
возникшие между
работодателем и
работником
75 лет
8. Должностные
инструкции (могут
являться приложением
к трудовому договору
или самостоятельным
документом)
Письмо Роструда от
31.10.2007 N 4412-6
Определяют
трудовую функцию
работника, его
должностные
обязанности,
предел
ответственности,
квалификационные
требования,
предъявляемые к
занимаемой
должности
Постоянно
9. Приходно-
расходная книга по
учету бланков
трудовой книжки и
вкладыша в нее
Постановление
Минтруда России от
10.10.2003 N 69
(Инструкция по
заполнению трудовых
книжек)
В книгу вносятся
сведения о
получении и
расходовании
бланков трудовых
книжек с указанием
серии и номера
каждого бланка.
Ведется в
бухгалтерии
5 лет
10. Книга учета
движения трудовых
книжек и вкладышей в
них
Постановление
Минтруда России от
10.10.2003 N 69
(Инструкция по
заполнению трудовых
книжек)
В книге
регистрируются все
трудовые книжки,
принятые от
работников при
поступлении на
работу, а также
трудовые книжки и
вкладыши в них с
указанием серии и
номера, выданные
работникам вновь.
Ведется кадровой
службой или
уполномоченным
лицом
75 лет
11. Трудовые книжки Статья 66 ТК РФ,
Постановление
Минтруда России от
10.10.2003 N 69
(Инструкция по
заполнению трудовых
книжек),
Постановление
Правительства
Российской
Федерации от
16.04.2003 N 225
Основной документ
о трудовой
деятельности и
трудовом стаже
работника
До
востребования
работником
12. Штатное
расписание (форма
N Т-3)
Статья 57 ТК РФ Приведение в
соответствие с
уставом
организации ее
структуры,
штатного состава и
численности
работников
Постоянно
13. Табель учета
рабочего времени
(формы N Т-12,
N Т-13)
Часть 3 ст. 91
ТК РФ
Применяются для
учета времени,
фактически
отработанного и
(или)
неотработанного
каждым работником
организации, для
контроля за
соблюдением
работниками
установленного
режима рабочего
времени, для
получения данных
об отработанном
времени, расчета
оплаты труда, а
также для
составления
статистической
отчетности по
труду
5 лет, при
тяжелых,
вредных и
опасных
условиях
труда —
75 лет
14. График отпусков
(форма N Т-7)
Статья 123 ТК РФ Для планирования
времени
предоставления
ежегодных
оплачиваемых
отпусков
работникам на
следующий
календарный год и
для отражения
сведений о времени
распределения
фактического
предоставления по
месяцам отпусков
1 год
15. Личная карточка
работника (форма
N Т-2)
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
Основной документ
унифицированного
первичного учета
персональных
данных работника
75 лет
16. Расчетно-
платежная (форма
N Т-49) или
расчетная ведомость
(форма N Т-51) и
платежная ведомость
(форма N Т-53)
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
Применяются для
расчета и выплаты
заработной платы
работникам
организации
5 лет. При
отсутствии
лицевого
счета (форма
N Т-54) —
75 лет
17. Лицевой счет
(форма N Т-54)
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
Применяется для
ежемесячного
отражения сведений
о заработной
плате, выплаченной
работнику в
течение
календарного года
75 лет
18.

Документация по учету труда и его оплате

Записка-расчет о
предоставлении
отпуска работнику
(форма N Т-60)

Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
Применяется для
расчета
причитающейся
работнику
заработной платы и
других выплат при
предоставлении ему
ежегодного
оплачиваемого или
иного отпуска
5 лет
19. Записка-расчет
при прекращении
(расторжении)
трудового договора с
работником
(увольнении) (форма
N Т-61)
Постановление
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
Применяется для
учета и расчета
причитающейся
заработной платы и
других выплат
работнику при
прекращении
действия трудового
договора
5 лет
20. Командировочное
удостоверение (форма
N Т-10)
Пункты 6, 7
Положения об
особенностях
направления
работников в
служебные
командировки
(Постановление
Правительства
Российской
Федерации от
13.10.2008 N 749)
Подтверждает срок
пребывания
работника в
командировке
5 лет после
возвращения
из
командировки
21. Служебное
задание для
направления в
командировку и отчет
о его выполнении
(форма N Т-10а)
Пункты 6, 7
Положения об
особенностях
направления
работников в
служебные
командировки
(Постановление
Правительства
Российской
Федерации от
13.10.2008 N 749)
Определяется цель
командировки
работника
5 лет. Для
долгосрочных
зарубежных
командировок
— 10 лет
22. Журнал учета
работников,
выбывающих в
служебные
командировки из
командирующей
организации
Приказ
Минздравсоцразвития
России от
11.09.2009 N 739н
Учет работников,
выбывающих в
служебные
командировки из
командирующей
организации
5 лет
23. Журнал учета
работников,
прибывших в
организацию, в
которую они
командированы
Приказ
Минздравсоцразвития
России от
11.09.2009 N 739н
Учет работников,
прибывших в
организацию, в
которую они
командированы
5 лет
24. Расчетный листок Статья 136 ТК РФ Информирует
каждого работника
в письменной форме
о составных частях
заработной платы,
причитающейся ему
за соответствующий
период, размерах и
основаниях
произведенных
удержаний, а также
об общей денежной
сумме, подлежащей
выплате
Выдается
работнику при
выплате
заработной
платы

Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.

Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации — положение об аттестации работников.

Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:

списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;

списки работников, уходящих на льготную пенсию;

инструкции по охране труда по профессиям;

журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.

При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.

Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.

При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).

Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.

Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".

Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:

"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

  1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".

И.Каганова

Аудитор

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России.

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

  1. Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда";
  2. Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
  3. Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
  4. Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
  5. Т-53 Форма "Платежной ведомости";
  6. Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
  7. Т-54 Форма "Лицевого счета";
  8. Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
  9. Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
  10. Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам. 

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8741 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!