Должностные инструкции срок хранения

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.06.2020 по делу N 88-10163/2020
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указал, что спорные периоды необоснованно включены в выслугу лет в календарном исчислении, тогда как указанные периоды подлежат включению в выслугу лет в льготном исчислении.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Доводы жалобы ответчика о том, что факт доказывания непосредственного исполнения обязанностей по осуществлению функций по охране и конвоированию подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений лежит на истце, а у ответчика отсутствует возможность предоставления должностных инструкций по замещаемым истцом должностям в связи с их уничтожением по истечении срока хранения, не опровергают правильность выводов судов о характере выполняемых истцом служебных обязанностей исходя из наименования его должности и места прохождения службы, не свидетельствуют о неправильном применении судами положений статьи 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

Наниматель должен определить лицо (круг лиц), которому поручается разработка проектов инструкций, путем:

– или издания приказа (распоряжения) о назначении ответственных лиц;

– или включения в должностные инструкции руководителей (специалистов) обязанности по их разработке.

Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.

Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новой инструкцией. Но и после замены сразу уничтожать ее нельзя.

Для должностных инструкций установлен срок хранения 50 лет (после замены новыми) (п. 30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.

Например, если должностная инструкция утверждена в 2015 г., а новая была утверждена в 2017 г., то срок хранения (50 лет) отсчитывается с 1 января 2018 г.

Ольга Орлова, юрист

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
  • Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Должностные лица и организации, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Еще больше информации о порядке составления и хранения должностных инструкций вы найдете в путеводителе по кадровым вопросам, составленном КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

***

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75/50 лет. Типовые ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Бухгалтеру /
Должностные инструкции

Общие положения

Порядок разработки проекта

Требования к составлению

Внесение изменений и дополнений

Хранение

Образец документа: Должностная инструкция

Общие положения

В целях регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности собственником или уполномоченным им органом (далее – работодатель) разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

В зависимости от специфики деятельности предприятия работодателем также могут разрабатываться рабочие инструкции для технических работников и рабочих.

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, то есть действующего в пределах конкретного предприятия, которые определяют требования к определенной категории работников, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, а также являются одним из оснований для объективной оценки их работы и для применения мер дисциплинарной ответственности.

Разрабатываются должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства, на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников, представляющего собой систематизированный сборник описаний профессий, приведенных в Классификаторе профессий ГК 003:2010, утвержденном приказом Госпотребполитики Украины от 28.07.2010 г. № 327. Выпуски указанного справочника, которые утверждены и применяются в настоящее время, приведены в списке документов к данному материалу.

Порядок разработки проекта

Должностные инструкции разрабатываются, как правило, руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, управлений и др.), или работниками отдела кадров, или специально созданной рабочей группой специалистов в сфере управления, трудового права и соответствующего направления деятельности предприятия.

В целях организации работы по разработке должностных инструкций руководителем предприятия может быть издан соответствующий приказ, которым определяется как перечень должностей работников, в отношении которых должны быть разработаны должностные инструкции, так и перечень исполнителей, а также сроки выполнения такого приказа.

Разработанный проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения (руководителем отдела кадров, членами рабочей группы) и утверждается руководителем предприятия.

После утверждения оригинал должностной инструкции передается в отдел кадров (где он и хранится в дальнейшем) для ознакомления с ней работников под роспись с указанием Ф.И.О., должности и даты ознакомления. При этом ознакомление проводится в порядке, установленном на предприятии: или в листке ознакомления с должностной инструкцией, прилагаемом к ней, или в журнале ознакомления работников с нормативными документами предприятия, или в ином порядке, установленном на предприятии.

Копии должностной инструкции передаются руководителю структурного подразделения и работнику, занимающему определенную должность.

В дальнейшем с должностной инструкцией в вышеуказанном порядке ознакамливаются и все вновь принимаемые работники на данную должность, а также работники, переведенные на данную должность в порядке перевода и в других случаях.

Требования к составлению

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием (см. письмо Минтруда Украины от 03.10.2005 г. № 36-508). Исключение в этом случае могут составлять должности некоторых руководителей, правовое положение которых определено уставом предприятия, или положением соответствующего структурного подразделения (например, положением о филиале), в котором указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность определенного должностного лица за выполнение возложенных на них функций (обязанностей).

При разработке должностных инструкций следует учитывать, что квалификационные характеристики каждой должности состоят из следующих разделов:

  • общие положения ;
  • должностные обязанности (задачи и обязанности);
  • права;
  • ответственность;
  • должен знать;
  • квалификационные требования;
  • взаимоотношения по должности (профессии).

В заголовке должностной инструкции указывается название должности (профессии), которое должно соответствовать профессиональному названию работы, предусмотренной Классификатором профессий ГК 003:2010. Однако является недопустимым указывать в заголовке должностной инструкции фамилию, имя и отчество работника (работников), занимающих данную должность (см. Образец документа: должностная инструкция).

Должностные инструкции имеют статус локального нормативного документа, определяющего требования к конкретным должностным лицам, обеспечивающего рациональное распределение обязанностей между работниками. Кроме того, должностные инструкции являются основанием для объективного оценивания работы работников, а также являются нормативной основой для применения к работникам мер воздействия, привлечения к дисциплинарной ответственности.

Требования должностных инструкций учитываются при приеме работников на работу, а также при проведении аттестации.

Внесение изменений и дополнений

Должностная инструкция является постоянно действующим документом. Однако в нее могут вноситься дополнения или изменения в случае перераспределения обязанностей между работниками, сокращения штата, изменения штатного расписания , изменения наименования, как предприятия, так и структурного подразделения, а также наименования должности. При этом в случае внесения дополнений или изменений должностная инструкция подлежит как утверждению в вышеуказанном порядке руководителем предприятия, так и ознакомлению с ней работников. Если дополнения или изменения должностной инструкции влекут за собой перераспределение обязанностей, сокращение или изменение штата работников, то работники должны быть ознакомлены с ними не позднее, чем за два месяца до внесения таких изменений (дополнений).

Хранение

Сроки хранения должностных инструкций определены приказом Главархива от 20.07.98 г. № 41, которым утвержден Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения. Так для должностных инструкций установлен срок хранения 3 года после их замены новыми.

Образец документа: Должностная инструкция

Образец документа: должностная инструкция