Должностные обязанности

В большинстве компаний существуют проверенные временем и практикой механизмы мотивации персонала. Упрощенно, большая часть схем мотиваций построены по следующей логике: получая определенный материальный или нематериальный стимул, сотрудник выполняет поставленные цели и достигает нужных результатов, после чего снова получает вознаграждение. Вместе с тем, работая с линейными руководителями в ходе обучающих программ по менеджменту, нам нередко приходится слышать вопросы о дополнительных возможностях менеджера в контексте мотивацииподчиненных.

Действительно, как менеджеру мотивировать сотрудников, если существующие в организации механизмы не всегда дают необходимый результат? Что, если в отделе есть потенциальная «звезда» и менеджер может и хочет позволить себе индивидуальную работу с таким сотрудником, чтобы развивать его потенциал и повышать эффективность? Как решить проблему мотивации персонала в небольшой компании, в которой нет возможности выстраивать большую и сложную систему мотивации? Мы предлагаем посмотреть на вопрос мотивации с возможно, несколько необычной точки зрения: взаимозависимости способов и инструментов мотивации с существующим у сотрудника отношением к работе.

Пять моделей отношения сотрудника к работе

Если смотреть на понятие «работа» с более высокой перспективы, очевидно, что в жизни каждого человека она может выполнять различные роли. Для кого-то работа является инструментом реализации своих амбиций, для кого-то возможностью общаться и вступать во взаимодействие с другими людьми, для кого-то все намного прозаичней: работа — это просто способ обменивать свое время на деньги. Мы полагаем, что с разным отношением к работе у сотрудников будут разные реакции на одни и те же мотивационные воздействия. Давайте представим себе начинающего руководителя, увлеченного своей работой, активного посещающего обучающие тренинги, самостоятельно покупающего профессиональную литературу для повышения своей квалификации, заинтересованного в больших целях и масштабных проектах. Вряд ли его энтузиазм будет поддерживаться на нужном уровне, если компания в отношении его ограничится лишь стандартным набором мотивационных программ в виде компенсационного пакета, страховки и т.д. Такому сотруднику понадобится нечто большее. Например, возможность регулярно принимать участие в работе с более опытными руководителями, самостоятельно вести мощные и дерзкие проекты, что-то еще, поощряющее высокую вовлеченность менеджера в свою работу и повышающее его «планку» результатов.

Диалог с руководителями функций и подразделений компаний наших партнеров и обсуждение их текущих ситуаций позволили нам выделить пять моделей отношения к работе у большинства современных сотрудников. Данные пять моделей достаточно универсальны и встречаются практически в любой организации на разных уровнях менеджмента. В основе модели лежит обобщенный ответ на вопрос: чем является работа для такого человека?

Работа как…

Рассмотрим более подробно каждую модель и те особенности, которые отличают сотрудников, для которых данная модель свойственна:

  1. Работа как способ выживания. Для сотрудника работа является своего рода жизненной необходимостью. Можно предположить, что если бы у него была такая возможность, он бы не работал — на этой конкретной должности, в этой компании или вообще не занимался бы трудовой деятельностью. В офисе такой сотрудник не работает, а словно отбывает повинность. В своей повседневной работе такой сотрудник будет делать только то, что говорит руководитель. Скорее всего, он не очень любит свою работу или, если такой сотрудник работает достаточно долго, он хорошо научился притворяться и говорить «правильные» тексты о важности ориентации на результат и работе на благо компании. Такой сотрудник может быть хорошим исполнителем. Но он не захочет брать на себя повышенные обязательства, включаться в новый проект без понимания, как это отразится на его общей загруженности, регулярно проявлять инициативу.

    Нередко у такого сотрудника есть постоянная «мечта в кармане» — о предстоящих выходных, о скором отпуске, о времени, когда можно будет накопить денег и открыть какое-то свое дело, о пенсии

  2. Работа как способ заработка денег. Сотрудник ориентирован на получение максимальной финансовой отдачи от своей профессиональной деятельности. Нередко можно встретить среди таких сотрудников людей, помимо работы увлеченным каким-либо дорогостоящим хобби или увлечением, требующим финансовых вложений. Работа для них — способ поддержания выбранного способа жизни с помощью денег. Чаще всего — они хорошие, уверенные в себе профессионалы, понимающие, сколько стоит их труд на рынке. Скорее всего, принимая предложение, человек с подобным отношением к работе тщательно взвешивал, где и в какой компании он сможет получать больше, работая в более комфортных условиях. Попробуем более пристально посмотреть на такого сотрудника. На первом месте для него всегда будут стоять вопросы компенсации, которые будут включать в себя зарплату, возможность получать бонусы, льготы, пенсионные планы, различные привилегии, в том числе поддерживать социальный престиж. На втором своеобразные качественные характеристики работы — условия работы, особенности руководителя и коллег, культуры компании и т.д. Все это будет влиять на образ жизни, который может позволить себе такой человек с соответствующим балансом между работой и личной жизнью, способностью тратить на себя и своих близких конкретную сумму денег или позволять себе определенный life style
  3. Работа как способ самоидентификации. Человек полностью идентифицируется со своей работой, своей должностью и с тем, что он делает в компании. Работа для него — это часто «дело жизни» или хобби, которое переросло в способ зарабатывания денег. Чаще всего, в компании такой человек работает с удовольствием, вовлечено, переживая за «общее». Он ответственно относится не только к своей сфере полномочий, но и отслеживает, что там происходит у коллег по смежным функциям. Ему очевидно, что проблемы или сложности в одном подразделении могут через некоторое время вызвать сложности в его собственной работе.

    Service Temporarily Unavailable

    Такой человек, как правило, не проводит различий между работой и отдыхом — во время выходных он нередко может позволить себе на час-другой съездить в офис или, открыв ноутбук, проработать какую-то документацию или почту. Большинство друзей таких людей работают в одной области, если не в одной компании. В своем крайнем проявлении данное отношение к работе проявляется в виде трудоголизма, когда сотрудник переусердствует на работе, засиживается допоздна, предпочитает работу отдыху

  4. Работа как способ достижения социального успеха. В понимании такого сотрудника успех в жизни приравнивается к социальному успеху, а социальный успех может дать хорошая карьера. В этой связи, вся его рабочая активность направлена на достижение более высокой карьерной ступеньки в организации. Как правило, такие сотрудники есть в каждой крупной компании — в небольших организациях или в бизнесах «семейного» типа им откровенно тесно. Такие люди могут последовательно повышать свой уровень профессионализма, оттачивать навыки планирования, работы в целях, решения более сложных задач и т.д., рассчитывая свои возможности, добирая недостающие для следующей карьерной ступеньки навыки. Нередко таким людям нравятся «карьерные войны», состязательность, возможность участвовать в различных интригах, особенно, если карьерные механизмы в компании недостаточно ясны и понятны. В своих крайних проявлениях такие люди воспринимают карьерный рост как прямую борьбу, а коллег по работе — как потенциальных соперников. Таким люди никогда не останавливаются. Победив в очередной карьерной битве, сотрудник через некоторое время ставит себе следующую карьерную цель
  5. Работа как средство самореализации. Подобную модель отношения к работе в своей практике мы встречали достаточно редко. Более того, как правило, она была присуща в большинстве случаев менеджерам, а не рядовым специалистам или ассистентам. Человека с таким отношением к работе отличает ощущение, что работа придает сил и энергии, а не отнимает их. Такой человек склонен продолжать действовать и любить свою работу, несмотря на все препятствия, он желает полностью реализоваться и вкладывать силы в работу. У таких людей устойчивость к выгоранию — они умеют балансировать между разумной вовлеченностью в свою профессиональную деятельность и трудоголизмом. Они в буквальном смысле вкладывают в свою работу душу

Непосредственный руководитель может сделать что-то, что скорее положительно отразится на мотивации своего подчиненных и что-то, что с большой вероятностью отразится негативно. Если смотреть на это через призму различного отношения к работе, то какие действия или активности руководителя будут способствовать повышению, а какие — понижению мотивации сотрудников?

Работа как способ выживания

Снизит мотивацию:

  • Отсутствие периодических премий и бонусов
  • Регулярные авралы и много работы
  • Обращения с просьбой о сверхурочной работе
  • Большая переменная часть заработной платы

Повысит мотивацию:

  • Предсказуемость и стабильность должностных обязанностей
  • Четко определенные функциональные обязанности и границы ответственности
  • Различного рода надбавки к заработной плате типа «выполнил в срок проект – получил дополнительный день к отпуску»

Работа как способ заработка денег

Снизит мотивацию:

  • Более низкая заработная плата по сравнению с возможной на рынке
  • Отсутствие возможностей для роста дохода
  • Любое, даже обоснованное обстоятельствами, понижение оплаты или остановка ее роста

Повысит мотивацию:

  • Повышение качества условий работы сотрудника, например, частота, предсказуемость и условия командировок, количество работы по выходным и длительность отпуска
  • Возможность получения значительной переменной части в заработной плате

Работа как способ самоидентификации

Снизит мотивацию:

  • Сомнения в профессионализме сотрудника
  • Неконструктивная обратная связь или жесткая критика от руководителя о его работе
  • Отсутствие обучения в компании
  • Отсутствие проектов для проявления всех своих скрытых качеств

Повысит мотивацию:

  • Опека и обучение от профессионально более опытного специалиста и менеджера
  • Возможность повышения квалификации с помощью тренингов и дополнительного развития на рабочем месте
  • Более сложные и мощные проекты
  • Совместный отдых с коллегами

Работа как способ достижения социального успеха

Снизит мотивацию:

  • Долгое отсутствие изменений (такой сотрудник боится не успеть сделать карьеру)
  • Отношение «как ко всем» от руководителя
  • Перевод на должность или карьерный promotion, не позволяющий двигаться по карьерной лестнице дальше

Повысит мотивацию:

  • Показать ступеньки и возможности как «вертикальной», так и «горизонтальной» карьеры в компании
  • Формальное повышение статуса сотрудника (новая и «звучная» должность при сохранении всех атрибутов прежней должностной позиции)

Работа как средство самореализации

Снизит мотивацию:

  • Формальное отношение к работе со стороны руководителя (например, проявляющееся в фразе «зачем напрягаться, это всего-навсего очередной проект»)
  • Проекты, не позволяющие заниматься тем, что нравится больше всего

Повысит мотивацию:

  • Работа в команде единомышленников, разделяющих увлеченность сотрудника профессиональной деятельностью
  • Перевод сотрудника на более ответственную должность, позволяющую использовать его высокую вовлеченность в целях организации

Мы полагаем, что для линейного руководителя важно понимание, по меньшей мере, двух принципов мотивации сотрудников в контексте их отношения к работе:

  1. Убедиться в существующих возможностях. Руководителю целесообразно сопоставить существующие возможности системы мотивации в компании с условными потребностями своих подчиненных. Вполне возможно, что все потребности реализуются с помощью действий, которые предпринимает организация. Например, если в компании существует налаженная система бонусирования, HR регулярно мониторит рынок на предмет размера адекватной заработной платы и при этом большинство сотрудников в отделе относятся к работе как к средству заработной платы, вряд ли имеет смысл что-то делать дополнительно. Кроме этого, нужно понять, может ли компания дать сотруднику то, что ему может быть интересно?
  2. Просчитать «цену вопроса». Мы не рекомендуем использовать дополнительную мотивацию к сотрудникам, которые не являются стратегическим ресурсом компании. Если менеджер понимает, что работающий в его отделе специалист не горит работой, не очень хорошо трудится, обладает ограниченным набором навыков в своей профессии и вообще является условным «балластом», инвестировать в него свое управленческое время нерационально: ведь проще найти нового специалиста

Наш опыт показывает, что соблюдая данные принципы и опираясь на различия в отношении к работе сотрудников, руководитель может существенно повысить вовлеченность и мотивацию персонала своего подразделения.

Должностные инструкции на предприятии разрабатываются начальником подразделения, а основа таких документов (структура, содержание) закладывается кадровой службой компании. В чем особенности оформления должностной инструкции? Какой срок ее действия? Рассмотрим эти и другие вопросы подробно.

Что стоит знать?

Должностная инструкция — правовой акт, в котором расписаны обязательства, ответственность, требования, правила действий и прочие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности работника предприятия. Такой документ является неизменной частью трудового соглашения. Работник должен неукоснительно выполнять условия инструкции.

Документ оформляется в 3-х экземплярах, которые хранятся:

  • В отделе кадров.
  • У работника, на которого составлена инструкция.
  • У начальника подразделения, в подчинении которого находится сотрудник.

При разработке учитываются нормы квалификационно-тарифного справочника, требования устава компании, а также Положения о подразделении.

Невыполнение должностных обязанностей

При указании характеристик сотрудника берется во внимание тип и уровень сложности выполняемых работ.

Кто пишет должностную инструкцию?

Как отмечалось в начале статьи, вопрос разработки должностной инструкции в компании лежит на руководителе подразделения. Именно начальник должен составлять документ для починенных в течение 3-х суток с момента оформления трудового договора. После разработки инструкция передается на согласование вышестоящему лицу, начальнику отдела кадров, а также юристконсульту. После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику.

Состав документа

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

  • Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
  • Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
  • Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
  • Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
  • Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
  • Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается. На практике срок действия заканчивается тогда, когда руководитель принимает решение о необходимости пересмотра документа.

В свою очередь, частота и сроки пересмотра установлены положением о разработке таких инструкций. Некоторые предприятия прописывают сроки, когда должна выполняться такая работа. Это может быть раз в год или раз в три года. На практике такой подход применяется редко. Чаще всего в приказе о разработке инструкций указываются обстоятельства, когда должен производиться пересмотр. Причиной может быть изменение наименования компании, условий труда, штатного расписания или прочих особенностей работы предприятия.

Должностная инструкция (регламент) — порядок разработки и утверждения

Для чего нужна должностная инструкция

Что должно быть в должностной инструкции

Порядок разработки и утверждения

Внесение изменений в должностную инструкцию

порядок ознакомления с должностной инструкцией

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится понятия должностной инструкции (регламента).

Вместе с тем она является важным документом, регулирующим должностные права и обязанности работника.

Должностная инструкция — это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, установления его должностных обязанностей, прав и ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемые к занимаемой должности.

Должностная инструкция является документом, содержащим весь перечень трудовых обязанностей работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатывают на основе квалификационных характеристик или на основании профессиональных стандартов, которые утверждены Минтрудом России.

На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов.

Цели разработки должностной инструкции и должностного регламента:

  1. создание организационно-правовой основы служебной деятельности должностных лиц;
  2. повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности;
  3. обеспечение объективности при аттестации сотрудника, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания;

Тщательно проработанная должностная инструкция — это возможность для работодателя потребовать от работника надлежащей работы, инструмент в борьбе с нерадивыми работниками, уклоняющимися от своих обязанностей.

Что должно быть в должностной инструкции

Приступая к разработке должностной инструкции, составителю следует исходить из структуры предприятия, особенностей структурного подразделения, в котором числится соответствующая должность, особенностей работы лиц, замещающих должности, по которым разрабатывается инструкция.

Таким образом, к разработке инструкции просто необходимо привлекать руководителя структурного подразделения, которому подчиняется работник, а также начальника отдела кадров.

Должностная инструкция определяет положение работника в правовых отношениях. Запись правовых отношений делается с помощью следующих юридических категорий:

  1. обязанности;
  2. права;
  3. ответственность.

В настоящее время сложился традиционный подход к составлению должностной инструкции, согласно которому должностная инструкция состоит из пяти разделов.

Раздел 1 "Общие положения". Содержится область деятельности работника с указанием:

  • категории должности, определяемой в соответствии с ОКПДТР — руководитель, специалист, технический исполнитель;
  • порядок назначения и освобождения от должности, а также замещения во время его отсутствия;
  • квалификационные требования;
  • подчиненность работника;
  • перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Раздел 2 "Функции работника", в котором перечисляются основные направления деятельности работника.

Раздел 3 "Должностные обязанности работника" — определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

Раздел 4 "Права работника" — закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Раздел 5 "Ответственность работника" — регламентируется персональная ответственность работника.

Более подробно о том, какие положения должны быть включены в данные разделы можно прочитать в статье по ссылке.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Практика показывает, что должностная инструкция на некоторых предприятиях является приложением к трудовому договору. Также встречаются случаи, когда должностная инструкция утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

В связи с отсутствием нормативного порядка утверждения инструкций Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) содержатся письменные указания по данному вопросу в письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников". В данном письме указано, что при внесении изменений в инструкцию должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Соотношение должностной инструкции и профессиональных стандартов

Отдельно стоит рассмотреть вопрос об изменении должностной инструкции в связи с применением квалификационных справочников или недавно введенных профессиональных стандартов и о несоответствии инструкции таким документам.

Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.

При разрешении спора суд сравнил должностные инструкции до и после корректировки и не согласился с доводами заявителя. По мнению суда в данном случае трудовая функция сохранилась, было произведено лишь уточнение трудовых действий. Не было введено дополнительных обязанностей, которые влекли бы дополнительные требования к квалификации или специальности, вводились лишь новые условия выполнения порученной работы. (см. апелляционное определение Ростовского областного суда по делу N 33-8683/2016).

В случаях, когда после внесения изменений в должностную инструкцию на работника возлагались дополнительные функции, суд признавал действия работодателя по внесению изменений неправомерными (например, Определение Верховного суда Республики Коми от 16.07.2012 по делу N 33-2986АП/2012)

Таким образом, если по конкретной профессии имеются профстандарты, необходимо учитывать их положения при разработке должностных инструкции

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения под руководством кадровой службы и согласовываются с юридической службой.

Изменение трудовых обязанностей в должностной инструкции

Можно ли добавить работнику новые обязанности? Такой вопрос нередко возникает у работодателей, желающих оптимизировать рабочий процесс и распределить объем работы между меньшим числом работников.

На практике попытки внести дополнительные обязанности в должностную инструкцию не всегда успешны.

Работник был принят в организацию на должность инженера и ознакомлен с должностной инструкцией. Через несколько недель работодатель издал приказ о введении в действие новой должностной инструкции. Истцу добавили новые обязанности: теперь он должен был выполнять обязанности слесаря и электрика. Истец с этим не согласился. Суд поддержал работника и указал, что новая должностная инструкция существенно меняет круг обязанностей истца, поскольку вменяет ему обязанности рабочих профессий, что в одностороннем порядке недопустимо (Определение Московского городского суда от 10.02.2012 по делу N 33-3987).

Ознакомление работника с должностной инструкцией

По общему правилу работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией лично и под расписку.

Неисполнение должностных обязанностей: следствие ведут кадровики

Отсутствие письменного подтверждения факта ознакомления с инструкцией не позволяет применить к работнику меры ответственности за нарушение конкретных обязанностей.

Основными способами подтверждения ознакомления работника с должностной инструкцией признаются судами следующие:

  1. проставление подписи работника непосредственно на листах должностной инструкции. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника;
  2. фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления. Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации;
  3. включение соответствующего условия в трудовой договор. Условие о доведении инструкции до сведения работника включается в содержание трудового договора, и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения.

N п/п

Фамилия, имя, отчество должностного лица, назначаемого на должность

Дата и подпись должностного лица после ознакомления с инструкцией

Дата и номер приказа о назначении на должность

Дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности

Однако тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией, не является препятствием к его увольнению

По вопросам обязательного ознакомления сложилась определенная судебная практика.

Так, работник не выполнял поручения руководителя и был уволен, поскольку не прошел испытание. Он не согласился с решением работодателя. Посчитал, что не мог исполнять трудовые обязанности, так как при приеме на работу не был ознакомлен с должностной инструкцией.

Московский городской суд решил (апелляционное определение от 26.01.2018 по делу N 33-3179/2018), что увольнение работника правомерно. Обязанность выполнять задания руководителей была прописана в трудовом договоре. Тот факт, что работник не ознакомлен с должностной инструкцией в момент приема на работу, не означает, что он не мог исполнять поручения непосредственного руководителя.

В похожих ситуациях суды чаще всего признают увольнение незаконным. Однако если обязанности установлены в других документах, суд может посчитать увольнение правомерным.

Так как судебная практика неоднозначна, при приеме на работу лучше ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Тогда доказывать, что работник во время испытания не справился с выполнением своих обязанностей, будет легче.

Статьи по теме:

Отношение к работе и выполнению должностных обязанностей

В Трудовом кодексе не упоминается о должностных инструкциях, вместе с тем на практике такой документ, как правило, составляется и хранится. Предлагаем рассмотреть вопросы, связанные с юридической силой должностных инструкций, а также с их разработкой и применением. Обязательно ли наличие должностных инструкций? Какие требования предъявляются к порядку их разработки? Каким образом вносятся изменения в эти инструкции? Какие положения должна содержать должностная инструкция?

Правовая природа должностной инструкции

Вопрос об обязательности и правовой природе должностной инструкции был рассмотрен в Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0. В Письме ведомство подтвердило, что ТК РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, однако данная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд отмечает, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Обратите внимание! Должностная инструкция необходима как работодателю, так и работнику.

Например, отсутствие должностной инструкции может повлечь следующие проблемы:
— в отдельных случаях будет препятствовать работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу — именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
— не позволит объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, добросовестность и полноту выполнения им трудовой функции;
— затруднит распределение трудовых функций между работниками;
— не позволит временно перевести работника на другую работу.
Таким образом, отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и не может повлечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия — работодатель может принять незаконные решения в связи с ее отсутствием. Поэтому рекомендуем каждому работодателю разрабатывать должностные инструкции по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.
По своей юридической природе должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем в качестве отдельного документа.
Должностная инструкция — основной организационно-правовой акт, определяющий права, обязанности и ответственность сотрудника при осуществлении работником трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Цели и порядок разработки должностной инструкции

Разработка этого документа направлена на следующие цели:
— создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
— повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
— обеспечение объективности при аттестации сотрудника, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из целей и задач, видов деятельности организации, закрепленных в ее уставе, задач и функций, возложенных на подразделение, в котором работает сотрудник, в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований ТК РФ, а также специальных законов, регламентирующих сферу деятельности работника.
Утверждение должностной инструкции. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и утверждается до назначения сотрудника на соответствующую штатную должность.
Полномочия по утверждению таких инструкций относятся к полномочиям работодателя. До утверждения лицом, осуществляющим полномочия работодателя в организации, проект должностной инструкции должен быть согласован всеми руководителями (непосредственным и вышестоящими), в чьем подчинении находится данная должность.
Должностная инструкция может быть утверждена путем проставления грифа "утверждаю" на ее первой странице либо путем издания приказа об утверждении должностных инструкций.
Инструкция вступает в силу с момента утверждения руководителем организации или иным лицом, осуществляющим полномочия работодателя в отношении сотрудника, замещающего эту должность, и действует до замены новой должностной инструкцией.
Ознакомление работника с должностной инструкцией. Работника при заключении трудового договора, переводе на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности с момента назначения на должность следует ознакомить с должностной инструкцией (должностным регламентом) по соответствующей должности под подпись.
Заверенная в установленном порядке копия должностной инструкции или один экземпляр в случае, когда данный документ специально составляется в двух экземплярах, выдаются под подпись лицу, замещающему соответствующую должность. Работник может проставить подпись об ознакомлении с должностной инструкцией и получении ее копии на последнем листе самой инструкции или для этих целей может быть составлен специальный лист ознакомления, который прилагается к инструкции. В последнем случае в листе ознакомления должны быть в том числе графы "С должностной инструкцией ознакомлен" и "Один экземпляр на руки получил".
Ответственность за своевременное ознакомление должностных лиц с должностной инструкцией и получение ими экземпляра инструкции возлагается, как правило, либо на лицо, ответственное за работу с должностными инструкциями в организации, либо на непосредственных руководителей работников.
Требования должностной инструкции являются обязательными для лица, замещающего соответствующую должность, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись на последнем листе должностной инструкции или в соответствующей графе листа ознакомления.
Хранение должностных инструкций. Подлинники согласованных и утвержденных должностных инструкций нумеруются, шнуруются, заверяются печатью организации и хранятся в подразделениях документационного обеспечения или кадровом подразделении, где подлежат регистрации. Должностная инструкция или ее заверенная копия могут также храниться в личных делах сотрудников.
При отсутствии подразделения документационного обеспечения подлинники должностных инструкций и регламентов хранятся у должностного лица, ответственного за делопроизводство.
Подлинники должностных инструкций и должностных регламентов, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельное дело. На документы, помещенные в дело, составляется внутренняя опись, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка дела. Полностью оформленные дела по описям передаются по окончании делопроизводственного года на архивное хранение.
Срок хранения должностных инструкций и должностных регламентов, утративших силу в связи с заменой их новыми, составляет 75 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения").
Таким образом, последовательность действий должна быть следующей:
1) подготовка проекта должностной инструкции в соответствии с действующим законодательством и локальными правовыми актами;
2) согласование проекта с непосредственным и вышестоящими руководителями, в чьем подчинении находится данная должность;
3) утверждение проекта лицом, осуществляющим полномочия работодателя;
4) регистрация должностной инструкции;
5) ознакомление лица, замещающего должность, с должностной инструкцией и вручение ему копии или оригинала инструкции, если она составляется в двух экземплярах;
6) контроль за соблюдением должностной инструкции.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Этот вопрос рассматривался Рострудом в Письме от 31.10.2007 N 4412-6, в котором отмечено, что, поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Порядок действий зависит от порядка принятия первоначального варианта должностной инструкции.
Если инструкция является частью трудового договора, то внесение изменений в данном случае связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после получения согласия работника на продолжение трудовых отношений вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника, а также соблюсти иные правила разработки должностных инструкций.
Также можно вносить изменения путем подготовки на бланке должностной инструкции документа об их внесении. В данном случае указываются только изменения. Такой способ является, на наш взгляд, менее удобным, однако тоже может иметь место.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Требования, предъявляемые к содержаниюдолжностной инструкции

В должностной инструкции обязательно указывают наименование организации, подразделения, конкретной должности, реквизиты согласования, утверждения, регистрационный номер.
Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в соответствующем разделе Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
— общие положения;
— права;
— должностные обязанности;
— ответственность.
В разделе "Общие положения" рекомендуем указывать:
— требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования);
— непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется сотрудник);
— наличие и состав подчиненных;
— порядок назначения и освобождения от должности;
— порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия, кого замещает сотрудник);
— возможность совмещения должностей и обязанностей;
— нормативную базу деятельности сотрудника (основополагающие законодательные и иные нормативные акты и организационно-распорядительные документы, на основании которых он осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия).
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Раздел "Права" содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. В разделе также отражаются взаимоотношения сотрудника с другими подразделениями организации, другими организациями, органами государственной власти и местного самоуправления.
Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень непосредственных основных обязанностей сотрудника, которые следуют из устава организации, положений о структурных подразделениях организации, а также из специфики конкретной должности.
В разделе "Ответственность" указываются виды и степень ответственности сотрудника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей с учетом положений трудового законодательства.
В должностной инструкции могут содержаться иные разделы. Иногда самостоятельным является раздел "Квалификационные требования", которые в рассмотренной выше структуре отнесены к общим положениям.
Таким образом, рекомендуем каждому работодателю разрабатывать должностные инструкции по каждой должности на основании квалификационных характеристик, содержащихся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих. В должностной инструкции, составленной в виде самостоятельного локального акта или приложения к трудовому договору, должны быть отражены права, обязанности, ответственность сотрудника, а также иные положения, необходимые для определения трудовых функций лица, замещающего данную должность.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Должностная инструкция и должностные обязанности работника

При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией.

Как стать добросовестным работником

Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка?
Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно:  во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор.
Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанностиработника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция?
Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника.
Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции.
Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания.
Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности.
При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые. Так что очень удобно один раз разработать новые должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор. Да и куда чисто технически проще внести изменение в должностную инструкцию, чем в каждый трудовой договор.
Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность».
В разделе «Общие положения» указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т.

д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации.
В разделе «Должностные обязанности» более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции.
С разделом «Ответственность» все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы.
К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента.
Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника.
Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения.
Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу.
Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей.
Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *