Если сотрудник поменял фамилию

Если работник сменил фамилию

Законодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее — Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", далее — Закон N 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона N 143-ФЗ).

К сведению. Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению. При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@).

Пенсионное свидетельство

В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (далее — Инструкция N 987н).

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции N 987н).

Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее — Инструкция N 192п).

Пример 1.

Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)

—————¬
Форма АДВ-2 Код по ОКУД ¦ ¦
L—————
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
——————————————————————¬
¦ 072-052-257 52 ¦
¦Страховой номер — — — — ¦
¦Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве ¦
¦ РОМАШКИНА ¦
¦Фамилия ————————- ¦
¦ ЕЛЕНА ¦
¦Имя ————————- ¦
¦ АНАТОЛЬЕВНА ¦
¦Отчество ————————- ¦
¦Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) ¦
¦ СКОРОБОГАТОВА ¦
¦Фамилия ————————- ¦
¦Имя _________________________ ¦
¦Отчество _________________________ ¦
¦Пол ___ (м/ж) ¦
¦Дата рождения "__" _____________ ____ года ¦
¦Место рождения: ¦
¦ город (село, дер., …) __________________________________ ¦
¦ район __________________________________ ¦
¦ область ¦
¦ (край, респ., …) __________________________________ ¦
¦ страна __________________________________ ¦
¦Гражданство __________________________________ ¦
¦Адрес постоянного места жительства ¦
¦Адрес индекс ______ адрес ____________________________ ¦
¦регистрации ________________________________________________ ¦
¦ ________________________________________________ ¦
¦Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ ¦
¦жительства ________________________________________________ ¦
¦фактический ________________________________________________ ¦
¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦
¦Телефоны ________________________________________________ ¦
¦ (домашний и/или рабочий) ¦
¦Документ, удостоверяющий личность ¦
¦ ПАСПОРТ РОССИИ ¦
¦Вид документа ———————————————— ¦
¦ (указать название документа: паспорт, ¦
¦ удостоверение личности и др.) ¦
¦ 61 02 782762 ¦
¦Серия, номер ——————- ——————— ¦
¦ 08 АВГУСТА 2013 ¦
¦Дата выдачи "—" ————— —- года ¦
¦ ОКТЯБРЬСКИМ РОВД Г. РЯЗАНИ ¦
¦Кем выдан ———————————————— ¦
¦ ________________________________________________ ¦
L——————————————————————
Дата заполнения Личная подпись
15 АВГУСТА 2013 Скоробогатова
"—" ———— —- года застрахованного лица ————-

При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь, в строках "Новые анкетные данные" пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции N 192п).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции N 987н).

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции N 987н).

К сведению. Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).

Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции N 987н).

Трудовая книжка

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69):

  1. одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;
  2. записываются новые данные;
  3. на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Пример 2.

Фамилия "Иванова" Герб
изменена на фамилию "Петрова" Российской Федерации
на основании свидетельства
о заключении брака ТРУДОВАЯ КНИЖКА
серии VII-НО N 345784 от 10.08.2013.
ТК-III N 1015588
Инспектор по кадрам подпись
-Иванова- Петрова
Печать Фамилия ———————————————————-
ИП Анна
Антонова А.И. Имя —————————————————————
Александровна
Отчество ———————————————————
18.02.1982
Дата рождения —————————————————-
(число, месяц, год)
Высшее
Образование ——————————————————
__________________________________________________________________
Экономист
Профессия, специальность ——————————————
10 марта 2005 г.
Дата заполнения —————————————————
(число, месяц, год)
Иванова
Подпись владельца книжки ——————————————
М.П. Печать Подпись лица, ответственного за ведение
ООО "Союз" трудовых книжек
Кузнецова
—————————————
(разборчиво)

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке. Ну а новому работодателю оптимально будет завести новую трудовую книжку на такого сотрудника. Для этого сотрудник должен подать работодателю соответствующее письменное заявление (ст. 65 ТК РФ).

К сведению. Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

Судебная практика. В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи с вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А., свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 N 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (Определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 N 33-1179).

Кадровые документы

Для внесения изменений в персональные данные издайте соответствующий приказ (см. пример 3).

Пример 3.

Образец приказа о внесении изменений в персональные данные работника

—————————————————————————¬
¦ Индивидуальный предприниматель Денежников Владимир Владимирович ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦2 сентября 2013 г. N 52¦
¦ ¦
¦О внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие ¦
¦персональные данные работника ¦
¦ ¦
¦ В связи с изменением фамилии экономиста Меньшиковой А.П. на¦
¦Богатыреву ¦
¦ ¦
¦ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ Инспектору по кадрам Резцовой Д.А. внести изменения в документы и¦
¦компьютерную программу, содержащие персональные данные экономиста¦
¦Меньшиковой А.П.: ¦
¦ — изменить фамилию "Меньшикова" на "Богатырева"; ¦
¦ — изменить паспортные данные "серия 61 07 N 457457, дата выдачи¦
¦08.10.2010, выдан Октябрьским РОВД г.

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию как оформить

Рязани" на "серия 63 55 N 134134,¦
¦дата выдачи 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани". ¦
¦ ¦
¦Основание: 1. Свидетельство о браке серии VI-КК N 234457 от 20.07.2013. ¦
¦ 2. Паспорт России серии 63 55 N 134134, дата выдачи¦
¦ 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани. ¦
¦ ¦
¦ИП В.В. Денежников Денежников ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦Инспектор по кадрам Резцова Д.А. Резцова 02.09.2013 ¦
¦ ———- ¦
L—————————————————————————

Следует изменить сведения о работнике в бумажных документах: в личной карточке (см. пример 4), лицевом счете, графике отпусков, книге учета трудовых книжек и т.д. Все исправления заверяют подписью работника кадровой службы.

Пример 4.

Фрагмент п. п. 1 и 11 раздела I личной карточки работника (форма N Т-2)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
———T————¬
Трудовой договор ¦ номер ¦ 147 ¦
+——-+————+
¦ дата ¦ 25.01.2011 ¦
L——-+————-
-Меньшикова-
Богатырева Анна Петровна
1. Фамилия ———— Имя —————- Отчество —————
Инспектор по кадрам Резцова Д.А.
63 55 134134 15 августа 2013
-61 07 457457- -08- -октября- -2010-
11. Паспорт: N ————— Дата выдачи "—-" ——— —— г.
-Октябрьским РОВД г. Рязани- Железнодорожным РОВД г. Рязани
Выдан ————————————————————
наименование органа, выдавшего паспорт
Инспектор по кадрам Резцова Д.А.
———————————————————————
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора.

Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике.

К сведению. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

О.Егоркина

Бухгалтер-консультант

аудиторской компании "Визавис"

Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Пример 1.

Генеральному директору ООО “Ламбада“
Чижевскому Л.Ю.

начальника отдела логистики
Астаховой С.С.

Заявление

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада“

Приказ

04.04.2008 N 222

Москва

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Приказываю:

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова
05.04.2008

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии?

Смена фамилии работника: как внести изменения

Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: “Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области“.

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть “Изменение к трудовому договору“. Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

Пример 3.

Изменение
к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью “Ламбада“, именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Работодатель: Работник:

Генеральный директор Начальник
ООО “Ламбада“ отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

Чижевский Астахова
——— ———
(подпись) (подпись)

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“. Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п “О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению“. Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Пример 4.

—————¬
Форма АДВ-2 Код по ОКУД ¦ ¦
L—————

Заявление об обмене страхового свидетельства

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами

——————————————————————¬
¦ 087-102-567 89 ¦
¦Страховой номер — — — — ¦
¦Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве ¦
¦ Астахова ¦
¦Фамилия ————————- ¦
¦ Светлана ¦
¦Имя ————————- ¦
¦ Сергеевна ¦
¦Отчество ————————- ¦
¦Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) ¦
¦ Рычкова ¦
¦Фамилия ————————- ¦
¦Имя _________________________ ¦
¦Отчество _________________________ ¦
¦ ж ¦
¦Пол — (м/ж) ¦
¦ 20 мая 1980 ¦
¦Дата рождения “—“ ————- —- года ¦
¦Место рождения: ¦
¦ Орехово-Зуево ¦
¦ город (село, дер., …) ———————————- ¦
¦ район __________________________________ ¦
¦ область Московская ¦
¦ (край, респ., …) ———————————- ¦
¦ Российская Федерация ¦
¦ страна ———————————- ¦
¦ Российская Федерация ¦
¦Гражданство ———————————- ¦
¦Адрес постоянного места жительства ¦
¦ 172600 Москва ¦
¦Адрес индекс —— адрес —————————- ¦
¦ Комсомольский проспект д. 10 кв. 1 ¦
¦регистрации ———————————————— ¦
¦ ________________________________________________ ¦
¦Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ ¦
¦жительства ________________________________________________ ¦
¦фактический ________________________________________________ ¦
¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦
¦ 555-54-43 ¦
¦Телефоны ———————————————— ¦
¦ (домашний и/или рабочий) ¦
¦Документ, удостоверяющий личность ¦
¦ паспорт ¦
¦Вид документа ———————————————— ¦
¦ (указать название документа: паспорт, ¦
¦ удостоверение личности и др.) ¦
¦ 4607 018888 ¦
¦Серия, номер ——————- ——————— ¦
¦ 04 апреля 2008 ¦
¦Дата выдачи “—“ ————— —- года ¦
¦ 1 ГОМ УВД Москвы ¦
¦Кем выдан ———————————————— ¦
¦ ________________________________________________ ¦
L——————————————————————

Дата заполнения Личная подпись Рычкова
06 апреля 2008 застрахованного лица ———-
“—“ ———— —- года

Л.Н.Юрьева
Юрист

Подписано в печать
31.03.2008

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию как оформить

Вопрос: Как правильно документально оформить изменение фамилии работника?

ВОПРОС: Как правильно документально оформить изменение фамилии работника?

ОТВЕТ: В связи с изменением фамилии работника в организации прежде всего должен быть издан соответствующий приказ. Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.

С учетом требований нормативных правовых актов приказ об изменении фамилии работника может иметь следующий вид:

Рэквiзiты бланка арганiзацыi
ЗАГАД
19.05.2008 № 75-к
г.Мiнск
Реквизиты бланка организации
ПРИКАЗ

г.Минск

Об изменении фамилии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Изменить в учетных и иных официальных документах ________________________
(наименование организации)
фамилию _________________________________________________________________________
(наименование должности, профессии (с указанием структурного подразделения))
Ковалевой Инны Игоревны на фамилию Волкова Инна Игоревна.

2. Изменения в учетные и иные официальные документы ________________________
(наименование организации)
внести с 20.05.2007.

Основание: 1.

Голосование:

Заявление Ковалевой И.И.

2. Решение суда Ленинского р-на г.Минска от 12.05.2007 № 471.
Директор организации Подпись

Инициалы, фамилия

Визы
С приказом ознакомлена Подпись

И.И.Волкова

К числу учетных и официальных документов, в которые в соответствии с приказом следует внести изменения, относятся трудовая книжка работника, документы личного дела, личная учетная карточка работника формы Т-2, а также иные документы по учету личного состава организации, которые ведутся либо могут вестись в организации (например, алфавитная книга, список работников и др.).

Порядок внесения изменения в трудовую книжку работника определен положениями Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Согласно п.37 данной Инструкции изменение записи в трудовой книжке о фамилии производится на основании документа, подтверждающего соответствующие сведения, со ссылкой на его номер и дату. Изменение вносится на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, а над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или должностного лица и печатью нанимателя.

Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2. Исходя из п.8 и п.18 указанной Инструкции в личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, вносится соответствующая запись в п.2.4 дополнения к личному листку по учету кадров, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

В штатное расписание изменения не вносятся, так как это правовой акт, определяющий структуру, численность, наименование должностей работников организации с указанием их окладов и пр. Конкретные фамилии в штатном расписании не указываются.

В ведомости на начисление заработной платы будет указана фамилия работника на момент выдачи заработной платы.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук