Формализованный документ

При взаимодействии с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи, в определенных случаях, необходимо применять электронные документы, для которых отдельными законодательными актами установлен единый xml — формат и регламент передачи. Подобные документы называются формализованными и их использование может потребоваться при:

  • передаче бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • формировании запросов на информационное обслуживание налогоплательщиков (ИОН — запросы);
  • подаче заявлений, уведомлений или сообщений;
  • предоставлении документов (информации) по требованию налогового органа.

Передача бухгалтерской и налоговой отчетности в Онлайн сервисе осуществляется: в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и Федеральную службу государственной статистики. Подробнее о порядке заполнения и предоставления в разделе Отчетность.

 Иное взаимодействие в рамках формализованного документооборота совершается с органами ФНС в разделах Инфоуслуги органов и Требования.

ИОН — запросы

Информационное обслуживание налогоплательщиков осуществляется с помощью Запроса на предоставление информационной услуги раздела Инфоуслуги органов.

Перед созданием, необходимо выбрать документ:

  • перечень бухгалтерской и налоговой отчетности будет полезен в случае утраты информации по предоставленным отчетам, либо при возникновении сомнений, что декларации (расчеты) приняты налоговой инспекцией;
  • выписка операций по расчету с бюджетом поможет отследить историю событий по каждому налогу, сбору, взносу или невыясненному платежу, от начисления до уплаты;
  • прежде, чем сформировать запрос на получение справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и процентов желательно убедиться, что задолженность перед бюджетом отсутствует, запросив справку о состоянии расчетов;
  • расхождения по расчетам с бюджетом между данными, имеющимися у налоговой инспекции и учетными данными выявит акт сверки.

Предоставление заявлений, уведомлений, сообщений

В рамках развития электронного документооборота, ФНС России поэтапно утверждает xml — форматы документов, которые ранее доставлялись налогоплательщиками наручно или почтовым отправлением. Заявления, уведомления и сообщения,  форма и формат которых утверждены отдельными приказами ФНС России, могут быть заполнены в одноименном подразделе раздела Инфоуслуги органов и представлены в территориальную инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок обмена электронной формализованной первичкой

Если в предлагаемом Онлайн сервисом Небо списке, документ отсутствует, то необходимо убедиться, что существует его электронная форма. При наличии таковой, документ формируется в виде xml — файла в программе 1С или Налогоплательщик ЮЛ и подкрепляется к Произвольному документу для дальнейшей отправки в налоговую инспекцию.

При отсутствии электронного формата, отправку можно организовать в виде Письма. Подробнее в разделе Неформализованный документооборот.

Требования

Текущий раздел предназначен для формирования ответов на требования налоговых органов:

  • о представлении документов (информации);
  • о представлении пояснений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.

С 01 января 2017 года пояснения к декларации по НДС представляются в электронном виде. Порядок формирования ответа описан в разделе Ответ на требование о предоставлении пояснений к налоговой декларации по НДС.

Когда документооборот завершен

Результатом завершенного формализованного документооборота являются технические квитанции, наименование и состав которых отличен для различных ведомств:

  • после отправки отчета в Пенсионный фонд РФ, поступит подтверждение получения; если отчет принят, то комплект квитанций пополнится протоколом и протоколом приложением; в ином случае, будут получены файлы с описанием ошибки и описанием ошибочного пакета;    
  • о том, что отчет по форме 4 — ФСС не содержит ошибок, Фонд социального страхования проинформирует квитанцией о получении расчета,  при наличии ошибок форматно — логического контроля, поступит квитанция о получении расчета с ошибками;
  • отчетность Росстата комплектуется извещением о получении и подтверждением оператора; на то, что первичная статистическая или бухгалтерская отчетность принята в обработку укажет уведомление о приеме в обработку, о ее несоответствии формату — уведомление о несоответствии формату; если в составе  пакета электронных документов недостаточно форм или выявлены ошибки, то будет доставлено уведомление об уточнении и потребуется повторно передать данные в органы Росстата, после внесения в них исправлений;
  • в формализованный документооборот с Федеральной налоговой службой обязательно входят: подтверждение даты отправки, извещение о получении электронного документа, квитанция о приеме или уведомление об отказе, при наличии критических ошибок, не позволяющих занести документ в базу налоговой инспекции; к формам регламентированной отчетности дополнительно будет прикреплен файл извещение о вводе или уведомление об уточнении, если инспекция не согласна с показателями отчетности; для ИОН — запросов последним поступившим файлом станет ответ на запрос от ИФНС .

При представлении неформализованных документов в ФНС в электронном виде, часто возникает необходимость представления графических файлов изображений этих документов в различных форматах (jpeg, tiff, pdf и прочие). При этом ФНС установлены требования к формату представляемых графических файлов.

Создание формализованного документа

Так в приказе ФНС России № ММВ-7-6/535@ от 09.11.2010 "Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи" в пункте 3.3 унифицированного формата транспортного контейнера указано следующее:

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

Однако не всегда файлы изображений соответствуют этим требованиям. Каким образом можно привести отправляемые файлы в соответствие с требованиями ФНС? Ряд специалистов рекомендуют для редактирования изображений воспользоваться бесплатной программой XnView.

Для редактирования параметров изображения после запуска программы XnView в подменю Файл нужно выбрать пункт Открыть.

После чего выбрать требуемый файл изображений в появившемся окне:

Для изменения глубины цвета нужно в подменю Изображение выбрать пункт Преобразовать в серое и затем выбрать подпункт 256 оттенков серого.

Для того, чтобы изменить разрешение необходимо в подменю Изображение выбрать пункт Задать кол-во точек/дюйм.

В открывшемся окне нужно ввести требуемое значение разрешения:

После чего сохранить файл с новыми параметрами (подменю Файл  пункт Сохранить).

В результате будет получен файл, соответствующий требованиям ФНС.

К списку статей

Service Temporarily Unavailable

В системе "Транскрипт", согласно Порядку, реализована отправка формализованных документов, в соответствии с форматами установленными приказами ФНС России:

  • Электронный счет-фактура КНД 1115125 версии 5.01 см. Создание документа с типом УПД (счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_SCHFDOPPR_2AK1660007678166001001_2AK1657082308165701001_20170120_ab12.xml

  • Универсальный передаточный документ (УПД) см. Создание документа с типом УПД(счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример ON_SCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Первичный документ передачи товаров/результатов работ/ услуг (ДОП) см. Создание документа с типом УПД (счет-фактура, ДОП)

    Формат имени файла ON_SCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_SCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Универсальный корректировочный документ (УКД)

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Корректировочный счет-фактура КНД 1115127 версии 5.01

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Документ об изменении стоимости отгруженных товаров/результатов работ/услуг (ДИС)

    Формат имени файла ON_KORSCHFDOPPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: ON_KORSCHFDOPPR_169910020020_1699546760169901001_20160909_2EAAAF59-F941-7B0B-A8BB-CF717D243145.xml

  • Документ о передаче товаров при торговых операциях:

    Формат имени файла: DP_TOVTORGPR_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: DP_TOVTORGPR_AK.TC.169910020020_2AK.TC.1699100774_20160112_a2f55f30-2e19-4f9d-92d9-fca81c135c1d.xml

  • Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг):

    Формат имени файла: DP _REZRU ISP_идентификатор получателя_идентификатор отправителя_дата формирования_прочая информация.xml

    Пример: DP _REZRU ISP_AK.TC.169910020020_2AK.TC.1699100774_20160112_a2f55f30-2e19-4f9d-92d9-fca81c135c1d.xml

  • Форма создания неформализованного документа выглядит следующим образом:

    При создании неформализованного документа окно создания документа можно увеличить во весь экран нажатием СОЗДАНИЕ НЕФОРМАЛИЗОВАННОГО ДОКУМЕНТА в левом верхнем углу.

    Создание Неформализованного документа возможно двумя способами:

    1. ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ неформализованного документа с компьютера.
    2. СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ в системе.

    Неформализованные документы с Системе подразделяются на 2 вида:

    • Односторонний документ — это документ, который подписывает только Отправитель: счет, информационное сообщение. Когда вы отправляете односторонний документ, подпись адресата не запрашивается.
    • Двусторонний документ – это документ, который подписывают и Отправитель и Получатель: договор, соглашение. Отправляя двусторонний документ, система автоматически запрашивает подписание / отклонение от Получателя, без которого документооборот не будет завершен.

      Вопросы и ответы

    Для создания документа в системе заполните поля документа:

    • Заголовок.
      В поле укажите текст, который в шапке вашего документа указан после номера и даты, к примеру: на разработку объекта права интеллектуальной собственности.
    • Получатель.
      При заполнении поля начните вводить название компании или ИНН и система предложить все варианты компаний которые активированы у вас в качестве клиентов корпоративной сети.
    • Вид документа.
      Укажите односторонний или двусторонний документ вы создаете, от этого зависит возможность подписания второй стороной.
    • Тип документа.
      Укажите тип документа, введите название самого документа, к примеру: Договор.
    • Кнопка «Загрузить файл» позволяет загружать файлы в любом формате объемом не более 30 Мб.
    • Кнопка «Создание документа» открывает форму для ввода текста.

    Заполненная форма может выглядеть так:

    • Кнопка «Сохранить» для сохранения документа в папке Черновики.
    • Кнопка «Закрыть» для закрытия создаваемого документа без сохранения.
    • Созданный документ сохраняется в папке Документы.Черновики.

    Для подписания и отправки неформализованного документа получателю нажмите «Подписать и отправить», система запросит подтверждение отправки. Обработав запрос, документ, подписанный электронной подписью, поступит Получателю.

    Статус документооборота отобразится как Ожидание подписания (для двустороннего документа)/Ожидание извещения о получении (для одностороннего документа).

    Вместо кнопки «Подписать и отправить» вы можете просмотреть сертификат электронной подписи, которой был подписан документ.

    Для изменения статуса документооборота по неформализованному документу на Документооборот завершен / Документ отклонен, необходимо чтобы Получатель принял / отклонил документ.

    Документ с завершенным состоянием документооборота, будь то Документооборот завершен или Документ отклонен можно отправить «В архив». Документ будет перенесен в папку Документы.Архив. Документы из этой папки невозможно вернуть в исходную папку.