Хранение бухгалтерских документов


Порядок хранения бухгалтерских документов

6.3. Система учетных документов архива

Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде

Система учетных документов архива — комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.3.2. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

6.3.3. Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (приложение 25) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

— лист фонда (приложение 6) (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (приложения 1,2,3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей — для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение 26);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле (приложение 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря …. г. (приложение 29);

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря …. г. (приложение 30).

6.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

6.3.5. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.

Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31).

ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.

За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).

Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения

Обеспечение сохранности бухгалтерских документов

В результате деятельности любой организации в течение года у нее образуется большое количество документов. Документы бывают временного хранения (до 10 лет включительно); долговременного срока хранения (свыше 10 лет); постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения. Документы до 10 лет хранения остаются в организации или сдаются в ее ведомственный архив.

Сроки хранения документов устанавливаются для всех организаций независимо от формы собственности. Сроки хранения документов, отражающих специфику деятельности организации или ее отдельных функций, определяются отдельными нормативными актами федеральных органов исполнительной власти. Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:

  1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изм. и доп. от 27.10.2003).
  2. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (в ред. от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003, 24.022004, 06.04.2004).
  3. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
  4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изм. от 11.07.1998, 31.12.1998, 21.03.2002).
  5. Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (с изм. и доп. от 08.12.2003).
  6. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003).
  7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изм. от 30.12.1999, 24.03.2000).
  8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР.
  9. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 10.03.2000, согласован Центральной экспертной комиссией Банка России (Протокол N 4 от 15.11.1999) и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (Протокол N 4 от 28.12.1999).
  10. Основные правила работы архивов организаций, 2002.
  11. Положение Банка России от 05.12.2002 N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (с изм. от 20.06.2003, 05.11.2003, 02.02.2004, 24.03.2004, 07.06.2004, 11.06.2004, 25.06.2004, 09.08.2004).
  12. Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 N 552 (с изм. от 01.04.1996).

Согласно ст.17 Закона "О бухгалтерском учете" все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с типовыми сроками хранения, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако существуют общие правила хранения первичных документов.

До передачи бухгалтерских документов в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица, вносившего исправления и датой исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной организации.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному лицу, ответственному за данный процесс в организации.

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.

Чтобы можно было быстро найти нужные документы, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм — это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Важнейшее требование к формированию дел — группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2004 г., помещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в основном группируется по хронологии. Документы группируются по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные документы группируются в порядке последовательности их номеров.

Формирование бухгалтерских документов в дела должно осуществляться в соответствии с номенклатурой дел — систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, основных правил работы архивов организаций, перечней документальных материалов с указанием сроков их хранения.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит сохранность документов.

Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности. Номенклатура дел содержит такие реквизиты, как герб (эмблема), наименование организации, наименование структурного подразделения, код учреждения (ОКПО), код формы документа по ОКУД, название вида документа (номенклатура дел), дата, индекс, место составления, заголовок (на _____ год), гриф утверждения, текст (составляется по табличной форме, состоит из двух частей — основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел), подпись, гриф согласования. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, во второй графе указывается заголовок дела, третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

Пятая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В графе "Примечание" проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.п.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 05 — 01 может означать, что 05 — бухгалтерия, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов, далее — заголовки дел организационной документации, после них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы), затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, потом со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, в заголовке "Переписка с директорами школ Орловской области по вопросу распределения молодых специалистов" использовались предметно-вопросный, географический, корреспондентский признаки. Термин "переписка" применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух и более учреждений. Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из перечня документальных материалов, в таком случае определить срок хранения дела будет намного проще, так как некорректно построенный заголовок затрудняет поиск статьи и срок хранения документов дела.

В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. Запись проставляется следующим образом: 1 т., если в деле менее 300 листов. Точное количество листов не указывается, а заменяется сокращением "т." (том).

Четвертая графа заполняется на основании Перечня документальных материалов с указанием сроков их хранения. В ней указывают срок хранения и номера статей по перечню. Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будут отбираться документы для хранения и уничтожения.

Если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения, а также количество переходящих дел.

Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом учреждения.

Несоблюдение законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов и нарушение требований, предъявляемых НК РФ к хранению документов налогового учета, могут повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа.

Это определено Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях и НК РФ.

Л.Доронина

К.э.н.

Государственный университет управления

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенк­латуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в пап­ке» заполняется в конце года.

Дела из архива выдаются по письменному распоря­жению главного бухгалтера. Федеральный закон «О бух­галтерском учете» устанавливает, что изъятие докумен­тов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, ко­пия которого вручается под расписку соответствующе­му должностному лицу предприятия.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавли­ваемых согласно правилам организации государственно­го архива, но не менее 5 лет.

Исправление ошибочных записей в документах

В первичные учетные документы можно вносить ис­правления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправ­ляются корректурным способом: зачеркивается непра­вильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговоре­но надписью «исправлено», поставлена дата исправле­ния, подтверждено подписью лиц, подписывающих до­кумент. (Например, если в документе ошибочно запи­сано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью за­черкивается число 429, записывается 439, пишется «исправлено», ставится дата «29 мая 2001 г.» и подпи­си: Свиридов, Зайцев.)

Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по введению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации опреде­лено, что внесение исправлений в кассовые и банковс­кие документы не допускается.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

В этом случае должен быть составлен новый документ.

Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 1312; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также: