Хранение документов в электронном виде

Учимся хранить документы в электронном виде

В последние годы наметилась тенденция — и в отделах кадров в том числе — переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс. Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону. В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Статья от наших коллег http://thebestsecretary.ru/

Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое в большинстве случаев содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к Приказу Росархива от 29.04.2011 N 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти <1> перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности” (далее — Рекомендации). В Приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными. Просим также обратить внимание на слово “должно” в заголовке Приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

————————————————

<1> Далее — ФОИВ.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном формате. Чтобы придать ему силу — распечатывать его не нужно, его распечатка — это копия.

Далее рассмотрим, в соответствии с чем и как именно осуществлять хранение электронных документов.

Что говорят нормативы

Минувшей осенью вступили в действие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, далее — Правила). В них впервые на нормативном уровне были закреплены правила хранения электронных документов.

До этого принципы работы с электронными документами в части их хранения довольно скупо содержались в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Кроме того, с 2012 г. существует проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций <2>, разработанный Росархивом (далее — проект рекомендаций). Однако в случае его утверждения он не станет обязательным для применения. Мы будем частично пользоваться его советами, поскольку Правила не дают ответы на все вопросы. Существует также одноименный проект рекомендаций, целевой аудиторией которого являются государственные и муниципальные архивы <3>.

————————————————

<2> ?URL=http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization-electronny-document.shtml.

<3> ?URL=http://archives.ru/documents/projects/recomendation-gosarchive-electronny-document.shtml.

Некоторые организации и ведомства выходили из положения, разрабатывая собственные нормативные акты. Например, Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом ФНС России от 31.07.2014 N ММВ-7-6/, содержат раздел “Рекомендации к хранению электронных документов”.

Из всех перечисленных актов организации должны следовать только принятым в 2015 г. Правилам. Особенно это касается сферы хранения документов по личному составу.

Последовательно рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов. Забегая вперед, сразу озвучим основное правило: принципы работы с электронными делами аналогичны тем, что используются при хранении бумажных дел, а особенности связаны лишь с разницей форматов.

Электронные документы в номенклатуре дел

В номенклатуру дел организации (или, как в нашем случае — структурного подразделения “Отдел кадров”) электронные документы вводятся наравне с документами на бумажных носителях, не требуя для себя никаких привилегий, кроме одной: должна быть пометка о том, что это дело — электронное. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, предписывают включать указание “Электронные документы” в заголовок дела. Например, “Графики учета рабочего времени. Электронные документы”.

Отметку (допускается также сокращенный вариант “ЭД”) можно также вынести в графу номенклатуры “Примечание”, следуя предписаниям проекта рекомендаций (п. 7.2).

Сроки хранения для электронных дел определяются абсолютно так же, как и для бумажных.

Обычно в январе заполняется графа 3 “Количество дел” номенклатуры за прошлый год и составляется итоговая запись. Возникает вопрос: что считать в случае электронных документов? По нашему мнению, если придерживаться правила “одно дело — один носитель информации”, то проблем с заполнением графы 3 не возникнет. Подробнее о носителях поговорим ниже.

Экспертиза ценности электронных документов

Экспертизу ценности документов в организации должны проводить архив или служба делопроизводства. Если в компании существуют эти службы и ведется централизованная работа по хранению документов, то отделу кадров можно не беспокоиться: экспертизой займется архивариус. При отсутствии системы хранения документов на предприятии в рамках отдела кадров экспертиза ценности будет означать проверку закрытых в прошедшем году документов, составление описей документов по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Подчеркнем: это нужно делать, даже если архива в организации нет.

Электронные документы, как следует из Правил, вносятся в отдельные описи. Эти описи приведены в Приложениях N N 17 (опись электронных дел, документов постоянного хранения) и 18 (опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения) к Правилам. Бумажные документы по личному составу вносятся в отдельную опись. Ничего сверхъестественного “особые” описи собой не представляют, просто вместо количества листов в деле (томе) указывается объем электронного дела в мегабайтах.

Оформление электронных дел на хранение

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:

— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);

— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;

— записать на носитель информации.

Затем следует оформить носитель информации должным образом.

Особенность электронной информации в том, что записанный на носитель файл остается на компьютере, в локальной сети и везде, куда был скопирован ранее. Придется совместно с коллегами из ИТ-отдела принять меры к тому, чтобы этот файл был недоступен пользователям или по крайней мере защищен от изменений. Иначе вполне может получиться так, что в архиве и на компьютерах пользователей хранятся разные версии одного и того же файла, причем на хранении находится самая устаревшая из них.

Если электронный документ создавался в специальной системе электронного кадрового делопроизводства, прежде чем отправить на хранение, его нужно выгрузить из системы. Обычно это касается всевозможных журналов регистрации. Информация, оставшаяся в системе, может оставаться доступной пользователям, но только для чтения и ни в коем случае не для редактирования.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов, поддерживаемый Международным стандартом ISO 19005-1:2005 <4>. Как указано в Стандарте, этот формат позволяет сохранить визуальное изображение электронных документов с течением времени независимо от средств и систем, используемых для создания, хранения или предоставления файлов. Другими словами, Стандарт утверждает, что даже в далеком будущем файлы формата PDF/A будут доступны пользователям с любых устройств и операционных систем.

————————————————

<4> См. ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)” (Document management — Electronic document file format for long-term preservation), а также его дополнение ISO 19005-2:2011 Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2).

Правила предписывают переводить электронные документы в PDF/A только организациям — источникам комплектования государственных и муниципальных архивов. Но у нас — кадровые документы, и высока вероятность, что после ликвидации организации они отправятся на хранение как раз в государственный или муниципальный архив. Поэтому начать можно с сохранения своих электронных документов в обычном формате PDF, но при этом иметь в виду, что в будущем придется изменить его на специальный. Чем быстрее организация найдет возможность делать это, тем лучше.

Самый удобный носитель информации для записи электронных дел — компакт-диск R (CD-R), то есть диск, на который информация может быть записана только однократно. Диски к тому же удобно хранить и маркировать.

И Правила (п. 2.30), и проект (п. 4.1) рекомендаций говорят о том, что каждая единица хранения каждого электронного дела должна храниться не менее чем в двух экземплярах: основном и рабочем. Основной и рабочий экземпляры должны содержаться на разных носителях.

Кроме того, согласно Правилам (п. 2.32) не реже чем один раз в пять лет нужно проверять физическое состояние носителей электронных дел и воспроизводимость файлов. Возможно, за это время появятся новые, более совершенные форматы хранения документов и носители информации, и тогда нужно будет провести переконвертирование или перезапись электронных дел.

В каждый диск помещается вкладыш-обложка, информационное содержимое которой установлено Правилами (п.

Как хранить документы в электронном виде?

4.34). Там указано, что на вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, указываются:

— наименование организации (полное, сокращенное);

— номер фонда (если в организации существует несколько архивных фондов);

— номер описи электронных дел, документов;

— номер дела по описи;

— отметка о статусе экземпляра электронных документов: “Осн.” (основной) или “Раб.” (рабочий);

— крайние даты документов электронного дела;

— при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Причем вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Уничтожение электронных архивных документов

Как уже говорилось, электронные документы хранятся ровно столько же, сколько и бумажные. По истечении положенного срока проводится экспертиза ценности и, если экспертная комиссия (если в организации есть архив) или начальник отдела кадров (если архива нет, и хранением своих документов кадровики занимаются самостоятельно) решат, что документ больше не понадобится, оформляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в Приложении N 21 к Правилам.

Сам процесс уничтожения прост: диски либо пропускаются через шредер, либо разрезаются ножницами.

Мы рассмотрели процесс хранения электронных документов, создаваемых в отделе кадров. Конечно, очень многое зависит от того, как налажено архивное дело в целом по организации. Если процесс централизован, то кадровикам будет легче: они всегда могут обратиться за помощью в архив или к делопроизводителям. Хуже, если архива нет, ведь его отсутствие не означает, что можно не хранить документы, и работникам отдела кадров приходится самим искать нужные сведения. Мы надеемся, что наша статья поможет правильно оформить на хранение электронные документы.

Введение………………………………………………………………3

1. Понятие документооборота…………………………………..4

2. Основные этапы документооборота…………………………8

2.1 Составление и оформление документов……………………….8

2.2 Прием и регистрация документов…………………………….14

2.3 Контроль за исполнением документов………………….……21

2.4 Передача документов в архив…………………………………24

Заключение……………………………………………………….…27

Список литературы…………………………………………………28

Приложение №1………………………………………………….…29

Приложение №2………………………………………………….…30

Приложение №3………………………………………………….…37

Приложение №4……………………………………………………39

ВВЕДЕНИЕ

Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.

Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

1. Понятие документооборота

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив (См. приложение №1).

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. ]

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях (См. приложение №3).

Все документы применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

  • По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
  • По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
  • По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
  • По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
  • По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
  • По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

2. Основные этапы документооборота:

2.1. Составление и оформление документов ;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации.

Организация и хранение электронных документов

Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

  • Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
  • Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
  • Точно и ясно излагать содержание документа;
  • Четко и разборчиво писать текст и цифры;
  • Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
  • Сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;
  • Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Министерство финансов России выпустило документ за номером ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков». Документ размещен на сайте Минфина www.minfin.ru в разделе «Бухгалтерский учет и отчетность» – «Обобщение практики применения законодательства».

В документе Минфина изложены нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) и Налогового кодекса РФ по общим вопросам документооборота.
Так, согласно закону № 402-ФЗ:
— первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
— хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
— требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета;
— если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", они сами организуют хранение документов бухгалтерского учета.

Примечание «НВ»
В соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Согласно п. 5.2.6 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590, таким органом является Министерство культуры РФ. Сроки хранения документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены разделом 4 (подраздел 4.1) перечня, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
*конец примечания*

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет (если иное не предусмотрено Налоговым кодексом) обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов:
— необходимых для исчисления и уплаты налогов;
— подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей);
— подтверждающих уплату (удержание) налогов.

На заметку
В письме ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@ отмечено, что в силу закона № 402-ФЗ организация обязана обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В документе № ПЗ-13/2015 Минфин разъясняет, что хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации — налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом — налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом).

Примечание «НВ»
Налогоплательщик — участник регионального инвестиционного проекта обязан обеспечивать в течение шести лет сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК РФ).
Журнал учета счетов-фактур, а также прилагаемые к нему документы, в том числе счета-фактуры, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.п. 13, 15 раздела II приложения № 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения № 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 раздела II приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
*конец примечания*

В соответствии с пп. 4 п. 3 ст. 21 закона № 402-ФЗ федеральные стандарты независимо от вида экономической деятельности устанавливают требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета.
Согласно п. 1 ст. 30 закона № 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных стандартов применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные до дня вступления в силу закона № 402-ФЗ, то есть до 01.01.2013 г.
В связи с тем, что до сих пор не принято ни одного федерального стандарта, в документе Минфина № ПЗ-13/2015 указаны нормативные документы, которые следует применять для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. К этим документам относятся:
— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Примечание «НВ»
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п.

Особенности хранения документов в электронном архиве

6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
*конец примечания*

Обратите внимание!
Истребуемые налоговым органом документы могут быть направлены в налоговый орган в электронном виде только в случаях, когда ФНС утверждены электронные форматы этих документов (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, то представление документа в налоговый орган производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).
В настоящее время приказами ФНС России утверждены электронные форматы:
— товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@);
— счета-фактуры (приказ от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@).

Классификация средств хранения документов представлена на рис. 7.3. При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

§ удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

§ удобство и простота поиска документов;

§ минимальный размер занимаемой площади;

§ невысокая стоимость.

Рис. 7.3. Классификация средств хранения документов

Средства хранения документов — это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

Наибольший интерес представляют картотеки.

Картотека – это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.

Плоские картотеки – карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток – относительная трудность поиска карт.

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.

Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.

Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель.

Электронное хранение документов в организации (Мухина М.С.)

На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 — 6 признакам.

Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.

Дата публикования: 2014-10-25; Прочитано: 1375 | Нарушение авторского права страницы

Сегодня весь мир переходит на электронные средства связи и делового общения. Неизбежным следствием всеобщего господства электронных цифровых технологий становится новый способ хранения и обработки данных — хранение документов в электронной форме, иначе говоря, создание цифровых архивов.

Причины перехода на электронное хранение

В качестве еще одной причины перехода на электронное хранение может быть назван ускоряющийся темп жизни — все надо делать быстро и четко, а рыться в огромном складе папок с бумажными документами, чтобы найти нужные вам две или три страницы, согласитесь, занятие, требующее времени. Едва ли не большую проблему представляет собой создание огромного количества копий одного документа для обеспечения возможности доступа к нему разных сотрудников одновременно.

Все эти трудности поможет разрешить создание цифрового архива для хранения документов в электронной форме в специализированном архивном центре.

Архив электронных документов

Хранение документов в электронной форме — архив электронных документов — это технологии, которые обеспечивают весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Не смотря на то, что бизнес уже несколько десятилетий активно использует электронный документооборот, с недавнего времени на такой тип переходят суды и многие другие госструктуры, четко выработанной технологии хранения документов в электронной форме до сих пор не существует.

Основные места электронного хранения:

  • сервера сторонней организации;
  • различные электронные носители;
  • хранение на собственных серверах.

Варианты хранения документов в электронной форме

Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах — хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы.

Минфин запретит хранить документы в электронном виде

Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью.Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.

Процесс создания архива электронных документов

Обычно только самые важные юридические документы существуют в материальной форме, остальные же создаются и хранятся в электронной форме в виде цифровых архивов. Процесс создания архива электронных документов, включая все его технические операции, а также разработку системы доступа и хранения, довольно трудоемкий и сложный. Документацию, созданную до эры господства цифровых технологий, превращают в электронные документы путем сканирования.

Специализированные архивные центры

Часто сложности заставляют многие компании отказаться от идеи электронного архива. Чтобы справиться с этой задачей — перевести всю документацию компании на электронные рельсы — проще всего обратиться в специализированные архивные центры, занимающиеся оцифровкой документов и созданием электронных архивов. Если у вас есть достаточно времени, нужные профессионалы и специальное оборудование, вы можете, конечно, справиться своими силами, однако специализированные центры гарантируют вам быстроту и качество.

Наша компания обладает большим опытом организации хранения документов в электронной форме и оказывает полный комплекс услуг, по переводу документов в электронный вид.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru