Индексация в 1С

Нормативное регулирование

Согласно статье 134 ТК РФ, работодатель обязан выполнять индексацию заработной платы в связи с ростом индекса потребительских цен.

Бюджетные учреждения проводят индексацию согласно трудовому законодательству и иным нормативно правовым актам. Порядок индексации заработной платы в прочих организациях определяется работодателем в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте.

Индексация штатного расписания

Индексация штатного расписания в 1С ЗУП 3 выполняется с помощью документа Изменение штатного расписания.

В документе Изменение штатного расписания необходимо выполнить следующие действия:

  1. Указать дату изменения – дата, с которой будет зарегистрировано изменение (индексация) штатного расписания;
  2. Подобрать сотрудников – при индексации происходит изменение позиций, поэтому необходимо воспользоваться командой Изменить позицию и в окне подбора выбрать позиции для индексации;
  3. После заполнения табличной части документа позициями необходимо выполнить индексацию, воспользовавшись командой Заполнить показатели. В открывшемся окне следует выбрать показатели, которые требуется проиндексировать. Далее если необходимо отразить именно индексацию этого показателя, то следует указать для них вид заполнения Умножить на и определить показатель индексации.

После этого для всех подобранных в документ позиций изменится размер выбранных показателей:

Таким образом в документе можно проиндексировать (изменить) любые доступные показатели.

Индексация заработка сотрудников

Ввод на основании документа «Изменение штатного расписания»

Для регистрации индексации заработка сотрудников в 1С ЗУП 3 используется документ Изменение плановых начислений. Этот документ можно ввести на основании документа Изменение штатного расписания – команда Изменить начисления сотрудников.

В документе Изменение плановых начислений автоматически устанавливается флажок Учитывать как индексацию заработка и все показатели для сотрудников заполняются уже проиндексированными на основании изменений выполненных в соответствующих позициях в документе Изменение штатного расписания.

Рассмотрим на примере, как происходит расчет коэффициента индексации в документе Изменение плановых начислений.

В частности, произошло изменение оклада позиции Газомерщик/Производственный отдел.

Далее на основании Изменения штатного расписаниявводится документ Изменение плановых начислений. Документ заполняется автоматически и происходит расчет коэффициента индексации для каждого сотрудника.

На позиции Газомерщик/Производственный отдел трудится сотрудник Геранькин Г.Г.

Повышение оклада и индексация заработка в 1С:ЗУП 2.5.

У сотрудника произошло увеличение оклада с 20 000 до 22 000 (в 1.1 раза), а процент премии изменился с 10 до 12. Коэффициент индексации в документе рассчитывается следующим образом:

  • Коэффициент индексации = Новый ФОТ / Старый ФОТ = (22 000 + 22 000 *12%) / (20 000 + 20 000*10%) = 24 640 / 22 000 = 1,12

Ручной ввод документа «Изменение плановых начислений» для регистрации индексации

Если изменение штатного расписания не отражалось или не ведется история изменения штатного расписания, то документ Изменение плановых начислений необходимо создать из журнала документов Изменение оплаты труда (Зарплата).

В документе Изменение плановых начислений для регистрации такой индексации необходимо выполнить заполнение документа нужными сотрудниками, установить флажок Учитывать как индексацию заработка и отразить изменение начислений, используя команду Заполнить показатели:

После этого произойдет изменение оклада и премии, а также расчет коэффициента индексации. Расчет коэффициента индексации будет выполнен следующим образом (на примере сотрудника Жасмин З.К.):

  • Коэффициент индексации = Новый ФОТ / Старый ФОТ = (47 250 + 47 250 *15%) / (45 000 + 45 000*10%) = 54 337,5 / 49 500 = 1,09772727

Средний заработок: индексировать или нет?

К созданию этой статьи нас подвигли вопросы, посвященные индексации среднего заработка, которые регулярно поступают к нам в редакцию. Переход на новую систему оплаты труда вызвал целый ряд вопросов и проблем, с которыми приходится сталкиваться бухгалтерам бюджетных учреждений. О том, нужно ли производить такую корректировку в ситуации, когда ставка или оклад работника повысились в расчетном периоде в связи с переходом на новую систему оплаты труда, и как правильно произвести корректировку, мы поговорим в этой статье.

В связи с изменением системы оплаты труда в бюджетных учреждениях возник весьма интересный вопрос — а нужно ли учитывать изменение тарифных ставок (окладов) из-за перехода на новую систему при расчете среднего заработка работников?

Посмотрим, что говорит нам трудовое законодательство.

Трудовой кодекс РФ вводит единый порядок исчисления среднего заработка для всех случаев, когда за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ). При этом конкретные указания о том, как производить расчеты (обязательные для всех организаций), приведены в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922).

Корректировка среднего заработка не зависит от причины повышения тарифных ставок и окладов

О том, что в некоторых случаях необходимо производить корректировку среднего заработка в сторону повышения, говорится в п. 16 Положения N 922.

Прежде всего подчеркнем, что повышать средний заработок можно и нужно только в том случае, если имело место массовое повышение ставок и окладов: всем работникам либо в целом по организации, либо в филиале или структурном подразделении (отделе, департаменте и т.д.). Если же оклады были повышены выборочно (скажем, главному бухгалтеру повысили, а его заместителю и рядовым бухгалтерам — нет) или если оклад конкретного сотрудника вырос просто в связи с тем, что он недавно перешел на более высокооплачиваемую должность, никакой корректировки по этому поводу при исчислении отпускных не производится, а произошедшее в данном частном случае повышение заработка будет учтено только с той даты, с которой фактически начисляемая заработная плата работника увеличилась.

Главный интересующий нас нюанс заключается в том, что в п. 16 Положения N 922 четко прописано, что повышение среднего заработка производится "при повышении… тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения". И никаких оговорок или дополнительных условий, устанавливающих зависимость повышения среднего заработка от причины повышения тарифных ставок или окладов, в данном пункте и во всем Положении нет.

Значит, в целях исчисления среднего заработка Положение не разграничивает "повышение заработной платы" или "изменение системы оплаты труда". Более того, в п. 16 Положения N 922 речь идет именно о повышении самих тарифных ставок и окладов. То есть фактором, обусловливающим необходимость корректировки среднего заработка, выступает именно изменение (в сторону увеличения) тарифной ставки или оклада вне зависимости от того, из-за чего произошел этот рост — из-за "простого" повышения тарифных ставок и окладов (в рамках действующей системы оплаты труда, например, когда производится индексация ставок и окладов в связи с ростом минимальной оплаты труда) или из-за изменения системы оплаты труда (структуры выплат).

Таким образом, из норм действующего трудового законодательства следует, что производить корректировку нужно и в том случае, если изменение тарифных ставок или окладов стало следствием коренной перестройки (изменения) самой системы оплаты труда.

При этом в случае, если система оплаты труда и структура выплат изменились таким образом, что тарифные ставки и оклады понизились (но за счет увеличения премий, надбавок и прочих выплат общая сумма заработной платы повысилась), производить корректировку среднего заработка в сторону уменьшения при помощи понижающих коэффициентов, безусловно, не нужно, ведь в Положении N 922 речь идет только о повышении среднего заработка в установленных случаях, а перерасчет среднего заработка в сторону понижения не предусматривается. Если же система оплаты труда изменилась таким образом, что новые оклады оказались существенно выше старых (пусть даже различные премии и надбавки были понижены и в итоге общая сумма начисляемой заработной платы практически не изменилась), получается, что выполнение норм Положения N 922 предполагает необходимость осуществления корректировки среднего заработка в связи с повышением окладов, несмотря на то что на практике это может привести к повышению суммы отпускных.

Технология корректировки

Для повышения среднего заработка применяется специальный коэффициент, который рассчитывается путем деления новой тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на старые тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение (установленные в соответствующих месяцах расчетного периода).

Конечно, на практике вполне может получиться, что у работников, одновременно уходящих в отпуск или направляющихся в командировку, коэффициенты будут разными (у кого-то оклад повысился в большей степени, у кого-то — в меньшей). Это вполне нормально, и различие коэффициентов не является основанием для отказа от корректировки среднего заработка, конечно, при условии, что повышение было массовым, то есть тарифные ставки и оклады были повышены всем сотрудникам соответствующего подразделения или вообще каждому работнику организации.

При расчете сумм среднего заработка имеет значение, когда именно произошло повышение. Положение N 922 предусматривает три возможные ситуации.

Повышение в расчетном периоде

Первая ситуация — когда повышение произошло в расчетный период.

В этом случае нужно использовать исчисленный коэффициент для повышения выплат, учитываемых при определении среднего заработка, начисленных в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени.

Данное правило применимо и в случаях, описанных в приведенных в начале нашей статьи письмах читателей, — для правильного начисления отпускных и иных выплат, производимых исходя из среднего заработка работника, необходимо производить индексацию (корректировку) среднего заработка путем умножения входящих в расчетный период начислений в пользу работника до момента перехода на новую систему оплаты труда (за период до 30 ноября 2008 г. включительно) на коэффициент, определяемый путем деления новой тарифной ставки или оклада, установленных в рамках новой системы оплаты труда с 1 декабря 2008 г., на ту тарифную ставку или оклад, которые действовали до 30 ноября 2008 г. включительно.

Пример 1. В бюджетном учреждении с 1 декабря 2008 г. была изменена система оплаты труда, в результате чего оклады работников повысились.

В частности, до перехода на новую систему оплаты труда должностной оклад главного бухгалтера учреждения О.П. Ивановой, установленный исходя из 15-го разряда ставки ЕТС, составлял 5243 руб., а с 1 декабря 2008 г. ее должностной оклад стал составлять 13 500 руб.

Предположим, что главный бухгалтер О.П. Иванова ушла в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 26 октября 2009 г.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка при начислении отпускных О.П. Ивановой являются 12 полных календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, то есть период с 1 октября 2008 г. по 30 сентября 2009 г.

Для упрощения примера предположим, что весь расчетный период отработан полностью (в указанном промежутке времени О.П. Иванова не была на больничном, не ходила в отпуск, не брала дни "без содержания", не направлялась в командировки и т.д.).

В данном расчетном периоде первые два месяца (в октябре и ноябре 2008 г.) заработная плата начислялась сотруднице по старой системе оплаты труда, а в остальные 10 месяцев (с 1 декабря 2008 г.) начисление производилось уже по новой системе оплаты труда. Таким образом, имеет место повышение оклада в расчетном периоде, и корректировке подлежит заработок, начисленный сотруднице до повышения — в октябре и ноябре 2008 г.

С учетом районного регулирования и ежемесячных премий в расчетном периоде О.П. Ивановой фактически было начислено:

  • за октябрь и ноябрь 2008 г. — по 9647,12 руб. за месяц;
  • а в период с декабря 2008 г. по сентябрь 2009 г. включительно — по 18 630 руб. ежемесячно.

Для исчисления среднего заработка необходимо прежде всего произвести корректировку сумм, начисленных до повышения окладов (изменения системы оплаты труда) — за октябрь и ноябрь 2008 г.

Коэффициент перерасчета определяется делением нового оклада на старый оклад и составляет:

13 500 : 5243 = 2,574862.

Следовательно, при расчете среднего заработка за октябрь и ноябрь 2008 г. следует брать по:

9647,12 руб. x 2,574862 = 24 840 руб.

А за период с декабря 2008 г. по сентябрь 2009 г. включительно берется фактически начисленная заработная плата — по 18 630 руб. за месяц.

Таким образом, величина заработка за расчетный период, принимаемая в расчет с учетом произведенной корректировки, составляет:

24 840 руб. x 2 мес. + 18 630 руб. x 10 мес. = 235 980 руб.

Средний дневной заработок определяется путем деления данной суммы на 12 месяцев и на 29,4 дня:

(235 980 руб. : 12 мес.) : 29,4 дн. = 668,877551 руб.

Значит, сумма отпускных О.П. Ивановой — величина среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, — составляет:

668,877551 руб. x 28 дн. = 18 728,57 руб.

Повышение между расчетным периодом и случаем сохранения среднего заработка

Если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Иными словами, надо сначала посчитать средний заработок в обычном порядке и уже затем проиндексировать полученный результат.

Пример 2. Воспользуемся исходными данными примера 1, но предположим, что:

  • О.П. Иванова не ходила в отпуск с 26 октября 2009 г.;
  • с 1 декабря 2009 г. всем сотрудникам бухгалтерии были повышены оклады, в результате чего должностной оклад главного бухгалтера О.П. Ивановой с этой даты стал составлять уже не 13 500 руб., а 15 000 руб.

Допустим также, что в декабре 2009 г. главный бухгалтер О.П. Иванова едет в Москву на семинар по вопросам бюджетного учета и бюджетной отчетности.

Срок командировки составляет 9 дней — с 12 по 20 декабря 2009 г. включительно, на этот период приходится пять рабочих дней (с 14 по 18 декабря), за которые в соответствии со ст. 167 ТК РФ необходимо сохранить средний заработок.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка О.П. Ивановой в данном случае являются 12 полных календарных месяцев, предшествующих командировке, то есть период с 1 декабря 2008 г. по 30 ноября 2009 г. В данном расчетном периоде заработная плата за каждый месяц начислялась уже исходя из новой системы оплаты труда. Предположим, что расчетный период был отработан полностью, поэтому за каждый месяц О.П. Ивановой начислялось по 18 630 руб.

Однако, поскольку уже после окончания расчетного периода (то есть после 30 ноября 2009 г.), но до начала командировки имело место повышение окладов сотрудникам бухгалтерии (структурного подразделения учреждения), при расчете среднего заработка, сохраняемого за время командировки, необходимо произвести корректировку, учитывающую это повышение.

Сначала нужно рассчитать средний дневной заработок за расчетный период в обычном порядке. При этом, поскольку средний заработок исчисляется не для целей оплаты времени отпуска, а для оплаты рабочих дней, приходящихся на время командировки, нужно рассчитывать не средний заработок на один календарный день (исходя из условной величины 29,4 календарных дня за каждый месяц), а средний дневной заработок за один рабочий день исходя из количества рабочих дней, фактически отработанных в расчетном периоде.

Предположим, что за период с декабря 2008 г. по ноябрь 2009 г. включительно О.П. Иванова отработала 249 рабочих дней. Тогда средний дневной заработок за расчетный период составляет:

(18 630 руб. x 12 мес.) : 249 дн. = 223 560 руб. : 249 дн. = 897,83 руб.

Теперь нужно произвести корректировку исчисленного среднего дневного заработка с учетом повышения оклада с 1 декабря 2009 г. Коэффициент повышения оклада составил:

15 000 : 13 500 = 1,111111.

Значит, величина скорректированного среднего дневного заработка составляет:

897,83 руб. x 1,111111 = 997,59 руб.

Поэтому за время командировки (за 5 рабочих дней) за О.П. Ивановой будет сохранен средний заработок в размере:

997,59 руб. x 5 дн. = 4987,95 руб.

Повышение в период сохранения среднего заработка

Ну и в случае, если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, нужно повысить только ту его часть, которая сохранена за период с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания периода сохранения среднего заработка.

Пример 3. В бюджетном учреждении с 1 декабря 2008 г. была введена новая система оплаты труда, а с 1 января 2010 г. повышаются оклады всем сотрудникам.

Директор учреждения П.П. Петров ушел в отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 14 декабря 2009 г. Значит, на декабрь 2009 г. приходятся первые 18 календарных дней отпуска, а на январь 2010 г. — еще 10 календарных дней оплачиваемого отпуска <1>.

<1> Обратите внимание, что период с 1 по 5 января, а также 7 января являются нерабочими праздничными днями (ст. 112 ТК РФ), поэтому фактически отпуск П.П. Петрова "удлиняется" на 6 дней (неоплачиваемых) и последним днем отпуска считается 16 января 2010 г., а так как это суббота, выходить на работу из отпуска П.П. Петрову нужно будет только с понедельника, 18 января 2010 г.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка при начислении отпускных П.П.

Проведена индексация зарплаты: действия бухгалтера

Петрову являются 12 полных календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, то есть период с 1 декабря 2008 г. по 30 ноября 2009 г.

В данном расчетном периоде заработная плата за каждый месяц начислялась уже исходя из новой системы оплаты труда. Поэтому отпускные начисляются исходя из "обычного" среднего заработка, без корректировок.

Однако, поскольку часть отпуска приходится уже на январь 2010 г., то есть на период после повышения окладов с 1 января 2010 г., бухгалтеру необходимо произвести перерасчет за 10 календарных дней отпуска, приходящиеся на январь 2010 г., иными словами, доначислить отпускные за эти дни с учетом повышения окладов.

Предположим, что с 1 декабря 2008 г. оклад П.П. Петрова составлял 16 000 руб., а с 1 января 2010 г. он стал составлять 20 000 руб. Расчетный период был отработан полностью, и фактически с учетом районного коэффициента, различных надбавок и премий (установленных в фиксированных процентах от оклада) в расчетном периоде за каждый месяц П.П. Петрову было начислено по 32 200 руб., и, следовательно, общая сумма заработка за расчетный период составила 386 400 руб.

Средний дневной заработок для расчета отпускных составляет:

(386 400 руб. : 12 мес.) : 29,4 = 1095,2381 руб.

Значит, сумма отпускных без учета корректировки составляет:

1095,2381 руб. x 28 дн. = 30 666,67 руб.

Однако, поскольку с 1 января 2010 г. оклады были повышены, десять календарных дней отпуска, приходящиеся на январь, должны быть оплачены уже с учетом этого повышения, то есть исходя из среднего дневного заработка, равного:

1095,2381 x (20 000 : 16 000) = 1095,2381 x 1,25 = 1369,0476 руб.

Значит, за каждый день отпуска, приходящийся на январь 2010 г., нужно доплатить по:

1369,0476 — 1095,2381 = 273,8095 руб.

И общая сумма доплаты составит:

273,8095 руб. x 10 дн. = 2738,10 руб.

Таким образом, общая сумма отпускных П.П. Петрова составляет:

30 666,67 + 2738,10 = 33 404,77 руб.

Расчет можно сделать и иначе:

  • за 18 дней отпуска, приходящиеся на декабрь 2009 г., отпускные начисляются по среднему заработку без корректировки, в сумме:

1095,2381 руб. x 18 дн. = 19 714,29 руб.;

  • за оставшиеся 10 дней отпуска, приходящиеся на январь 2010 г., отпускные начисляются исходя из скорректированного среднего заработка в размере:

1369,0476 руб. x 10 дн. = 13 690,48 руб.;

  • таким образом, общая сумма отпускных составляет:

19 714,29 + 13 690,48 = 33 404,77 руб.

  • если перед уходом в отпуск директору были выплачены отпускные без учета корректировки, в сумме 30 666,67 руб., бухгалтер должен произвести доплату в связи с корректировкой среднего заработка с 1 января 2010 г., в размере:

33 404,77 — 30 666,67 = 2738,10 руб.

Не все выплаты корректируются

В заключение напомним, что не все выплаты, принимаемые в расчет среднего заработка, подлежат корректировке в связи с повышением тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения.

В частности, не индексируются выплаты, установленные в абсолютных размерах. Например, если сотруднику ежемесячно выплачивается надбавка за ученую степень в сумме 3000 руб.

Также не подлежат корректировке выплаты, установленные в диапазоне значений (проценты, кратность) к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению. Например, если работникам в соответствии с коллективным договором начисляется некая доплата, конкретный размер которой устанавливается руководителем учреждения каждый месяц в диапазоне от 20 до 40% оклада или, скажем, в размере от двух до четырех должностных окладов.

Примечание. Правительство РФ разработало и утвердило Постановлением от 17.10.2009 N 818 Правила, определяющие порядок расчета среднемесячного заработка, из которого исчисляется размер пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим государственные должности федеральных государственных служащих.

При исчислении среднемесячного заработка из расчетного периода исключаются время нахождения гражданского служащего в отпусках без сохранения денежного содержания, по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также период временной нетрудоспособности.

Утвержденные Правила распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2009 г.

М.Л.Аникина

Консультант-эксперт

Издательского Дома "Советник бухгалтера"