В каких первичных документах не допускаются исправления

Бухгалтерские документы, их классификация и юридическое значение. Правила заполнения документов. Способы исправления ошибок в документах и учётных записях

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета является документирование — подтверждение каждой хозяйственной операции первичным бухгалтерским документом.

Термин «документ» (documentum) латинского происхождения и означает «свидетельство, доказательство».

Современное понимание бухгалтерского документа — это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, либо дающее право на её совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Необходимость и обязательность оформления хозяйственных операций первичными бухгалтерскими документами определена ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г.

Исправления в первичных документах

№ 129-ФЗ. Кроме этого, порядок ведения бухгалтерских документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105.

Эти нормативные акты устанавливают обязательный для всех организаций порядок оформления бухгалтерских документов и способы исправления допущенных ошибок.

Так, в соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы), код формы;

— дату составления;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях и принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждённых Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином и Минэкономразвития РФ.

При заполнении бухгалтерских документов не допустимы помарки, подчистки, неоговоренные исправления. Допущенные ошибки исправляются следующими способами:

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания не правильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не
читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Пример:

564 Исправлено

546 «564»

Подпись, дата

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также, если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Сторнировочная запись выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

B бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами (бухгалтер не употребляет знак минус). Отрицательные числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся квадратом. В западном учете отрицательные числа помещаются в круглые скобки, например (250 000). В настоящее время таким способом обозначают отрицательные числа и многие российские бухгалтеры.

Пример:

— 600 (красным)

Итого: 500

Все многообразие документов принято группировать по однородным признакам:

Первичные документы по назначению разделяют:

— распорядительные – разрешают проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти документы подписывают сотрудники организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

Рис. 2.5. Классификация бухгалтерских документов по назначению, порядку составления, содержанию, месту составления, порядку заполнения

— исполнительные (оправдательные) – фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и др.);

— документы бухгалтерского оформления — составляются в бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других первичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.);

— комбинированные документы — документы, имеющие разрешительно — оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

По порядку составления документы разделяют на первичные, которые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения и сводные– оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления, комбинированными.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема – передачи и списания основных средств, нематериальных активов, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные – отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др. Расчетные – отражают расчеты организация с юридическими и физическими лицами. Например: платежные поручения, расчетно-платежные ведомости.

По способу отражения операцийдокументы бывают разовые – применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы – составляются за определенный период для отражения однородных повторяющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для показателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Например: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы – составляются за пределами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отражение хозяйственной операции в информационной системе организация.

По качественным признакам документы бывают: доброкачественные и недоброкачественные. Под доброкачественным бухгалтерским документом понимается документ, составленный по установленной форме, соответствующим способом (типографским, компьютерным, на машинке, шариковой ручкой), содержащий все реквизиты, отражающие действительные, законные операции.

Бухгалтерские документы, составленные с нарушением даже одного из этих требований, являются недоброкачественными

Для обеспечения своевременного и качественного ведения бухгалтерского учета в организации большое значение имеет правильная организация документооборота.

Рис. 2.6. Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

Документооборот — это путь документа от момента составления до сдачи в архив.

В целях своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете, в организации составляется график документооборота с указанием сроков и порядка составления документов, а также лиц, ответственных за их своевременное предоставление в бухгалтерию. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры и отчетность в течение сроков, установленных правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет (ст.

7 Закона о бухгалтерском учете). Документы налогового учета хранятся четыре года (ст. 23 НК РФ).

Высока значимость бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности. Общеизвестно, что при расследовании экономических преступлений, зачастую при расследовании гражданских дел в суде, именно бухгалтерские документы являются важными источниками получения прямых и косвенных доказательств, помогают воссоздать события правонарушения и установить круг лиц, его совершивших. Отсюда, юристу необходимо знать нормативно установленные правила составления бухгалтерских документов.

Service Temporarily Unavailable

Вносим исправления в первичные документы

Ручная корректировка результатов расчета

Результаты, полученные путем автоматического расчета, можно корректировать вручную, но делать этог настоятельно НЕ рекомендуется. Следует находить и устранять причину некорректного расчета.

Рассмотрим особенности работы с ручными корректировками (на примере документа Начисление зарплаты и взносов).

Ручная корректировка результатов

При ручной корректировке результатов изменения вносятся непосредственно в колонку Результат. После этого откорректированная сумма выделяется жирным шрифтом:

Следует учитывать, что если в следующих месяцах потребуется пересчитать введенную вручную сумму, то такой перерасчет придется также производить вручную, автоматически программа сделать это уже не сможет.

В этом случае в документе Больничный лист на вкладе Перерасчет прошлого периода сторнируется оплата по часовому тарифу, ошибочно начисленная сотруднку за дни болезни в ноябре 2017, однако результат в этой сторнирующей записи автоматически не рассчитывается, т.к. начисленная сумма по часовому тарифу была внесена в документ Начисление зарплаты и взносов вручную. Поэтому в документе Больничный лист также придется внести ручные корректировки по сторнируемой сумме Оплаты по часовому тарифу:

Перезаполнение документа с ручными корректировками

При перезаполнении документа Начисления зарплаты и взносов (нажимается кнопка Заполнить – Заполнить) в случае, когда есть ручные исправления, программа уточняет, хотим ли мы их сохранить:

Если требуется сохранить ручные корректировки, то следует нажать кнопку Сохранить, в противном случае – кнопку Не сохранять. При выборе последнего варианта будет произведен автоматический расчет результата.

Отмена ручных исправлений

Для отмены ручных корректировок в документеНачисление зарплаты и взносов следует выделить нужную строку, нажать правой клавишей мыши и выбрать пункт Отменить исправления сотрудника:

Ручная корректировка показателей, участвующих в расчете

Ручные корректировки могут быть внесены в значения показателей, участвующих в расчете. Такие корректировки также выделяются жирным шрифтом.

Результат в этом случае рассчитывается автоматически на основании значений показателей.

В этом случае в документе Начисление зарплаты и взносов внесенное вручную значение показателя будет выделено жирным шрифтом:

Производится автоматический расчет суммы Оплаты по часовому тарифу, что отражается в колонке Результат:

При вводе документа Больничный лист в декабре 2017 г. с указанием дней болезни за ноябрь 2017 г.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

(с 27 по 30 ноября), на вкладке Перерасчет прошлого периода автоматически сторнируется сумма Оплаты по часовому тарифу, за дни болезни сотрудника:

В данном случае автоматический расчет возможен, так как программе известна информация по часовому тарифу и количеству отработанных часов, приходящихся на дни болезни:

Ручная корректировка отработанных дней и часов

При ручной корректировке отработанных дней и часов изменения вносятся в колонку Отработано (оплачено).

НЕ рекомендуется вносить такие изменения, т.к. в программе существует несколько различных учетов для отработанного времени: отработанное время для расчета зарплаты, отработанное время для расчета среднего заработка, для отражения в табеле, для расчета переработок и т.д. Исправив вручную дни и/или часы при начислении зарплаты, Вы внесете изменения только в один из учетов, а в других учетах останутся некорректные данные.

Корректировки отработанных дней или часов выделяются жирным шрифтом:

Исправление документов и перерасчеты

После выплаты или отражения в учете документ начисления считается «закрытым», и все коррективы уже должны вноситься не путем редактирования, а с помощью ввода документов-исправлений.

Для этого в первоначальном документе нажимается ссылка Исправитьи создается новый документ того же вида, в котором и производится пересчет сумм на основании новых введенных в него данных.

Для исправления ситуации необходимо в первоначальном документе Отпусквнизу нажать ссылку Исправить. Будет создан новый документ Отпуск, в который следует внести соответствующие корректировки, т.е. указать, что отпуск продолжается до 27 ноября.

В этом случае на вкладке Перерасчет прошлого периода будут отсторнированы начисленные в исходном документе Отпусксуммы: