Эдо электронный документооборот

Содержание

Электронный документооборот

На сегодняшний день в России произошли значительные изменения в законодательстве, которые позволяют на законных основаниях выстроить систему электронного документооборота (ЭДО) между организациями.

Уже сейчас организации могут обмениваться между собой практически любыми документами в рамках системы ЭДО: первичные бухгалтерские документы, распоряжения руководства организации и руководителей подразделений, а также любые другие документы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности предприятия.

Реализовать юридически значимый электронный документооборот между организациями позволяет программный комплекс «Астрал Отчет».

Программа «Астрал Отчет» отлично зарекомендовала себя в сфере передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в контролирующие органы. Более 300 000 организаций и индивидуальных предпринимателей на всех территории Российской Федерации передают отчетность через систему «Астрал Отчет».

Модуль электронного документооборота реализует следующие функции:

— Приглашения контрагентов к документообороту (обмен договорами, актами, счетами-фактурами и любыми другими документами);

— Адресная книга;

— Синхронизация адресной книги с сервером оператора связи;

— Интеграция с ПО «1С», позволяющая без труда импортировать подготовленные к пересылке документы в ПО «Астрал Отчет»;

— Подпись и шифрование исходящих документов;

— Функция проставления ответной подписи на документах;

— Учет и структуризация отправленной и принятой корреспонденции;

— Отслеживание статусов исходящих писем;

— Поддержка обмена как неформализованными документами, так и бизнес – документами в соответствии со стандартами электронной коммерции EDI* и CommerceML**.

* Electronic Data Interchange, EDI — наборы правил электронного оформления типовых деловых документов: заказов, накладных, таможенных деклараций, страховых форм, счетов и т. д. Главным положительным свойством EDI, привнесенным в мир электронной коммерции, является стандартизация всех процедур документооборота между компаниями.

** CommerceML — единый стандарт обмена коммерческой информацией в формате XML.

Документооборот в рамках системы ведется с применением электронной подписи, что позволяет обеспечить юридическую значимость передаваемых документов и максимальную надежность процесса их передачи.

Электронный документооборот между организациями

Все действия с электронной подписью проводятся с использованием сертифицированных ФСБ криптографических средств: СКЗИ «VipNet CSP» и СКЗИ «Крипто Про CSP».

Действия абонентов системы фиксируются Оператором системы электронного документооборота, что позволяет Оператору выступать в роли независимого эксперта при разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих между абонентами.

Преимущества электронного документооборота

— Сокращение расходов на пересылку документов. Электронный обмен документами значительно сокращает расходы на почтовые услуги и услуги курьерской рассылки, ведь в них больше нет необходимости!

— Экономия места для хранения документов. Нет необходимости выделять отдельные помещения или площади под хранение бумажных копий документов. Все документы хранятся в электронном виде.

— Удобство и простота использования. Подготовка и отправка документа идет с одного рабочего места, по входящим и исходящим документам легко производить поиск, пользователю доступна информация по статусам отправленного документа (получен, принят и т.д.).

— Мгновенная доставка до адресата. Все документы доставляются до адресата в течение нескольких секунд.

Для подключения к Системе ЭДО Вам необходимо иметь действующую Лицензию на ПП «Астрал Отчет» или приобрести Лицензию на ПП «Астрал Отчет» по любому действующему тарифу.

При наличии Лицензии на ПП «Астрал Отчет» активация модуля ЭДО осуществляется бесплатно. Заключение отдельного договора не требуется, взаимодействие происходит в рамках договора на ПП «Астрал Отчет».

Ответы на тест 1. Электронный документооборотРабота с документами, стандарты и т.п

При прохождении теста с этими ответами было набрано 90% баллов

  1. Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в:
    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
  2. В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти под документооборотом понимается
    движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки
  3. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации
    входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления
  4. В условиях применения современных информационных технологий управленческий документооборот рассматривается
    как управляемая документальная коммуникация, осуществляемая с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой
  5. Виды электронного документооборота
    определяется видами деятельности, в которой внедрен электронный документооборотпод сомнением
  6. Внедрение технологий электронного документооборота является
    верны оба утверждения
  7. Выберете верное высказывание
    Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами
  8. Выберете наиболее полное определение. Документооборот – это:
    система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.
  9. Выберете наиболее полный ответ, отражающий преимущества электронного документооборота
    экономия времени; адекватное использование физического пространства; повышение прозрачности внутренней работы предприятия; ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации; больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников; повышение безопасности информации и документов; снижение затрат на распечатку и пересылку корреспонденции; повышение уровня удовлетворенности служащих и руководителей
  10. Выделяют следующие стадии развития систем автоматизации документооборота:
    автоматизация процессов работы службы ДОУ; автоматизация документооборота в рамках организации в целом; применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений; взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме; создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота
  11. Документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов
    в рамках одной организации
  12. К внешнему электронному документообороту относится
    переписка в связи с обращениями граждан в государственные или муниципальные органы или иные организации в электронной форме
  13. К новым техническим возможностям СЭД относятся:
    верны оба варианта ответа
  14. К системам, не обладающим сбалансированными показателями цены и функциональности, относятся
    все вышеперечисленное
  15. К функциям документационных служб при электронном документообороте относятся
    верны оба ответа
  16. К функциям информационной безопасности относятся
    поддержка различных способов аутентификации; назначение прав пользователям; поддержка пользовательских ролей
  17. К функциям поддержки бумажного документооборота относятся
    подготовка бумажных документов по шаблону; вывод на печать формы документа; подготовка бумажных отчетов по шаблону
  18. К функциям поиска и анализа информации относятся
    атрибутивный поиск; полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка; подготовка журналов регистрации документов
  19. К функциям работы с документами относятся
    формирование списка рассылки; изменение прикрепленных файлов; работа с проектами документов; регистрация документа на основе утвержденного проекта
  20. К функциям регистрации и ввода документов относятся:
    присоединение файлов, создание документа по шаблону; регистрация из web-формы
  21. К функциям управления потоками работ относятся
    возможность расширения маршрутов движения документов; поддержка в маршрутах ветвлений; возможность отсрочки исполнения
  22. На технологии управления и организации документооборота матричные и другие адаптивные структуры
    оказывают влияние
  23. Наибольшую оценку функциональных возможностей имеет
    ЕВФРАТ
  24. Областью внутреннего документооборота являются
    процедуры работы с обращениями граждан в организации с использованием системы электронного документооборота
  25. Общепринятые стандарты в области электронного документооборота
    отсутствуют
  26. Одним из требований, которому должны отвечать организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) является
    все вышеперечисленное
  27. Одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД
    предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение, удовлетворяющее любой специфике работы заказчика
  28. Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является
    отражением системы управления
  29. Оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы
    ЕВФРАТ; МОТИВ; DocsVision, Directum
  30. Организационно-технологические формы документооборота:
    оказывают воздействие на эффективность системы управления
  31. Процессы документооборота в современном делопроизводстве рассматриваются
    с момента подготовки и согласования проекта
  32. Прямоточность, т.

Нужен ли предприятию электронный документооборот?

е. сокращение возвратных перемещений документов в организации характерна
для традиционного бумажного документооборота

  • Различают следующие виды электронного документооборота
    производственный документооборот; управленческий документооборот; архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; складской документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот и др.
  • Регистрация, прием и отправка электронных документов
    могут выполняться децентрализованно
  • Сервис управления связями с клиентами реализован в:
    СЭД, имеющих развитые дополнительные сервисы
  • Системами, которые не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота, являются
    GlobusProfessional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО
  • Системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться
    с различной степенью эффективности
  • Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF) ориентированы на
    обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам
  • Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний – это
    "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы СЭД с развитыми средствами workflow (WF) и электронные архивы
  • Следует различать внутренний и внешний электронный документооборот. Это утверждение
    верно
  • Стандартными средствами настроек в СЭД являются
    средства проектирования РРК; средства разработки типовых маршрутов, средства настройки шаблонов документов
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации утверждена
    ГОСТ Р 6.30-2003
  • Управленческий документооборот является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов
    неверно, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений
  • Утверждение, что принципы электронного (или смешанного электронно-бумажного) документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и модификации
    верно
  • Электронный архив-это
    частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
  • Электронный документ (ЭД) — это
    документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
  • Электронный документооборот (ЭДО) — это
    совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»
  • Предметы

    Статьи и интервью

    Электронный документооборот внутри организации

    В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Его проблематика не ограничивается техническими аспектами передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи.

    Можно выделить два уровня внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.

    Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного регулирования, а вопросы внешнего — выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами. В каждой организации циркулируют различные документы, поэтому ее документооборот можно условно подразделить на управленческий (обеспечивающий функционирование организации как управленческой системы) и технологический (связанный с осуществлением конкретных технологических процессов обработки информации подразделениями). Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то для технологического — как правило, высокая степень формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Следовательно, автоматизированную технологию работы с электронными документами гораздо проще реализовать в сфере технологического документооборота. Вместе с тем все больше ощущается потребность в применении технологий электронного документооборота для управленческих документов. В процессе управленческого документооборота осуществляются различные процедуры с официальными документами — их регистрация, передача на рассмотрение руководства, передача на исполнение, контроль за исполнением, организация оперативного и архивного хранения документов и др. Поэтому электронный управленческий документооборот не сводится лишь к передаче сообщений в электронной форме и не исчерпывается только возможностями электронной почты, Интернета и портальных технологий. Он должен представлять собой комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) или электронными копиями документов с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

    Всю совокупность электронных управленческих документов можно условно разделить на две группы:

    • документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

    • документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для них характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), но в обращении могут также находиться их электронные копии.

    Применительно к документам второй группы в настоящее время правильнее говорить о применении не электронного документооборота как такового, а его элементов.

    Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедре­нию и широкому распространению его элементов в сфере управления.

    Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему).

    Как происходит электронный документооборот между сотрудничающими организациями

    Таким образом, можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

    Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы.

    Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы).

    Категории документов, для которых следует использовать электронный документооборот внутри организации

    В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации.

    Как показывает анализ деятельности отечественных и зарубежных учреждений и организаций, в настоящее время существует два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

    • ввод файлов для всех категорий доку­ментов (сканирование всех документов или использование файлов, полученных при компьютерной подготовке документов);

    • ввод файлов выборочно.

    Первый подход позволяет в полной мере использовать технологические и информационные возможности систе­мы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). Кроме того, востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть весьма низкой. Поэтому, на наш взгляд, сейчас более перспективным является подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто.

    Прежде всего, к ним относятся:

    • документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

    • документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации ли особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

    • распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

    • исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.;

    • внутренняя переписка между подразделениями организации.

    Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию, например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Можно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

    По мере внедрения внешнего электронного документооборота можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

    Форматы для создания и хранения электронных документов (либо электронных копий документов)

    Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает особого внимания.

    Графические форматы (например, .tif, .pdj) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск, поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

    Текстовые форматы записи файлов (такие, как .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных, но при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов, какие форматы файлов подходят больше (например, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файл (или же использовать графические файлы первой и последней страниц документа с изображением его атрибутов в сочетании с текстовым файлом всего документа), что значительно расширяет возможности справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

    Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (в частности, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический, файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

    Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки относительно того, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т.е. не тот текст, который, в конце концов, был подписан руководителем. Кроме того, в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

    Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Так, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

    Все статьи и интервью

    Введение. 2

    1. Электронный документооборот. 4

    1.1. Понятие электронного документа. 4

    1.2. Системы электронного документооборота. 10

    Заключение. 17

    Список литературы.. 20

    Введение

    Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой — заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

    Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни — в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие — в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других — средством и продуктом производства.

    Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами.

    1. Электронный документооборот

    1.1. Понятие электронного документа

    Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

    В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".

    Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

    регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

    учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

    централизованный контроль исполнения документов;

    списание документов в дело;

    ведение информационно-справочной работы;

    формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

    Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

    Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

    Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

    С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

    Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, — сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе.

    Электронный документооборот в организации

    Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру — экспертизу по проверке подлинности документа.

    Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть — непосредственно содержание, вторая — вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

    В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

    Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

    В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

    Таким образом, документ выполняет следующие функции:

    фиксация некоторой (содержательной) информации;

    фиксация лица, подписавшего документ;

    фиксация условий составления документа;

    доказательство в судебном разбирательстве;

    функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

    С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа — очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.

    Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

    Похожие главы из других работ:

    Анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота

    1.1 Понятие электронный документ и электронный документооборот

    электронный документ регистрация согласование В настоящее время существует довольно большое количество определений термина электронный документ. Представим то, которое содержится в федеральном законе «Об электронной цифровой подписи»…

    Возможно ли только электронное документирование

    2.3 Электронный документооборот и его возможности

    Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики…

    Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

    2. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

    Имидж современного менеджера

    1. Сущность и значение имиджа

    Слово «имидж» проистекает от британского понятия «представление», «образ». Под имиджем в общепризнанном значении понимается ощущение, производимое определенным человеком или компанией, организацией, на находящихся вокруг…

    Искусство создания имиджа

    1.2. Сущность и значение имиджилогии.

    Проблемой имиджа и технологий его реализации занимается научно-прикладная отрасль человековедения под названием имиджелогия. Она создана у нас в стране, хотя некоторые авторы публикаций по имиджелогии стыдливо замалчивают этот факт…

    Методы обработки колличественной и качественной информации при принятии управленческого решения

    1.Значение и сущность информации

    Нормирование труда

    2.

    Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

    Функции, задачи, значение и принципы нормирования труда.

    Основными функциями нормирования труда являются распределение по труду, научная организация труда и производства, планирование производства, оценка трудовой деятельности отдельных работников и коллективов…

    Определение основных источников привлечения кандидатов для работы в компании

    Электронный рекрутмент — поиск персонала через Интернет

    Использование Интернет — технологий позволяет быстро оповестить о них максимальное число специалистов, в то же время упрощая и ускоряя первичный отбор кандидатов на вакантные должности…

    Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний

    2.3 Электронный документооборот и совещания

    Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации документооборота…

    Проблемы внедрения новых информационных технологий

    1.3 Электронный документооборот

    Электронный документооборот: — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г…

    Проектирование систем электронного докуметооборота на предприятих добывающей отрасли

    Глава 1. Электронный документооборот

    Система электронного документооборота Босс-Референт

    1.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность

    электронный документооборот референт Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность…

    Системный анализ

    2. Принципы системного анализа и их значение

    Системный анализ — научный метод познания, представляющий собой последовательность действий по установлению структурных связей между переменными или элементами исследуемой системы. Опирается на комплекс общенаучных, экспериментальных…

    Содержание организационного механизма управления

    1.1 Сущность и значение управления

    Особенностью современного управления является его направленность на эффективное ведение хозяйства в условиях дефицитности ресурсов, постепенное уменьшение регулирования производства административными методами…

    Стимулирование служебной деятельности сотрудников уголовно-исполнительной системы

    1.2 Понятие, принципы, значение мотивации и стимулирования служебной деятельности сотрудников уголовно-исполнительной системы

    Мотивация и стимулирование — тесно взаимодействующие друг с другом понятия, их содержание и принципы должны быть определяющими при формировании новой системы стимулирования сотрудников УИС…

    Электронный документооборот
    Использование электронных документов не только бережет лес, но и повышает эффективность и скорость работы городских структур.
    Сокращается время на создание и обработку документов, облегчается поиск, хранение и рассылка информации.В Правительстве Москвы электронный документооборот заменил традиционный – бумажный – в 2011 году. С тех пор основной объем документов между городскими органами власти и подведомственными учреждениями передаются в цифровом виде.Зачем Правительству Москвы электронные документы?У Электронного документооборота Правительства Москвы есть мобильное приложение для Android и iOS. Их пользователи могут оперативнее реагировать на поступающие задачи, так как они всегда могут получить, прочитать и подписать документ, где бы не находились.

    Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

    Ведь электронный документооборот доступен дистанционно и работает круглосуточно.Электронный документооборот для коммерческих организацийВ настоящее время более 200 организаций подключены к Электронному документообороту, что позволяет им обмениваться документами с органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями.

    Подключиться можно по договору оферты. Для этого нужно заполнить форму, которая размещена на сайте «Электронная Москва», привезти в проектный офис необходимые документы и получить электронную подпись в удостоверяющем центре.

    Распределение по отраслям подключенных организаций:

    • Строительство (43%)
    • ЖКХ (19%)
    • Администрации и органы самоуправления (15%)
    • Транспорт и логистика (10%)
    • Образование и культура (3%)
    • Финансы и торговля (3%)
    • Энергетика и сбыт (2%)
    • Здравоохранение (2%)
    • Связь (1%)
    • Безопасность (1%)
    • Производство (1%)

    Более 100 000 000 документов создано за время работы Электронного документооборота в Правительстве Москвы.Ежедневно2 900 000 пользователей Электронного документооборота создают около 50 000 документов и 75 000 резолюций.Электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги ежедневно, а это составляет порядка 40 млн. рублей в год.