Электронный документооборот 1С

Содержание

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0

Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 (на примере релиза 3.0.43.123)

Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:

  1. программа 1С обновлена до актуального релиза;
  2. есть действующий договор ИТС;
  3. есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
  4. установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)
  5. в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:
  • Название
  • ИНН/КПП
  • Адрес (обязательно по классификатору, а не "одной строкой)
  • Телефон (не более 20 символов)
  • Код налогового органа (для организации)

Настройка ЭДО и криптографии в программе 1С

Убедитесь, что в разделе "Администрирование" — "Обмен электронными документами" включены опции "Электронные подписи" и "Обмен электронными документами".

Убедитесь, что разделе "Администрирование" — "Обмен электронными документами" — "Настройки электронной подписи и шифрования" на закладке "Программы" добавлен используемый Вами крипто-провайдер (например, КриптоПро) и результат проверки для него — "Установлен на компьютере". При необходимости, добавьте нужный крипто-провайдер, нажав кнопку "Добавить".

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО (1С-Такском)

Для создания профиля настроек ЭДО (регистрации в качестве участника ЭДО) в разделе "Администрирование" — "Обмен электронными документами" выберите гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-ЭДО", если нужно зарегистрироваться у оператора ЭДО Калуга Астрал; либо гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-Такском" для регистрации у оператора ЭДО Такском.

Просмотреть уже созданные профили можно в разделе «Профили ЭДО».

Перед началом регистрации возможно потребуется ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.

В зависимости от выбранного способа подключения (оператора) вид экранной формы может несколько отличаться.

При подключении к оператору ЭДО Калуга Астрал проверьте правильность заполнения указанных на форме полей, при необходимости выберите организацию и сертификат и нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".

При необходимости введите пин-код (пароль) контейнера ключа электронной подписи. В течении нескольких минут заявка на регистрацию будет обработана оператором ЭДО и организации будет присвоен уникальный Идентификатор участника ЭДО.

При подключении к оператору ЭДО Такском на первом шаге помощника подключения нужно выбрать регистрируемую организацию и сертификат электронной подписи, после чегонажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО". 

Далее нужно согласиться с подключением к интернет-поддержке (возможно, потребуется ввести логин/пароль интернет поддержки и/или регномер программного продукта).и, при запросе, пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать кнопку "Создать заявку". 

В новом окне внимательно проверьте реквизиты регистрируемой организации.

При необходимости реквизиты можно отредактировать прямо на форме, для редактирования адреса организации нажмите на выделенную на рисунке выше  красной рамкой кнопку.

Обмен электронными документами в 1С 8.3 Бухгалтерия

Убедитесь, что в адресе компании верно заполнено поле "Код региона". После нажатия на кнопку "Отправить" начнется процесс регистрации (получения уникального Идентификатора участника ЭДО).

После завершения работы таймера обратного отсчета (на рисунке выше выделен красным) на форме отобразится присвоенный организации уникальный Идентификатор (на рисунке ниже выделен красным).

Затем нажмите кнопку "Ок".

После получения уникального Идентификатора нажмите на кнопку "Готово", в результате откроется созданный профиль настроек ЭДО по зарегистрированной организации, где можно проверить и при необходимости скорректировать доступных для ЭДО типов электронных документов, их форматы, а так же протестировать доступность сервиса (по кнопке "Тест профиля настроек").

После нажатия на кнопку "Записать и закрыть" будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.

О том, как пользоваться ЭДО (отправлять, получать и обрабатывать электронные документы) можно прочитать в разделе ИТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc

Днепровский М.С.

Результатом внедрения новых технологий в область обработки информации является стремительное повышение производительности, сравнимое с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в начале промышленной революции. В информационном обществе, когда большинство работающих занято производством, хранением и переработкой информации, организации, не использующие информационные технологии, оказываются неконкурентоспособными.

Недостатки традиционного «бумажного» документооборота

«Бумажный документ» – информация, зафиксированная на бумажном носителе и неразрывно связанная с ним, обладающая определенными реквизитами, такими, как дата, подпись и т. д.

Главной особенностью (недостатком) бумажного документа является именно его привязка к материальному носителю. А значит, в случае потери, уничтожения носителя утрачивается и непосредственно документ, вся информация, зафиксированная в нем.

Очевидно, что в век информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими объемами работы.

При работе с документами на всех предприятиях, ведущих классический «бумажный» документооборот, возникают практически одинаковые проблемы:

  • неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней;

  • накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны;

  • длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия;

  • противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения;

Как результат, традиционный документооборот содержит значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда даже противоречат друг другу.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота является единственным способом решения таких проблем.

Основные принципы автоматизации документационного обеспечения

Повысить эффективность работы с документами можно, изменив тип носителя информации. На применение того или иного носителя влияют следующие факторы:

  • стоимость хранения информации;

  • стоимость (время) поиска нужной информации;

  • стоимость коллективного использования информации;

  • стоимость (время) передачи документа от одного сотрудника к другому.

Использование компьютеров для создания, оформления, хранения и передачи стало предпосылкой к появлению электронного документа.

Структура ЭД включает в себя две части: общую (содержание документа и информация об адресате) и особую (электронная цифровая подпись).

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, который позволяет установить отсутствие утраты, искажения или изменения информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. ЭЦП защищена от подделки, получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа.

В соответствии с законодательством, документ в электронном виде приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Преимущества электронного документооборота

Автоматизация документооборота является важнейшим аспектом повышения конкурентоспособности любой компании. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) существенно упрощает поиск и хранение документов, решает проблему управления правами доступа и, как следствие, многие проблемы, возникающие в процессе документационной деятельности.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

  • эффективное управление документопотоками на предприятии;

  • централизация хранения документации;

  • повышение контроля исполнения работ по документам;

  • облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;

  • повышение информационной безопасности предприятия .

Все преимущества от внедрения СЭД делятся на два типа: тактические и стратегические.

Тактические преимущества обусловлены в основном сокращением затрат, такие преимущества достаточно легко определить и измерить:

  • освобождение офисных площадей;

  • снижение затрат на копирование и расходные материалы;

  • снижение затрат на доставку информации в бумажном виде (особенно значимо при внешнем документообороте);

  • снижение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

Для оценки экономического эффекта от внедрения в организации СЭД на этапе концептуальной проработки можно произвести несколько гипотетических расчетов.

«Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов, для выполнения каждой операции требуется в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ и тратит на его поиски еще 2 минуты. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ ПО ЭДО

Средняя годовая зарплата составляет 27250 руб. (по данным Росстат).

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) составляют приблизительно 100% от з/п.

Расчет экономии после внедрения СЭД:

Итог: внедрение СЭД позволяет сэкономить 2498 руб. в месяц в расчете на одного сотрудника.

Стратегические – преимущества, связанные с улучшениями в ключевых бизнес-процессах:

  • возможность коллективной работы над документацией;

  • значительное упрощение, увеличение скорости поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

  • сохранность документов, удобство их хранения;

  • улучшение контроля за исполнением документов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя

Современный руководитель должен оперативно решать множество разнообразных вопросов и задач. При этом от того, насколько эффективно руководитель использует имеющийся у него ресурс – сотрудников, зависит качество и своевременность выполнения поставленных задач.

Существует огромное количество функций, выполняемых руководителями, но основными являются две: оперативное управление и принятие решений. Именно они и определяют общие требования к АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

  • наличие достаточно развитой базы, постоянно пополняемой оперативными и достоверными данными;

  • обеспечение возможности оперативного поиска информации;

  • представление информации в удобной наглядной форме, при высоком уровне интеграции ее на экране;

  • наличие диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств, регулирующих организаторскую и административную деятельность;

  • обеспечение оперативной связи с другими источниками информации .

Для увеличения эффективности взаимодействия руководителей и упрощения их работы возможно использование специализированного модуля системы электронного документооборота «АРМ руководителя».

Данный компонент позволяет:

  • просматривать документы, накладывать на них текстовые, графические и аудио-резолюции (выдавать по ним поручения);

  • работать с электронными документами (рассматривать, подписывать, согласовывать), легко переключаясь между ними путем пролистывания в одном окне;

  • осуществлять контроль за исполнением документов и поручений;

  • просматривать подготовленные отчеты и аналитические справки;

  • выдавать экспресс-поручения, отправлять экспресс-запросы и комментарии к документам и поручениям;

  • быстро искать нужные документы по ключевым словам.

Заключение

В условиях современной экономики «бумажный» документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия.

Принятие интегрированных решений, учитывающих самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития, немыслимо без внедрения информационных технологий .

Таким образом, системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.

Автоматизация рабочего места дает руководителю возможность пользоваться информацией всех рабочих мест на предприятии, за счет чего существенно повышается качество совместной деятельности сотрудников.

Список использованных источников

  1. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего. Банковские технологии, 2008;

  2. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф. Теория автоматического управления. М.: Дизайн ПРО, 2006;

  3. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М.: ИНФРА-М, 2001.

Научный руководитель

Дубнищева Т. Я., доктор физико-математических наук, зав. кафедрой СЕНТ Новосибирского государственного университета экономики и управления, г. Новосибирск, Россия.

5

Многие предприятия уже попробовали работать в системе электронного документооборота 1С и высоко оценили её удобство. Одно остаётся для некоторых неясным — как в этой системе происходит обмен документами между предприятиями?

В этом случае обмен документами происходит через оператора электронного документооборота. Фирма «1С» разработала специальное решение для облегчения процесса обмена электронными документами. Программу «1С-ЭДО» не нужно приобретать отдельно, она встроена в платформу «1С: Предприятие 8» и устроена так, чтобы максимально облегчить процесс обмена.

К примеру, в случае реализации товара, продавец просто формирует счёт-фактуру в своей системе и нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отравить». Всё сделает сама программа. Покупателю останется принять, проверить и провести документ в своей системе. Вот так просто была решена проблема обмена электронными документами. Причём, таким образом можно обмениваться не только счёт-фактурами, но и другими документами: договорами, актами, накладными, счетами, каталогами товаров и т.д.

Почему именно «1С-ЭДО»?

  1. Система может работать с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи.

  2. Допускается  использование любого сертификата электронной подписи, признаваемого ФНС России.

  3. Полная гарантия того, что электронный документ будет доставлен адресату, в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих сферу электронного документооборота.

Настройка электронного обмена документами в 1С

Настройка программы состоит из 3-х важных этапов:

  1. Наши специалисты обновят версию Вашей платформы «1С: Предприятие 8» до 8.2.15. или выше, поскольку именно в этой версии впервые появилась возможность электронного обмена документами.

  2. Заполняется заявка в личном кабинете пользователя. Сделать это можно на сайте 1С.

    Как организовать электронный обмен документов с контрагентами

    Обычно на обработку заявки уходит один рабочий день, после чего, Вы получите специальный идентификатор.

  3. Ввод идентификатора в специальное поле программы и её настройка.

На 3-м этапе наши специалисты настроят самое главное — администрирование и криптографию. Важно, что к этому моменту у предприятия уже должна быть электронная подпись. Если Ваша компания сдаёт отчётность в электронном виде, такой сертификат у Вас есть. В противном случае мы поможем Вам его получить.

Останется ввести определённые данные, при этом часть данных определится системой автоматически. Кроме того, наш специалист поможет Вам закрепить за каждым должностным лицом право подписи документов.

Когда настройка осуществлена, необходимо договориться с контрагентами о применении системы электронного обмена документами. Скорее всего, они не будут против такого сотрудничества. Однако в этом случае и у них должна быть установлена и настроена программа «1С-ЭДО».

При необходимости наши менеджеры проконсультируют Ваших контрагентов и помогут Вам наладить систему электронного документооборота.

Условия подключения «1С-ЭДО»

  • Для пользователей с договором 1С: ИТС – бесплатно (удалённо);

  • Для прочих абонентов – 2000 рублей с каждого юридического лица (удалённо).

  • Единоразовая настройка сервиса — 2 300 рублей.

Условия использования «1С-ЭДО» для клиентов с договором 1С: ИТС

Получение входящих документов БЕСПЛАТНО:

Отправка документов:

  • для пользователей ИТС уровня ПРОФ – 100 комплектов документов в месяц бесплатно;

  • для пользователей ИТС уровня ТЕХНО – 50 комплектов  документов в месяц бесплатно.

Стоимость отправки комплектов документов сверх установленных лимитов стоит всего 10 рублей за каждый комплект документов.

Описание

1С:Подпись – простой способ подготовить и отправить заявление на выпуск квалифицированного сертификата электронной подписи от удостоверяющего центра ООО "НПЦ 1С".

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Продукт 1С:Подпись рекомендуется приобретать и использовать тем пользователям ПП 1С, кто хочет перейти на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, но еще не имеет для этого квалифицированного сертификата, или количество сотрудников, использующих сертификат электронной подписи для ЭДО, необходимо увеличить. Сертификат, полученный с помощью 1С:Подписи, не предназначен для отправки регламентированной отчетности в контролирующие органы в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи и для участия в торгах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках.

Сервис, к которому обращается 1С:Подпись для получения сертификата электронной подписи, доступен в режиме 24*7 круглосуточно без выходных и праздничных дней.

Заказать сервис

Преимущества

  • Возможность подготовить заявление на выпуск квалифицированного сертификата и получить его на своем рабочем месте в интерфейсе программных продуктов 1С:Предприятие 8.
  • Ключ электронной подписи создается на компьютере пользователя, что исключает несанкционированный доступ к нему.
  • Идентификацию пользователя осуществляет партнер фирмы "1С". В обязанности партнера 1С также входят прием, проверка и отправка комплекта заявительных документов в удостоверяющий центр "1С".
  • Подготовка заявления и его отправка организованы в удобном Мастере, который позволяет подготовить заявление в удобной пошаговой форме с подробным описанием каждого шага. Инструкция по работе с 1С:Подписью.

Условия получения

Для использования продукта 1С:Подпись необходимо:

Справочная информация:

Заказать сервис

Программы, в которых реализован сервис

В настоящее время продукт 1С:Подпись доступен пользователям следующих программ:
— "1С:Бухгалтерия 8", редакция 3.0, начиная с релиза 3.0.37;
— "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", редакция 2.0, начиная с релиза 2.0.29;
— "1С:Розница", редакция 2.1, начиная с релиза 2.1.5;
— "1С:Управление торговлей", редакция 11, начиная с релиза 11.1.10;
— "1С:ERP Управление предприятием", редакция 2.0, начиная с релиза 2.0.10;
— "1С:Управление холдингом", редакции 1.2 и выше;
— "1С:Управление нашей фирмой", редакция 1.6 и выше;
— "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0

Инструкции

  • подготовить и отправить заявление на выпуск сертификата электронной подписи можно непосредственно из программ 1С:Предприятие.
  • Для оформления комплекта заявительных документов в удостоверяющий центр "1С" необходимо обратиться к обслуживающему партнеру.
  • Инструкция по работе с продуктом.

Цена

Продукт 1С:Подпись продается пользователям прикладных решений 1С:Предприятия партнерами 1С по рекомендованной розничной цене 600 рублей.
Продукт 1С:Подпись включен в договор 1С:ИТС уровня ПРОФ и в пакеты сервисов «СтартЭДО» и «1С:Подпись».
В состав этих тарифов включена стоимость одной лицензии на 1С:Подпись для оформления квалифицированного сертификата. Эта лицензия может быть использована без дополнительной оплаты в течение срока действия тарифа, но не более 1 раза в течение года.

Заказать сервис

Техподдержка

  • через 1С-Коннект, сервис "1С:Подпись: Поддержка клиентов";
  • единый бесплатный федеральный номер 8-800-333-93-13;
  • электронная почта podpis@1c.ru.

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

1. Новое в функционале сервиса 1С-ЭДО

Дата и место проведения мероприятия
Новое в функционале
сервиса 1С-ЭДО
Докладчик
Должность

2. Направления развития в 2017 году

УПП 1.3
Клиент ЭДО
ERP 2 УТ 11
УТ 10.3
БЭД 1.1
КА 2
БЭД 1.3
УНФ
КА 1.1
БП 3.0
БП 2.0
БГУ 1.0
БГУ 2.0
2

3. Текущие дела ЭДО

Форма теперь открывается быстро
Обновление списков происходит мгновенно,
даже при установке фильтров
3

4. Текущие дела ЭДО

Умный подсчет
количества
Возможность установки
сложных фильтров
4

5. Текущие дела ЭДО

При завершении
документооборота документ
попадает
в раздел «Ознакомиться»
5

6. Текущие дела ЭДО

Уже выпущено в составе
1С:Библиотека электронных документов 1.3.10
1С:Библиотека электронных документов 1.1.25
1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.59
1С:Клиент ЭДО 2.3.10
6

7. Работа с форматами

Какие проблемы мы решали:
Неинформативные сообщения о некорректно заполненных
данных
Сложности в поиске некорректно заполненных данных
Отсутствие проверок на актуальность формата полученного
электронного документа
Формат прекратил
действие 01 июля
7

8. Работа с форматами

По клику
на сообщение
открывается неверно
заполненное поле
8

9. Работа с форматами

Если формат
входящего документа
устарел, система
сообщит об этом
9

10. Работа с форматами

Уже выпущено в составе
1С:Библиотека электронных документов 1.3.10
1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.59
1С:Клиент ЭДО 2.3.10
10

11. Новый Клиент ЭДО 2.3

Повышение частотности обновления
11

12. Новый Клиент ЭДО 2.3

Упрощение внедрения
Клиент ЭДО
Ваша конфигурация
12

13. Новый Клиент ЭДО 2.3

Поддержка новых типовых решений
Клиент ЭДО
КА 1.1
УПП 1.3
УТ 10.3
Решения на 8.3
13

14. Приятные мелочи

Поддержана отправка приглашений на конкретный
идентификатор контрагента.
*Уже встроено во все прикладные решения
14

15. Приятные мелочи

Реализован мини-помощник регистрации новых сертификатов
*Уже встроено во все прикладные решения
15

16. Приятные мелочи

В библиотеке БЭД версии 1.1 произведены значительные
доработки:
Модернизирована архитектура
Ускорена работа Текущих дел ЭДО
Разделен процесс распаковки документа и отражения в учете
Поддержаны многие возможности и интерфейсы библиотеки БЭД
1.3
16

17. Новое в функционале сервиса 1С-ЭДО

Дата и место проведения мероприятия
Новое в функционале
сервиса 1С-ЭДО
Спасибо за внимание!
Докладчик
Должность

Новое в функционале сервиса 1С-ЭДО

English   РусскийRules

ЭДО операторы и сервисы обмена электронными документами

Диадок

Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

СФЕРА EDI

Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами). ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.

Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.

1С-ЭДО

Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.

Такском

Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.

Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями

ИнфоТеКС

Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронный экспресс

Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.

TerraLink xDE

Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.

СИСЛИНК

СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.

Транскрипт

Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.