Электронный документооборот с ПФР

Соглашение об электронном документообороте с ПФР и другими контролирующими органами

С целью упрощения объемов затрат персонифицированного учета и обеспечения удобства сдачи отчетности в Пенсионный фонд РФ, был предпринят ряд мер по обеспечению организации защищенного документооборота, основанного на передаче электронных документов телекоммуникационными способами.

Электронная отчетность, формируемая в, специально созданном для этих целей, программном обеспечении — предназначена для подготовки и последующей отправки в соответствующий контролирующий орган, в качестве которого выступает ПФР. Такого рода документы должны иметь электронную подпись, обеспечивающую целостную идентификацию документа персонифицированного учета.

Начиная с 1999, в Российской Федерации была реализована сдача персонифицированной отчетности средствами сети Интернет и специально предназначенных для этого программ. Одной из подобного рода информационных систем является программный комплекс СБиС++, позволяющий организовать сдачу стандартизированных форм отчетности в ПФР. Некоторые отличия такого рода документов, имеющие место для Санкт-Петербурга и области, учтены в последних версиях программы. Среди, реализованных в СбиС++, преимуществ электронного способа взаимодействия с пенсионным фондом, можно отметить следующие:

  • Оперативность и возобновляемость взаимодействия с контролирующим органом. Отправленная отчетность может быть неоднократно исправлена, в случае обнаружения каких либо несоответствий в данных.
  • Достоверность электронного документооборота, подтверждаемую наличием электронной цифровой подписи и обеспечиваемую, в частности, гарантиями спецоператора связи.
  • Отсутствие необходимости в систематическом посещении отделения пенсионного фонда.
  • Возможность организации целостной базы данных с подтвержденной историей взаимодействия с ПФР.

Другие преимущества эксплуатации программного комплекса СБиС++ при взаимодействии с ПФР России:

  • Отсутствие необходимости в отдельной ЭЦП (электронной цифровой подписи) — возможность использовать ЭЦП сформированную для ИФНС и Росстата.
  • Возможность отправки документации в различные отделения ПФ. Для этого необходимо открыть соответствующие направления ЭДО, подав заявку в произвольной форме.
  • Простота подключения к системе учета отдельных филиалов, обеспеченных собственными ЭЦП. Для этого необходимо подать заявку на конкретное рабочее место определенного подразделения.

Элементарная процедура отправки налоговой декларации (НД) по страховым взносам.

В данном случае, предоставление налоговой декларации происходит в формате html-файлов, с одновременным сохранением протокола входного контроля ИФНС по данной конкретной НД.

Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту в ПФР?

Данный пакет отправляется по электронной почте в ПФ. Ответным действием является получение результирующего письма о том, что данные документы приняты к обработке ПФ.

Удобство отправки пояснительных записок, отправки "пачек", а также ясность процедуры взаимодействия с ПФ РФ. В случае если ответ от контролирующей инстанции не пришел в течение обозначенного срока (обычно в течение четырех дней), все вопросы следует разрешать непосредственно с ним. Технический оператор связи предоставляет лишь гарантии доставки документов, но никоим образом не отвечает за взаимодействие пользователя СБиС++ с ПФР.

Многочисленные инструменты камеральной предпроверки отчетности, реализованные в системе электронного документооборота СБиС++ — минимизируют текущие трудозатраты пользователя, направленные на обычный цикл последовательных исправлений деловой документации.

Какими документами можно обмениваться с контрагентами в электронном виде? С каких документов стоит начать, а что оставить на потом?

Когда речь заходит об электронном документообороте с контрагентами, прежде всего на ум приходят первичные документы: акты, накладные, счета-фактуры, УПД и т.п. Но не будем ограничивать себя рамками обмена первичкой. В «зону поражения» межкорпоративного документооборота попадают все документы, которые организация может отправить своим контрагентам или получить от них: договоры, допсоглашения, официальные письма, и пр.

Есть и отраслевые, специализированные документы, которые имеют существенное значение для определенных сфер деятельности. Например, таможенные декларации или отчеты страховых агентов.

По каждому из перечисленных видов документов нужно решить две основные задачи. Первая – обеспечение обмена. Процесс должен стать прозрачным и удобным на всех этапах: с момента, когда документ создается, согласовывается, обрабатывается сначала внутри организации, а потом уходит контрагенту и возвращается. И вторая задача – это последующее хранение с соблюдением юридической значимости, чтобы в нужный момент документ можно было найти, выгрузить, предъявить.

Межкорпоративный документооборот невозможно внедрить сразу на все документы и всех контрагентов. Встает вопрос выбора бизнес-процесса для пилотного проекта. При этом надо опираться на два параметра. Первый – это объем документов, который необходимо обработать. Второй – сложность реализации.

С объемом все просто: чем больше документов, чем «рутиннее» процессы по их обработке, тем выше будет эффект от внедрения. Поэтому в первую очередь и начинают с автоматизации первичных документов, массовых договоров и так далее. Различные разовые договоры, письма уже менее приоритетны.

А вот критерий сложности стоит рассмотреть отдельно. Какие факторы влияют на сложность?

Привлечение контрагентов

Когда вы начинаете оптимизировать определенный процесс внутри компании, то зависите только от себя, либо ключевую роль играет влияние высшего руководства. Проект внедрения МКДО выходит за рамки организации. Контрагентов необходимо убедить в важности обмена в электронном виде. Хорошо, если вы можете диктовать им условия и склонять к переходу на ЭДО. Но таких ситуаций не так много – контрагентов чаще всего приходится убеждать обмениваться с вами в электронном виде.

В этой связи самый простой вариант – начать с обмена внутри холдинга. Уговаривать здесь никого не приходится. После того как отладили все процедуры внутри холдинга, начинаем подключать контрагентов, в первую очередь ключевых поставщиков и покупателей, с которыми идет больший трафик документов. Потом – всех остальных.

Интеграция с учетными системами

Первичка обычно попадает в состав приоритетных документов, с которых начинают внедрение, от автоматизации обработки которых заказчик планирует получить наибольший эффект. При этом хочется, чтобы документы автоматически проверялись, заполнялись и т.д. Все это требует тесной интеграции с учетной системой компании. Здесь важно учитывать и то, насколько учетная система готова к возможным изменениям.

Интеграция с сервисами обмена и роуминг

Основная идея такова: вы выбираете удобный сервис/оператора и интегрируете внутренние системы с ним, а с остальными работаете через роуминг. Но на практике отношение к роумингу пока настороженное. Высока вероятность, что вам придется подстроиться под своих ключевых поставщиков и покупателей и взаимодействовать с ними через тот сервис, который выбрали они. Здесь нужно отметить, что увлекаться интеграцией с сервисами не стоит. Разработка, настройка и поддержка коннекторов с каждым сервисом довольно трудоемка. Оптимальный вариант – интеграция с 2-3 основными операторами, с остальными – роуминг.

Законодательная база

С точки зрения законодательной базы государство регламентирует обмен далеко не всеми документами.

Электронный документоооборот (ЭДО) компании с ПФР в 2017 году

Проще начать, например, со счетов-фактур, а не договоров. Поскольку регламент утвержден, возникает меньше вопросов и опасений, что электронные документы не будут приняты.

Практика

Вот несколько примеров, с чего начинали наши клиенты:

● Производственно-торговая компания – первичные документы внутри холдинга (отгрузка с производства в торговые компании);

●    Сеть магазинов – документы на внутреннее перемещение;

●    Торговая компания – таможенные декларации;

●    Интернет-магазин – договоры с поставщиками.

Количество документов, критичность бизнес-процессов, ожидаемый эффект, сложность – определили точки старта.

Подведем итог

Начинают с того, что проще, что даст максимальный эффект. Постепенно, по мере созревания межкорпоративного документооборота, нужно расширять зону его охвата, подключать дополнительные документы. В конечном итоге должна сформироваться хорошая привычка, чтобы даже не возникало желания отправлять документы в бумажном виде.

Внешний документооборот, уверена, пойдет по аналогии прогресса сотовой связи, которая изначально была прерогативой военных и президентов, а теперь у любого школьника и пенсионера есть мобильный телефон или даже смартфон. Хочется верить, что межкорпоративный документооборот достаточно быстро перейдет в электронный вид, и это не затянется на десятилетия.

СЭД для пенсионного фонда — обзор, рейтинг

Системы электронного документооборота для пенсионного фонда. Примеры проектов. Топ 10 СЭД.

2015. Негосударственный пенсионный фонд «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ» перевёл документооборот с Lotus на Docsvision

В Негосударственном пенсионном фонде «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ» реализован проект по переводу документооборота организации в систему Docsvision. Возможности и удобство новой СЭД оценили почти 100 пользователей компании. Решение реализовано на базе встроенного приложения «Управление документами» и конструктора согласований Docsvision. Были переписаны листы согласований, реализована возможность вывода в Microsoft Word. Осуществлена миграция данных в Docsvision. Был реализован функционал импорта данных из таблиц Microsoft Excel с поддержкой загрузки приложений и версионности файлов.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР — бланк

В ходе проекта автоматизирована канцелярия, договорная деятельность и весь документооборот. Переход в Docsvision был осуществлён в 2014 году. На данный момент компания BTLab оказывает техническую поддержку системы в ходе промышленной эксплуатации.

2009. «Пенсионный КапиталЪ» интегрировал СЭД «БОСС-Референт» с электронным архивом Saperion

Компания «Аплана» интегрировала систему электронного документооборота «БОСС-Референт» с электронным архивом Saperion для организации работы с большими объемами электронных документов в компании «Пенсионный КапиталЪ». В результате проекта была снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino, обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов Saperion, а также обеспечена возможность интеграции информации из различных систем. Кроме того значительный объем документов компании «Пенсионный КапиталЪ» хранился в СЭД «БОСС-Референт» на сервере IBM Lotus Notes/Domino, который не рассчитан на использование большого количества документов в виде отсканированных графических образов. В связи с этим у руководства компании возникла необходимость в интеграции СЭД «БОСС-Референт» с электронным архивом Saperion в целях снижения нагрузки на сервер и оптимизации работы с документами из различных корпоративных приложений.

2009. Соглашение об электронном документообороте подписали Отделение Пенсионного фонда и Служба судебных приставов

Отделение Пенсионного фонда России (ОПФР) по Псковской области и Управление федеральной службы судебных приставов заключили соглашение об организации электронного документооборота. Свои подписи под документом поставили Управляющий Отделения Пенсионного фонда России по Псковской области Елена Бибикова и руководитель Управления федеральной службы судебных приставов по Псковской области Владимир Медведев, сообщили ЦДИ в пресс-службе Отделения Пенсионного фонда России по Псковской области. В пресс-службе добавили, что за 2008 год в Отделение поступило около 28 тысяч запросов о предоставлении информации службе судебных приставов. «С подписанием Соглашения о предоставлении информации в электронном виде, мы выходим на новый, более эффективный уровень работы. Использование современных защищённых электронных каналов связи поможет сделать работу более мобильной, значительно снизить трудовые затраты. И в конечном итоге — повысить процент поступления денежных средств, которые будут направлены на выплаты пенсий», — отметила Елена Бибикова.

2009. Безбумажный документооборот для пенсионного фонда

Документооборот среднего и крупного предприятия напоминает бумажную реку — огромное количество разнообразных документов, поступающих из внешней среды, и внутренняя документация, необходимая для реализации проектов. При этом большая часть этих бумаг нужна только для ознакомления, чтобы принять решение о реализации описываемой задачи или процесса, принять или отклонить запрос, осуществить финансовую транзакцию и т. д. Сотрудникам же необходима возможность оперативного создания новых документов с едиными данными, быстрый доступ в БД для уточнения истории того или иного заказа, контракта, оперативное прохождение бумаг через руководство компании и т. п. Именно для решения этих вопросов и ускорения работы с документами в параллельном режиме негосударственный пенсионный фонд “Алмазная осень” в Республике Саха (Якутия) внедрил систему электронного документооборота DocsVision. Внедрение системы делопроизводства заняло у пенсионного фонда порядка 11 мес. В настоящее время в системе документооборота DocsVision в НПФ “Алмазная осень” в центральном офисе и семи удаленных филиалах имеет возможность работать до 50 пользователей одновременно.