Как правильно составить акт обследования

Акт обследования объекта – документ, который может составляться по самым разным поводам, таким как предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от того, что именно послужило причинно написания акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования, а также описываются меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта обследования объекта .docСкачать образец заполнения акта обследования объекта .doc

Акт может составляться в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д.

Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости, некоторые элементы и детали объекта могут быть подвергнуты более тщательному (а том числе лабораторному) исследованию.

Кто пишет акт обследования объекта

Составлением данного акта занимается специальная независимая комиссия, поэтому, первое, что следует сделать для обследования объекта – назначить членов комиссии, в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы произвести обследование и оценку на требуемом уровне, при этом, по возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссии желательно включить представителя заинтересованной стороны.

Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.

Как правильно составить акт: основные моменты

Унифицированного образца акта нет, поэтому составлять его можно в свободном виде. Во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако для того, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов.

Документ обязательно должен содержать

  • дату составления,
  • наименование и адрес местоположения проверяемого объекта,
  • его состояние (по необходимости),
  • цели, которые преследует обследование,
  • действия, производимые в его рамках,
  • а также результат.

Если в процессе обследования выявляются какие-то повреждения, поломки, дефекты (неважно, внешние или внутренние), их тоже надо отразить в документе (по возможности, с указанием причин, приведших к их появлению). В тех случаях, когда речь при обследовании ведется об объектах капитального строительства, особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.

Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.

При необходимости к акту могут прикладываться различные подтверждающие его содержание документы (в т.ч. фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников), которые оформляются в виде приложений и обязательно регистрируются в самом акте.

Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а, как правило, даже в нескольких экземплярах (в зависимости от количества заинтересованных сторон). Он может быть заполнен как от руки, так и напечатан на компьютере, но независимо от того, какой способ оформления будет выбран, каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.

Образец составления акта обследования объекта

В начале документа заполняем его наименование, затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.

Основная часть акта

Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования (капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п.), со ссылкой на основание (заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п.), потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с наименованием должности и указанием организации, которую он представляет.

Далее в документ включается адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании (желательно отдельными пунктами). После того, как описательная часть акта будет составлена, нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе обследования не было выявлено никаких повреждения, объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.

При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.

В заключении все члены комиссии должны поставить под документом свои подписи.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

В ст. 100 «Оформление результатов налоговой проверки» Налогового кодекса РФ содержится полное описание оформление результатов налоговой проверки.

В частности, в ней указываются и сроки составления акта налоговой проверки: по результатам выездной налоговой проверки в течение двух месяцев со дня составления справки о проведенной выездной налоговой проверке уполномоченными должностными лицами налоговых органов должен быть составлен в установленной форме акт налоговой проверки. В случае выявления нарушений законодательства о налогах и сборах в ходе проведения камеральной налоговой проверки должностными лицами налогового органа, проводящими указанную проверку, должен быть составлен акт налоговой проверки по установленной форме в течение 10 дней после окончания камеральной налоговой проверки.

Также в указанной статье есть и требования к составлению акта налоговой проверки — что отражается в акте, кто подписывает акт, какие документы прикладываются к акту налогвой проверки, как направляется и как происходит ознакомление с актом и т.п.

Таким образом, если проверка была закончена 3 апреля 2020 г., то акт налоговой проверки должен быть предоставлен не позднее 3 июня 2020 г. Если это была камеральная налоговая проверка и были выявлены нарушения налогового законадательства, то акт налоговой проверки должен был быть составлен не позднее 13 апреля 2020 г.

Для чего нужен акт о заливе квартиры?

Если ваше жилище или другое помещение залито проживающими сверху, акт о произошедшем необходим для того, чтобы зафиксировать причиненные повреждения и добиться в дальнейшем возмещения вреда. В дальнейшем акт участвует в оценке ущерба квартире и имуществу и в судебном разбирательстве.

Есть ли единая форма акта о заливе квартиры?

В соответствии с действующим законодательством единого стандарта для акта залива квартиры не предполагается, хотя при написании текста документа важно придерживаться общих правил.

Кто должен осматривать помещение и производить составление акта о заливе квартиры?

Это обязаны делать сотрудники организации или компании, обслуживающей или эксплуатирующей ваш дом. Они обязаны подтвердить, что случай затопления имел место, определить источник происшествия и зафиксировать все повреждения, причиненные имуществу пострадавшего в акте залива квартиры.

Могут ли быть собственники квартир — участниками конфликта членами комиссии?

Ни в коем случае. Это часто встречающаяся ошибка. Так как указанные в вопросе люди есть лица, заинтересованные в результате конфликта, они должны иметь статус присутствующих при мероприятии осмотра лиц.

Можно ли записать в акт о происшествии свидетелей?

Да, в акт о заливе квартиры записываются очевидцы произошедшего ЧП. Юристы советуют записать их основные данные, в том числе адрес проживания. Эта информация может потребоваться при вызове свидетелей на судебное рассмотрение (конечно, в качестве свидетелей).

Нужно ли приглашать собственника – виновника чрезвычайного происшествия?

Обязательно. Собственник непременно обязан участвовать в осмотре пострадавшего имущества и соответственно в составлении акта о заливе квартиры. В случае отказа от подписи документа необходимо произвести соответствующую пометку. При любых обстоятельствах виновному в произошедшем должно быть предоставлено право неограниченного присутствия при выявлении ущерба.

Должен ли акт осмотра залива квартиры включать сведения о наличии аварийной ситуации?

Непременно. В связи с этим рекомендовано составлять акт в процессе аварии или сразу после ее ликвидации. Если поломка ликвидирована, через значительное время определить источник будет сложно, а это помешает установить настоящего виновника.

Какие сведения должны войти в документ?

Это, прежде всего, сведения о месте аварии и ее последствиях, характере повреждений и их масштабе (размере). Именно поэтому составляющие документ должны записать размеры бедствия, включая повреждения на потолке, стенах и полу.

А если повреждена мебель?

В этом случае в акт должны быть включены сведения о том, какая конкретно мебель повреждена и в каком месте она находится в момент составления документа. Важно также зафиксировать, холодной либо горячей водой затоплена квартира.

Как быть, если повреждена дорогостоящая техника?

В этом случае в документе должна быть сделана отметка о марке бытовой техники и ее модели, что можно сделать, переписав информацию с наклейки, имеющейся на аппаратуре, или с техпаспорта.

Пример составления документа

Оценка ущерба после залива квартиры

Повреждения Примерная стоимость в рублях
Незначительный ущерб в 1-2 комнатах 3-4 тыс.
Средний ущерб в помещении или квартире общей площадью от 50 кв. м. 4-6 тыс.
Существенный ущерб во всех комнатах квартиры, а также в офисах, магазинах и складах От 6 тыс.
Оценка по наличествующим документам или фото От 3,5 тыс.