Как рассчитать отпускные дни?

Вопрос:
Расчет среднего дневного заработка осуществляется для оплаты ежегодных отпусков. Работникам установлены оклады и пятидневная рабочая неделя. Как правильно рассчитать количество календарных дней в неполных календарных месяцах расчетного периода в двух ситуациях:
когда праздничный день входит в период отпуска. Например, отпуск с 09.06.2014 по 15.06.2014 включительно. 12.06.2014 — праздничный день;
когда праздничный день не входит в период отпуска. Например, отпуск 23.05.2014 на один день?
Ответ:
При расчете количества календарных дней в неполном календарном месяце расчетного периода для целей оплаты отпуска работника, которому установлены оклад и пятидневная рабочая неделя, нерабочие праздничные дни не исключаются из количества календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, из количества календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце, также не исключаются. Например, если в июне работник был в отпуске с 09.06.2014 по 15.06.2014 включительно (12.06.2014 — праздничный день), то количество календарных дней в неполном месяце (в июне) составит 29,3 / 30 x 24 = 23,44 дн. Если в мае работник был в отпуске 23.05.2014, то количество календарных дней в неполном месяце (в мае) составит 29,3 / 31 x 30 = 28,35 дн.
Обоснование: На время ежегодного отпуска за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Средний заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев исходя из фактически начисленной работнику заработной платы за это время (п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение)). Из расчетного периода исключается время, когда за работником сохранялся средний заработок, а также начисленные за это время суммы (пп. «а» п. 5 Положения). Аналогичного требования в отношении нерабочих праздничных дней п. 5 Положения не содержит. Для оплаты отпусков используется средний дневной заработок (п. 9 Положения). В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из них исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (абз. 2 п. 10 Положения). В абз. 3 п. 10 Положения приведен порядок расчета количества календарных дней в неполном календарном месяце. Для определения количества календарных дней в неполных календарных месяцах нужно 29,3 (среднемесячное число календарных дней (ч. 4 ст. 139 ТК РФ)) поделить на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Таким образом, по нашему мнению, Положение не содержит требование об исключении нерабочих праздничных дней из количества отработанных календарных дней в неполном месяце.
На наш взгляд, за май количество календарных дней необходимо рассчитать следующим образом: 29,3 / 31 x 30 = 28,35 дн., за июнь — 29,3 / 30 x 24 = 23,44 дн.

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск оплачивается, исходя из среднего заработка данного работника за последний календарный год. При этом подразумевается не календарный год, а рабочий, и отсчёт начинается не с 01 января, а с даты заключения трудового договора с конкретным работодателем.

Право воспользоваться ежегодным отпуском возникает у сотрудника через полгода работы у данного работодателя. Если стороны договора достигнут соглашения, то отпуск может быть предоставлен и раньше. Если работник увольняется, не проработав и полугода, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. А как высчитать, сколько дней отпуска накопилось у работника? Формула для расчёта отпускных не такая уж и сложная. Необходимо знать, какие периоды учитываются для стажа, дающего право на отпуск.

Начиная со второго года исполнения своих трудовых обязанностей, отпуск сотрудника предоставляется в соответствии с графиком, который должен быть утверждён на каждом предприятии до 15 декабря текущего года на следующий год. Методикой расчёта отпускных должен владеть каждый сотрудник.

Производится расчёт отпускных по формуле:

ОТП = (ЗарПл / (12 * 29,3))* кол-во дней отпуска, где:

  • ОТП – сумма получаемой за отпуск компенсации;
  • ЗарПл – это заработная плата данного работника за весь отработанный период; 12 – количество месяцев в году;
  • 29,3 – среднее количество дней в месяце. Эта величина устанавливается на уровне Правительства.

Расчёт и выплата отпускных должны быть произведены не позднее 3 календарных дней до начала отдыха сотрудника. Сложнее использовать вышеприведённую формулу, если работник не полностью отработал рабочий год.

Чтобы рассчитать, сколько дней отпуска заработал данный сотрудник, необходимо воспользоваться формулой:

(29,3 / 12) * общее количество отработанных месяцев. 29, 3 / 12 = 2, 44 дня имеет каждый работник за фактически отработанный месяц.

При расчёте отпускных учитываются следующие периоды, согласно ст. 121 ТК РФ:

  • время фактической работы;
  • дни, когда работник фактически отсутствовал на рабочем месте, но оно за ним сохранялось. Такие случаи приведены в ТК РФ и других нормативных актах;
  • дни вынужденного прогула;
  • другие периоды, указанные в ст. 121 ТК РФ.

Например, работник устроился на работу 02 ноября 2015 года, а с 28 апреля 2017 года он уволился. Весь период он отработал полностью, без пропусков. Таким образом, он «накопил» 5 месяцев стажа для отпуска. Так как апрель «перевалил» за половину, то он считается полностью. Следовательно, работник «накопил» 2, 44 * 5 = 12,2 дней отпуска. Согласно правилам округления – 12 календарных дней.

Формула начисления отпускных

Как выглядит формула расчета среднего заработка для отпускных:

Срзар = Зарпл / (12 * 29,3), где:

  • срзар – это средняя заработная плата за 1 день работы конкретного сотрудника;
  • Зарпл – это вся начисленная заработная плата конкретного сотрудника за последний рабочий год;
  • 12 – количество месяцев в году;
  • 29,3 – среднее количество дней в 1 месяце.

Например, работник устроился на работу 02 июня 2016 года, а с 01 июня 2017 года он имеет право уйти в отпуск. За этот период он получил 578 000 рублей. Таким образом, его средняя заработная плата за 1 день работы равна:

578 000 / (12 * 29,3) = 1 638, 32 рубля.

Формула расчета дней по календарю отпуска следующая:

(29,3 / 12) * общее количество отработанных месяцев. 29,3 / 12 = 2,44 дня имеет каждый работник за фактически отработанный месяц. Например, работник отработал полные 7 месяцев у этого работодателя. Следовательно, при увольнении он имеет право получить компенсацию за 7 * 2,44 = 17 календарных дней отпуска.

Формула расчета

Формула расчёта отпускных дней выглядит так:

Средний заработок данного работника * количество дней отпуска.

Каждый работник имеет право самостоятельно дробить свой отпуск, но с условием того, что одна его половина будет не менее 14 календарных дней. Оставшееся дни он имеет право разделить. Но нужно достигнуть договорённости с работодателем, так как дробление отпуска выбивается из общего графика, а это может повлиять на отдых других работников.

Средний заработок за 1 день работы рассчитывается по следующей формуле:

Весь заработок за последний календарный год / 12 * 29,3

Отпускные в 2018 году рассчитывают с учетом Положения о порядке исчисления среднего заработка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 года № 922. Новые правила расчёта не разрабатывались и не утверждались уже несколько лет.

На сумму денежных средств, которые работник получит за период своего отдыха, влияют следующие факторы:

  • период, за который производится расчёт;
  • средний заработок сотрудника. Именно для целей расчёта этого показателя необходимо брать соответствующую справку у предыдущего работодателя. Это позволит не «потерять» некоторые суммы и периоды;
  • стаж работы;
  • количество дней отдыха, которые желает использовать данный работник. Максимальная сумма компенсации будет выплачена за 28 календарных дней отпуска.

Право на отпуск имеет лишь тот сотрудник, который официально трудится по трудовому договору. Если с работником заключён гражданско-правовой договор, то права на отпуск такой исполнитель не имеет. Стандартная продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Но есть некоторые категории работников, которые в силу своей профессии и занимаемой должности, могут претендовать на дополнительные дни отдыха.

Первый отпуск предоставляется через полгода работы, далее – по графику. Есть такие работники, которые могут уйти в отпуск в удобное для них время, не смотря на ранее утверждённый документ:

  • женщины, которые в скором времени уходят в отпуск по беременности и родам;
  • работники, которые официально усыновили ребёнка, которому ещё не исполнилось трёх лет;
  • несовершеннолетние работники.

Важно! Каждый работник, договорившись с работодателем, имеет право на получение отпуска без содержания. В этом случае ничего рассчитывать не нужно, так как руководство не должно оплачивать эти дни. Но если оформить такой отдых продолжительностью более 14 дней, то это повлияет на такие показатели, как стаж и продолжительность рабочего года.

Количество дней в периоде

Чтобы правильно рассчитать сумму, причитающуюся конкретному работнику за период отпуска, необходимо знать, какой период нужно брать для расчёта.

Для расчета отпускных необходимо взять предыдущие 12 месяцев и фактически отработанное в них время. Компания может установить иной расчетный период (например, полгода или квартал). Но эту норму необходимо закрепить в коллективном договоре или ином нормативном акте. С этим положением работник должен быть ознакомлен под подпись при поступлении на работу.

Самостоятельно установленный период не должен ухудшать положение работника, как если бы при расчёте использовался «стандартный» период.

Если сотрудник решил взять отпуск по истечении полугода, то для расчёта учитывается фактически отработанное им время. При расчёте необходимо знать, какие периоды исключаются. К ним относятся дни пребывания данного работника на больничном (по различным основаниям) и в неоплачиваемом отпуске (более 14 дней).

У бухгалтеров иногда возникает вопрос относительно учёта праздничных дней, которые выпадают на период отдыха работника. Стоит ли их учитывать? Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от 15.04.2016 № 14-1/В-351), эти дни «автоматически» продлевают отпуск, но они не оплачиваются.

Как быть, если период исключается полностью? Например, женщина была в отпуске по уходу за своим ребёнком. Тогда для расчёта следует брать тот период, который был отработан полностью, даже если он был несколько лет назад. Если и этот период полностью исключается, то нужно брать расчётный месяц и фактически отработанные в нём дни.

Из расчётного периода также исключаются простои, которые произошли по вине работодателя. Этот период оплачивается из средств фонда оплаты труда из расчёта 2/3 от среднего заработка. Но ни сумма, ни дни не учитываются при расчёте отпускных дней.

Выплаты, учитываемые при расчете

Чтобы правильно рассчитать средний заработок, необходимо знать, какие выплаты учитываются при расчёте. В Постановлении Правительства №922 сказано, что работодатель должен учесть все суммы, которые относятся к выплатам по оплате труда. Эти выплаты должны быть прописаны в соответствующем локальном нормативном акте, с которым работник должен быть ознакомлен при поступлении на работу.

Средний заработок рассчитывается на основании положений ст. 139 ТК РФ. Анализируя эту статью, можно сделать вывод, что учитываются все выплаты (в том числе и стимулирующие), которые входят в систему оплаты труда у данного работодателя и которые не противоречат нормам закона. Не играет роли, за счёт каких средств эти выплаты производятся.

Возникает вопрос об учёте премий, так как они относятся к стимулирующим выплатам. Для расчёта учитываются те премии, которые относятся к системе оплаты труда. Их перечень должен быть прописан в одном из следующих локальных нормативных актов:

  • трудовое соглашение;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулировании (премировании);
  • коллективный договор.

Расчет отпускных в выходные дни

Некоторые работники, желая продлить себе отдых, оформляют отпуск так, чтобы он «зацепил» выходные и праздничные дни. Если в законный отпуск работника попадают официальные нерабочие праздничные дни, то они не включаются в число дней отпуска и, как следствие, не оплачиваются. В ст. 112 ТК РФ приведён исчерпывающий список официальных нерабочих праздничных дней в России. Большее количество их выпадает на январь.

Молодых работников часто волнует вопрос, а учитываются ли выходные в период отпуска? Согласно ст. 119 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск в России предоставляется в календарных днях. В ст. 120 ТК РФ сказано, что выходные дни наравне с рабочими днями включаются в отпуск и подлежат оплате.

Продолжительность отпуска

В России минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. На такой отдых могут рассчитывать все граждане, официально трудоустроенные. К таковым относятся лица, работающие по трудовому договору. Лица, осуществляющие свою деятельность по гражданско-правовому договору, не могут рассчитывать на ежегодное предоставление 28 дней отдыха. Такие гарантии даются только официально работающим.

В Росси выделены некоторые категории работников, которые имеют право на удлинённый отдых. Количество дополнительных дней предусмотрено законом. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно «накинуть» несколько дней к отпуску. Но это положение должно быть прописано в локальном нормативном акте.

Пример расчета

Для того чтобы понимать, как правильно рассчитывать отпускные, необходимо привести несколько примеров.

Пример 1. Работник Н. написал заявление на предоставление ему ежегодного отпуска в период с 02.04 по 30.04. Размер его оклада составляет 56 000 рублей. Перед Новым годом всем работникам, в том числе и работнику Н., была выдана премия в размере 18 000 рублей. Каждый месяц работник Н. получает компенсацию за бензин в размере 5 000 рублей и за мобильную связь 1 000 рублей. Период отработан Н. полностью.

Пример 2. Работник Н. написал заявление на предоставление ему ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней в период с 01.04 по 15.04. Оклад у Н. 42 600 рублей. На работу Н. был принят с 01.10.2017 года. В декабре он был на больничном 7 дней и получил за этот период 12 000 рублей. В декабре он так же получил зарплату в размере 27 000 рублей.

Пример 3. Работник Н. написал заявление на отпуск с 01.04.2018 по 15.04.2018 года. У этого работодателя он отработал 5 лет. Ежемесячный оклад – 68 000 рублей, ежемесячная премия – 5 000 рублей. По итогам 2017 года была выплачена премия в размере 30 000 рублей. В марте Н. был на больничном 7 дней, сумма выплат – 27 000 рублей, зарплата за март 40 000 рублей.

Для отпускного сезона 2020 года характерны вопросы, связанные с простоем, неполным рабочим временем и новшествами правил расчета среднего заработка. Рассмотрим некоторые из них.

1. Работнику предоставлен трудовой отпуск в июне. За два месяца до этого (с апреля) ему установлено неполное рабочее время. Следует ли месяцы с неполным рабочим временем исключать из расчета отпускных?

Если в периоде, который принят для исчисления отпускных, работнику установлены неполный рабочий день и (или) неполная рабочая неделя, для исчисления среднего заработка принимается фактически начисленная заработная плата <*>.

Из расчета среднего заработка исключаются месяцы, в которых работник в соответствии с законодательством освобождался от работы с частичным сохранением или без сохранения зарплаты, кроме месяцев, в которых начисленная зарплата была не ниже заработной платы, начисленной в полных месяцах <*>.

Полным месяцем считается календарный месяц, в котором работник отработал все рабочие дни согласно правилам внутреннего трудового распорядка или утвержденному графику работ (сменности), а также дни его отсутствия в соответствии с законодательством, в случаях сохранения среднего заработка в размере 100% <*>.

При установлении неполного рабочего времени у работника соответственно меняется график работы и оплата производится пропорционально отработанному времени или выполненной работе <*>. Таким образом, работа в условиях неполного рабочего времени не является освобождением от работы. Если работник отработал в условиях неполного рабочего времени все запланированное новым графиком рабочее время, то исключать из расчета отпускных этот месяц нет оснований.

2. Исключаются ли из расчета месяцы, в которых работник совершил прогул, был на больничном, в трудовом отпуске или отпуске за свой счет?

Напомним общее правило. Если в составе 12 месяцев, принимаемых для исчисления среднего заработка, есть такие, в которых в соответствии с законодательством работник освобождался от работы с частичным сохранением или без сохранения заработной платы, эти месяцы исключаются из расчета, кроме месяцев, в которых начисленная заработная плата была не ниже заработной платы, начисленной в полных месяцах <*>.

Если работник совершил прогул, то такой месяц не рассматривается на предмет исключения, поскольку работник не освобождался от работы. Месяц, в котором работнику был предоставлен трудовой отпуск, тоже не исключается из расчета, потому что за это время полностью сохраняется заработок. Месяцы, в которых работник был временно нетрудоспособен или ему предоставлялся отпуск без сохранения зарплаты, исключаются из расчета отпускных в том случае, если заработок за эти месяцы (без учета пособия) окажется ниже заработка за полные месяцы.

3. Как сравнивают заработок, начисленный за неполные и полные месяцы?

Порядок сравнения заработной платы, начисленной в полных и неполных месяцах, законодательством не установлен. Он определяется организацией самостоятельно. При этом целесообразно учесть следующие рекомендации:

— в заработок за месяц, который работник отработал не полностью, включаются только те выплаты, которые учитываются при расчете отпускных;

— в случае увеличения тарифной ставки 1-го разряда, тарифной ставки (тарифного оклада), базовой ставки, базового оклада к заработку применяются поправочные коэффициенты.

4. Учитывается ли оплата простоев не по вине работника в размере 2/3 тарифной ставки при начислении отпускных? Следует ли месяцы, в которых объявлен такой простой, исключать из расчета?

Простоем признается временное отсутствие работы по причине производственного или экономического характера <*>. Поскольку из-за простоя в определенном месяце работник не отработал все рабочие дни, этот месяц не является полным <*>.

Заработную плату, начисленную в таком месяце, необходимо сравнить с заработной платой, начисленной в полных месяцах. По устным разъяснениям специалистов Минтруда и соцзащиты оплата простоя не учитывается в составе заработной платы неполного месяца, поскольку она не является оплатой за отработанное время, выполненную работу или сохраняемым средним заработком. Если зарплата (без учета оплаты простоя) будет на уровне зарплаты полных месяцев, месяц остается в расчете и выплаты, начисленные в этом месяце, за исключением оплаты простоя, будут учитываться при исчислении отпускных. В противном случае этот месяц и все начисленные в нем выплаты надо исключить.

В ситуации, когда в расчетном периоде нет ни одного полного месяца и отпускные исчисляют исходя из часовой зарплаты, учитываются только фактически отработанные часы и начисленная за них зарплата. В этом случае время простоя и оплата за него не принимаются в расчет <*>.

5. Как рассчитать среднедневной заработок, если в расчетном периоде все месяцы оказались неполными?

В расчетном периоде может не оказаться ни одного полного месяца. Это происходит в случаях, когда отпуск предоставляется работнику в месяце его приема на работу или если в расчетном периоде работник работал во всех месяцах, но в каждом из них работник был на больничном, в отпуске за свой счет или был объявлен простой не по его вине и др.

В такой ситуации расчетным путем определяют заработок за полный месяц <*>.

Вначале находят часовую зарплату. Для этого заработную плату (при необходимости с учетом корректировки на поправочный коэффициент), начисленную за расчетный период, делят на количество фактически отработанных часов в течение этого периода. При этом учитывают только те выплаты, которые начислены за отработанное время, выполненную работу. Средний заработок, если он сохранялся в расчетном периоде, не включается в состав зарплаты.

Затем определяют среднемесячную зарплату. Для этого часовую зарплату умножают на среднемесячное количество расчетных рабочих часов (в 2020 году при пятидневной рабочей неделе — 169,3 часа (2032 часов / 12 мес.), при шестидневной рабочей неделе — 168,8 часа (2026 часов / 12 мес.)).

Последний шаг — расчет среднедневного заработка. Среднемесячную зарплату делят на 29,7 дня.

Если работник не приступал к работе, но есть необходимость рассчитать средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска или отпуска в связи с получением образования, исходят из тарифной ставки (тарифного оклада, должностного оклада, оклада), определенной в трудовом договоре работника <*>. А именно эту величину делят на 29,7 дня и получают среднедневной заработок.

Такой порядок расчета среднедневного заработка в данной ситуации определен с 01.01.2020.

Напомним, что на основе должностных окладов производится оплата труда госслужащих, на основе оклада — работников бюджетных организаций, на основе тарифной ставки (тарифного оклада) — иных работников <*>.

6. Как найти ответ на вопрос: учитывать ли конкретную выплату при исчислении отпускных?

Необходимо помнить, что при расчете отпускных учитываются те выплаты, которые начислены за работу, обусловленную трудовым договором <*>. Это означает, что не принимаются в расчет вознаграждения по гражданско-правовым договорам, выплаты социального характера (например, матпомощь), выплаты, которые не являются оплатой труда (например, дивиденды, компенсация за использование имущества работника в служебных целях). Также следует проверить, не указана ли данная выплата в п. 3 Перечня N 47.

Итак, если отпускные рассчитываются в общем порядке, то в состав зарплаты включаются выплаты, которые входят в рамки п. 1 и 2 Перечня N 47 (т.е. виды оплаты труда за выполненную работу, отработанное время и средний заработок, сохраняемый за неотработанное время). Если отпускные исчисляются исходя из часового заработка, в расчете учитываются только выплаты, относящиеся к п. 1 Перечня N 47.

7. Есть ли новшества в порядке включения в расчет отпускных различных выплат?

В этом сезоне их не много. Касаются они «особых» выплат.

Так, с 01.01.2020 не учитывается единовременное вознаграждение за выполнение заказа на поставку (заготовку, сдачу) лома и отходов черных и цветных металлов для государственных (республиканских) нужд и заказа на поставку (заготовку, сдачу) отходов бумаги и картона и отходов стекла для республиканских государственных нужд, начисленное руководителю организации (его заместителю, главному специалисту) <*>.

Еще одно новшество предусмотрено для единовременного пособия на оздоровление, которое выплачивается работникам госорганов, а также госучреждений и иных госорганизаций, обеспечивающих деятельность Президента Республики Беларусь и госорганов.

Если такое пособие выплачено в полном размере, то в расчет отпускных оно включается пропорционально месяцам, оставшимся для исчисления среднего заработка по отношению к двенадцатимесячному периоду. Если оно выплачено пропорционально отработанному времени, оно включается в расчет пропорционально месяцам, оставшимся для исчисления среднего заработка по отношению к периоду, за который произведена выплата этого пособия <*>.

8. Что нового в расчете поправочных коэффициентов?

Необходимо обратить внимание на расчет поправочных коэффициентов в случае, если в расчетном периоде или в периоде отпуска работник работал по различным профессиям рабочего (должностям служащего).

Как и ранее, в этой ситуации поправочные коэффициенты рассчитываются пропорционально отработанному времени отдельно до и после соответствующего периода работы по каждой профессии рабочего (должности служащего). Но с 01.01.2020 при этом учитываются базовый оклад, базовая ставка, тарифная ставка (тарифный оклад), тарифная ставка 1-го разряда, сложившиеся в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка <*>.

Например, механику предоставляется трудовой отпуск с 03.06.2020. На эту должность работник переведен 01.01.2020, а до этого он трудился в этой организации водителем. Средний заработок рассчитывается за период с 01.06.2019 по 31.05.2020. Организация не применяет тарифную ставку 1-го разряда. Для расчета поправочных коэффициентов в июне — декабре 2019 года принимается тарифная ставка водителя, действующая в июне 2020 года, а в январе — мае 2020 года — тарифный оклад работника, установленный в июне 2020 года по должности механика.

Ранее в качестве базы для расчета коэффициента в отношении прежней профессии (должности) применялись указанные показатели, действовавшие в месяце, предшествовавшем изменению профессии (должности).

Прежний порядок отдельного исчисления поправочных коэффициентов применяется, если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, произошли:

— снижение базового оклада, базовой ставки, тарифной ставки (тарифного оклада), тарифной ставки 1-го разряда;

— изменение системы оплаты труда <*>.

В случае, когда в расчетном периоде работник имел различную квалификацию, с 01.01.2020 поправочные коэффициенты исчисляются в общем порядке.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Фарафонова Е. В., главный специалист,
Башкирский реском Профсоюза работников образования и науки РФ

Журнал «Учет в сфере образования» № 5, май 2010 г.

Чтобы рассчитать педагогу отпускные, бухгалтеру нужно определить его среднедневной заработок за расчетный период (последние 12 месяцев), а затем умножить его на количество дней отпуска. Но это общая схема. На практике приходится учитывать и тот факт, что в расчетном периоде работник, скажем, болел, был в декрете… Кроме того, следует помнить, что изменился порядок индексации среднего заработка.

Выплаты, которые нужно учесть в среднем заработке

При расчете среднего заработка учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты, независимо от источника их финансирования (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Это, в частности:

— зарплата, начисленная педагогам по окладам (должностным окладам);

— зарплата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной (или уменьшенной) годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

— надбавки и доплаты к должностным окладам за профессиональное мастерство, выслугу лет (стаж работы), ученую степень или звание, знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей);

— вознаграждение за классное руководство;

— премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Учтите, что этот перечень не является исчерпывающим.
В соответствии с подпунктом «о» пункта 2 Положения в расчет среднего заработка придется включить доплаты за проверку письменных работ, заведование учебными кабинетами (лабораториями, мастерскими), районный коэффициент.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА ПЕДАГОГИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ
В зависимости от наименования должности педагогического или руководящего работника, типа и вида образовательного учреждения продолжительность ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска педагогов составляет 42 или 56 календарных дней (постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г. № 724).
Подробнее об этом — в рубрике «Для справки».

Выплаты, которые не принимаются в расчет

Из расчетного периода исключаются время и суммы, начисленные за период, когда:

— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;

— он получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

— работник был в отпуске без сохранения зарплаты;

— ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.
Этот порядок установлен пунктом 5 Положения.
Более того, не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (матпомощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).
Как правило, не учитываются премии, начисленные ко Дню учителя, юбилейным датам работника, то есть не связанные с образовательным процессом (п. 2, 3 Положения).

Расчет среднего заработка

Если расчетный период (12 календарных месяцев) отработан полностью, среднедневной заработок рассчитывается по следующей формуле:

Средний дневной заработок

=

Заработок, начисленный за расчетный период

Среднемесячное число календарных дней (29,4)

Данный порядок предусмотрен статьей 139 Трудового кодекса РФ и пунктом 10 Положения.
Бывает, что работник не полностью отработал расчетный период. В таком случае формула для расчета среднедневного заработка следующая:

Средний дневной заработок

=

Заработок, начисленный за расчетный период

29,4

Х

Количество полностью отработанных календарных месяцев
расчетного периода

Х

Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце)

Чтобы рассчитать количество календарных дней в неполном месяце, необходимо воспользоваться следующей формулой:

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце

=

29,4

Количество календарных дней месяца

Х

Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце

Индексация среднего заработка

При повышении окладов в целом по учреждению (его филиалу либо структурному подразделению) требуется корректировать средний заработок. Правила индексации прописаны в пункте 16 Положения. Заметим, что с 26 ноября 2009 года эти правила были изменены (постановление Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. № 916).
Обратите внимание: корректировки необходимы, только если повышение затронуло всех работников образовательного учреждения (структурного подразделения). Причем индексируются выплаты, размер которых напрямую зависит от оклада (тарифной ставки). Коэффициент индексации рассчитывается по следующей формуле:

Коэффициент пересчета

=

Новый размер оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) и ежемесячных доплат (надбавок) в том месяце, когда произошло последнее повышение

Ранее установленный размер оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) и ежемесячных доплат (надбавок)

Важно учесть, что индексация среднего заработка производится не только при увеличении самих тарифных ставок (окладов), но и при одновременном изменении перечня и (или) размеров ежемесячных выплат к ним.

Как оформить документы для отпускных

1. График отпусков. Его составляют минимум за две недели до начала календарного года, исходя из пожеланий сотрудников, требований закона и интересов работодателя. Соблюдать график обязаны как работодатель (организация или ИП), так и работники (ст. 123 ТК РФ. Существует унифицированная форма № Т-7. В ней, в числе прочего, есть графы 8 и 9. Их нужно заполнить, если изначально запланированный отпуск был впоследствии перенесен.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

2. Заявление сотрудника. Пишется в случае, когда нужно уйти в отпуск не по графику. Если же график соблюдается, то можно обойтись без заявления.

Работник должен подать заявление заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха.

Пример заявления

Генеральному директору ООО «ЧОП «ЧеКа»

г-ну Дубинину И.О.

от охранника Симонова А.А.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней с 05 ноября 2020 года по 18 ноября 2020 года.

31 октября 2020 года

______________/Симонов А.А./

3. Извещение о начале отпуска. Оно необходимо, если человек будет отдыхать по графику. Не менее чем за две недели до начала отпуска кадровики должны известить об этом работника под роспись. Если же основанием является не график, а заявление, уведомлять сотрудника не обязательно.

4. Приказ (распоряжение). Нужен и в случае ухода в отпуск по графику, и в случае подачи заявления. Существуют унифицированные формы: № Т-6 (на одного работника) и № Т-6а (на нескольких сотрудников).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

5. Записка-расчет. Обычно используют форму № Т-60. На первой стороне проставляются даты начала, окончания, и период отдыха. На второй стороне — данные для оплаты.

6. Личная карточка. В бланке по форме № Т-2 есть раздел VIII, предназначенный для сведений об отпуске.

7. Табель учета рабочего времени. Соответствующие дни следует обозначить буквенным или цифровым кодом (для ежегодного основного оплачиваемого отпуска это «ОТ» и «09»

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

ВНИМАНИЕ. Ранее организации и предприниматели в обязательном порядке применяли унифицированные формы кадровых документов, в частности, бланки № Т-2, Т-6, Т-6а, Т-7, Т-12, Т-13 и Т-60 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Но сейчас работодатели могут делать это добровольно, либо разработать свои формы (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

Расчет отпускных в 2020 году (в календарных днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска

Он зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период, то есть 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха.

Если расчетный период отработан полностью, применяется формула, приведенная в статье 139 ТК РФ:

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / среднемесячное число календарных дней (оно равно 29,3)

Если расчетный период отработан не полностью, либо были исключаемые дни (больничные, отпуск и др.), применяется другая формула. Она приведена в пункте 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922; далее — Положение):

Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка / (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + число отработанных календарных дней в неполных месяцах)

При этом:

Число отработанных календарных дней в неполном месяце = среднемесячное число календарных дней / общее число календарных дней в данном месяце × число календарных дней в данном месяце, приходящееся на отработанное время

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

ВАЖНО. Случается, что в расчетном периоде не было ни одного фактически отработанного дня, либо фактически начисленной зарплаты. Тогда средний заработок нужно считать за предшествующий отрезок времени, равный расчетному периоду (п. 6 Положения). А если зарплаты и отработанных дней не было даже в предшествующем периоде, в расчет берется фактический заработок за тот месяц, в котором начался отпуск. При отсутствии такого заработка вычисления производятся исходя из оклада (п. 7 и п. 8 Положения).

Примеры расчета

Расчетный период отработан полностью

Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб. / 12 мес. / 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).

Расчетный период отработан не полностью

Работник уходит отдыхать с 8 июля 2020 года на 14 календарных дней. Его оклад составляет 20 000 рублей.

Расчетный период — с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года.

В апреле 2020 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2020 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.

Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).

За апрель 2020 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб.(220 000 + 13 000).

Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в апреле 2020 года (не полностью отработанном месяце).

Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда сотрудник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 — 10).

Итого в апреле 2020 года отработано 19,5333 дн.(29,3 / 30 × 20)

Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Он составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).

Шаг 4. Определяем размер отпускных.

Их величина равна 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).

В расчетном периоде отсутствуют отработанные дни

Специалист уходит отдыхать с 12 ноября 2020 года. Расчетный период — с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года. В это время сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты.

Бухгалтер определил средний заработок за предшествующий период, то есть за отрезок времени с 1 ноября 2018 года по 31 октября 2019 года. Он составил 150 000 руб. Исходя из этой цифры бухгалтер рассчитал размер отпускных.

Премия в расчете отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 6 ноября 2020 года. Расчетным является период с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года. Это время отработано полностью.

В январе 2020 года работник получил премию за 2019 год в размере 40 000 руб.

Нужно ли включить эту сумму в заработок, начисленный в расчетном периоде и учитываемый при подсчете отпускных?

Да, нужно. В письме Минздравсоцразвития от 05.03.08 № 535-17 говорится, что для учета годового вознаграждения должны выполняться два условия:

  • расчетный период отработан полностью;
  • продолжительность периода, за который выплачена премия, не превышает продолжительности расчетного периода.

Раз оба условия выполнены, 40 000 руб. нужно добавить к выплатам, которые включаются в заработок при оплате дней отдыха.

Рассчитывать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников

СПРАВКА. При несоблюдении названных условий премия все равно учитывается. Но не в полном объеме, а пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Другие примеры учета премий смотрите в статье: «Расчет отпускных: как учесть ежемесячные, ежеквартальные и годовые премии».

Расчет отпускных при повышении окладов

Отпуск работника начинается 18 ноября 2020 года. Расчетный период — с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года.

С ноября по декабрь 2019 года (2 месяца) сотрудник получал ежемесячно оклад, равный 40 000 руб. С января 2020 года в организации были повышены оклады всему персоналу. В январе — октябре 2020 года (10 месяцев) работник получал по 45 000 руб. в месяц.

Бухгалтер нашел коэффициент повышения. Он равен 1,125(45 000 / 40 000).

Заработок за расчетный период составил 540 000 руб.((40 000 руб. × 1,125 × 2 мес.) + (45 000 руб. × 10 мес.)).

Другие примеры вычислений при повышении оклада смотрите в статье: «Начисление отпускных: расчет при повышении оклада и налоговый учет при «переходящем» отпуске».

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Расчет отпускных в 2020 году (в рабочих днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество рабочих дней отпуска

Средний дневной заработок равен (п. 11 Положения):

Средний дневной заработок = фактически начисленная заработная плата / количество рабочих дней по календарю 6-ти дневной рабочей недели

СПРАВКА. Отпуск в рабочих днях полагается сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) и тем, кто подписал трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ). В указанной формуле под фактически начисленной заработной платой подразумевается сумма, начисленная с первого дня сезонных работ (или краткосрочного контракта) до момента начала отдыха (подробнее об этом читайте в статье «Отпуск при срочном трудовом договоре: когда его предоставить и как оплатить»).

Расчет отпускных при увольнении

При увольнении работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник не успел отгулять положенные ему дни. Компенсация вычисляется по следующим формулам.

Если отпуск считается в календарных днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска

Если отпуск считается в рабочих днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество рабочих дней неиспользованного отпуска

Средний дневной заработок нужно определять точно так же, как для расчета обычных отпускных.

Почему среднемесячное число календарных дней всегда равно 29,3

Данная цифра представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.

Таким образом, чтобы найти среднемесячное число календарных дней, нужно от 365 (или 366) дней отнять 14 дней, и полученный результат разделить на 12 месяцев. После округления итоговое значение равно 29,3.

Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отдыха приходится на понедельник, выдать деньги необходимо не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; см. «Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные?»).

ВНИМАНИЕ. Законодательство не устанавливает самый ранний срок, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Значит, компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять или большее число дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.

Компенсацию за неиспользованный отпуск полагается выдать в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

Бухгалтеру нужно начислить НДФЛ на всю сумму отпускных и удержать его при выплате денег работнику. Перевести налог в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором сотрудник получил деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Отпускные облагаются взносами: пенсионными, медицинскими, на соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносами в ФСС «на травматизм».

ВНИМАНИЕ. Нередко бывает, что начало отдыха и начисление отпускных приходятся на разные месяцы. К примеру, отдых начинается 1 декабря 2020 года, а отпускные рассчитаны и выданы на руки 26 ноября 2020 года. Когда нужно начислить взносы? В месяце начисления отпускных. В нашем примере — в ноябре.

Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе

Как отражать отпускные в учете

В налоговом учете отпускные можно списать на расходы и при общем режиме (подп. 7 ст. 255 НК РФ) и при упрощенной системе (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Вопросы возникают, если отдых начался в одном месяце, а закончился в другом. К затратам какого месяца можно отнести деньги, начисленные работнику?

При методе начисления — к расходам каждого из двух месяцев пропорционально дням отдыха (письмо Минфина от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643).

При кассовом методе — к расходам месяца, в котором сотрудник получил деньги на руки или на карточку.

Подводя итог, напомним, что в 2020 году от бухгалтера требуется: правильно оформить документы, определить расчетный период, найти средний дневной заработок и рассчитать отпускные. Плюс к этому нужно выдать деньги в установленный срок, начислить НДФЛ и взносы, а также отразить отпускные в налоговом учете.