Кассовая книга

Обновленный перечень кассовых документов

Нововведения в области контрольно-кассовой техники направлены не только на усовершенствование функционирования системы кассового обслуживания, но и на разработку обновленного перечня первичных документов. В настоящий момент организации освобождены от необходимости создания документации, утвержденной Госкомстатом, которая заполнялась ранее. Все изменения обусловлены обновлением Федерального закона № 54 от 22.05.2003.

Несмотря на корректировки в действующем законодательстве, организации, ведущие кассу, в обязательном порядке должны заполнять приходные и расходные ордера и книгу по унифицированной форме КО-4 (Постановление № 88 от 18.08.1998). Таким образом, ведение КК по общему правилу продолжится и в процессе использования онлайн-кассы.

Кассовая книга, бланк, скачать Word

Регулирование применения ККТ производится посредством обновленного 54-ФЗ (ст. 1) и иных подзаконных нормативных актов, вытекающих из данной законодательной нормы.

Согласно нововведениям, утвержденным ФЗ-54, организации вправе не применять целый ряд унифицированных форм (унифицированные формы КМ 1 – КМ 9), утвержденных Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998 (Разъяснения Минфина и ФНС, Письма № 03-01-15/54413 от 16.09.2016, № ЕД-4-20/18059@ от 26.09.2016, № 03-01-15/19821 от 04.04.2017). После внедрения ККТ ведение данной первичной документации является для учреждений добровольным. Автоматизация учета максимально упрощает ведение первичного документооборота.

При этом действующий порядок ведения операций по кассе, закрепленный в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, обязывает каждый хозяйствующий субъект отражать движение наличных денежных средств в КО-4 (п. 4.1 Указаний) с использованием ПКО и РКО (п. 4.6 Указаний). Организации, у которых отсутствуют движения наличных денег, могут не вести КК.

Ведение кассовой книги в 2018 году при наличии ККТ

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если КО-4 ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.

Образец заполнения кассовой книги 2018 вручную будет аналогичным предыдущим отчетным периодам.

Руководство по правильному заполнению кассовой книги

В бумажный бланк вносятся данные о движении денежных средств. Записи в бумажной КК также заверяются подписями руководства организации.

Оформление и ведение КО-4 регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

При использовании онлайн-оборудования кассир вносит денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. КК заполняется бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

При использовании онлайн-касс электронная КК может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях. Новая КО-4 начинается с началом нового отчетного периода — года и хранится, согласно 402-ФЗ, в течение 5 лет.

Пример заполнения регистра кассовая книга, скачать бесплатно в Excel

Кассовая книга

Кассовая книга – это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации. Порядок ведения кассовой книги регулируется ч.III Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Согласно порядка ведения кассовой книги и хранения денег организации могут вести кассовую книгу в одном экземпляре ручным или автоматизированным способом.

Порядок ведения кассовой книги ручным способом

При ведении кассовой книги ручным способом листы книги перед использованием должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. На последнем листе кассовой книги указывается общее количество листов и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Для ведения кассовой книги используется бланк унифицированной формы № КО-4

Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи наличных денежных средств по каждому кассовому документу (приходному или расходному кассовому ордеру). Все записи делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первый экземпляр называется вкладным листом кассовой книги, второй – отрывным листом.

Кассовая книга: бланк

Первый и второй экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

В конце каждого рабочего дня кассиром рассчитываются итоги зарегистрированных за день кассовых операций, и выводится остаток денег в кассе на следующее число. Эти данные вносятся в кассовую книгу, после чего второй (отрывной) экземпляр листов книги (содержащий копию записей) отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

Порядок ведения кассовой книги автоматизированным способом

Согласно ч.III Порядка ведения кассовых операций в РФ допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом (например в программе 1С:Бухгалтерия). При этом способе листы кассовой книги формируются автоматически, на основании зарегистрированных в программе кассовых документов. В соответствии с требованиями порядка ведения кассовой книги необходимо к началу следующего рабочего дня формировать в программе и выводить на печать вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Сформированные листы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в программе должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года.

Вкладной лист книги, сформированный последним за месяц, должен содержать общее количество листов кассовой книги, сформированных за прошедший месяц, а вкладной лист, формированный последним за год — общее количество листов книги за год.

После распечатки отчета кассира и вкладного листа кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Сформированные вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

  1. Для чего нужна кассовая книга?
  2. Как оформляется кассовая книга?
  3. Как заполнить кассовую книгу?

Редко какая организация ведет расчёты исключительно по безналу, а потому соблюдением кассовой дисциплины озабочены практически все юрлица и частные предприниматели. Для учёта операций с наличными денежными средствами, проводящимися через кассу, организация должна вести специальный журнал под названием кассовая книга.

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.

На одно предприятие заводится одна кассовая книга. Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс. В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции. Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.

Как оформляется кассовая книга?

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.

В бумажном варианте он оформляется следующим образом:

  • все листы нумеруются;
  • журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
  • на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название структурного подразделения;
  • код ОКПО;
  • текущий год.

Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую — в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.

Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись. Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.

Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.

Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.

В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив. На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.

Как заполнить кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:

  1. Дата и порядковый номер листа.
  2. В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
  3. Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
  4. Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
  5. Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
  6. В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
  7. В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
  8. Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» — остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
  9. Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).

Для правильного оформления документов ознакомьтесь с образцом кассовой книги  на нашем сайте.

Комментарии

Кассовая книга в электронном виде — правила ведения