Командировочные расходы косгу

Содержание

Бюджетник, это важно знать! Об оплате за проживание в командировке

Вы в курсе, что отправляя бюджетника в командировку, организация обязана компенсировать расходы. Служебная поездка – не прихоть сотрудника, а рабочее задание, потому вкладывать в нее собственные средства вы не обязаны!

Мы не стали обобщать тему оплаты всех командировочных расходов в казенных учреждениях (читайте специальный материал сервиса Dokpiter на другой странице).

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Лучше рассмотрим нюансы гостиничных трат подробнее

Что говорит закон о компенсации «делового» проживания?

Трудовое законодательство хоть и регламентирует вопрос по командировкам, но достаточно поверхностно. Полномочия устанавливать размеры возмещения по проживанию переданы «на места»: в муниципалитеты и бюджетные учреждения.

Получается, что у вашей организации есть внутренние Положения о командировании специалистов и нормативах. В них конкретно прописано: кто, на какую сумму, с какими привилегиями может останавливаться в деловой поездке.

И тут начинается самое интересное

  • Простым сотрудникам оплата за проживание в командировке в бюджетных учреждениях чаще не превышает 2000 руб./сутки. Номер «бизнес» класса вам точно никто не оплатит – экономия бюджета на лицо!
  • Административные специалисты и управление предприятия вправе рассчитывать на льготы. Сумма возмещения возрастает до 10000 руб./сутки, а комфортабельность до уровня «Полу-люкс» и «Люкс».

В тщательно продуманных нормативных актах размер компенсации зависит и от вида поездки – региональная, РФ или заграница (стоимость гостиничных номеров везде разная).

Уточните лимиты вашего учреждения перед бронированием отеля, чтобы не прогореть с компенсацией!

***

Небольшое отступление: Зарплата в бюджете небольшая, потому желание заработать закономерно – узнайте КАК…

***

Обязана ли организация авансировать служебную поездку?

По статистике почти 99% бюджетных организаций выдают аванс на оплату проживания в командировке (даже если этого пункта нет во внутреннем Положении). Такая лояльность связана с тем, что эта статья расходов самая весомая – у вас просто может не быть собственных средств в нужном количестве.

Советы по беспроблемному «путешествию»:

  1. Не забудьте убедиться в наличии приказа, направляющего вас в командировку.
  2. Уточните все лимиты и размеры возмещения в вашем учреждении.
  3. Обязательно собирайте все отчетные документы в поездке (за отель, проезд, иные разрешенные траты).
  4. По возвращению сдайте авансовый отчет своевременно.

***

Если вы не против получить финансовую выгоду от командировочной поездки, познакомьтесь с предложениемсервиса Dokpiter…

Полещук Н.А., Семенчук Н.Ю.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно — операционные цели.

Внутренние расчетные операции охватывают расчеты с подотчетными лицами.

Сколько платят за командировочные суточные расходы в 2018 году

Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Основная цель аудиторской проверки – формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Расчеты с подотчетными лицами» и в соответствии с применяемой методикой учета расчетов с подотчетными лицами действующим в Республике Беларусь  нормативным документам. Для достижения данной цели необходимо установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с подотчетными суммами на предприятии, правильность их отражения в учете и отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, которые  в свою очередь является главным составляющим в экономике.

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке:

— общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;

— аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности .

Таким образом, методологическое обеспечение аудита основано на применении определенных процедур с целью получения необходимых результатов на конкретном участке аудита. Многообразие приемов и процедур позволяет аудитору сформировать точное мнение о достоверности и полноте финансовой  отчетности.

На основе программы и плана аудита утверждается перечень аудиторских процедур:

Процедура 1 – процедура проверки принципов учетной политики касающихся расчетов с подотчетными лицами.

Процедура 2 – соответствие выдачи денежных сумм под отчёт установленным правилам.

Процедура 3 – Проверка правильности оформления, своевременность представления авансовых отчётов, соответствия приложенных к ним документов нормативным требованиям. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в нем.

Процедура 4 – Проверка оформления приказов руководителя предприятия при направлении работников  в командировку;

Процедура 5 – Проверка наличия списка подотчетных лиц в штате предприятия. Для контроля законности выдачи сумм под отчет, проверяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги.

Как правило, расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

— расходы на хозяйственные нужды;

— оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

— командировочные расходы;

— представительские расходы.

Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Что касается командировочных расходов, то аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание, удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина РБ затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы .

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории РБ выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Республики Беларусь при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Республику Беларусь день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для Беларуси .

Что касается представительских расходов, то аудитор должен проверить произведенные расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в НК РБ.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с помощью набора контрольных процедур, предназначенных для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, основными из которых являются: авансовые отчет;  приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;  список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов;  оправдательные первичные  документы.

Литература:

1. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебник — Мн.: Книжный Дом; Мисанта, 2005. — 512 с.

2. Шидловская М. С. Финансовый контроль и аудит: Учеб. пособие — Мн.: Вышейшая школа, 2001. — 495 с.

Командировка: расходы по найму жилья

Командировка: расходы по найму жилья

Правительство РФ издало Постановление от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749). Пунктом 11 названного положения предусмотрено, что работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)*(1), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Кроме этого, уточнено, что размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следует отметить, что ст. 168 ТК РФ установлено, что в коллективном договоре/локальном акте, помимо размеров, связанных с командировками, определяется и порядок их возмещения.

Вместе с тем, как правило, бюджетные учреждения в целях регулирования вопросов выплаты командировочных расходов используют нормы Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729*(2) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (далее — Постановление N 729), и Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813*(3) (далее — Указ N 813) для организаций, в которых проходят службу федеральные гражданские государственные служащие.

Несмотря на обязанность возмещения тех или иных расходов, произведенных работником во время командировки, налогообложение таких выплат будет осуществляться в соответствии с требованиями налогового законодательства, поскольку Налоговый кодекс является нормативным актом прямого действия. Вопросам обложения НДФЛ посвящен абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, ЕСН — абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

В предложенной статье мы рассмотрим порядок налогообложения выплат, связанных с возмещение расходов по найму жилья на время командировки.

Документальные расходы по найму жилья

Не подлежат налогообложению документальные расходы по найму жилого помещения. При этом отметим, что нормирование данных расходов в целях обложения НДФЛ и ЕСН*(4) не производится (как правило, стоимость бронирования входит в стоимость проживания, а также не является выплатой в пользу физического лица в связи с направлением его в командировку).

В целях правильного применения указанной нормы бухгалтерам необходимо строго отслеживать, какие расходы возмещаются работнику по документам, подтверждающим проживание: в квитанции об оплате проживания четко должна быть обозначена цель расходов — за проживание/наем жилого помещения. В данном случае база для налогообложения отсутствует.

В случае если в квитанции имеется другая формулировка, например за аренду зала, или поименованы такие расходы, как “химчистка“, “минибар“*(5), “солярий“, “кабельное телевидение“ и т.п., возникает объект налогообложения по НДФЛ*(6) (за исключением того случая, когда такие услуги предоставляются в соответствии с п. 4 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ*(7) и входят в цену номера/места в номере; однако в целях исключения разногласий с налоговыми органами по поводу налогообложения указанных сумм сотруднику необходимо представить документальный перечень услуг, входящих в цену номера, заверенный в установленном порядке). То есть дополнительные услуги, оказываемые за отдельную плату, в случаях их возмещения организацией следует включать в доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ и ЕСН (см. также Письмо Минфина РФ от 26.06.1997 N 04-04-06).

По возвращении из командировки физическое лицо представило счет из гостиницы, в котором, помимо платы за проживание, указана плата за пользование холодильником, телевизором*(8). Подлежат ли налогообложению соответствующие суммы? Для решения названной проблемы следует обратиться к Постановлению ФАС УО от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2.

Суд отметил, что предельного перечня расходов, входящих в командировочные, норма абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ не содержит.

В счетах, выставленных гостиницами отдельной строкой, выделялись платежи за проживание, пользование телевизором, холодильником и т.д. Оплата работниками организации указанных услуг вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы.

Таким образом, у налогового органа отсутствовали основания для начисления налогоплательщику спорной суммы НДФЛ и соответствующих пеней, а также привлечения его к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ. К такому же решению пришел этот же суд в Постановлении от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2.

Дополнительно скажем, что ранее МНС разъясняло следующее: если в расшифровку оплаты номера включаются суммы оплаты наличия в нем телевизора, телефона, холодильника, то стоимость оплаты этих минимально необходимых услуг также является компенсационной выплатой, не подлежащей налогообложению (Письмо МНС РФ от 02.07.1999 N ВГ-6-06/521). При этом следует иметь в виду, что согласно Приказу Ростуризма от 21.07.2005 N 86*(9), изданному во исполнение Распоряжения Правительства РФ от 15.07.2005 N 1004-р, к большинству категорий номеров гостиниц (за исключением номеров II/III — V категорий) предъявляются требования об обязательном наличии холодильника/телевизора.

Для плательщиков налога на прибыль обложение ЕСН дополнительных услуг, не входящих в цену номера, не производится на основании ст. 252, п. 1 пп. 12 ст. 264 и п. 3 ст. 236 НК РФ.

Возможны ситуации, когда работник при представлении авансового отчета по командировке прикладывает в качестве подтверждающих документов только счета о проживании из гостиниц без наличия чека контрольно-кассовой машины. При этом возникает вопрос: необходимо ли соответствующие суммы включить в состав расходов по налогу на прибыль и доначислить ЕСН и НДФЛ?

В данном случае представляет интерес Постановление ФАС МО от 05.05.2008 N КА-А40/3517-08: суд со ссылкой на ст. 166 ТК РФ, ст. 264 НК РФ, форму N 3-Г *(10), а также п.

Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах

2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт“ указал, что представленные сотрудниками заявителя счета из гостиниц, составленные по форме N 3-Г и являющиеся бланками строгой отчетности, не требуют применения контрольно-кассовой техники, о чем свидетельствуют необходимые реквизиты: бланки изготовлены типографским способом, имеются выходные данные типографии, нумерация также осуществлена типографским способом. Таким образом, судом сделан вывод о том, что заявитель правомерно включил спорные затраты в состав расходов.

Положениями ст. 217, 238 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН выплаты, связанные с расходами на командировки, в частности расходы по найму жилого помещения, при условии их документального подтверждения.

Как следует из материалов дела, данные расходы подтверждены счетами гостиниц, которые являются первичными документами, следовательно, выданные сотрудникам подотчетные денежные средства не являются их доходом, поскольку они были использованы ими в интересах организации.

Таким образом, считается неправомерным доначисление НДФЛ и ЕСН, а также штрафов и пени по указанным налогам.

Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС СЗО от 12.01.2004 N А56-33311/02. При этом был отклонен довод налоговой инспекции о том, что гостиницы не состоят на налоговом учете в налоговых органах. Следовательно, плательщик обоснованно не включил в налогооблагаемый доход физических лиц суммы, израсходованные на оплату услуг гостиниц.

К такому же решению пришел ФАС ПО в Постановлении от 07.02.2006 N А65-12149/05-СА1-32, однако данный суд в Постановлении от 20.03.2007 N А65-14336/2006-СА2-41 в схожей ситуации делает следующий вывод: поскольку гостиницы не имели статус юридического лица и не стоят на налоговом учете, представленные накладные, корешки приходных ордеров, счета, составленные и подписанные от имени указанных гостиниц, не могут служить основанием для принятия предъявленных сумм к авансовому отчету. Соответственно, подтверждено доначисление НДФЛ налоговым органом.

Также данный суд в Постановлении от 04.06.2003 N А56-26589/02 отметил следующее: приведенная норма кодекса*(11) не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме*(12). Более того, приведенной нормой кодекса допускается непредставление вообще командированным работником документа, подтверждающего расходы по найму жилого помещения. И даже в этом случае суммы таких расходов частично освобождаются от обложения налогом. При этом в постановлении названного суда от 18.02.2008 N А56-52410/2006 подчеркнуто, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими произведенные расходы при осуществлении расчетов наличными денежными средствами.

Представляет интерес и Постановление ФАС МО от 19.10.2006 N КА-А40/9978-06, в котором суд пришел к выводу: если оплата проживания подтверждена квитанциями к приходно-кассовым ордерам, форма которых утверждена в установленном порядке, то названные суммы обоснованно не включены налогоплательщиком в налогооблагаемый доход физических лиц.

В аналогичной ситуации ФАС МО в Постановлении от 29.02.2008 N КА-А40/14043-07 указал, что отсутствие кассовых чеков при предъявлении иных документов, подтверждающих расходование сотрудником общества денежных средств, полученных под отчет на командировочные расходы, не может являться основанием для доначисления НДФЛ, соответствующих пеней и взыскания штрафа.

Кроме того, ФАС ЗСО в Постановлении от 11.06.2003 N Ф04/2539-461/А70-2003 была рассмотрена обратная ситуация — наличие чеков ККМ и отсутствие счетов гостиниц. Суд указал на подтверждение произведенных сотрудником предприятия командировочных расходов согласно командировочному удостоверению, авансовому отчету, кассовому чеку. Довод налогового органа о том, что при отсутствии счета на проживание в гостинице доказательством оплаты за проживание не может служить кассовый чек, поэтому налоговым агентом должен удерживаться налог, не был принят, поскольку в данном случае подотчетные средства не остаются в распоряжении работника и не могут рассматриваться как полученный им доход, который включается в налоговую базу по НДФЛ.

Интересен и вывод, сделанный в Постановлении ФАС УО от 23.04.2008 N Ф09-2594/08-С3: судом установлено, что обществом были представлены документы, подтверждающие направление работников в командировку и их нахождение в месте командировки, а также документы, подтверждающие внесение работниками денежных средств в счет оплаты проживания в гостиницах в месте командировки, в которых указаны ИНН с нарушенной структурой. Вместе с тем данные документы содержали все необходимые реквизиты, они подписаны работниками гостиниц, заверены печатями, в них указаны места нахождения гостиниц.

Доказательств того, что реально услуги по проживанию не оказывались работникам и полученная часть аванса, предназначенная для оплаты найма жилья, фактически оставалась у работника (в нарушение положений ст. 65 АПК РФ), налоговый орган не представил. Таким образом, было признано недействительным решение налогового органа в части доначисления НДФЛ*(13).

При проверке представленных организацией авансовых отчетов сотрудников установлено, что часть подтверждающих расходы документов не содержит необходимой информации (произошло обесцвечивание текста в связи со световым воздействием). Правомерно ли доначислить на соответствующие суммы НДФЛ? Применительно к названной ситуации целесообразно обратиться к Постановлению ФАС ПО от 20.03.2007 N А65-14336/2006-СА2-41: налоговым органом установлено, что организацией произведена оплата работникам — физическим лицам по их авансовым отчетам расходов без чеков контрольно-кассовой техники, которые в нарушение п. 1 ст. 210 НК РФ не включены в налоговую базу налогоплательщиков — физических лиц.

При этом чеки контрольно-кассовой техники (билеты на проезд), представленные во время налоговой проверки, не имели информации, поскольку бумажный носитель по истечении времени не содержал ее.

Арбитрами было отмечено следующее: из протокола судебного заседания усматривается, что судом первой инстанции предлагалось проведение технической экспертизы спорных документов на предмет исследования информации, имевшейся на этих бумажных носителях, однако организация от проведения экспертизы отказалась, то есть не воспользовалась возможностью доказать соответствующие обстоятельства. Названный факт послужил основанием для увеличения налоговой базы по НДФЛ на соответствующие суммы.

В дополнение отметим, что Минфин в случае возникновения ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна, считает возможным подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека (письма от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).

Расходы по найму жилья без подтверждающих документов

Конкретный работодатель на основании требований ст. 168 ТК РФ в части самостоятельного установления порядка и размеров возмещения командировочных расходов вправе определить надлежащий порядок и норматив возмещения расходов на проживание без подтверждающих документов*(14).

При этом с 01.01.2008 в случае непредставления документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, соответствующие суммы не подлежат обложению НДФЛ в пределах 700 руб. (по российским командировкам) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Письмо Минфина РФ от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).

Обложение ЕСН в данном случае у плательщиков налога на прибыль не производится на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Расходы по найму жилья у частных лиц

Встречаются случаи, когда работник направляется в командировку в такую местность, где отсутствуют организации (индивидуальные предприниматели), оказывающие гостиничные услуги. Как правило, тогда физические лица проживают на частных квартирах, принадлежащих гражданам.

Основанием для подтверждения такого проживания и произведенных расходов будут являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и 30 ЖК РФ, либо договор поднайма жилого помещения, заключенный на основании ст. 685 ГК РФ, 76 ЖК РФ (иногда физические лица заключают так называемый договор аренды жилого помещения, тем не менее такой договор будет регулироваться нормами законодательства о найме/поднайме жилого помещения, несмотря на юридическую некорректность названия договора). Суммы, выплаченные на основании такого договора (договор составляется в письменной форме), не подлежат обложению у командированного сотрудника ни НДФЛ, ни ЕСН.

Также чрезвычайно важным представляется Постановление ФАС СЗО от 18.10.2007 N А56-8092/2007, в котором отмечено, что командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Так как НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения.

Необходимо сказать несколько слов о налогообложении доходов физического лица, сдавшего квартиру (по договору, сторонами которого являются физические лица).

Во-первых, командированный сотрудник выплачивает лицу, сдавшему квартиру, сумму, обусловленную условиями договора в полном объеме без каких-либо удержаний, поскольку сотрудник не является налоговым агентом и законодательством на него не возложена обязанность в данном случаем исчислять и удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Во-вторых, на организацию, возместившую своему сотруднику расходы по найму жилого помещения, не возложена обязанность удержания НДФЛ с доходов “сдатчика“ квартиры, поскольку организация не выплачивает этому лицу никаких доходов, то есть не является в этом случае налоговым агентом. Отсутствует у нее и обязанность подавать сведения в налоговые органы, поскольку такая обязанность на основании п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ возложена только на налоговых агентов.

В-третьих, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 228 и ст. 229 НК РФ физическое лицо, сдавшее в наем (поднаем) жилое помещение, обязано самостоятельно исчислить НДФЛ и уплатить его при декларировании своих доходов*(15).

А.В. Власов

“Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера“, N 2, февраль 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Согласно разъяснению Роструда от 30.04.2008 N 1024-6 суточные не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер, и выплата их не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке, в том числе и при простое.

*(2) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

*(3) Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих“.

*(4) Данный вывод подтверждается Письмом МНС РФ от 04.04.2003 N 05-1-05/80-М339.

*(5) См. Постановление ФАС СЗО от 08.10.2003 N А05-3238/03-166/11.

*(6) Судьи ФАС ПО в Постановлении от 08.06.2006 N А65-35811/2005-СА2-41 отметили, что по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат возмещению, в частности, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

*(7) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ“.

*(8) Счет по форме N 3-Г, утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 N 121.

*(9) Приказ Ростуризма от 21.07.2005 N 86 “Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения“.

*(10) Минфин в Письме от 15.06.2006 N 03-05-01-04/164 сообщил, что счет по форме N 3-Г является документом, подтверждающим оплату расходов по найму жилого помещения, и бланком строгой отчетности (Письмо Минфина РФ от 13.03.2002 N 16-00-24/13).

*(11) Имеется в виду абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

*(12) Данный вывод подтверждается Постановлением ФАС СЗО от 28.11.2006 N А05-7474/2005-29.

*(13) При этом уместно вспомнить и п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, согласно которому акт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

*(14) Для бюджетных учреждений следует напомнить, что при отсутствии документов, подтверждающих проживание, выплачивается сумма в размере 12 руб. в сутки (пп. “а“ п. 1 Постановления N 729) или в размере 30% установленной нормы суточных для государственных служащих (п. 19 Указа N 813).

*(15) Для справки: п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 18.11.2004 N 23 разъяснено, что в тех случаях, когда не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя лицо приобрело для личных нужд жилое помещение или иное недвижимое имущество либо получило его по наследству или по договору дарения, но в связи с отсутствием необходимости в использовании этого имущества временно сдало его в аренду или внаем и в результате такой гражданско-правовой сделки получило доход (в том числе в крупном или особо крупном размере), содеянное им не влечет уголовной ответственности за незаконное предпринимательство.

КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ОТ 21.06.2010 N 467 “О ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ ПО БРОНИРОВАНИЮ И НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВОЕННОСЛУЖАЩИМ И СОТРУДНИКАМ НЕКОТОРЫХ Ф

“Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера“, 2010, N 8

КОММЕНТАРИЙ К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ОТ 21.06.2010 N 467 “О ВОЗМЕЩЕНИИ РАСХОДОВ ПО БРОНИРОВАНИЮ И НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВОЕННОСЛУЖАЩИМ И СОТРУДНИКАМ НЕКОТОРЫХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА“

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Кроме того, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом возмещение расходов для государственных служащих регулируется различными постановлениями Правительства РФ. Так, комментируемое Постановление Правительства РФ от 21.06.2010 N 467 (далее — Постановление N 467) посвящено возмещению расходов по бронированию и найму жилого помещения при направлении сотрудника в служебную командировку. В нем сказано, что его положения касаются только следующих категорий гражданских служащих:

— военнослужащих;

— сотрудников органов внутренних дел;

— сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы;

— сотрудников государственной противопожарной службы по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

— сотрудников органов по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;

— сотрудников таможенных органов;

— лиц начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи.

Отметим, что ведомственными Приказами для этих категорий государственных служащих установлены особенности направления в служебную командировку и возмещения связанных с ней расходов. Приведем перечень таких нормативных актов, не детализируя их содержание:

— Приказ МВД России от 05.10.2006 N 780 “Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации“;

— Приказ МЧС России от 10.01.2008 N 3 “Об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий“;

— Приказ ФТС России от 27.07.2009 N 1338 “Об утверждении основных положений о порядке выезда в служебные командировки за границу должностных лиц таможенных органов Российской Федерации и учреждений, находящихся в ведении ФТС России“;

— Приказ ФТС России от 28.05.2007 N 658 “О возмещении командировочных расходов сотрудникам таможенных органов“.

Данные правовые акты устанавливают порядок направления в служебную командировку отдельных категорий гражданских служащих. В частности, в них даны инструкции, касающиеся:
— организации, планирования и контроля за проведением командировок;

— порядка отмены и переноса запланированных командировок;

— сроков служебных командировок;

— порядка оформления служебных командировок;

— возмещения командировочных расходов;

— другие инструкции.

Практически все вышеперечисленные нормативные акты ведомств содержат аналогичные нормы. В связи с этим можно обобщить следующее: сотрудникам, направленным в служебные командировки, возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, в том числе в случае заключения ими с учетом требований гражданского законодательства и ЖК РФ договоров коммерческого найма, подтвержденные соответствующими документами, в размере, установленном Правительством РФ. В настоящее время эти размеры утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“ (далее — Постановление N 729).

Также в ведомственных приказах сказано, что в случае проживания в жилом помещении, предоставленном по договору коммерческого найма, документами, подтверждающими расходы командируемого по найму жилого помещения, являются: договор коммерческого найма, расписка наймодателя в получении денежных средств по договору, ксерокопия паспорта наймодателя. А при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются сотрудникам при наличии отметки на командировочном удостоверении соответствующих должностных лиц о невозможности предоставления в пунктах служебной командировки жилого помещения бесплатно в размере, установленном Правительством РФ, то есть Постановлением N 729. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него.

Напомним, что согласно п. 1 Постановления N 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

— расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб.

Командировочные расходы в казенном учреждении (Анохина Н.)

в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

— расходов на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

— расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

— при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

б) водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Указанное Постановление действует и по настоящее время, однако при возмещении расходов по бронированию и найму жилого помещения при направлении в служебные командировки на территории РФ военнослужащих и сотрудников органов внутренних дел, УИС, ГПС, ФСКН России, ФТС России и лиц начальствующего состава ГФС России за счет средств федерального бюджета нужно руководствоваться Постановлением N 467. В п. 1 данного Постановления сказано, что при возмещении расходов по найму жилья необходимо применять следующие нормы:

— военнослужащим и сотрудникам, имеющим соответственно воинские звания высших офицеров или звания высшего начальствующего состава или занимающим должности, подлежащие замещению высшими офицерами (лицами высшего начальствующего состава), а также полковникам (капитанам 1 ранга), занимающим командные (руководящие) должности, перечни которых утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, — не более стоимости двухкомнатного номера;

— остальным военнослужащим и сотрудникам — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае, если место в гостинице не предоставлено) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Обратите внимание! В случае вызванной условиями выполнения служебного задания необходимости проживания военнослужащих и сотрудников не в гостинице указанные федеральные органы исполнительной власти вправе определять виды документов, подтверждающих размер фактических затрат, исходя из которого возмещаются расходы по бронированию и найму жилых помещений.

Кроме этого, согласно п. 2 Постановления N 467 финансовое обеспечение расходов, связанных с наймом помещения, в том числе расходов, превышающих нормы, установленные п. 1 данного Постановления, осуществляется за счет бюджетных ассигнований на исполнение действующих расходных обязательств, предусмотренных в федеральном бюджете на обеспечение деятельности федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят военную службу военнослужащие и сотрудники.

Обратите внимание! Расходы, превышающие нормы, установленные п. 1 Постановления N 467, будут возмещаться только в том случае, если они были произведены с разрешения или ведома должностного лица, имеющего право направлять военнослужащих и сотрудников в служебную командировку.

Е.А.Новикова
Эксперт журнала
“Оплата труда в бюджетном учреждении:

акты и комментарии для бухгалтера“
Подписано в печать
29.07.2010

При этом выполняются следующие проводки: Дебет Кредит Название операции 50.3 76 Куплен билет командируемому работнику. 71 50.3 Билет выдан работнику 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Списаны расходы на покупку билета 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Пример учета командировочных расходов Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:

  • билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут, по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.
  • счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Внимание

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться.

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2014 N 735: «При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.» Особо следует отметить, что счета-фактуры не могут служит основанием для предъявления к вычету суммы НДС по расходам на проезд. Разъяснение по данному вопросу содержится в письме УФНС по г.
Документально подтвержденными в налоговом учете признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с российским законодательством <п. . Билет на пригородный автобус, приобретенный в самом автобусе, должен содержать <подп. : <и наименование, серия и номер билета; <и наименование организации, выдавшей билет; <и вид транспортного средства, осуществляющего перевозку пассажира; <и стоимость билета. Проездной документ, приложенный командированным к авансовому отчету, содержит все эти необходимые реквизиты.
А значит, расходы на проезд признаются документально подтвержденными. И как разъясняет ФНС, исключение стоимости такого билета из состава командировочных расходов в налоговом учете может быть признано обоснованным, только если есть доказательства, что билет в принципе не относится к заявленному маршруту следования к месту (из места) командировки <Письмо .

Ошибка 404

Важно

Также следует помнить, что вычет НДС, указанного в билете, оформленном на иностранном языке, возможен только в случае перевода на русский язык реквизитов, необходимых для применения такого вычета. Это разъяснение содержится в письме Минфина РФ от 10.04.2013 № 03-07-11/11867.

Service Temporarily Unavailable

В случаях, когда в билете сумма НДС отдельной строкой не выделена, то вся сумма, указанная в билете, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Такой порядок учета установлен в письме Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01. С полными текстами документов, упомянутых в этом разделе, можно ознакомиться по ссылкам в приведенном ниже списке: 1. Письмо Минфина РФ от 24.03.2010 № 03-03-07/6 2. Письмо Минфина РФ от 16.08.2010 № 03-03-07/27 3.


Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11 4.

Командировочные расходы на какой счет относить

Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Оформление командировки: документы, расходы, проводки

Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства 10 71 Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов 28 71 Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции 91.2 71 Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями 19 71 Выделен НДС по командировочным расходам 68.НДС 19 НДС направлен к вычету Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

Учет расходов на билеты

Инфо

НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб. Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках Подробности в этой статье.

Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.

Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах

Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника 50 (51) 71 Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет. Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки: Дебет Кредит Название операции 76 51 Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя 20, 23, 25, 26, 29 (44) 76 Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. 19 76 Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

  • Главная
  • Основные понятия бухучета

Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке. При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).


Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания.

Командировочные расходы: оплата проезда

Командировочные расходы: оплата проезда

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).

Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф. 0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки. Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется командировочное удостоверение (ф. 0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

— авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

— отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.

Проезд транспортом общего пользования

К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ <1>, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта <2>, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта). Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.

Федеральный закон от 10.01.2003 N 18-ФЗ “Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации“.

Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“.

Зачастую в стоимость проезда включается не только плата за проезд, но и дополнительные услуги:

— сервисные сборы;

— плата за пользование постельными принадлежностями;

— страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров.

Сервисные сборы и плата за пользование постельными принадлежностями формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге, поэтому работодатель вправе полностью признать такие расходы в качестве командировочных (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

Страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров уплачиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 07.07.1992 N 750 “Об обязательном личном страховании пассажиров“. Согласно ему на территории РФ действует обязательное страхование пассажиров от несчастных случаев на время их поездки. Установлено, что страховой взнос включается в стоимость проездного документа и взимается при его продаже. Таким образом, сумма страхового взноса по обязательному страхованию пассажиров, включаемая в стоимость проездного документа, учитывается при исчислении налога на прибыль в составе расходов на командировку работника (Письмо Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138).

В последнее время большое распространение получил такой способ приобретения проездных документов, как электронный. Он очень удобен. Пассажир может совершить покупку самостоятельно (через Интернет), оплатив расходы платежной картой, либо за наличный расчет через агентство по продаже электронных билетов. Однако при всем удобстве и быстроте данного процесса стоит учитывать, что сделка по приобретению электронных билетов оформляется в бездокументарной форме. Возникает вопрос: что же в этой ситуации является подтверждением факта произведенной перевозки и ее оплаты?

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к письмам Минфина.

Электронный авиабилет. Специалисты финансового ведомства в Письмах от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 05.06.2009 N 02-06-10/2282 заявляют, что при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, — электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории РФ и за рубеж подтверждающими документами являются:

а) в части произведенных расходов по оплате:

— чек контрольно-кассовой техники;

— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

— подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

— другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) в части факта произведенной перевозки: распечатка электронного документа — электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Причем в соответствии с п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации“ электронная маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Электронный железнодорожный билет. Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 “Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте“ установлено, что электронный билет должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности (БСО) проездном билете или дополнительно к оформленному не на БСО проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством ККТ (чек).

Таким образом, при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве БСО пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки (Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384).

Вместе с тем финансисты отмечают, что расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть признаны в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если такие расходы имеют косвенное подтверждение, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Перевод содержания электронных билетов на русский язык. На сегодняшний день остро встает еще один вопрос, касающийся документального подтверждения расходов по приобретению электронных документов. Связано это с необходимостью перевода на русский язык содержания электронных билетов, заполненных на иностранном языке.

Минфин считает, что в случае выписки авиабилетов и других перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для подтверждения произведенных расходов. Те реквизиты, которые не имеют существенного значения для признания расходов (например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа, другая информация), перевода не требуют (Письма от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Перевода не потребуется и в том случае, если пассажир представил архивную справку от авиаперевозчика, оформленную на русском языке, в которой содержатся подробные данные (фамилия, имя, отчество пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость.

Однако ФНС России в Письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ придерживается другого мнения: в общем случае авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует. Свою позицию специалисты налоговой службы объясняют следующим.

Электронный авиабилет имеет унифицированную международную форму. При этом большинство реквизитов такой формы (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) заполняются согласно Единому международному кодификатору. Фамилия, имя пассажира записываются в билет в соответствии с порядком оформления загранпаспортов граждан РФ: набором букв с использованием латиницы способом транслитерации (замещения) букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют наименования на английском языке. При этом они совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15 (далее — Приказ Минтранса России N 15), значение которых установлено данным Приказом. Сопоставление названий реквизитов на иностранном языке и их русскоязычных значений приведено в Письме N ШС-37-3/656@.

ФНС обращает внимание на то, что в случае, когда в электронном авиабилете реквизиты, фактически обозначенные на иностранном языке, не совпадают с их значениями на русском языке, согласно Приказу Минтранса России N 15, билет подлежит переводу на русский язык.

К сведению. Кодификаторы даты отправления рейса, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения, валют, государств и форм оплаты приведены в Приложениях к Письму N ШС-37-3/656@, а также размещены на главной странице официального сайта Минтранса (www.mintrans.ru) в рубрике “Авиация“ (Документы. Минтранс. Авиация).

Служит ли подтверждением расходов на проезд ксерокопия проездного билета?

По этому поводу разъяснения дают специалисты Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п.

1 ст. 252 НК РФ).

В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Однако принимая во внимание то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Мнение о том, что в случае отсутствия оригиналов документов расходы можно подтвердить их заверенными копиями, подтверждают также специалисты налоговых служб (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).

Напомним, что копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.

Таким образом, из вышеперечисленного можно сделать вывод: в случаях, когда оригинал проездного билета представить невозможно, подтверждением расходов на проезд может служить копия проездного документа, позволяющая идентифицировать физическое лицо, оплатившее указанные расходы, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Проезд на такси

До сих пор вопрос о том, могут ли быть признаны в расходах произведенные командируемым работником затраты на такси, остается очень сложным и неоднозначным.

Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).

Однако после того как было введено Положение N 749, согласно которому исключение, касающееся признания расходов на такси, было убрано, мнение финансистов поменялось.

В более поздних Письмах Минфин разрешает налогоплательщикам уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси, но только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388): документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Что касается экономической обоснованности и целесообразности осуществления расходов на такси, то их подтвердить и доказать очень сложно. Стоит отметить, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письма N N 03-03-06/2/162, 03-03-06/1/505). Поэтому прежде чем оплатить такие расходы, нужно запастись неоспоримыми доказательствами экономической целесообразности их осуществления. В случае периодического осуществления расходов на такси командируемыми работниками необходимо предусмотреть возможность их возмещения в локальных нормативных актах или в учетной политике. При представлении работником по возвращении из командировки документов, подтверждающих расходы на такси, следует потребовать от него дополнительно служебную пояснительную записку с разъяснениями о производственной необходимости этих расходов, которую впоследствии нужно заверить руководителем учреждения. Зачастую в записках указывают такую информацию:

— в связи с очень поздним отправлением поезда и невозможностью воспользоваться общественным транспортом (в позднее время общественный транспорт не ходит) пришлось воспользоваться услугами такси;

— в связи с задержкой прибытия самолета и, как следствие, опозданием на деловую встречу пришлось воспользоваться услугами такси.

Проезд на личном или служебном автомобиле

Возможность использования личного автомобиля работником, направляемым в командировку, должна быть закреплена в локальных нормативных актах учреждения, так же как и его право на возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля в период прохождения командировки. Такими расходами являются расходы на приобретение ГСМ, оплату услуг автостоянки и автомойки, оплату работ по непредвиденному ремонту автомобиля.

Подтверждающими документами по осуществлению указанных видов расходов могут служить чеки с АЗС, квитанции по оплате услуг, договоры на оказание услуг и акты выполненных работ.

Стоит отметить, что при оплате расходов по ГСМ необходимо учитывать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р <3>, определяющее нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“.

Если же работник отправился в командировку на служебном автомобиле, то помимо кассовых чеков или квитанций, подтверждающих оплату расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ему нужно представить в учреждение путевой лист, выписанный на весь срок командировки.

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Формы путевых листов, применяемых бюджетными учреждениями, приведены в Приложении 2 “Унифицированные формы первичных учетных документов“ к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Проезд, осуществляемый с привлечением

транспортных организаций

Нередки случаи, когда в командировку направляются сразу несколько работников от организации, в данной ситуации ей выгоднее воспользоваться услугами транспортной организации по перевозке пассажиров, чем оплачивать каждому работнику расходы по проезду. Оплата таких услуг производится на основании счетов, счетов-фактур, актов оказанных услуг, предоставленных от транспортной организации.

Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, однако учреждение вправе учесть их на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31).

Л.Ларцева

Эксперт журнала

“Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение“