Командировочные расходы


Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Комментарий

Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:

"расходы на командировки, в частности на:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;"

Дата признания командировочных расходов

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.

Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.

По налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.

Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ). Это правило введено с 2017 года. До этого, суточные не облагались страховыми взносами полностью (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Что входит в суточные командировочные расходы — как их оформить?

Пример

Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.

По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.

1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 — 700) * 5.

1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.

Дата получения дохода работником по НДФЛ

Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.

Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Пример

Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.

Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).

Документальное оформление командировок

До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.

С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.

Поэтому, в настоящее время, командировочные расходы могут подтверждаться документами:

— подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника)

— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.)

— отчет о выполненном задании в произвольной форме

Дополнительно

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?

Как подтвердить дату начала и окончания командировки?

Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных

Постановление Правительства РФ от 1 февраля 2011 г. N 43
"О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим, сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, за счет средств федерального бюджета"

С изменениями и дополнениями от:

29 декабря 2016 г., 18 января 2018 г.

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Установить, что руководители федеральных органов исполнительной власти (федеральных государственных органов) — главных распорядителей средств федерального бюджета, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, таможенных органов Российской Федерации, лица начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, лица, проходящие службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющие специальные звания полиции (далее — военнослужащие и сотрудники), определяют порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.

2. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется за счет бюджетных ассигнований на исполнение действующих расходных обязательств, предусмотренных в федеральном бюджете на обеспечение деятельности федеральных органов исполнительной власти (федеральных государственных органов), в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники.

Председатель Правительства
Российской Федерации

В. Путин

Москва

1 февраля 2011 г.

N 43

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Однако и это не окончательный перечень гарантий. Так, согласно ст. 168 ТК РФ, наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Как оплачивается командировка в 2018 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Однако законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов.

Что это значит?

Суточные расходы в командировке

Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2018 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.

Основные правила представим в виде инструкции:

  1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2018 г., следовательно, расчетный период: февраль 2017 г. – март 2018 г.
  2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные выплаты.
  3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
  4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример.

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2018 г.

Его расчетные данные за период февраль 2017 – март 2018 г.:

Показатели

Периоды, дней

Начисления, рублей

Общее число дней

900 000,00

Больничный лист

150 000,00

Ежегодный отпуск

90 000,00

Итого

660 000,00

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дней = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Как рассчитать командировочные в 2018 году

Всем командированным работникам гарантируется возмещение расходов на основании гл. 24 Трудового кодекса Рф. Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей законодательство устанавливает только общие рекомендации, а для учреждений бюджетной сферы действуют строгие нормативы (Постановление Правительства № 916 от 12.10.2013 и № 749 от 13.10.2008).

Командировочные расходы включают:

  • траты за проезд к месту командирования и обратно;
  • затраты на проживание;
  • дополнительные траты на проживание (суточные);
  • средний заработок;
  • иные траты, разрешенные работодателем.

Как работает калькулятор командировочных онлайн

Шаг 1. В первой графе калькулятора укажите суммарный заработок работника за расчетный период. Вы можете считать сумму больше, чем за месяц, в этом случае не забудьте просуммировать зарплату и прочие выплаты работнику.

Шаг 2. Укажите в днях, сколько дней отработал сотрудник за расчетный период и сколько был в командировке.

Шаг 3. Введите размер суточных, которые установлены в организации. Эта сумма должна быть установлена локальным актом.

Шаг 4. Нажмите на кнопку Рассчитать.

Шаг 5. Результат отобразится в таблице ниже. Кроме суммы командировочных калькулятор рассчитает средний дневной заработок и сумму суточных.

Как рассчитываются командировочные

Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений. Билеты на пользование услугами такси в каестве командировочных расходов могут быть приняты только в случае, если другие виды транспорта недоступны. Вопрос актуален для мелких населенных пунктов.

Для федеральных бюджетников установлен перечень ограничений, он представлен в пункте 2 Постановления № 916.

С тратами на проживание (наем жилого помещения) аналогичная ситуация. Оплата производится за фактически произведенные и подтвержденные расходы. В целях экономии в учреждении может быть установлен предельный лимит стоимости проживания за 1 сутки. Как, например, установлено для федеральных госслужащих — не более 550 рублей. Законодательством допускается оплата превышающих затрат за счет экономии средств по данной статье расхода, но требуется распоряжение руководителя.

При расчете суточных при командировках в 2018 году максимального и минимального предела не установлено, то есть плата за один день в служебной поездке может быть и 5 рублей, и 10 000 рублей. В статье 217 НК РФ установлены предельные значения выплат, которые не подлежат налогообложению: по России — 700 рублей в сутки и 2 500 рублей при поездках за границу. Если суточные в организации превышают утвержденные нормы, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать налог на доходы физических лиц.

Для государственных служащих федерального уровня установлен лимит суточных — 100 рублей в день.

Определяйте средний заработок для расчета командировочных по правилам:

  1. Для подсчета средней заплаты учитывайте данные о начислениях за предшествующие 12 календарных месяцев. Если сотрудник еще не отработал один год, то производите расчеты за фактически отработанный период (ст. 139 ТК РФ).
  2. Исключите из общего количества дней периоды пребывания на больничном, в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком. Подробно о том, какие периоды исключать, сказано в п. 5 Постановления № 922.
  3. Из общего заработка исключите начисления по больничным листам и пособиям, отпускам по уходу за ребенком. Начисления за предыдущую командировку следует включить в расчет.

Полученную сумму общего заработка делим на фактически отработанные дни, получаем среднедневную заработную плату. Теперь умножаем полученный показатель на число дней пребывания в служебной поездке.

При расчете отпускных обязательно учитывайте выплату среднего заработка за командировку, так как сотрудник работал (выполнял служебное задание). Если исключить командировочные выплаты из расчета, то отпускные получатся меньше, чем если бы сотрудник никуда не ездил. За командированным сотрудником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок на период пребывания в поездке, так гласит статья 167 ТК РФ.

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Рассмотрим спорные ситуации в подсчетах затрат при направлении сотрудников в служебные поездки.

Пример 1. Оплата суточных.

Специалист отправился в командировку на своем автомобиле.

Командировочные расходы в 2017 году

Период поездки: 30 сентября – 5 октября 2018 г. Фактический день возвращения — 08.10.2018 (из-за поломки). Как оплатить суточные?

Оплату суточных следует производить за все дни поездки (праздничные, выходные, дни прибытия и отбытия, простой, задержка). Следовательно, оплачивайте все дни с 30 сентября по 8 октября.

Пример 2. Оплата среднего заработка.

Работник направлен в командировку на 14 календарных дней с 09.10.2018.

За период с 09.10.2016 по 08.10.2018:

Показатели

Периоды, дней

Начисления, рублей

Общее число дней

600 000,00

Больничный лист

59 800,00

Ежегодный отпуск

125 000,00

Итого

415 200,00

Рассчитываем среднедневной заработок: 415 200,00 / 174 = 2386,21 рублей.

Определяем размер командировочных к выплате за период поездки: 2386,21 × 14 = 33 406,94 рублей.

Размер командировочных Средний дневной заработок Размер суточных к выдаче
0 0 0