Компенсация командировочных расходов заказчиком

Возмещение командировочных расходов

В любой компании, занимающейся той или иной деятельностью, существует необходимость служебных поездок сотрудников. Нередко возникают вопросы, связанные с организацией поездки, с тем, как необходимо компенсировать расходы сотрудников. По законам каждый работодатель должен либо самостоятельно организовать поездку за собственный счет, либо выплатить за расходы компенсацию.

Расшифровка понятия «служебная командировка» указана в 166 ст. ТК РФ. Согласно этой статье под данным понятием подразумевается поездка по работе в конкретный город или местность согласно письменному распоряжению работодателя на некий срок, указанный в распоряжении и связанный с выполнением служебной задачи.

Другая статья (168) расшифровывает, что подразумевается под командировочными расходами. Согласно ей – это затраты денежных средств, связанные с проездом к месту командирования, проживанием в гостинице или в другом месте. Также в них входят и иные затраты, связанные с тем, что человек должен будет некоторый период проживать не в своем собственном доме. В эти же расходы также вписываются разрешенные работодателем издержки.

П. 12.1 ст 264 налогового законодательства дает более подробное описание понятия командировочных расходов.

Компенсация фактически понесенных затрат заказчика подрядчиком

В нем сообщается, что кроме указанных выше расходов, к командировочным относятся затраты на оформление документов (виза, паспорт, ваучер), консульский и таможенный сборы и иные. При налоговой проверке проводится сверка документов по командировкам с учетом описанных в 12 подпункте трат. Во время командировки возможны непредвиденные расходы. Например, на транспорт, если нужно будет совершать дополнительные поездки.

В тексте Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 более детально описывается, что входит в затраты по служебным поездкам. Так 12 пункт этого документа указывает на то, что в такие затраты входят и те, которые связаны с передвижением к объектам, находящимся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы и затраты на оформление проездных документов.

В течение командировки, возможно, потребуется посещать сразу несколько городов или сел. В такой ситуации затраты учитываются по каждому отдельному населенному пункту.

Согласно этому Постановлению, командировочные расходы должны возмещаться, и это не зависит от того, будет ли человек во время командировки находиться на территории страны или же предполагается выезд за ее пределы. Но при командировке за границу перечень расходов, которые должен оплатить работодатель, увеличивается.

Оформление документации

Перед служебной поездкой в обязательном порядке издается указ или выдается сотруднику необходимое удостоверение. Этими документами официально подтверждается потребность в командировании. Кроме того, в них указывается ее длительность.

Нужно знать, что если существует проблема того, что выбрать — приказ или удостоверение — то второй документ считается более предпочтительным. Дело в том, что в нем отмечаются данные по прибытию в место служебной поездки и отбытие из него.

Может случиться так, что рабочая поездка выпадает в праздничные или выходные дни. Учитывая эти расходы, необходимо предоставить документ, где указывается, что деятельность предприятия возможна в подобные дни. Чаще всего такими документами могут быть или коллективный договор, или документ, с описанием правил по внутреннему трудовому распорядку. Если в них не указана потребность работы в выходные или праздничные дни, то возможно возникнут трудности при сдаче отчетов в налоговую службу.

Как учитываются и возмещаются командировочные расходы:

1. Авансовый отчет. Он фактически подтверждает то, что выданные авансовые денежные средства были израсходованы. Авансовые деньги могут быть выданы на основании приказа директора компании, в котором указывается, какие лица отправляются в рабочую поездку, длительность, цели командировки и непосредственно выдача финансов.

Документ составляется согласно форме №АО-1. Он обязательно заполняется в единственном экземпляре сотрудником и представителем бухгалтерского подразделения.

Откомандированный работник должен на одной из сторон этого документа вписать такие данные:

  • название предприятия;
  • число составления отчета по авансу;
  • свои данные: ФИО, должность;
  • назначение средств.

На обратной стороне бланка фиксируются суммы произведенных затрат и их назначение. К бланку прилагают бумаги, подтверждающие эту информацию. Все это сдается по возвращению из рабочей поездки в бухгалтерию.

Бухгалтер при приеме отчета по авансовым деньгам должен будет зафиксировать его получение своей подписью, вписать время и дату сдачи. Лицо, которое будет отчитываться по этому бланку, должно будет получить расписку о том, что данный документ был выдан ему на руки. Данные, указанные на оборотной стороне бланка, тщательнейшим образом проверяются. После это бухгалтер проставит сумму и счет, с которого будет осуществлено списание финансов.

Может случиться так, что авансовая сумма не будет расходоваться полностью. В таком случае его остаток необходимо вернуть в бухгалтерское подразделение. Если же был перерасход средств, этот факт подлежит компенсированию согласно расходно-кассовому ордеру.

2. Начисление суточных. Производится за каждый день пребывания работником в служебной поездке. В них входят и те дни, которые были потрачены на перемещение до места командировки.

Днем выезда определяется тот, когда произошло отбытие транспорта, на котором работник уезжает до места командировки. День прибытия также устанавливается, исходя из времени прибытия транспорта к месту основной работы сотрудника. Допустим, отправление поезда произошло 26 января в 00.30. Тогда первым днем рабочей поездки будет считаться 25 января, та как учитывается время, которое работник потратил на путь к вокзалу.

Когда осуществляется компенсация суточных расходов? Это происходит в том случае, если продолжительность рабочей поездки составила сутки, или работник имеет возможность каждый день добираться до своего основного места жительства.

Каждым предприятием размеры суточных устанавливаются в индивидуальном порядке. Может быть предусмотрено увеличение сумм по выплатам. Это обязательно фиксируется в коллективном договоре организации. При такой ситуации сумма, превышающая выплаты по суточным, облагается налогами по доходам физ лица и социальным налогом.

3. Затраты на транспорт. Сюда входит цена на проездные билеты (учитывается весь транспорт, исключая такси) к месту проведения служебной поездки, стоимость страхового полиса и предварительного бронирования, цена на постельное белье. Последний пункт не обязателен.

Если же произошла утеря проездного документа или он не был сдан в бухгалтерское подразделение, затраты на проезд будут возмещены согласно минимальным тарифам.

4. Съем жилья. Эти затраты в обязательном порядке возмещаются полностью исходя из предоставленных документов, в которых зафиксирован факт аренды проживания. Эта сумма не подлежит налогообложению, так как оплата ее не считается как доход работника, а только возмещает его траты.

Если командированный по каким-либо причинам не имеет возможности подтвердить документами аренду жилья в командировке, то ему полагается компенсация, исходя из имеющихся нормативов.

Затраты не возмещаются в тех ситуациях, когда в качестве них подразумеваются сопутствующие услуги гостиницы, предоставляемые платно. Обычно они заносятся в счет в качестве отдельной графы. К ним относятся посещение мини-бара, сауны, оплата платного телевидения.

Иные же обязательные услуги, а также питание, которые указываются в счете за проживание, должны быть обязательно компенсированы в суточных.

Сотрудник, командировка которого будет проходить в странах СНГ, сам может решать, в каком месте ему проживать, и какого уровня должна быть гостиница. Согласно законодательству каких-либо ограничений по этому поводу нет.

5. Иные расходы. Служебная поездка командированного может происходить за границей. При такой ситуации сотруднику должны возмещаться сборы, связанные с комиссиями, которые будут оплачены при обмене средств в той стране, где была командировка.

Кроме того, работник имеет право во время сдачи документов, вписать и иные расходы, которые были во время служебной поездки. Правда, они должны быть связаны с осуществлением выполнения служебных целей. Этими затратами могут являться средства, оплаченные за медицинское страхование, стоимость входных билетов на различные мероприятия (конгрессы, выставки, семинары), за перевод документации и так далее.

Но что делать, если в удостоверении на командировку не поставлены отметки?

В целом такое возможно при одной ситуации: если основная цель командировки – проведение беседы, переговоров с физическими лицами, не имеющих собственных печатей или штампов.

Как быть? Чтобы подстраховаться при прохождении налоговых проверок документов по командировке организации, которая отправляет сотрудника в такую рабочую поездку, следует иметь такие бумаги:

  • подписанный приказ о назначении служебной поездки;
  • проездные документы к месту командирования и обратно;
  • служебное задание;
  • отчет работника о проделанном задании;
  • документальное подтверждение пребывания работника в определенную дату в конкретном населенном пункте.

Если предприятие будет иметь весь перечень документов, указанных выше, то затраты компании не будут учитываться как прибыль.

Служебная поездка за границу

При этой ситуации сотрудник обязан в самостоятельном порядке декларировать свои затраты и прибыль, связанные с пребыванием за границей. Юридическое лицо при этом перестает быть налоговым агентом.

Как компенсируются расходы подрядчикам

С контрагентом обязательно заключается договор подряда. В соответствии с ним может предусматриваться то, что компенсируются расходы подрядчика заказчиком. В эти расходы входят также и те, которые были связаны с поездками для выполнения задач.

Согласно ст. 702 Гражданского Кодекса РФ, подрядчик в соответствии с договором подрядадолжен выполнить все предусмотренные заказчиком задачи в конкретные сроки. Заказчик же должен оплатить проделанную работу, исходя из полного объема, описанного в документе. Если по договору не прописано иное положение вещей, то подрядчик должен выполнить самостоятельно, собственными силами работу, а также потратить собственные финансы и материалы.

В статье 709 ГК РФ указывается, что в договоре должна быть прописана цена сделанной работы или какие-либо способы, помогающие ее установить в дальнейшем. Компенсация по рабочей поездке может сразу входить в цену или же быть установленной дополнительно. Сдавая работу, подрядчик обязуется сопроводить ее полным комплектом документов, которые связаны с рабочей поездкой. Затраты по ним подлежат возмещению.

Направление в командировку руководителя предприятия

В этом случае должны применяться те же самые правовые нормы, которые используются и при командировках других работников. Директору точно также выдаются служебное удостоверение и авансовая сумма. Если потребуется, то издается приказ или выписывается необходимое служебное задание. Иными словами, выходит, что руководитель сам себе выдает документы и себя же отправляет в командировку по службе. Подписывать документы может и заместитель руководителя. Это должно быть зафиксировано в соответствующем локальном акте.

По возвращению из командировки руководитель точно так же сдает все отчетные документы, фиксирующие расходы, остаток авансовой суммы, как и любой другой работник. В случае выявления перерасхода средств, подтверждение расходов производится согласно общему установленному порядку.

Самое важное при необходимости служебной поездки – наличие всех правильно заполненных документов, а также предоставление всех необходимых бумаг, которые будут подтверждать затраты. При этом не важно конечное место назначения. При их наличии не будет каких-либо затруднений, связанных с компенсацией расходов, связанных с рабочей поездкой.

Нужно помнить, что есть определенная категория лиц, которую нельзя отправить в служебную поездку.К ним относятся женщины, ожидающие ребенка; лица, которым не исполнилось 18 лет; сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность в момент действия договора на обучение. Кроме того, женщины, которые имеют детей, не достигших трехлетнего возраста, могут быть отправлены в служебные поездки только после получения их согласия. Также есть некоторые определенные сроки. Если командировка планируется на территории РФ, то ее продолжительность не должна превышать сорока дней.

Командировки, предполагающие выполнение строительных работ, не должны быть более одного года. С 61-го дня нахождения сотрудником в рабочей поездке за пределами России суточные выплачиваются по нормам, согласно действующему установленному законодательству. 

Компенсация расходов на оплату труда рабочих

Общие положения

Порядок компенсации фактических затрат подрядчика

Взаимоотношения сторон при исполнении договора подряда Гражданский кодекс РФ трактует следующим образом: «При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставляемых подрядчиком, а также оказываемых ему третьими лицами услуг, которые нельзя было предусмотреть при заключении договора, подрядчик имеет право требовать увеличения установленной цены, а при отказе заказчика выполнить это требование — расторжения договора» (ст. 709, п. 6)

Все затраты подрядных организаций, которые должны быть ком­пенсированы заказчиком по фактическим расходам, следует оговорить при согласовании договорных цен на строительную продукцию. Компенсации относят к прочим затратам и показывают в Акте приемки выполненных работ за общим итогом перед начислением НДС. При строительстве, осуществляемом за счет бюджетных средств, состав и размер компенса­ции ограничены положениями, установленными Федеральными и региональными органами исполнительной власти. Для строек, возводящихся за счет частных инвестиций, состав и размер компенсаций определяются по согласованию сторон.

Компенса­ции могут выплачиваться по любой статье затрат, включаемых в себе­стоимость подрядных работ.

На объектах, строительство которых финансируется из бюджетных средств, этот вид компенсации обычно не допускается, хотя из этого правила иногда бывают исключения.

При строительстве за счет средств частных инвесторов в договор­ной цене может предусматриваться компенсация дополнительных рас­ходов на оплату труда рабочих, если сметная стоимость работ опреде­ляется по государственным нормам и расценкам.

При строительстве, осуществляемом за счет бюджетных средств могут быть возмещены дополнительные затраты, обусловленные при­менением дорогой импортной техники и строительных машин, приоб­ретенных по лизингу.

При применении импортных машин, аналогичных по основным технико-экономическим параметрам отечественным машинам и меха­низмам, компенсация предусматривает возмещение повышенных рас­ходов на амортизацию импортной техники.

При применении импортных машин, не имеющих аналогов в номенклатуре отечественных строительных машин, рекомендуется состав­лять индивидуальные сметные нормы и расценки на 1 маш.-ч их рабо­ты и использовать их при определении расходов на эксплуатацию ма­шин в локальных сметах.

Командировочные расходы приглашенному специалисту

Если при составлении сметы это не было сделано, то следует учесть указанные расходы при формировании дого­ворной цены и соответственно включить в акт выполненных работ как компенсацию.

Часто у подрядных организаций возникает превышение арендной платы за строительные машины в сравнении с расходами на эксплуа­тацию машин, предусмотренными в смете. Дополнительные расходы могут быть компенсированы с согласия заказчика при строительстве, финансируемом из средств частных инвесторов. При этом размер ком­пенсаций должен быть обоснован. Ставки арендной платы не должны быть выше их среднего уровня в регионе; срок аренды должен соответ­ствовать времени работы строительных машин, определенных по нор­мам или по ППР. Размер компенсации может быть определен по фор­муле:

Cэмкомп = Сар * tнм — Сбэм * Иэм

где:

Сар — ставка платы за аренду машин, руб./маш.-ч;

tнм — время работы машины на объекте по сметным нормативам, ч.

Сбэм — расходы на эксплуатацию строительных машин по смете в базисном уровне цен, руб.;

Иэм — текущий индекс на эксплуатацию машин в регионе.

Дата добавления: 2015-06-28; Просмотров: 193; Нарушение авторских прав?;

Читайте также:

Издержки подрядчика, компенсируемые заказчиком

При ведении расчетов по договору строительного подряда заказчик должен перечислить подрядчику кроме вознаграждения сумму возмещения понесенных им дополнительных расходов. Например, подрядчику компенсируются затраты на доставку рабочих к месту строительства. Рассмотрим порядок налогообложения этих сумм.

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику. Последний должен принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 Гражданского кодекса РФ).

В договоре подряда указываются цена работы или способы ее определения (п. 1 ст. 709 ГК РФ). Цена работы может быть определена путем составления сметы и включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. п. 2 и 3 ст. 709 ГК РФ).

Таким образом, цена договора состоит из твердой цены подрядных работ и суммы возмещения затрат по оплате командировочных расходов подрядчика (проезд работников к месту выполнения подрядных работ и обратно, а также их проживание в месте выполнения работ).

Возникает вопрос: которая из сумм (или обе) признается выручкой подрядчика и включается им в налоговую базу по НДС?

Из чего состоит выручка подрядчика

Выручка принимается к бухгалтерскому учету в сумме, равной, в частности, величине поступления денежных средств (п. 6 ПБУ 9/99 <1>). Таким образом, обе суммы — стоимость подрядных работ и компенсация командировочных расходов подрядчика — формируют его выручку.

<1> Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99 утверждено Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н.

Согласно ст. 249 НК РФ выручка от реализации работ в целях исчисления налога на прибыль признается доходом от реализации и также формируется с учетом всех поступлений, кроме прямо оговоренных в ст. 251 НК РФ. В пп. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ упомянуты суммы, полученные комиссионером (агентом, поверенным) по договору комиссии (агентскому договору или другому аналогичному договору) в счет возмещения произведенных посредником затрат за принципала (комитента или иного доверителя), и то лишь в том случае, если в соответствии с условиями заключенных договоров подобные затраты не подлежат включению в расходы посредника.

Командировочные расходы — расходы исключительно подрядчика, а потому они должны формировать расходную часть у него, а не у заказчика. На это более чем очевидное обстоятельство Минфин России указал в Письме от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844. Таким образом, компенсация командировочных расходов подрядчика (исполнителя) может формировать расходную часть у заказчика, только если эта сумма — составная часть договорной цены, которая является выручкой подрядчика.

Исчисление подрядчиком налоговой базы по НДС

По вопросу формирования у подрядчика налоговой базы по НДС существует две точки зрения. Первая — налоговую базу формируют обе суммы (стоимость выполненных работ и компенсация командировочных расходов), вторая — только стоимость выполненных работ (без учета компенсации командировочных расходов).

Арбитражная практика по данному вопросу, как водится, противоречива. Приведем три постановления кассационных инстанций, которые различно толкуют схожие ситуации.

Пример 1. Возражая против требований налогового органа по доначислению НДС на суммы компенсационных выплат, налогоплательщик указал, что командировочные расходы не являются объектом налогообложения.

Суд установил, что стороны заключили договор подряда, по условиям которого затраты подрядчика, связанные с перевозкой (командированием) рабочих для проведения работ, компенсируются заказчиком по фактическим затратам согласно бухгалтерским справкам. В соответствии с условиями договора подрядчик выставил заказчику счета-фактуры для оплаты командировочных расходов, которые были оплачены заказчиком частично. Неоплаченной осталась сумма НДС, начисленная подрядчиком на сумму затрат по командированию работников для выполнения подрядных работ.

Отклоняя доводы налогоплательщика, суд исходил из того, что в силу положений ст. 709 ГК РФ в цену работ включаются все затраты подрядчика, произведенные им при выполнении договора подряда. В данном случае затраты, понесенные подрядчиком в связи с командированием работников, являются издержками подрядчика в рамках договора подряда и подлежат включению в цену работ.

Согласно ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщик дополнительно к цене (тарифу) реализуемых товаров (работ, услуг) обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров (работ, услуг) соответствующую сумму налога. Таким образом, компенсация заказчиком издержек подрядчика была правомерно включена налогоплательщику в налоговую базу при исчислении НДС.

(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 июня 2004 г. по делу N А05-9274/03-4)

Пример 2. Суд пришел к выводу, что понесенные заказчиком по договору подряда расходы по оплате проезда, питания и проживания носят компенсационный характер и не являются выручкой подрядчика, а следовательно, не подлежат обложению НДС.

Свою позицию суд пояснил следующим.

возмещение командировочных расходов заказчиком

В соответствии с п. 2 ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. Из материалов дела усматривается, что заказчиком и подрядчиком заключен договор подряда, которым предусмотрена обязанность заказчика оплатить проезд, питание и проживание в гостинице работников подрядчика. Цена подрядных работ определена сторонами договора отдельно. К суммам, выставленным на оплату проезда, питания и проживания, НДС дополнительно не предъявлялся.

Поскольку в договоре оплата цены подрядных работ не включает в себя возмещение расходов по оплате проезда, питания и проживания, несение данных расходов за счет заказчика имеет компенсационный характер, по сути представляя собой возложение на заказчика ряда обязанностей по договору подряда (частичное иждивение заказчика), указанные суммы не являются выручкой подрядчика и не облагаются НДС.

(Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10 марта 2006 г. по делу N А33-20073/04-С6-Ф02-876/05-С1)

Пример 3. По мнению налогового органа, затраты по командированию работников подрядчика на объект относятся к расходам, непосредственно связанным с выполнением работ по договору подряда. Поэтому средства, получаемые подрядчиком от заказчика в счет возмещения этих расходов, не могут рассматриваться отдельно от выручки и включаются в налоговую базу по налогу на добавочную стоимость.

Как видно из материалов дела, объем и стоимость производимых налогоплательщиком работ определялись локальными сметными расчетами. Командировочные расходы в стоимость ремонтно-строительных работ не включались и оплачивались заказчиками в соответствии с условиями названных договоров подряда по фактическим затратам подрядчика по отдельным счетам-фактурам, без выделения в них НДС.

При возмещении заказчиками подрядчику выплаченных работникам за счет собственных средств командировочных расходов не происходит передачи права собственности на товары или результаты выполненных работ. Значит, полученные подрядчиком в качестве компенсации командировочных расходов денежные средства не обладали характером выручки от реализации работ. Доказательств того, что заказчики определили стоимость объектов по договорам подряда с учетом спорной суммы командировочных расходов, налоговый орган в суд не представил.

Возложение обязанности по оплате командировочных расходов на заказчиков носит компенсационный характер и не связано с расчетами за выполненные работы, поэтому при возмещении заказчиками этих расходов подрядчику не возникает реализации товаров (работ, услуг). Следовательно, эти суммы не могут быть объектом налогообложения и не включаются в налоговую базу по НДС. Таким образом, суды пришли к выводу, что денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации командировочных расходов, не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость и не включаются в налоговую базу при исчислении этого налога.

(Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19 февраля 2007 г. по делу N А17-1843/5-2006)

Рассмотренная арбитражная практика явно свидетельствует о нестабильности законодательства о налогах и сборах, когда, основываясь на различном его толковании, арбитражные суды выносят совершенно противоположные решения <1>.

<1> См.: Зорькин В.Д. Конституционно-правовые аспекты налогового права в России и практика Конституционного Суда // Президентский контроль. Информационный бюллетень. — 2006. — N 3.

По мнению автора, суммы компенсаций, полученные подрядчиком, не формируют у него налоговую базу по НДС только в одном случае — если они компенсируют затраты посредника, произведенные по поручению и за счет комитента (принципала). Тогда налоговая база посредника, согласно ст. 156 НК РФ, формируется исходя из его вознаграждений. При подобных условиях договор подряда будет представлять собой смешанный договор — подряда (в части выполненных подрядчиком работ) и комиссии (агентирования) в части исполнения посреднического поручения с компенсацией понесенных посредником расходов. Но даже в рамках предложенной конструкции посредник (комиссионер или агент) никак не может переложить на комитента (принципала) собственные затраты, а именно командировочные расходы своих сотрудников.

При "чистом" договоре подряда, т.е. без элементов посреднических отношений, все суммы, полученные подрядчиком (включая и компенсацию его издержек), формируют у подрядчика налоговую базу по НДС. Суммы, полученные в качестве компенсации командировочных расходов, формируют налоговую базу по налогу по принципу "включая НДС", т.е. с налоговой ставкой, определяемой расчетным методом (18/118%).

А.Н.Медведев

К. э. н.,

главный аудитор

ЗАО "Аудит БТ",

член Палаты

налоговых консультантов