Компенсация за автомобиль

Налоговые риски при уплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях *

<*> См. также Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

Ситуация, при которой работник в служебных целях использует личный автомобиль, — достаточно распространенная для многих организаций. В этом случае управляет транспортным средством и эксплуатирует его работник. Расходы на оплату бензина несет работник. Ему выплачивается компенсация за использование автомобиля в служебных целях и возмещаются расходы, понесенные в связи с этим.

Такие выплаты часто влекут налоговые риски из-за неправильного документального оформления данных операций.

Документальное оформление

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При расчете размера такой компенсации нужно учитывать следующие положения. Износ автомобиля — это часть расчета суммы всей компенсации. Оставшаяся сумма, то есть арендная плата в чистом виде, согласовывается сторонами по их разумному усмотрению. Иными словами, это может быть, конечно, не любая, а именно разумная сумма. Так, чтобы у проверяющих не было претензий, размер компенсации должен быть разумным.

Рассчитанный размер компенсации и размер возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля, определяются соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Например, это можно установить в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему, где должны быть указаны:

  • технические и регистрационные данные используемого личного автомобиля;
  • документально подтвержденные права работника в отношении автомобиля (документы о собственности);
  • состояние автомобиля на момент подписания трудового договора (дополнительного соглашения);
  • порядок и сроки использования автомобиля;
  • порядок и сроки выплаты компенсации;
  • порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.).

Образец документа

Дополнительное соглашение N 2 к трудовому договору от 06.06.2004 N 23

г. Москва 22 ноября 2010 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Стандарт", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Симонова Ю.М., действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам Панов С.А., именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее Дополнительное соглашение к трудовому договору от 06.06.2004 N 23 о нижеследующем:

  1. Дополнить разд. 6 трудового договора "Особые условия" пунктами следующего содержания:

"Пункт 6.4. Работник с 1 декабря 2010 г. при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль Audi 80 2.8E Quattro, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 2771 куб. см, государственный регистрационный знак ________, идентификационный номер (VIN) _______, цвет серебристый металлик.

Пункт 6.5. Работнику с 1 декабря 2010 г. выплачиваются ежемесячная компенсация в размере 1500 руб. при использовании личного автомобиля для служебных целей, а также полное возмещение фактических расходов согласно представленным первичным документам (ежемесячные путевые листы, чеки АЗС, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).

Пункт 6.6. Выплата компенсации и возмещение фактических расходов, связанных с использованием личного автомобиля для служебных целей, производится по окончании месяца не позднее пяти рабочих дней следующего месяца".

  1. Настоящее Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу с 1 декабря 2010 г.
  2. Настоящее Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

Работодатель: Работник:
Место нахождения Место жительства:
______________________________ ______________________________
Почтовый адрес:
______________________________
Паспорт: ИНН:
______________________________ ______________________________
Симонов Ю.М. Симонов Панов С.А. Панов
22.11.2010 22.11.2010
Дополнительное соглашение на руки получил:
Панов С.А. Панов
22.11.2010

Обратите внимание! В трудовом договоре может быть отдельно прописана компенсация собственно за использование автомобиля работника и отдельно — возмещение конкретных расходов (на бензин, ремонт, запчасти).

Компенсация за использование автомобиля — это своего рода арендная плата, а возмещение расходов на бензин и т.д. представляет собой некую компенсацию издержек по аналогии с той, которая упоминается в ст. 709 "Цена работы" ГК РФ (в договоре подряда).

Обе выплаты при наличии подтверждающих документов освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

Кроме того, работнику согласно ст. 235 ТК РФ при утрате или повреждении этого имущества по вине работодателя должен быть возмещен понесенный работником материальный ущерб.

Изменить условие трудового договора об использовании работником в служебных целях личного имущества и соответствующей компенсации можно путем соглашения сторон, а если работник отказывается, то работодатель вправе действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Очевидно, причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником о компенсации за использование личного имущества могут служить организационные или технологические изменения, вследствие которых изменяются или устраняются обстоятельства, требующие от работника использования этого личного имущества.

Если же выплата компенсации закреплена не в трудовом договоре, а в отдельном соглашении (не в рамках трудового договора), то в данном случае речь идет о заключении обычного гражданско-правового договора аренды имущества, и положения ТК РФ не применяются. Сумма арендной платы подлежит обложению налогом на доходы физических лиц у источника ее выплаты.

Обратите внимание! Выплата работникам компенсации за использование личного транспорта производится в случае, если их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные задания). Это подчеркивает и Минздравсоцразвития России в Письмах от 12.03.2010 N 550-19, от 26.05.2010 N 1343-19).

Компенсация положена работнику за использование только личного автомобиля, то есть лицу, на чье имя автомобиль поставлен на учет в органах ГИБДД (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19). Так что выплатить компенсацию работнику, если он управляет автомобилем по доверенности, нельзя.

Минздравсоцразвития России Письмом от 18.09.2009 N 22-2-3644 сообщило, что поскольку в действующем законодательстве понятие "разъездной характер работы" отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается в организации. При этом должны приниматься во внимание следующие обстоятельства:

  • перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
  • размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), также должны быть предусмотрены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной характер), являются обязательными для включения в трудовой договор.

В должностной инструкции работника должно быть указано, что его работа связана с постоянными служебными поездками.

Работами, имеющими разъездной характер, могут, например, считаться работы курьера, страхового консультанта, водителя, постоянно занимающегося международными перевозками грузов (Письма Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, от 01.02.2006 N 04-1-02/59@).

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Выплата компенсаций производится на основании приказа руководителя организации-работодателя в случае, если должностные обязанности работника связаны со служебными разъездами.

Общество с ограниченной ответственностью "Стандарт" (ООО "Стандарт") Почтовый адрес: 127282, Москва, пр. Шокальского, дом 28 Тел/факс 472-76-54/472-76-43 E-mail: standart@yandex.ru Юридический адрес: 138654, Москва, Радужная ул., д. 11

г. Москва 22 ноября 2010 г.

ПРИКАЗ N 38 О возмещении расходов за использование личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить Панову С.А., менеджеру по продажам отдела электротехнической продукции, ежемесячную компенсацию за использование его личного автомобиля Audi 80 2.8E Quattro, год выпуска 2009, в служебных целях в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб.
  2. Начиная с 1 декабря 2010 г. выплачивать Панову С.А. компенсацию один раз в месяц независимо от количества календарных дней.

Выплату компенсации и возмещения фактических расходов, связанных с использованием личного автомобиля для служебных целей, производить по окончании месяца не позднее пяти рабочих дней следующего месяца.

Ежемесячная компенсация не начисляется и не выплачивается за время нахождения данного работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется. Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц, производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Основание:

  • дополнительное соглашение от 22 ноября 2010 г. N 2 к трудовому договору от 6 июня 2004 г. N 23;
  • должностная инструкция менеджера по продажам;
  • копия технического паспорта автомобиля.

Генеральный директор Симонов Ю.М. Симонов
С приказом ознакомлен:
Панов С.А. Панов
22.11.2010

Учет служебных поездок на личном автомобиле нужно вести в путевых листах (Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19, Постановление ФАС Московского округа от 24.06.2009 по делу N КА-А40/4219-09). Без них организации будет проблематично подтвердить, что сотрудник использовал автомобиль в интересах организации.

Документами, подтверждающими фактические расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, являются квитанции и чеки на оплату топлива, ремонта, приобретение запчастей и т.д.

Налогообложение Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Как было отмечено выше, размер возмещения расходов при использовании работником личного автомобиля с согласия или ведома работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Причем эти нормы не могут применяться по аналогии к другим налогам.

Однако документов, устанавливающих нормы на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц, в законодательстве не имеется.

Поэтому компенсация, выплачиваемая организацией своему работнику за использование им личного автомобиля для выполнения служебных обязанностей, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в размере, который установлен письменным соглашением между ними. При этом нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, для целей обложения налогом на доходы физических лиц не учитываются (см. также Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731, Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, Письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, доведенное до налоговых органов Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).

Налог на прибыль

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти нормы составляют:

  • 1200 руб. в месяц — для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.

    Компенсация за использование личного автомобиля

    см включительно;

  • 1500 руб. в месяц — для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

Эти нормы включают нормативные суммы затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумму износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт) — так считает Минфин России в Письме от 21.07.1992 N 57.

Если трудовым договором с работником (дополнительным соглашением к нему) предусмотрена выплата компенсации в размере, превышающем нормы, установленные Правительством РФ, то суммы превышения не должны учитываться в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль.

Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды

Под компенсацией понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Из пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее — Закон N 212-ФЗ) следует, что все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами. Исключение составляют:

  • выплаты в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов;
  • выплаты в иностранной валюте взамен суточных, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплаты в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Таким образом, исчерпывающего перечня компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, которые не включаются в базу для начисления страховых взносов, Закон N 212-ФЗ не содержит.

Следовательно, выплаты в виде компенсации за использование работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного автотранспорта, а также расходы, связанные с таким использованием, признаются компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, которые объектом обложения страховыми взносами не являются.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, и расходы, связанные с его использованием, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ, причем без каких-либо ограничений (см. Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 12.03.2010 N 550-19). При этом сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, облагается страховыми взносами, если только это использование не связано с исполнением его трудовых обязанностей.

Поскольку рассмотренные выплаты относятся к выплатам, которые включаются в объект обложения страховыми взносами, но не облагаются ими, эти выплаты должны быть отражены в отчетности по страховым взносам дважды: как в составе общей суммы выплат, начисленных в пользу физических лиц, так и в составе сумм, не подлежащих обложению взносами.

Если организация использует автомобиль работника, необходимо учитывать, что компенсация положена работнику за использование только личного транспорта. Поэтому если организация выплачивает компенсацию за использование автомобиля работнику, который управляет им по доверенности, то проверяющие могут посчитать, что такая выплата не является компенсацией и должна облагаться страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).

По вышеуказанным причинам не облагается такая компенсация и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

Е.Орлова

Директор департамента

внутреннего аудита

ООО "Комо"

Service Temporarily Unavailable

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июля 2013 г. N 563 О ПОРЯДКЕ
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4.

компенсация использования личного автомобиля в служебных целях 2018

Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях" (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

Утверждены
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 2 июля 2013 г. N 563

ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно — компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее — гражданские служащие). 2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). 3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности. 4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563. 5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). 6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов. 7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.

Пример трудового договора

о компенсации за использование личного имущества в служебных целях

Трудовой договор № 20
г. Москва 28.01.2016

9. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему
компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и
устанавливается приказом руководителя организации.
13. Адреса и подписи сторон.
Работодатель: ООО «Альфа»,
г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
Работник: Кондратьев Александр Сергеевич
Паспорт: серия 45 04 № 718160
Выдан: ОВД Ярославского р-на г. Москвы
Дата выдачи: 16.11.2004
Адрес регистрации: г. Москва, ул. Палехская, д. 124, корп. 1, кв. 78
Работодатель А.В. Львов Работник А.С. Кондратьев