Корпоративные карты

Содержание

Доброго времени суток! Сегодня я хочу написать статью о корпоративной карте для ООО.

Довольно часто бывают случаи когда, для организации необходимо приобрести какие-либо товары (канцелярские, хозтовары и т.д.) необходимые для деятельности ООО.

У организации существует несколько способов оплаты данных товаров или услуг:

  1. Оплата с расчетного счета ООО;
  2. Выдача денег под отчет из кассы организации;
  3. Чековая книжка;
  4. Корпоративная карта ООО.

Рассмотрим перечисленные варианты оплаты товаров или услуг которые оказываются для организации:

Оплата с расчетного счета ООО

Для этого Вам выставляют счет, который Вы оплачиваете с расчетного счета ООО. В общем-то это обычная практика в бизнесе.

Минусом в данном случае является то, что Вы не получите нужный Вам товар или услугу до момента зачисления денег. На это может потребоваться 1-2 дня.

А ведь бывает так, что товар нужен уже здесь и сейчас.

Выдача денег под отчет из кассы ООО

Первое о чем надо сказать, чтобы была касса ООО – ее необходимо оборудовать соответствующим образом, выделив отдельное помещение. Это конечно минус.

Помимо этого, даже если у Вас есть оборудованная касса, то есть еще один минус – это бумажная волокита с получением и сдачей подотчетных денег.

Так что, конечно можно оплачивать товары и услуги таким способом, но есть варианты и попроще.

Чековая книжка для ООО

В случае если у Вас нет кассы и все деньги на расчетном счету и необходима наличка для оплаты товаров и услуг Вы можете завести чековую книжку и снимать по ней деньги.

Это считаю полным анахронизмом и прошлым веком. Так, что отметаем этот вариант сразу.

Корпоративная карта для ООО

Вот это именно то что нужно каждому владельцу ООО.

Корпоративная карта представляет из себя обычную пластиковую карту с помощью, которой можно оплачивать все хозяйственные нужды организации.

Стоит отметить сразу, что у корпоративной карты свой собственный счет к которому она привязана.

Для того чтобы пользоваться корпоративной картой её необходимо заказать в банке где открыт расчетный счет Вашей организации.

После получения корпоративной карты организации на ее счету денег не будет.

Для зачисления денег необходимо с расчетного счета ООО, сделать перевод на данную корпоративную карту. Я его делаю удаленно через систему ibank.

Хотя можно сделать и простым платежным поручением, подготовив платежное поручение и сдав его в банк.

Корпоративная карта от Сбербанка

Так же Вы должны знать, что у каждой пластиковой карты есть свой месячный лимит.

Я вот на днях заказал золотую корпоративную карту VISA, цена этой пластиковой карты 1500 за год. Лимит 1500 000 руб. в месяц.

Так же у меня есть карта MasterCard (2шт.) – у них лимит 600 000 в месяц на каждую.

Так что, перед тем как заключать договор на корпоративную карту для своей организации уточните:

  • Стоимость пользования картой;
  • Месячный лимит расхода денег с карты.

Для приобретения корпоративной пластиковой карты для своего ООО есть еще один неоспоримый плюс – это оплата товаров и услуг в интернете.

Я это к чему говорю, тут не то что покупать товары, а оплачивать услуги систем, через которые электронно сдается отчетность в налоговую, ПФР, ФСС.  Таких систем довольно много, мой бухгалтер пользуется системой Палитра (у них как раз проблема, что они принимают платежи только с корпоративных карт, причина этого мне не известна).

Корпоративная карта ООО выдается для приобретения товаров или услуг для организации ВАЖНО и Вы не можете приобретать себе товары и услуги, которые не касаются работы ООО.

Допускается оплата по пластиковой корпоративной карте расходов директора на мобильную связь и бензин для автомобиля, так как это так же задействовано в работе организации.

Подводя итог статьи, сразу рекомендую, если у Вас ООО получить корпоративную карту. Работать будет значительно проще и бухгалтеру будет так же проще списывать деньги.

Обязательно берите чеки с терминала после оплаты – они потребуются бухгалтеру для отчетности, или Вам в случае если Вы являетесь директором и бухгалтером в одном лице.

Процедура государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью теперь стала еще проще, подготовьте документы на регистрацию ООО совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: "Регистрация ООО бесплатно за 15 минут". Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Совет: В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную "Интернет-бухгалтерию". Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую. Мне также удалось достать подарочный промокод для подписчиков моего сайта, по которому Вы сможете получить 3 месяца сервиса бесплатно, чтобы по достоинству оценить его. Для этого просто введите промокод 74436115 на странице активации подарка.

На этом все! Если есть вопросы, то задаем в комментарии или в мою группу социальной сети ВК "Секреты бизнеса для новичка".

Всем удачного бизнеса! Пока!

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

9 апреля 1998 г. N 23-П

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ЭМИССИИ КРЕДИТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ
БАНКОВСКИХ КАРТ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ РАСЧЕТОВ ПО ОПЕРАЦИЯМ,
СОВЕРШАЕМЫМ С ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

(в ред.

Корпоративная карта для юридических лиц: особенности, обзор предложений

Указаний ЦБ РФ от 29.11.2000 N 857-У,
от 28.04.2004 N 1426-У,
с изм., внесенными Указанием ЦБ РФ от 09.04.1999 N 536-У)

Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", "О банках и банковской деятельности", на основании Закона Российской Федерации "О валютном регулировании и валютном контроле", нормативных актов Банка России и устанавливает требования Банка России к кредитным организациям по эмиссии последними банковских карт, правилам осуществления расчетов и порядок учета кредитными организациями операций, совершаемых с использованием банковских карт.

1. Термины и определения

В целях настоящего Положения используются следующие термины и определения:
Авторизация — разрешение, предоставляемое эмитентом для проведения операции с использованием банковской карты и порождающее его обязательство по исполнению представленных документов, составленных с использованием банковской карты.
Банковская карта (карта) — средство для составления расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента.
Банковские правила — нормативные акты Банка России.
Банкомат — электронный программно-технический комплекс, предназначенный для выдачи и приема наличных денежных средств, составления документов по операциям с использованием банковских карт, выдачи информации по счету, осуществления безналичных платежей и т.д.
Выдача наличных — операция предоставления держателю банковской карты наличных денежных средств в банкоматах или в пунктах выдачи наличных денежных средств (ПВН).
Держатель банковской карты — физическое лицо, использующее банковскую карту на основании договора с эмитентом, или физическое лицо — уполномоченный представитель клиента эмитента.
Документ по операциям с использованием банковских карт (далее — "документ") — документ, являющийся основанием для осуществления расчетов по операциям с использованием банковских карт и/или служащий подтверждением их совершения, составленный с применением банковских карт или их реквизитов на бумажном носителе и/или в электронной форме, собственноручно подписанный держателем банковской карты или аналогом его собственноручной подписи.
Импринтер — механическое устройство, предназначенное для переноса оттиска рельефных реквизитов банковской карты на документ, составленный на бумажном носителе.
Квитанция возврата — документ, являющийся основанием для возврата денег на счет клиента.
Клиент — физическое или юридическое лицо, заключившее договор с кредитной организацией — эмитентом (банковского счета, банковского вклада, кредитный договор и пр.), предусматривающий осуществление операций с использованием банковских карт.
Комиссия — денежные средства, взимаемые кредитной организацией с клиента в соответствии с условиями заключенного договора, в том числе комиссионные вознаграждения участников расчетов с использованием банковских карт, а именно:
— комиссии межбанковские — денежные средства, уплачиваемые эквайрером эмитенту или эмитентом эквайреру, по операциям с использованием банковских карт;
— комиссии за процессинг — денежные средства, взимаемые с эквайреров и эмитентов за проведение процессинга;
— комиссия эквайрера — денежные средства, взимаемые эквайрером с держателя банковской карты за предоставленные услуги по операциям с использованием банковских карт;
— комиссия эмитента — денежные средства, взимаемые эмитентом со своего клиента за

Страницы: 1 23 … 789

Что такое корпоративная карта, для чего она нужна

Главная — Статьи

Открытие корпоративной пластиковой карты

Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять

Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный "пластик".

К какому счету выпустить

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Есть нюансы. Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п. 2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

За счет каких средств будет пополняться

Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.
Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство. Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.
Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно. Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Памятка. Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Сообщение в налоговую инспекцию подайте по форме N С-09-1, приведенной в Приказе ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. В ФСС РФ — по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 12.04.2011 N 67. А в ПФР — по форме, которую найдете на официальном сайте фонда (www.pfrf.ru). Для этого в строке поиска на главной странице сайта введите запрос "Сообщение об открытии счета". У вас появится ссылка, пройдя по которой сможете скачать нужный бланк.

Пропишите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

Какие расходы можно оплачивать картой

Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

В каком порядке карты выдаются работнику

Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.
В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

  • номер карты и Ф.И.О. сотрудника — держателя карты;
  • дата выдачи карты сотруднику;
  • подпись сотрудника в получении карты;
  • дата возврата карты сотрудником;
  • подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Совет. Заведите журнал или ведомость выдачи корпоративных карт сотрудникам. В документе фиксируйте выдачу карт и их возврат.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

Как пользоваться картой

Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.
Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.
При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.).

Как отчитываться работникам

Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

  • выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

Дебет 71 Кредит 55

  • выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка.
Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

Дебет 71 Кредит 57

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

  • отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Запись будет следующей:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

  • отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суть вопроса. Деньги, израсходованные по карте, списывайте в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того, как сотрудник подаст авансовый отчет, вы закроете его задолженность перед организацией.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (пп. 1 и абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный кассовый ордер. В учете операцию отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 71

  • внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. Использование корпоративной карты
ООО "Персона", применяющее УСН с объектом "доходы минус расходы", в августе 2013 г. оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н.

Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 55 Кредит 51

  • — 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2013 г. приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.
10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.
О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.
10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

Дебет 71 Кредит 55

  • — 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

11 сентября на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер сделал проводку:

Дебет 10 Кредит 71

  • — 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов на основании пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

Нюансы, требующие особого внимания. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.
Для контроля за движением корпоративных карт ведите специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Какие документы нужно оформлять, если деньги под отчет выдаются через корпоративную карту

Марина Марчук, налоговый консультант

  • Нужно ли руководителю издавать приказ о выдаче денег под отчет на каждое использование карты?
  • В п. 4.4 Положения N 373-П сказано о том, что только для получения наличных денег подотчетному лицу необходимо оформлять заявление. А руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета. О безналичных же перечислениях подотчетных сумм, в том числе на корпоративную банковскую карту, в Положении N 373-П не говорится ничего. А значит, директору нет необходимости каждый раз визировать заявление сотрудника, если деньги под отчет перечисляются на карту.На практике сумма подотчета регулируется лимитом. Это может быть либо лимит карты, либо лимит расходов, прописанный во внутренних документах компании.
  • А что с заявлением подотчетного лица? Оно тоже необходимо только при выдаче наличных?
  • Именно так. А если вы используете карту, то есть выдаете деньги под отчет безналичным способом, можно обойтись без заявлений от сотрудников. Корпоративные карты как раз и созданы для того, чтобы минимизировать объем документации и упростить процедуру расчетов с подотчетниками.
  • Нужен ли приказ руководителя на каждую выдачу карты?
  • При выпуске корпоративной карты такой приказ необходим, но в дальнейшем выдача карты работнику и ее возврат регулируются нормами локального акта. Например, положением о корпоративных картах. В этом документе целесообразно решить данный вопрос наиболее удобным образом в соответствии со спецификой компании.
  • Требуется ли приказ руководителя на пополнение специального карточного счета?
  • Думаю, и это необязательное требование, поскольку при безналичном переводе руководитель непременно должен подписать платежное поручение. То есть оформить документально свое распоряжение о выплате средств по указанному назначению. Соответственно, приказ на пополнение счета в таком случае будет излишним.
  • Может ли подотчетник выполнять новое задание с расчетом по карте, не оформив авансовый отчет по предыдущему заданию?
  • На практике это может быть допустимо.

    7 правил для корпоративной карты

    Ведь есть только запрет на выдачу наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Об этом сказано в уже упомянутом п. 4.4 Положения N 373-П. Однако данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт. Кроме того, за его нарушение никаких санкций не предусмотрено. Это подтверждает, например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013.

  • Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. А что будет, если ее дать другому?
  • За любые злоупотребления картой все равно будет ответственен тот, на кого она оформлена.
  • Должно ли подотчетное лицо, рассчитывающееся картой, соблюдать лимит расчетов в 100 000 руб. в соответствии с п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У?
  • Нет, это необязательно, ведь лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся безналичным способом.

Ноябрь 2013 г.

Памятка Держателя международной корпоративной банковской карты ао «Россельхозбанк»

Памятка Держателя

международной корпоративной банковской карты АО «Россельхозбанк»

1. Общие положения
1.1. Держателем международной корпоративной банковской карты АО «Россельхозбанк» категории VISA Business/MasterCard Business (далее – Карта) является физическое лицо – работник Организации, имя которого указано на лицевой стороне Карты, образец подписи и фотография, которого имеются на ее оборотной стороне.

1.2. При получении Карты Держателю необходимо поставить свою подпись на оборотной стороне Карты на поле для подписи.

1.3. Карта является собственностью АО «Россельхозбанк» (далее – Банк). Карта предоставляется Держателю во временное пользование и не подлежит передаче другому лицу. Карта действует до последнего календарного дня месяца, указанного на лицевой стороне Карты, включительно. По окончании срока действия или по требованию Банка Карта должна быть сдана в Банк.

1.4. По истечении срока действия Карта становится недействительной. Использование Карты (ее реквизитов) с истекшим сроком действия запрещено.

1.5. Карта принимается к обслуживанию как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами, и может быть использована Держателем для проведения следующих операций:

– получения наличных денежных средств в рублях Российской Федерации для оплаты командировочных расходов в пределах Российской Федерации, а также расходов, связанных с деятельностью Организации, и представительских расходов на территории Российской Федерации;

– безналичной оплаты расходов в рублях Российской Федерации, связанных с командированием Держателя в пределах Российской Федерации;

– безналичной оплаты расходов, связанных с деятельностью Организации на территории Российской Федерации в рублях Российской Федерации;

– безналичной оплаты в рублях Российской Федерации представительских расходов Организации на территории Российской Федерации;

– получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты командировочных расходов в иностранные государства;

– безналичной оплаты представительских расходов в иностранной валюте за пределами Российской Федерации и расходов, связанных с командированием Держателя в иностранные государства.

1.6. На информационных стендах подразделений Банка находится информация об адресах банкоматов Банка, расположенных в Вашем регионе. Информация об адресах банкоматов Банка размещена на web-сайте Банка в сети Интернет по адресу: www.rshb.ru.

Для получения информации по Карте Держатель может обратиться в Службу поддержки Банка по телефонам +7(800)200-6099 или +7(495)651-6099КРУГЛОСУТОЧНО.

При сообщении оператору кодового слово, указанного в заявлении на получение Карты, Служба поддержки Банка:

  • позволяет получать информацию о доступном остатке и последних 10 операциях по Карте;
  • принимает сообщения Держателя об утрате Карты/подозрении в мошенническом использовании Карты и консультирует о порядке действий в этих ситуациях;
  • дает рекомендации о порядке действий в случае выявления спорных ситуаций или неправомерных отказов в совершении операций с использованием Карты, отвечает на вопросы, связанные с выпуском и обслуживанием Карт.

1.7. Банк производит активацию Карты не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи Карты.

1.8. В случае утраты Карты, окончания срока действия Карты, порчи Карты, допущенного брака при изготовлении Карты, изменения фамилии и имени Держателя и т.п. для перевыпуска Карты необходимо обратиться к представителю Организации, осуществляющему контакты с Банком в связи с исполнением Договора о порядке выпуска и обслуживания корпоративных банковских карт АО «Россельхозбанк».
2. Персональный идентификационный номер (ПИН-код)
2.1. Вместе с Картой Держатель получает запечатанный конверт с персональным идентификационным номером (ПИН-код), состоящий из четырех цифр, представляющий собой дополнительное средство защиты от несанкционированного использования Карты. В банкоматах, а также в ряде других электронных устройств, права, предоставленные Организацией Держателю на распоряжение денежными средствами, находящимися на Счете, удостоверяются Держателем путем ввода ПИН-кода.

2.2. Во избежание использования Карты другим лицом Держателю следует хранить ПИН-код отдельно от Карты. Недопустимо записывать ПИН-код на Карте, сообщать ПИН-код другим лицам, вводить ПИН-код при работе в сети Интернет.

2.3. ПИН-код известен только Держателю и не может быть затребован ни Банком, ни любой другой организацией.

2.4. Если Держатель забыл ПИН-код, Вашей Организации необходимо предоставить заявление по типовой форме Банка в подразделение Банка, в котором ведется Счет. Держателю не следует пытаться подобрать ПИН-код.

Корпоративная карта

В случае, если ПИН-код три раза подряд будет набран неверно, Карта будет заблокирована.

2.5. При утрате ПИН-кода либо при блокировке Карты по причине неверного ввода ПИН-кода при совершении операции по Карте в банкомате/электронном терминале для перевыпуска ПИН-кода Держателю необходимо обратиться к представителю Организации, осуществляющему контакты с Банком в связи с исполнением Договора о порядке выпуска и обслуживания корпоративных банковских карт АО «Россельхозбанк».
3. Операции по Счету
3.1. Пополнение Счета

3.1.1. Пополнение Счета осуществляется Организацией в соответствии c Договором о порядке выпуска и обслуживания корпоративных банковских карт АО «Россельхозбанк».

3.2. Получение наличных денежных средств в банкомате

3.2.1. Прежде чем провести по Карте операцию выдачи наличных денежных средств через банкомат, Держателю следует убедиться в наличии на банкомате логотипа платежной системы, соответствующей Карте, а также информации о банке, обслуживающем банкомат (название, адрес, телефон).

3.2.2. По завершении операции Держатель должен получить деньги, Карту и квитанцию банкомата (они могут возвращаться в любой последовательности). В случае, если после проведения операции Карта не удалена из картоприемника по истечении 20-40 секунд, она будет задержана банкоматом.

3.2.3. Если банкомат задержал Карту, необходимо:

  • переписать указанные на банкомате реквизиты (название, адрес и телефон) банка, которому принадлежит банкомат;
  • обратиться в Службу поддержки Банка по многоканальному телефону, указанному в п. 1.6, и действовать в соответствии с инструкциями оператора Службы поддержки.

3.2.4. При приеме и возврате Карты банкоматом не следует толкать и выдергивать Карту до окончания ее движения в картоприемнике.

3.2.5. Необходимо сохранять все квитанции в течение 1 (одного) календарного года с даты совершения операции по Карте.

3.3. Оплата товаров и услуг

3.3.1. Кассир торгово-сервисного предприятия (далее – ТСП) может потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность Держателя. В случае отсутствия документа, Держателю может быть отказано в проведении операции по Карте.

3.3.2. При осуществлении операции в ТСП с использованием электронного терминала, кассир может предложить Держателю ввести ПИН-код на выносной клавиатуре электронного терминала или на клавиатуре самого терминала. При отказе ввести ПИН-код или неверном вводе ПИН-кода в проведении операции может быть отказано.

По завершении операции кассир должен выдать Держателю документ, подтверждающий проведение операции с использованием Карты (далее – квитанция). Несогласие Держателя подписать квитанцию также может привести к отказу в проведении операции.

3.3.3. Не следует подписывать квитанцию, в которой не проставлены (не соответствуют действительности): вид операции, сумма операции, валюта операции, дата совершения операции, сумма комиссии (если имеет место), код авторизации, реквизиты платежной карты, наименование ТСП.

3.3.4. В случае отказа от покупки сразу же после завершения операции следует потребовать отмены операции и убедиться в том, что кассир ТСП уничтожил ранее оформленную квитанцию.

3.3.5. При возврате покупки или отказе от услуг, ранее полученных в ТСП по Карте, должна быть проведена кредитовая операция – операция «возврат покупки» с обязательным оформлением квитанции, на которой должно быть указано «возврат покупки», подписанной кассиром ТСП. Непременно сохраните квитанцию на «возврат покупки». Если сумма операции не поступит на Счет в течение 30 календарных дней, Организация должна обратиться в подразделение Банка по месту ведения Счета для оформления претензии.

3.3.6. В случае любого неправомерного, с точки зрения Держателя, отказа в проведении операции по Карте рекомендуется незамедлительно связаться со Службой поддержки Банка по телефону, указанному в п.1.6.

3.3.7. Необходимо сохранять все квитанции (в т.ч. и квитанцию об изъятии Карты) в течение 1 (одного) календарного года с даты совершения операции по Карте.

4. Индивидуальные лимиты по Карте
4.1. Организации, открывшей Счет, предоставлена возможность осуществлять контроль расходования средств со Счета Держателем(-ями) путем установления индивидуальных лимитов по Карте(-ам), выпущенным к Счету, в пределах лимитов, установленных тарифным планом «Корпоративным».

4.2. В случае попытки проведения операции сверх установленного лимита, Держателю будет отказано в проведении данной операции.

5. Меры предосторожности от повреждения Карты

и предотвращения мошенничества
5.1. Не следует подвергать Карту тепловому и электромагнитному воздействию. Нельзя хранить Карту в портмоне или сумке с магнитной застежкой.

5.2. Недопустимо класть Карту на металлическую поверхность, сгибать и царапать ее.

5.3. Если в результате повреждения Карту стало невозможно использовать при проведении операций, Организации следует обратиться в Банк для сдачи Карты и получения новой.

5.4. Держателю следует обеспечить хранение Карты в недоступном для окружающих месте. В поездках Карту надлежит хранить отдельно от наличных денег и документов.

5.5. Во избежание мошенничества с Картой Держателю надлежит требовать проведения операций с ней только в его личном присутствии и не позволять уносить Карту из поля зрения.

5.6. Недопустимо передавать Карту третьим лицам, за исключением случаев передачи Карты сотрудникам ТСП и пунктов выдачи наличных (далее – ПВН) при осуществлении операций, в т.ч. оплаты товаров и услуг с помощью Карты.

5.7. Не следует разглашать реквизиты Карты (номер, срок действия) третьим лицам, за исключением случаев передачи реквизитов Карты при оформлении заказов по почте, телефону или через Интернет.

5.8. Дверь в помещение, где расположен банкомат, может быть оборудована электронным замком, открываемым Картой, который должен открываться без введения ПИН-кода. Обратите внимание, если данное устройство предлагает ввести ПИН-код, то это устройство установлено мошенниками.

5.9. При подозрении в возможном мошенничестве с использованием Карты (или реквизитов Карты) посторонними лицами необходимо срочно сообщить об этом в Службу поддержки Банка по телефону, указанному в п.1.6, и заблокировать Карту.

5.10. При проведении операции с вводом ПИН-кода следует прикрывать клавиатуру свободной рукой. Это не позволит мошенникам подсмотреть ПИН-код или записать его на видеокамеру.

5.11. При самостоятельном выборе ПИН-кода не следует использовать простые комбинации (например, четыре одинаковые цифры) и комбинации, связанные с персональными данными Держателя (дата рождения, номер телефона, номер паспорта и т.п.).

6. Утрата Карты
6.1. В случае утраты Карты (потери, кражи, изъятия) или если информация о ПИН-коде и реквизитах Карты стала доступна третьим лицам, Держателю/Организации необходимо срочно сообщить об этом в Службу поддержки Банка по телефону, указанному в п.1.6.

6.2. Карта, ранее заявленная как утраченная, которая была заблокирована Держателем/Организацией по устному обращению в Службу поддержки Банка, может быть разблокирована по письменному заявлению Организации, переданному в подразделение Банка по месту ведения Счета.

Карта, ранее заявленная как утраченная путем подачи Организацией в Банк письменного заявления об утрате Карты, разблокировке не подлежит.

6.3. Держателю следует хранить в легкодоступном месте (например – в записной книжке мобильного телефона) контактный телефон Службы поддержки Банка, указанный на обороте Карты.

7. Изъятие Карты
7.1. Карта может быть изъята в банкомате, ПВН, а также в ТСП в случае:

– использования Карты, ранее заявленной как утраченной;

– использования Карты с истекшим сроком действия;

– использования Карты третьими лицами;

–использования Карты после получения Организацией уведомления Банка с требованием о возврате Карты;

– иных случаях неправомерного использования Карты, включая покупку товаров и услуг, запрещенных действующим законодательством Российской Федерации и Договором о порядке выпуска и обслуживания корпоративных банковских карт АО «Россельхозбанк».

7.2. В случае изъятия Карты в ТСП или ПВН Банка Держателю необходимо потребовать расписку об изъятии с указанием даты, времени и причины изъятия, убедиться, что изъятая Карта разрезана в присутствии Держателя, и сообщить об изъятии Карты в Службу поддержки Банка по телефону, указанному в п.1.6.

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru

filling-form.ru

Главная — Статьи

Расчеты с использованием корпоративной карты

Виды корпоративных карт

Корпоративная карта, как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.

Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц. Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

Как получить карту

Чтобы оформить корпоративную карту, фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:

  • список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
  • копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
  • договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.

Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.

Порядок использования корпоративных карт

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам;
  • срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания – оплаты командировочных, представительских или других расходов.

Какие расходы можно производить по карте

Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:

  • получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
  • производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
  • получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
  • оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.

У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?

Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.

Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.

Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.

При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г.

Корпоративная карта для юридических лиц

№ 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).

Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.

Отчет о расходовании денег по корпоративной карте

В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.

Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход

Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).

Надо ли соблюдать лимит расчетов

Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.

Использование корпоративной банковской карты – это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.

Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.

Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Бухучет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.

Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.

Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.

Расходы составили:

  • 16 000 руб. – на проезд;
  • 30 000 руб. – на проживание;
  • 6300 руб. – суточные;
  • 3500 руб. – представительские расходы.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51

  • 45 000 руб. – зачислены средства на карту;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»

  • 45 000 руб. – списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 52 300 руб. – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 3500 руб. – списаны представительские расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

  • 10 800 руб. – произведен окончательный расчет с сотрудником.

С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.

Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.

На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – затраты на проживание;
  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – суточные.

В учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51

  • 36 900 руб. – перечислены денежные средства на покупку валюты;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57

  • 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) – зачислена валюта;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57

  • 900 руб. (36 900 – 36 000) – отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) – сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»

  • 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) – списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 36 700 руб. (36 700 + 700) – отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.

Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.

Ноябрь 2014 г.