Личная карточка работника

Содержание

Глава 15.

В Трудовом кодексе используется несколько понятий: «прекращение трудового договора», «расторжение» и «увольнение».

«Прекращение трудового договора» имеет наиболее широкое содержание. Основанием «прекращения» служит любой юридический факт, как деяние, так и событие.

Деяния — жизненные факторы, являющиеся результатом волевой (сознательной) деятельности людей. К таким действиям относятся: инициатива работника (заявление об увольнении по собственному желанию); работодателя (сокращение штатов, применение дисциплинарного взыскания в виде увольнения и т. д.); третьей стороны (призыв на действительную военную службу, решение суда и т. д.).

События — юридически значимые факты, возникающие независимо от воли людей.

Понятие «увольнение» применимо, практически, ко всем случаям прекращения трудовых отношений, за исключением, если одна из сторон — физическое лицо перестает существовать, невозможно «уволить» умершего работника.

Понятие «расторжение» применимо к случаям, когда инициатором прекращения трудовых отношений является одна из сторон, работодатель или работник.

Не зависимо от основания, прекращение трудового договора оформляется приказом. Форма приказа о прекращении действия трудового договора с работником (работниками) унифицирована и утверждена Постановлением Госстандарта РФ (формы приведены на рис.

Форма Т-2: личная карточка как источник сведений о работнике

15.1 и 15.2). При использовании унифицированных форм № Т-8 и № Т-8а, терминология уже включена в на­звание и текст приказов, а правила их оформления определены в «Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», прилагаемой к «Альбому».

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка — расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Рис. 15.1. Образец заполнения формы № Т-8

«Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка — расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".»

По общему правилу днем увольнения работника является последний день его работы.

Во всех случаях при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправле­ние ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Юридические факты, служащие основаниями (причинами), прекращения трудовых отношений должны быть зафиксированы документами, по установленным формам, при строгом соблюдении необходимых процедур. Набор таких документов свой — для каждого случая прекращения трудовых договоров по определенному основанию и для определенной категории работников.

Общие основания прекращения трудового договора содержатся в ст. 77 Трудового кодекса.

12345678910Следующая ⇒

Дата публикования: 2015-01-14; Прочитано: 95 | Нарушение авторского права страницы

Что такое личный листок по учету кадров и зачем он нужен

Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

Форма личного листка

Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Скачать бланк личного листка по учету кадров

Правила заполнения

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.).

Совет 1: Как внести изменения в личную карточку

Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

  1. Фото 4х6 см.
  2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
  3. Дата, место рождения.
  4. Национальность.
  5. Адрес проживания, контактный телефон.
  6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
  7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
  8. Пребывание за границей.
  9. Сведение о составе семьи.
  10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

Скачать образец заполнения

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся вдополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько храниться

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Увольнение в связи с смертью работника

Работник умер. Это является основанием для прекращения трудового договора с умершим работником (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

1
шаг

Издание приказа об увольнении работника

Важно

1. Датой увольнения работника является день смерти работника, указанного в свидетельстве о смерти (документ о смерти, выданный медицинской организацией)

2. В связи с тем, что работник умер, ознакомить работника с приказом и расписаться работнику в нем не представляется возможным. Об этом работодателю в приказе о прекращении трудового договора необходимо сделать запись (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).

3. Приказ об увольнении оформляется по унифицированной форме Т-8. В приказе о прекращении трудового договора в графе «основание» указываются реквизиты свидетельства о смерти работника.

2
шаг

Внесение записи о прекращении трудового договора в личную карточку работника

Важно

1. Запись в личную карточку работника вносится на основании приказа о прекращении трудового договора (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

В личной карточке графа «Подпись работника» не заполняется.

3
шаг

Внесение записи о прекращении трудового договора в записку-расчет

Важно

Запись в записку-расчет вносится на основании приказа о прекращении трудового договора (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

4
шаг

Внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку

Важно

Service Temporarily Unavailable

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

2. Трудовая книжка выдается одному из родственников работника под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

5
шаг

Произведение окончательного расчета

Важно

Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении работника, умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующего заявления (ст. 141 ТК РФ).

Документ

— свидетельство о смерти работника;
— письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм;
— документ, удостоверяющего личность заявителя;
— документ, подтверждающего факт родства с работником (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации).

С 1 января 2003 года вступил в силу Закон Республики Беларусь «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования». Этим законом определены требования к страхователям, страховщикам, в том числе и порядок получения страхового свидетельства государственного социального страхования (в народе именуемое «зеленой карточкой»).

Цель введения индивидуального (персонифицированного) учета – это сбор, накопление в течение трудовой деятельности и хранение сведений о каждом работающем, которые в последующем используются при назначении пенсии. Ведение персонифицированного учета осуществляется органами Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь. Этим же органом и выдаются свидетельства, о котором вы спрашиваете.

Польза и эффект от ведения персонифицированного учета заключается в том, что у лица, которое достигает пенсионного возраста не будет необходимости вспоминать, где он работал в течение трудовой деятельности. Все периоды деятельности по трудовому договору (по основному месту работы) отражаются в трудовой книжке. Но многие работают или работали и по совместительству, подрабатывали по гражданско-правовым договорам. Все это сегодня учитывается при назначении пенсии, если в указанные периоды из этих выплат в соответствии с законодательством уплачивались страховые взносы в Фонд социальной защиты населения. Трудно вспомнить все места работы такого рода, еще сложнее – получить справку о заработке у несуществующей уже фирмы.

С 2003 года вся информация о стаже и о заработке каждого работника по всем местам работы учитывается органами Фонда социальной защиты населения в индивидуальном лицевом счете работника и хранится до тех пор, пока она не будет востребована для назначения пенсии. Представление необходимых для этого сведений входит в обязанности работодателей.

Для получения работающему (т.е. застрахованному лицу) страхового свидетельства государственного социального страхования (зеленой карточки) от вас необходимы лишь анкетные данные.

После подачи анкетных данных через нанимателя в органы Фонда социальной защиты вам откроют индивидуальный лицевой счет под определенным страховым номером. Он, кстати, будет совпадать с вашим личным номером в паспорте.

Процедурой, завершающей процесс регистрации застрахованного лица Фондом социальной защиты населения, является изготовление и выдача свидетельства социального страхования. Местный орган Фонда передаст свидетельство представителю работодателя по ведомости, а наниматель выдаст его вам.

Что касается сроков получения свидетельства, то они предусмотрены соответствующими Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования.

Личная карточка работника — заполняем правильно

Согласно этим правилам, при приеме на работу граждан, не имеющих страхового свидетельства государственного социального страхования, отдел кадров обязан в течение 5 дней со дня приема работника на работу представить форму ПУ-1, содержащую анкетные данные в местные органы Фонда соцзащиты, то есть зарегистрировать застрахованное лицо. Выдача карточки – то есть самого свидетельства – производится по факту ее изготовления.

Если у вас есть вопрос юридического характера, вы можете отправить его нам здесь.

Ответ на свой вопрос, который подготовит опытный, квалифицированный юрист, вы увидите на нашем сайте в рубрике «Вопрос юристу».

Личная карточка работника

(форма N Т-2)

Личная карточка государственного (муниципального) служащего

(форма N Т-2ГС(МС))

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" — заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" — записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

п. 5 "Категория годности к военной службе" — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п.

Онования расторжения трудового договора по инициативе работодателя

4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" — делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Инструкции по увольнению

Зачем ведется личная карточка работника?

Личная карточка заводится на каждого работника нанимателем. Она удобна тем, что содержит необходимые сведения о работнике.

Эти сведения нужны для кадрового учета. Такими сведениями являются:

  • дата и место рождения
  • образование
  • состав семьи
  • предоставленные отпуска
  • переводы по работе
  • и т.д.

Ведение такой карточки не является обязательным, однако наниматель может утвердить ее форму и определить порядок ее заполнения в локальном нормативном правовом акте организации.

Существуют случаи, когда ведение личной карточки работника является обязательным, а именно:

  • на военнообязанных лиц
  • на призывников

То есть, если в организации работает военнообязанный или призывник, то наниматель обязан завести личную карточку на данного работника.

Форма личной карточки т2

Здесь мы рассмотрим, как должна выглядеть карточка.

Интересно!

Форма личной карточки одинакова как для военнообязанного, так и для призывника

Образец заполнения личной карточки работника:

Ниже идет пункт «Назначения и переводы«:

Также рассмотрим как заполняется «Отпуска«:

После пункта «Отпуска» идет пункт дополнительные сведения, где указывается имеете ли вы право на управление транспортным средством и категория такого транспортного средства. Затем идет строчка «Основание прекращения трудового договора», дата и номер приказа.

В конце ставится подписи работника отдела кадров и работника.

Требования к личной карточке

Существуют требования к личной карточке работника определенные законодательством:

  • необходимо использовать установленный формат карточки, и ее форму
  • вносить записи строго в поля, которые должны быть заполнены и содержать полную информацию
  • изменять (дополнять) карточку только при необходимости

После внесения таких изменений и (или) дополнений, работник кадровой службы ставит свою подпись, а также дату таких изменений и (или) дополнений, ссылаясь на документы, которые являются основаниями этих записей.

К документам-основаниям для внесения каких-либо изменений в личную карточку работника являются:

  • паспорт
  • трудовая книжка
  • документ об образовании
  • военный билет
  • удостоверение призывника

Личные карточки должны храниться в опечатываемых хранилищах. Доступ к таким хранилищам должен быть только у руководителя организации или у работника, который назначен ответственным за воинский учет.

Как уже говорилось ранее, ведение карточки не является обязательной в остальных случаях. По усмотрению нанимателя он может ее завести на работников для удобства организации и учета данных работников. Главное-отразить ведение личных карточек работников в локальном нормативном правовом акте организации.