Личное дело 2018

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В данном материале перечислены документы, которые могут быть помещены в личное дело при его формировании, а также при его ведении, и варианты их заполнения и оформления.

Личные дела ведутся лишь на тех работников, которые состоят в трудовых отношениях с нанимателем. На лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, личные дела не ведутся.

Нормативные правовые акты, регулирующие данную работу

Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Она устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях РБ всех форм собственности.

В то же время положения Инструкции № 2 не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

При работе с личными делами кроме Инструкции № 2 также следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларуси, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

Сроки хранения личных дел определяют в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющимся приложением 1к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

От редакции:

Перечень № 140 был опубликован 9 августа 2012 г. на Национальном правовом Интернет-портале Республики Беларусь и вступил в силу 10 августа 2012 г. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, утратил силу с момента опубликования Перечня № 140.

Основные положения

Инструкцией № 2 конкретизировано понятие «личное дело работника» и установлен перечень нанимателей, которые обязаны вести личные дела работников.

В данный перечень не вошли организации с иностранными инвестициями, филиалы и представительства юридических лиц РБ, находящихся за границей, поскольку в данных организациях могут быть предусмотрены особенности ведения кадровых документов в соответствии со ст. 320 Трудового кодекса РБ (далее – ТК).

Личные дела ведут на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством (часть вторая п. 2 Инструкции № 2). Данной нормой ведение личных дел рабочих не предусмотрено. Однако законодательство не содержит запрета на ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2 Инструкции № 2.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам
(п. 3 Инструкции № 2).

Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен на руководителя организации (п. 4 Инструкции № 2).

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (часть вторая ст. 26 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Документы, помещаемые в личное дело

Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).

После издания организационно-распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы помещают в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.

Для отдельных категорий работников при формировании личных дел в них дополнительно включают:

– декларацию о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

– обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

– контракт (государственных служащих);

– справку-объективку;

– анкету;

– копию (выписку) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

– копию (выписку) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

– копию (выписку) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

– направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, и др.) (п. 7 Инструкции № 2).

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включают трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п. 8 Инструкции № 2).

Специально для включения в личное дело справка-объективка не составляется. Как правило, это делается при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также при представлении их к награждению. В случае если оригинал справки-объективки направлен за пределы организации, в личное дело включается ее копия.

Анкета заполняется в случаях, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 10.04.2004 № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам».

Ведение личного дела

После включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) личное дело считается сформированным, после этого начинается этап ведения личного дела. В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают в хронологической последовательности. К таким документам относятся:

– характеристики и аттестационные листы;

– списки научных трудов и изобретений;

– заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

– копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.

В то же время в личное дело не включаются:

– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2).

Необходимо отметить, что для некоторых приказов по личному составу может быть предусмотрен срок хранения, отличающийся от установленного.

На практике возникают вопросы: куда формировать документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено, например, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил РБ, принятых рабочими? В таких случаях документы подшиваются в отдельное дело, которое можно озаглавить «Документы к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел». Срок хранения такого дела – 3 года (ст. 644 Перечня № 140).

Формирование личного дела

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).

На обложке личного дела указывают регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела записывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.

От редакции:

Пример оформленной обложки личного дела вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.

После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций. Это обусловлено тем, что внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу при его заведении и заполняется по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями отражают в графе «Примечание» (часть вторая п. 10 Инструкции № 2). При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

От редакции:

Пример оформленной внутренней описи документов вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.

После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

От редакции:

Пример оформленного дополнения к личному листку по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.

После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивается личный листок по учету кадров.

От редакции:

Пример оформленного личного листка по учету кадров вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.

Требования к заполнению личного листка по учету кадров установлены п. 11 Инструкции № 2. Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

На все вопросы личного листка по учету кадров следует давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается перечеркивание граф (строк). В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.

Фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже, например: Иванов Олег Иванович.

Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указываются арабскими цифрами: 15.08.1962.

Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Пистол, Дзержинского р-на Минской обл.

В графе «Гражданство» указывается название страны, например: Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.

В графе «Образование» указывается уровень полученного работником образования.

Система образования включает в себя систему дошкольного образования, систему общего среднего образования, систему профессионально-технического образования, систему среднего специального образования, систему высшего образования, систему послевузовского образования, систему дополнительного образования детей и молодежи, систему дополнительного образования взрослых, систему специального образования (ст. 11 Кодекса РБ об образовании). Однако согласно Инструкции № 2 в графе «Образование» указывается следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее». Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел; для окончивших неполную среднюю школу – сколько классов окончил. Наименования учреждений образования пишутся полностью, так, как обозначено в документе об образовании.

После заполнения всех граф в соответствии с требованиями п. 11 Инструкции № 2 на личный листок по учету кадров наклеивается фотография принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения.

Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносят.

От редакции:

Более подробно о заполнении личного листка по учету кадров вы можете прочитать в статье Д. Пислевича «Поможем работнику заполнить личный листок по учету кадров правильно!» в рубрике «Оформляем документы правильно» на с. 29 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 13.

После личного листка по учету кадров в личное дело вшивается автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляет автобиографию работник самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.

Требования к составлению автобиографии указаны в п. 14 Инструкции № 2.

За автобиографией в личное дело подшивают копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестата, диплома, свидетельства и др.).

Следует отметить, что признание документов об образовании учебных заведений иностранных государств и установление их соответствия документам об образовании РБ производит Минобразование РБ.

Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании работник кадровой службы обязан затребовать для сверки подлинники соответствующих документов.

Заявления о приеме на работу, а также включаемые в личное дело в процессе его ведения заявления о переводе на другую работу, увольнении с работы оформляют в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69, и Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Белком-архива от 16.09.2005 № 41.

Хранение, проверка и передача личных дел в архив

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету (пп. 19 и 20 Инструкции № 2). Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.

От редакции:

Пример оформленного журнала (книги) по учету личных дел вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (п. 22 Инструкции № 2). Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п. 23 Инструкции № 2). При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в архив, а также описей дел по личному составу и описей личных дел осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.

Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п

Наименование документа

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

Экземпляр трудового договора

Копия паспорта

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

Документы о прохождении аттестации

Докладные и объяснительные записки

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

  • внесение записей в опись;

  • помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

  • изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Выпускник кафедры драматургии и киноведения Тимофей Андреев стал лауреатом конкурса сценариев «Личное дело-2018», который организовал журнал «Искусство кино». Тимофей получил диплом третьей степени и право на публикацию своего киносценария «Голос» на страницах самого известного киножурнала России

Конкурс стартовал 1 декабря 2017 года, всего было подано 805 заявок со сценариями игровых полнометражных фильмов и мини-сериалов. По усовиям конкурса принимались работы на русском языке от авторов из всех стран мира. Главная тема – современная российская жизнь.

Тимофей Андреев выпускник мастерской советского и российского драматурга, заслуженного деятеля искусств РСФСР Юрия Николаевича Клепикова. Сценарий «Голос» ранее был высоко оценен в ходе защиты диплома и на конкурсе сценариев Международного фестиваля студенческих фильмов «ПитерКиТ» в ноябре 2017 года.

15 января 2019 года Тимофей Андреев получил приглашение на церемонию вручения премии журнала «Искусство кино». Качество сценариев оценивало авторитетное жюри – актриса Татьяна Друбич, кинорежиссер Алексей Мизгирев, драматург Ярослава Пулинович, режиссер Кирилл Серебренников и продюсер Екатерина Филиппова.

На сцене московского кинотеатра «Космос» 25 января 2019 года члены жюри Алексей Мизгирев и Татьяна Друбич поздравили Тимофея с успехом и вручили памятный диплом.

– Лично для себя победой считаю возможность опубликоваться в журнале с 90-летней историей, для меня это большая честь, – рассказал Тимофей. – Отдельную благодарность хотел бы выразить отборочной комиссии конкурса – это известные театроведы Зара Абдуллаева, Елена Ковальская и Кристина Матвиенко. Перечитать такое количество полнометражных сценариев и не пропустить нечто важное – воистину большая ответственность и титанический труд. Еще труднее мне оценить то колоссальное влияние, которое оказали на меня мой мастер Юрий Николаевич Клепиков и второй педагог – Анна Альбертовна Тугарева. Находиться рядом с ними, видеть их, слушать их – это лучшая школа, которая учила меня не только ремеслу, но особому взгляду, настраивала «оптику», формировала собственное видение, а это в кинематографе, на мой взгляд, самое ценное. Я искренне благодарен кафедре драматургии и киноведения, а также институту кино и телевидения в целом.

Поздравляем Тимофея Андреева и желаем, чтобы все его сценарии воплотились в фильмы!

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 14 марта 2018 г.

При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле. Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя. Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):

  • обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечение личной безопасности работников;
  • контроль количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации.

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013).

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  • на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?

Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.

Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.

В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

  1. удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
  2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
  3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
  4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
  5. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
  6. справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.

Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

  1. личный листок по учету кадров;
  2. копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
  3. копии документов об образовании, сертификатов;
  4. копия трудовой книжки;
  5. копия трудового договора;
  6. копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
  7. справки о состоянии здоровья – при необходимости;
  8. внутренняя опись документов дела.

Как оформляется личное дело?

В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Согласно пункту 147 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • подшивку или переплет дела;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Пункт 148 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:

  1. наименование организации — наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  2. наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
  3. наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
  4. номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
  5. заголовок дела — переносится из номенклатуры дел;
  6. дата дела (тома, части) — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
  7. количество листов в деле;
  8. срок хранения дела;
  9. архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).