Медосмотр офисных работников

Согласно Приказу Минздравсоцразвития №302 от 12 апреля 2011г., работники офисов, а также их руководство обязаны проходить периодический медосмотр. Это необходимо для контроля состояния их здоровья. Чтобы быть уверенным, что сотрудники и работодатели могут выполнять свои функциональные обязанности без ущерба для своего здоровья и здоровья окружающих.

Когда необходим медосмотр

Необходимость в прохождении медкомиссии определяют результаты оценки трудовых условий представителями аттестационной комиссии. Так, если сотрудник в течение всего рабочего дня время находится за компьютером, он должен обследоваться каждые два года. Первая медкомиссия при трудоустройстве обязательна. Это указано в правилах о медосмотре, п. 13.1 и п. 3.2.2.4 Перечня, утвержденного Минздравом РФ (приказ №302).

Если сотрудникам организации не исполнился 21 год, им нужно ежегодно проходить медосмотр.

Если в ходе последней плановой медкомиссии у кого-либо из персонала были выявлены профзаболевания или опасные инфекции, внеочередной осмотр осуществляется по просьбе сотрудников.

Каким сотрудникам необходим

Согласно перечню Минздрава, представители следующих профессий: бухгалтера, IT-специалисты, менеджеры, прочий персонал, который проводит более 4 часов в день за компьютером. Они должны пройти обследование у офтальмолога, невропатолога, терапевта. В случае выявления отклонений от нормы или результатов предыдущей проверки, работа за компьютером запрещается. Также ежегодному медосмотру подлежит весь офисный обслуживающий персонал, ежедневно контактирующий с большим количеством людей. Это сотрудники страховых, туристических компаний, администраторы клубов, гостиниц, секретари, работники прочих частных или государственных организаций.

В каких случаях можно не проходить медосмотр

Проведение осмотра сотрудников напрямую зависит от результатов проверки условий работы, чем занимается аттестующая организация. Она проверяет соответствие фактических условий с указанными в трудовом договоре, должностных инструкциях и внутренней кадровой документации. Дело в том, что многие руководители, чтобы избежать расходов, связанных с медкомиссией, делают фиктивные записи, указывающие, что штатная единица не проводит больше 4 часов дней у монитора.

Также аттестационная комиссия проверяет уровень вредных факторов.

Если в ходе аттестации подтверждается, что персонал большую часть времени занимается бумажной работой, выезжает на встречи, выполняет другие обязанности, для которых не нужен компьютер, представители комиссии отменяют обязательные медосмотры для компаний.

Если сотрудник не согласен с таким решением, он может обратиться в инспекцию по труду, которая организует внеочередную проверку, не уведомляя об этом организацию.

Что будет, если работник не прошел медосмотр

Если сотрудник не прошел обязательную медкомиссию, но был допущен к выполнению своих обязанностей, работодателю — юридическому лицу, грозит штраф в размере 130 000 руб.

Медосмотры за счет работодателя и работника: НДФЛ и страховые взносы

за каждого. Для ИП и должностных лиц – от 15 до 25 тысяч рублей. Такие правила установлены КоАП РФ ст. 5.27.1, ч.3. Если нарушение выявлено второй раз, штраф возрастает до 200тыс. руб., либо деятельность компании будет приостановлена до 90 дней.

Минтруда отправляет офисных сотрудников на медосмотр

Бесплатный телефон Юриста Москва +7 (499) 938-43-81 юрист СПБ +7 (812) 425-14-29

Если рабочим инструментом сотрудника является компьютер, работодатель обязан раз в два года оправлять его к неврологу и офтальмологу. Оплачивать такие визиты к специалистам и проводимые исследования предприниматель должен за свой счет, иначе может быть закрыт на срок до 90 суток.

Предприниматели, сотрудники которых более половины рабочего времени проводят за компьютерами, обязаны отправлять их на предварительные и периодические медицинские осмотры.

Приказ, который существенно снизит расходы на обязательные медосмотры офисных работников

На этом настаивает Министерство труда в недавно обнародованном Письме от 18.08.15 № 15-1/ООГ-4397.

Ведомство ссылается на статью 213 ТК РФ и Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н. В них уточняется, что работодатель обязан обеспечивать прохождение медосмотров работниками, занятыми на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. При этом согласно утвержденному перечню вредных (опасных) факторов, к таковым относятся: производственный шум, пониженная температура воздуха, световая среда, электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ и пр. При наличии таких факторов обязательные медосмотры проводятся независимо от результатов оценки условий труда.

Поскольку ввод информации, ее считывание, а также работа в режиме диалога напрямую связана с использованием ПЭВМ, Минтруд настаивает, чтобы офисные работники проходили обязательные периодические и предварительные медицинские осмотры. При этом уточняется, что это правило действует в том случае, если работник проводит за компьютером не менее половины своего рабочего времени.

Согласно тому же приказу № 302н, а также нормам Трудового кодекса, работодатели должны проводить медицинские осмотры за свой счет. В частности, для работников, рабочим инструментом которых является компьютер, раз в 2 года необходимо организовывать консультации невролога и офтальмолога. Помимо общих осмотров рекомендуется проводить исследования на остроту зрения, цветоощущение, объем аккомодации и пр. Чиновники также считают, что лица, у которых выявлена осложненная катаракта, заболевания сетчатки глаз или расстройства вегетативной нервной системы, должны быть отстранены от работы, связанной с длительным контактом с компьютерами.

Впрочем, как сказано в самом разъяснении, сейчас в Министерстве здравоохранения работают над актуализацией приказа в связи с оспариванием некоторых его норм и выявлением избыточных требований для предпринимателей. Возможно, в новой версии документа будет учтено, что большинство современных персональных компьютеров, особенно с ЖК-мониторами, уже менее опасны. Не исключено, что это повлияет на требования государства по периодичности проведения медосмотров или даже отменит их в принципе для офисных работников, где условия труда в рамках оценки рабочих мест считаются приемлемыми или оптимальными.

Пока же предпринимателям, которые не будут подчиняться требованиям приказа № 302н и нормам Трудового кодекса РФ, грозит административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ. Для юридических лиц штрафы за отказ организовывать и оплачивать медосмотры достигают 130 тысяч рублей, а для ИП – 25 тысяч рублей. При повторном нарушении инспекторы труда могут либо наложить штраф до 200 тысяч рублей (40 тысяч – для ИП), либо приостановить деятельность компании на срок до 90 суток.

Service Temporarily Unavailable

Тонкости Организации Медицинских Осмотров «Офисного Планктона»

Трудовым законодательством предусмотрено, что в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний работники предприятий торговли обязаны проходить предварительные и периодические профилактические медицинские осмотры. Всех ли сотрудников торговой организации касается эта норма? Каков порядок отражения расходов, связанных с проведением медосмотров в целях налогообложения прибыли? Подлежит ли обложению НДФЛ и страховыми взносами оплата работодателем таких осмотров?

Кому показан медосмотр?

Правила прохождения медицинских осмотров сотрудниками предприятий торговли закреплены в ТК РФ, санитарно-эпидемиологических требованиях и приказах Минздравсоцразвития. Согласно ст. 213 ТК РФ сотрудники в организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли обязаны проходить:
— предварительные медицинские осмотры — при приеме на работу;
— периодические медицинские осмотры — в период работы.
С 01.01.2012 вступил в силу Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н (далее — Приказ N 302н), которым утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Исходя из п. 15 Приложения N 2 к названному документу медосмотры должны проводиться в организациях общественного питания, торговли, буфетах, на пищеблоках, в том числе на транспорте. Аналогичные требования установлены п. 1 ст. 34 Закона о санитарно-эпидемиологическом благополучии населения <1>.
———————————
<1> Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения".

В п. 1 ст. 23 Закона о качестве и безопасности пищевых продуктов <2>, СП 2.3.6.1066-01 <3> указано, что медицинский осмотр должны проходить работники, занятые на работах, связанных с изготовлением и оборотом пищевых продуктов, оказанием услуг в сфере розничной торговли пищевыми продуктами, материалами и изделиями, при выполнении которых осуществляются непосредственные контакты работников с пищевыми продуктами.
———————————
<2> Федеральный закон от 02.01.2000 N 29-ФЗ "О качестве и безопасности пищевых продуктов".
<3> СП 2.3.6.1066-01 "2.3.5. Предприятия торговли. Санитарно-эпидемиологические требования к организациям торговли и обороту в них продовольственного сырья и пищевых продуктов. Санитарно-эпидемиологические правила", утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 07.09.2001 N 23 "О введении в действие Санитарных правил".

Отсюда возникает вопрос: необходимо ли проводить медицинский осмотр работников, не связанных с торговлей пищевыми продуктами? При обращении в органы Роспотребнадзора торговые организации, как правило, получают ответ, что Приказом N 302н не установлены требования к прохождению предварительных и периодических медицинских осмотров работниками промтоварных магазинов. Аналогичный вопрос рассматривался Управлением Роспотребнадзора по Ленинградской области (Письмо от 12.03.2012 N 47-01-01-883/12 "Актуальные разъяснения по вопросам защиты прав потребителей и санитарно-эпидемиологического благополучия населения", вопрос 38).
Продавец ювелирного магазина должен иметь медицинскую книжку и проходить медицинский осмотр 1 раз в год в том случае, если пользуется одними и теми же санитарно-бытовыми помещениями с продавцами детских товаров и продовольственных товаров.
На этом основании делаем вывод, что обязанность по прохождению предварительных и периодических медицинских осмотров на законодательном уровне закреплена только для работников, связанных с оборотом пищевых продуктов. Однако необходимо проверить, не введены ли региональными нормативными актами дополнительные основания для проведения медосмотров (в частности, такое право установлено п. 2 ст. 34 Закона о санитарно-эпидемиологическом благополучии населения). Например, ранее в Москве действовал Перечень <4> категорий работников, которые подлежат обязательным медосмотрам, и работники торговли промышленными товарами в него входили (утратил силу с 18.02.2014).
———————————
<4> Приложение 1 к Постановлению Правительства Москвы от 28.12.1999 N 1228 "Об обязательных профилактических медицинских осмотрах и гигиенической аттестации".

Периодические медицинские осмотры должны проводиться не реже 1 раза в год. Работники должны быть обследованы следующими специалистами: дерматовенерологом, оториноларингологом, стоматологом, инфекционистом (по рекомендации врачей, участвующих в предварительных и периодических медицинских осмотрах). Кроме того, при прохождении предварительного и периодического медицинского осмотра всех категорий обследуемых обязательно должны присутствовать терапевт, психиатр, нарколог (п. 15 Приложения N 2 к Приказу N 302н).
Интересен и другой момент. Поскольку Приказ N 302н не разделяет работников торговли и общественного питания по профессиям и должностям, весь персонал, имеющий доступ к пищевым продуктам, должен проходить ежегодные периодические медицинские осмотры. Так, например, если сотрудник офиса контактирует с продуктами питания только в периоды проведения инвентаризации и данный факт фиксируется в актах организации, во избежание конфликтов с проверяющими необходимо позаботиться о направлении сотрудника на медицинский осмотр.
Если сотрудник прошел медосмотр и по его результатам выявлено, что выполняемая сотрудником работа ему противопоказана, его необходимо отстранить от работы или перевести на другую. Если требуется перевод, а подходящей работы в организации нет, сотрудника можно уволить (ст. ст. 73, 76, п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Зачастую предприятия торговли осуществляют доставку груза покупателям собственными силами и в штате имеют водителей. Необходимо помнить, что названной категории работников необходимо проходить предрейсовый медицинский осмотр (п. 3 ст. 23 Закона о безопасности дорожного движения <5>). За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 000 руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать трудовая инспекция — привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда.
———————————
<5> Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Ни одно торговое предприятие не может обойтись без сотрудников офиса: отдела рекламы, бухгалтерии, логистики и т.п. Следует помнить, что работники, чья работа предполагает использование компьютера более 50% рабочего времени, должны проходить обязательные предварительные и периодические (1 раз в 2 года) медосмотры (у невролога и офтальмолога) (п. 3.2.2.4 Приложения N 1 к Приказу N 302н, Письмо Минтруда России от 08.04.2013 N 15-1-859). Отметим, что по данному вопросу появляются судебные решения не в пользу работодателей (Постановление ФАС ВСО от 22.11.2012 N А19-5282/2012).
Конечно, можно попытаться обойти закон и избежать медосмотров всех офисных работников, чьи рабочие места оборудованы компьютером. Для этого необходимо зафиксировать обязанность сотрудников использовать компьютер менее половины рабочего времени в течение дня. Данное правило лучше утвердить в приказе или должностной инструкции. Остальное время работы тоже должно быть расписано. К нему можно отнести работу с бумагами, участие в совещаниях, конференциях и т.д. Однако это не гарантия того, что предприятие не привлекут к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Гарантии сотрудникам, предусмотренные ТК РФ,на время проведения медицинских осмотров

На время прохождения медицинского осмотра за работником сохраняется средний заработок (ст.

Офисных работников обязали проходить медосмотры

185 ТК РФ), сотрудник не может быть уволен или переведен на другую должность (ст. 212 ТК РФ). Время прохождения медосмотра включается в стаж работы, дающий право работнику на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Что если сотрудник отказывается проходитьмедицинский осмотр?

В случае непрохождения медосмотра сотрудником организация обязана отстранить его от работы. Законодательно не установлен перечень документов, которые работодатель должен оформить, чтобы подтвердить правомерность применения такой санкции. По нашему мнению, организация должна располагать письменным отказом работника от прохождения осмотра, информацией из медицинского учреждения о неявке работника на осмотр. На основании этих документов издается соответствующий приказ, в котором помимо основания и срока отстранения перечисляются документы, подтверждающие факт непрохождения медосмотра. В противном случае отстранение работника от работы может быть признано судом незаконным (Определение Московского городского суда от 20.12.2011 по делу N 33-39156).
Более того, сотрудника, отказывающегося проходить медицинский осмотр, предусмотренный законодательством, можно уволить, если, конечно, у него не было уважительных причин для отказа в его прохождении. Но прежде принятия в отношении работника радикальных мер необходимо издать приказ об объявлении ему замечания или выговора (ознакомить с указанным приказом под подпись). Если и после объявления замечания (выговора) работник откажется пройти медосмотр, тогда уже его можно уволить за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Как поступить, если кандидат был направленна предварительный медицинский осмотр,а на работу не принят?

В таком случае работодатель обязан или оплатить понесенные кандидатом расходы на медосмотр или возместить их (если кандидат проходил медосмотр самостоятельно). Дело в том, что согласно законодательству предварительный медицинский осмотр необходимо проводить до заключения трудового договора и работодатель должен убедиться в том, что работник может быть допущен к работе.
Более того, если организация заключила трудовой договор с работником без прохождения им обязательного медицинского осмотра, на нее или ее должностных лиц (в том числе на руководителя) может быть наложен штраф, поскольку это является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Налогообложение расходовна прохождение медосмотров работников

Налог на прибыль. Затраты на проведение обязательных медосмотров уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если работник оплатил прохождение медицинского осмотра за счет собственных денежных средств, организация обязана компенсировать ему данные расходы. Финансисты также не возражают, что затраты на возмещение работникам организации стоимости оплаченных ими за свой счет обязательных предварительных медицинских осмотров и оформления медицинских книжек при трудоустройстве на основании представленных ими документов учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (Письма Минфина России от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, от 07.11.2005 N 03-03-04/1/340). Соглашаются с обозначенной позицией и судьи (см., например, Постановление ФАС ПО от 16.02.2009 по делу N А55-9496/2008). Более того, в соответствии с официальной позицией Минфина, отраженной в Письме от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648, затраты на проведение предварительных медосмотров кандидатов на вакантные должности могут быть учтены в расходах, даже если соискатель по результатам осмотра или по иным основаниям впоследствии не был принят налогоплательщиком на работу.
Вместе с тем финансисты разъясняют, что расходы на проведение медосмотров иных работников организации, для которых такие медосмотры не являются обязательными, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку не могут быть признаны обоснованными (Письма Минфина России от 08.09.2014 N 03-03-06/1/44840, от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196). В Постановлении ФАС ВСО от 15.01.2007 по делу N А33-32437/05 суд поддержал проверяющих и указал, что организация вправе проводить не предусмотренные законодательством медицинские обследования работников управления и бухгалтерии за счет собственных средств, однако данные расходы не могут уменьшать налоговую базу при исчислении налога на прибыль.
Предприятия, применяющие УСНО, могут признавать и затраты на оплату услуг сторонней организации по обязательному медосмотру. Эти расходы можно отнести в состав материальных расходов согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина России от 24.02.2014 N 03-11-11/7618).
НДФЛ. Расходы на медосмотр не облагаются НДФЛ вне зависимости от того, является такой осмотр обязательным или нет. Если медосмотр является обязательным, то оплата работодателем проведения обязательных медицинских осмотров работников, обусловленных требованиями ТК РФ, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников, поскольку указанная оплата необходима для обеспечения деятельности организации (Письмо Минфина России от 08.09.2014 N 03-03-06/1/44840). Что касается не предусмотренных законодательством медосмотров, то на основании п. 10 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями, оставшиеся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций, за лечение и медицинское обслуживание своих работников, при условии наличия у медицинских учреждений соответствующих лицензий, а также наличия документов, подтверждающих фактические расходы на лечение и медицинское обслуживание (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196).
И даже если лечебные учреждения, в которых проводятся медицинские обследования работников организации, расположены удаленно от места нахождения организации-работодателя, оплата работодателем проезда и проживания в месте проведения медицинских обследований при условии их проведения в соответствии со ст. 213 ТК РФ не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников, поскольку прохождение данного обследования является обязанностью каждого работника, следовательно, не облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 08.09.2011 N 03-04-06/6-211). Правда, речь в Письме идет только об обязательных медицинских осмотрах.
Страховые взносы. А вот страховые взносы не начисляются только на суммы, потраченные на обязательный медосмотр, как на компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ <6>). Озвученная точка зрения отражена и на портале ПФР (http://www.pfrf.ru/ot_chukot/rabotodatel/11458.html): возмещение плательщиком физическому лицу затрат на медицинский осмотр при приеме на работу не является объектом обложения страховыми взносами в связи с отсутствием на момент начисления такой выплаты взаимоотношений работник — работодатель, т.е. несоответствием определению объекта обложения страховым взносами. Аналогичное возмещение плательщиком работнику относится к указанному положению ст. 9 Закона N 212-ФЗ, т.е. представляет собой суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, если такое возмещение предусмотрено законодательными актами.
———————————
<6> "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

Правда, имеются случаи, когда проверяющие пытаются оспорить данный факт. Однако судьи в обозначенной ситуации поддерживают плательщиков страховых взносов (см., например, Постановление ФАС ЗСО от 29.03.2012 по делу N А45-18533/2011).
Что касается необязательных медицинских осмотров, то в этом случае взносы все же придется начислить, поскольку такие расходы не перечислены в ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ как не подлежащие налогообложению, значит, оплату стоимости необязательного медосмотра следует рассматривать как произведенную в рамках трудовых правоотношений и включать в налоговую базу по страховым взносам.

* * *

На предприятиях торговли медицинский осмотр необходимо проводить для лиц, непосредственно контактирующих с пищевыми товарами, водителей и сотрудников офиса, чья работа предполагает использование компьютера более 50% рабочего времени. Расходы на обязательные медосмотры уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, не облагаются НДФЛ и взносами в фонды. Что касается расходов на необязательные медосмотры, то включать их в расходы в целях исчисления налога на прибыль нельзя. Названные расходы облагаются взносами в фонды, а вот удерживать НДФЛ с сумм возмещения расходов работника не нужно.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: