НДС в авансовом отчете

Электронный железнодорожный билет: особенности учета и налогообложения

Развитие информационных технологий обусловило появление новых возможностей для ведения бизнеса. В стремлении быть эффективнее своих конкурентов организации все больше увеличивают объемы электронного документооборота. Под давлением прогресса меняется законодательство, разрешая использование наряду с документами традиционного вида и их электронные аналоги. Такая же участь постигла и железнодорожные билеты. Их аналоги — электронные проездные билеты (документы) (ЭЖБ) на железнодорожном транспорте представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме, и имеет законодательно установленную структуру и содержание (Приказ Минтранса России от 23.07.2007 N 102). Ввиду того что покупка билетов через кассовые терминалы — это менее практичный, быстрый и надежный способ, чем приобретение электронного билета через Интернет, последний ставится все популярнее. Электронный билет можно приобрести за наличные, электронными деньгами, списанием суммы с баланса сотового телефона, банковской картой или по безналичному расчету, он не может быть утерян по вине клиента транспортной компании, так как хранится в ее базе данных. При этом бухгалтеры сталкиваются с проблемой отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению ЭЖБ и подтверждению затрат в целях налогообложения прибыли.

Одни специалисты считают, что электронная форма документа не является препятствием для учета его на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". Поэтому отражение приобретения ЭЖБ (безналичный расчет) происходит по "традиционной схеме":

Д-т 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (или 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), К-т 51 "Расчетные счета" — приобретены электронные железнодорожные билеты по безналичному расчету;

Д-т 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы", К-т 76 (или 60) — полученные билеты оприходованы в кассу в качестве денежных документов;

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", — ранее оприходованные ЭЖБ выданы под отчет.

Другие специалисты, ссылаясь на то, что ЭЖБ не имеет бумажной формы, заявляют, что учесть его в кассе организации в качестве денежного документа не представляется возможным. В этом случае его приобретение следует отражать в бухгалтерском учете как обычную оплату услуг сторонней организации:

Д-т 76 (или 60), К-т 51 — отражена на основании платежного поручения сумма оплаты приобретенного для командируемого сотрудника ЭЖБ;

Д-т 26 "Общехозяйственные расходы" (или 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"), К-т 76 (или 60) — списана после предъявления сотрудником подтверждающих документов на затраты стоимость железнодорожного билета.

При применении любого варианта для признания указанных расходов в учете требуется их документальное подтверждение. Обосновывающие эти затраты документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и обычаями делового оборота и косвенно подтверждать произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно Письмам Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23, от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, Письмам УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214, от 15.07.2008 N 20-12/066864, п. 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 документами, подтверждающими произведенные расходы при приобретении ЭЖБ для поездок в командировки на территории России и за рубеж, в частности, являются:

маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете;

чек контрольно-кассовой техники;

чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;

другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки.

Кроме того, расходы на приобретение билета могут быть приняты в уменьшение налогооблагаемой прибыли, если они имеют хотя бы одно косвенное подтверждение. Таким подтверждением может служить:

распечатка электронного билета или посадочного талона, с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки);

документ, удостоверяющий направление сотрудника в командировку, проживание за границей;

иной оправдательный документ, оформленный унифицированной формой первичной учетной документации и удостоверяющий факт пребывания работника в командировке.

Пример. Сотрудница консалтинговой компании, расположенной в г. Москве, Лучшева А.Б., направляется в командировку в г. Санкт-Петербург. Для этого у транспортной организации был приобретен электронный железнодорожный билет Москва — Санкт-Петербург стоимостью 4582 руб. Приобретение обратного билета предполагается сотрудницей самостоятельно по выполнении служебного задания.

Под отчет Лучшевой А.Б. было выдано 40 000 руб., из которых 6400 руб.

Электронный билет ржд для авансового отчета

она потратила на приобретение электронного железнодорожного билета Санкт-Петербург — Москва. На вокзале г. Москвы и г. Санкт-Петербурга Лучшева А.Б. распечатала посадочный талон в терминалах саморегистрации, воспользовавшись полученными по электронной почте и мобильному телефону бланком заказа и sms-сообщением со штрихкодом (при заказе билета через Интернет транспортные организации предлагают несколько способов отправки клиенту информации, необходимой при получении посадочного талона: отправка sms-сообщения с номером билета, отправка sms-сообщения со штрихкодом или отправка электронного письма на указанный клиентом e-mail, содержащего бланк заказа с номером билета и штрихкодом). В соответствии с авансовым отчетом Лучшевой А.Б. сумма потраченных средств составила 30 000 руб.

Приобретение ЭЖБ по схеме "оплата услуг" в бухгалтерском учете будет отражено следующим образом:

Д-т 76, К-т 51 — 5406,76 руб. (4582 + 824,76) — произведена оплата приобретенного для командируемого сотрудника электронного билета;

Д-т 26, К-т 76 — 4582 руб. — отражены затраты на приобретение электронного железнодорожного билета Москва — Санкт-Петербург;

Д-т 19, К-т 76 — 824,76 руб. (4582 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Москва — Санкт-Петербург.

По "традиционной схеме":

Д-т 76, К-т 51 — 5406,76 руб. (4582 + 824,76) — произведена оплата приобретенного для командируемого сотрудника электронного билета;

Д-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", К-т 76 — 4582 руб. — полученные билеты оприходованы в кассу в качестве денежных документов;

Д-т 19, К-т 76 — 824,76 руб. (4582 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Москва — Санкт-Петербург;

Д-т 71, К-т 50, субсчет 3 "Денежные документы", — 4582 руб. — ранее оприходованные ЭЖБ выданы под отчет.

Далее отражается общая для обеих "схем" часть:

Д-т 71, К-т 50 — 40 000 руб. — выдана под отчет Лучшевой А.Б. сумма на командировку в г. Санкт-Петербург;

Д-т 26, К-т 71 — 28 848 руб. (30 000 — 6400 x 18%) — отражены расходы на командировку Лучшевой А.Б.;

Д-т 19, К-т 71 — 1152 руб. (6400 x 18%) — учтен НДС по приобретенному электронному железнодорожному билету Санкт-Петербург — Москва через подотчетное лицо;

Д-т 50, К-т 71 — 10 000 руб. (40 000 — 30 000) — возвращена в кассу неиспользуемая сумма.

А.Кочергин

Ассистент Отдела

инвестиционного аудита

ООО "Бейкер Тилли Русаудит"