О выдаче трудовой книжки для оформления пенсии

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.

Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Пред. / След. Скачать форму заявления работника на выдачу оригинала трудовой книжки можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Пенсійний фонд вимагає від працівника оригінал трудової книжки для оформлення пенсії. Хіба недостатньо копії, завіреної на підприємстві?

Для призначення пенсії потрібні документи, що підтверджують стаж (Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.05 р. № 22-1, далі – Порядок № 22-1).

Основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. Але за її відсутності трудовий стаж може підтверджуватися іншими документами, виданими за місцем роботи (наприклад, довідками, засвідченими копіями наказів тощо). Так сказано в п. 1 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637, на який дається посилання в Порядку № 22-1.

Правда, відсутність трудової книжки скоріше за все слід розуміти буквально: книжка загублена, сильно пошкоджена тощо. А якщо трудова лежить на підприємстві, чому б не принести цей «основний документ»?

Виявляється, не все так просто. Трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності (п. 3 постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301). Працівникам видаються тільки при звільненні – під підпис у журналі обліку руху трудових книжок. Випадків, коли трудова книжка видається на деякий час, чинним законодавством не передбачено. І Мінпраці роз’яснює, що оригінали трудових книжок не повинні видаватися на руки працівникам (лист від 03.07.08 р. № 2022).

У п. 2.7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), сказано, що за необхідності співробітник має право запитати засвідчену виписку зі своєї трудової книжки.

Виходить, що навіть коли трудова книжка у працівника є, у кадрової служби підприємства немає права видати на руки працівникові оригінал. Тому для підтвердження трудового стажу можна видати належним чином засвідчену копію трудової книжки і довідку про те, що такий-то громадянин є співробітником вашого підприємства, це його основне місце роботи і його трудова книжка знаходиться у вас на зберіганні.

Разом з тим, згідно з п. 2.30 Інструкції № 58, при призначенні пенсії в трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Такий штамп ставиться в розділі «Відомості про призначення пенсії», а в трудових книжках старого зразка – на титульній сторінці.

Таким чином, у самій Інструкції № 58 є суперечність: з одного боку, видавати трудові книжки на руки заборонено, з іншого – як виконати розпорядження п. 2.30?

Тому на практиці при призначенні пенсії органи соцзахисту просять подати їм оригінал трудової книжки.

Як видати трудову книжку працівникові на деякий час?

Працівник підприємства просить видати йому трудову книжку на декілька днів для оформлення пенсії. Як це оформити?

У відповіді на попереднє запитання ми пояснили, що це питання недостатньо врегульоване законодавчо.

Ситуація така:

  • з одного боку, видавати трудові книжки працівникам на деякий час не можна (законодавством не передбачено);
  • з іншого боку, на практиці доводиться це робити, коли працівник оформляє пенсію.

Тому кадрові служби видають трудові книжки на руки майбутнім пенсіонерам. Тільки при видачі трудової книжки рекомендуємо кадровику взяти з працівника розписку про її отримання на деякий час (щоб убезпечити себе). Наприклад, за нашим зразком.

Зразок

Таблиця для друку доступна на сторінці: https://uteka.ua/ua/tables/3035-0

Генеральному директорові ТОВ «Сом»

Птиці В. Г.

інженера з охорони праці

Ломоносова Миколи Федоровича

Розписка

Я, Ломоносов Микола Федорович, беру свою трудову книжку для оформлення пенсії за віком в Управлінні Пенсійного фонду України в Самарському районі м. Дніпропетровська. Зобов’язуюся повернути трудову книжку до 12 грудня 2014 року.

05.12.14 р. (підпис) Н. Ф. Ломоносов

Что говорит закон

Статья 62 ТК РФ предписывает выдать трудовую книжку по заявлению работающего сотрудника для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием (пенсия). Закон не регламентирует, что в этом случае работник пишет какую-то бумагу, но для работодателя важно удостоверить факт выдачи документа (исполнение обязанности). Для этих целей работодателю необходима от работника расписка о взятии трудовой книжки на время ее предоставления в ПФР.

В каких случаях возможна выдача

По правилам, бумаги, касающиеся работы, выдаются сотруднику на руки только в следующих случаях:

  • при расторжении договора, в последний день работы (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
  • для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст. 62 ТК РФ);
  • при переходе на формирование данных о стаже и рабочей деятельности в электронном формате.

При выдаче оригинала обязательно необходимо взять с работника подтверждение получения бланка на руки. В законе не сказано, как оформлять такое свидетельство, унифицированной формы нет, и потому его составляют в любой форме. Основное правило — в нем четко указано, что человек забрал оригинал из отдела кадров работодателя для определенных целей. Это освобождает организацию от ответственности за хранение в тот период, когда документ о стаже человека находится у него на руках. Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ и п. 7 правил).

Правила составления

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работник должен написать в нем следующую информацию:

  • дата составления;
  • текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
  • причина, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
  • срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
  • подпись получателя и расшифровка подписи.

Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Книжка выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Расписка в получении близкими родственниками

Она необходима, если сотрудник умер. Бланк выдают родственникам умершего на основании заявления, к которому прикладывают копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. При подтверждении получения бланка обязательно указывают данные родственника, которому он выдан на руки.

Как подтвердить выдачу после перехода на формирование трудовых в электронном формате

До 31.12.2020 работники обязаны в письменном виде сообщить, сохраняют ли они бумажные книжки или переводят их в электронный формат. Если человек согласен на работу по новым правилам, работодатель прекращает хранить его бумаги и передает их владельцу. Подтверждением получения документа о стаже в таком случае выступает заявление сотрудника о согласии перевести данные в электронный формат.

Наталья ИВЛЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Трудовые книжки ведут по основному месту работы (п. 1.1 Инструкции № 58).

В соответствии с п. 3 постановления № 301 трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях как документы строгой отчетности, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под подпись в журнале. Таким журналом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10), утвержденная приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277.

Ни одним нормативным документом не предусмотрена возможность временной выдачи под расписку трудовой книжки работнику, продолжающему работать. Поэтому выдать ее работнику на руки возможно только в случае увольнения. Но в случае необходимости собственник или уполномоченный им орган на основании п. 2.7 Инструкции № 58 по просьбе работника выдает заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе. На это обращало внимание Минтруда в письмах от 05.12.2005 г. № 06-4/165 и от 03.07.2008 г. № 2022.

Например, просьба работника выдать ему трудовую книжку под расписку может возникнуть в связи с назначением или переоформлением ему пенсии. В этом случае также выдавать трудовую книжку нет необходимости. И вот почему.

Порядок подачи и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» утвержден постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 25.11.2005 г. № 22-1.В соответствии с п. 30 этого Порядка документы, необходимые для назначения пенсии, могут быть поданы как в оригиналах, так и копиях, удостоверенных в нотариальном порядке или администрацией предприятия, учреждения, организации, которые подают документы заявителя для назначения пенсии, или органом, назначающим пенсию. Также указано, что в случае если подтверждением страхового стажа является трудовая книжка, подается копия с нее, удостоверенная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или органом, назначающим пенсию. Из этого следует, что для органов Пенсионного фонда будет вполне достаточно предоставленной работником копии или выписки из трудовой книжки, заверенной подписью ответственного работника с указанием его должности и печатью.

Таким образом, при возникновении у работающего сотрудника необходимости подачи сведений о трудовой деятельности ему может быть выдана только заверенная копия трудовой книжки или выписка из нее.