Оформление путевого листа

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

!!! ВНИМАНИЕ !!! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
— путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:
— путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
— путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
— путевой лист легкового такси (форма №4);
— путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
— путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
— путевой лист автобуса (форма №6);
— путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
— путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
— путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
— путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
— наименование и номер;
— срок действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Данные для заполнения
Организация:
ООО «Автолидер»
Автомобиль:
ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны:
Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
Серия– указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Дата– это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации .
Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
Гаражный номер – заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
Водитель – ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
Удостоверение № — номер водительского удостоверения водителя.
Класс – класс водителя.
Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер»), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году

Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж — заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Солдатов А. В.).
Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100.
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючегоколичество горючего при возвращении.
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия — Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход — Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Заполнение оборотной стороны
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:
Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
Место отправления– Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
Место назначения– Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
Время выезда — Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
Время возвращения — Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
Пройдено — Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
Подпись лица пользовавшегося автомобилем — В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

(см. текст в предыдущей )

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

КонсультантПлюс: примечание.

В соответствии с Приказом Минтранса России от 06.04.2017 N 141 в случае успешного прохождения предрейсового контроля в путевом листе ставится отметка "прошел предрейсовый контроль технического состояния".

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17; в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей )

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Выберите страну, для отображения информации:

  • Как документально подтвердить получение и расход топлива?

Учет получения ГСМ осуществляется на основании первичных документов. Ними могут быть как универсальные первичные документы (накладная, фискальный чек), так и специальные учетные формы, предназначенные для учета движения ГСМ. Также распространенной формой оплаты ГСМ является безналичный расчет с последующим получением топлива по талонам на АЗС по мере необходимости. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок отпуска ГСМ (в том числе по безналичному расчету), является Инструкция № 281. В соответствии с пп.10.3.2.1 этого документа заправка автотранспорта по безналичному расчету осуществляется на основании договоров, заключенных между АЗС и покупателем.
Расход топлива подтверждается проведением работ, для выполнения которых требуется топливо (пробег автомобиля и моточасы работы техники). Соответственно для подтверждения расхода топлива на автомобильном транспорте необходимо предоставить документальное подтверждение пробега, для чего и используются путевые листы.

  • Определение путевого листа

Путевой лист – это основной первичный документ для учета пробега и маршрута автомобиля, работы водителя и списания топлива. Выдается водителю транспортного средства и дает право на управление транспортным средством юридического лица или ведомственным автомобильным транспортом.
Унифицированная форма путевого листа в Украине утверждена Приказом №74 Госкомстата Украины от 17.02.1998.
С 13.08.2011 года не является бланком строгой отчетности (в соответствии с Законом Украины № 3565-VI от 05.07.2011 года и последующими изменениями Закона Украины о милиции, Закона Украины о дорожном движении и Кодекса Украины об административных правонарушениях).

  • Является ли путевой лист бланком строгой отчетности?

В соответствии с Законом Украины № 3565-VI от 05.07.2011 года (вступившего в действие с 13.08.2011 года) и последующими изменениями Закона Украины о милиции, Закона Украины о дорожном движении и Кодекса Украины об административных правонарушениях теперь нет обязательства предоставлять инспектору ГАИ другие документы, подтверждающие право на управление транспортным средством, а также путевые листы и документы на груз. Теперь необходимо предоставлять водительское удостоверение и свидетельство о регистрации автомобиля (как дополнение – полис страхования или лицензионную карточку при выполнении лицензионных видов транспортных услуг).
Т.е. необходимость предоставлять путевой лист, как подтверждающий документ о праве управлять автомобилем отпала, но была у путевого листа еще одна немаловажная роль – первичный документ для списания ГСМ, начисления ЗП водителю, предрейсового медицинского освидетельствования. Теперь для этого на каждом предприятии необходимо утвердить форму такого документа. Вы можете использовать все те же путевые листы или документ, соответствующий форме путевого листа. Особенность в том, что теперь нет требования по строгой отчетности бланков таких документов (можно распечатывать неограниченное количество на обычном принтере формата А4 ).

  • Допустимы ли исправления в путевом листе?

Исправления допустимы и вносятся следующим образом: неправильный текст или цифра перечеркивается и над зачеркнутым текстом ставится правильное значение. Перечеркивание осуществляется одной линией, так чтобы можно было прочитать неправильное значение. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью водителя. В особых отметках необходимо указать причину и дату исправления. Путевые листы в которых допущены ошибки или исправления без соответствующих пояснений могут быть признаны недействительными, а списанные по ним ГСМ — списанными незаконно.
Поскольку на данный момент путевые листы не являются бланками строгой отчетности, то мы настоятельно рекомендуем Вам удержатся от любых исправлений и заполнить путевой лист заново.
Исправления ошибок в документах и реестрах, созданных в форме электронного документа, осуществляются на основании законодательства Украины – п. 4.6 в редакции приказа Министерства финансов Украины от 07.06.2010 №372.

  • Возможно ли оформление одного путевого листа на несколько дней?

– До августа 2011 года таковой документ был разрешен только в случае транспортного обслуживания в междугородном соединении, более чем на 1 сутки и командировке, что подтверждалось командировочным удостоверением и приказом;
– С августа 2011 года путевой лист как документ строгой отчетности не значится и его форма может быть разработана каждым предприятием самостоятельно, после чего введена в применение соответствующим приказом. В случае командировки на несколько дней путевой выдается на срок командировки.И водитель пройдет медосмотр всего лишь один раз — непосредственно перед выездом в командировку. И печать о допуске на управление транспортным средством будет одна. Тут вопрос к бухгалтерии и аудиторам Вашего предприятия – готовы ли они разработать новую форму и дать ей жизнь (согласно закона о бухучете ст.8 и п.2.7 Положения № 88) с указанными всеми реквизитами компании. Большинство бухгалтеров действуют по принципу – «не сказали, что можно, – то лучше и не делать». Зная особенности нашего законодательства – лучше писать по 1 путевому в день, чем потом срочно переписывать все месячные листы на 30 ежедневок на каждый из автомобилей.

  • Кто несет ответственность за заполнение путевых листов?

До августа 2011 года ответственность несли:
– руководитель предприятия;
– главный бухгалтер;
– лица, ответственные за эксплуатацию транспортных средств;
– лица, проставляющие отметки в путевом листе (водитель, механик, доктор, диспетчер …).
А вот после августа 2011 года: или создаете собственную форму отчетного документа и устанавливаете ответственность за его правильное заполнение, или используете форму путевого листа с правилами его заполнения.

  • Какую ответственность несет водитель за отсутствие путевого листа?

Если смотреть на путевой лист как документ для ГАИ – ответственности водителя нет, разве что необходимо предоставить подтверждение о состоянии здоровья на момент выезда на линию (очень критично для пассажирских перевозок), но это теперь может быть и не путевой лист (справка, другая форма документа, принятая на предприятии).
Если смотреть на путевой лист как на первичный документ для списания ГСМ и начисления ЗП водителю, то тут все просто: нет документа – нет возможности начислить ЗП или списать топливо на затраты (т.е. придется списывать с прибыли).

Инструкция по заполнению и ведению путевых листов легкового автомобиля

И решение об ответственности принимать руководителю Вашего предприятия.

  • Нужен ли путевой лист, если в служебных целях используется личный автомобиль, но водитель предоставляет чеки за топливо?

Да, нужен. Поскольку на основании предоставленных в бухгалтерию путевых листов (либо других принятых на предприятии первичных документов) и будет списываться топливо на затраты. Для подтверждения пробега автомобиля, расхода топлива, маршрута движения понадобятся: путевой лист (либо документ, содержащий указанную там информацию), приказ об утверждении нормы расхода топлива на данном автомобиле и договор об использовании личного автомобиля в служебных целях (или дополнение к трудовому договору об использовании личного автомобиля в служебных целях).
Компенсация осуществляется при наличии:
– договора (соглашения) или дополнения к трудовому договору об использовании работником автомобиля для нужд предприятия – по сути, договор аренды транспортного средства у физического лица;
– разрешение руководителя предприятия на выплату компенсации;
– наличие путевых листов (или других документов утвержденной формы), в которых указывается маршрут, пробег автомобиля (в служебных целях, естественно) и количество израсходованного топлива. Эти документы должны быть засвидетельствованы подписью самого водителя и его руководителя, диспетчером или другим ответственным лицом.
Компенсация выплачивается на основании ст. 125 КЗоТ. И в таком случае предприятие не несет ответственности за хранение автомобиля в выходные дни, поскольку автомобиль находится у собственника. В настоящее время возможность получения работником компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях подтверждается письмом Госпредпринимательства от 03.07.2007 г. № 47732. Сумма компенсации признается контролирующими органами в составе валовых расходов.

  • Обязательно ли наличие путевого листа на каждый рабочий день?

Путевой лист на служебный автомобиль необходим на те даты, когда он выполнял любые перемещения (изменение километража) или на автомобиль выдавалось топливо.
Путевой лист на арендованный компанией автомобиль необходим на те даты, когда он выполнял перевозки в служебных целях или на него выдавалось топливо за счет компании. При этом отнести на валовые затраты можно лишь то топливо, что реально было использовано для служебных целей (а не все выданное на этот автомобиль).

  • Какой срок хранения путевых листов в архиве?

Путевые листы относятся к документам временного срока хранения и хранятся в архиве организации 5 лет.
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации утверждается руководителем предприятия. Этот документ может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя.