Отгрузка товара со склада

Передача тетради учета отгрузки товара со склада

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О РЕГЛАМЕНТЕ

1. Назначение регламента Рациональная организация процесса отгрузки товара со склада
2. Документ обязаны знать и использовать в работе Ответственные за определенные этапы деятельности лица
3. Цель регламента Уменьшить ошибки при отгрузке товара со склада
4. Владелец регламента Ответственный за владение процессом
5. Ответственность владельца регламента Контроль выполнения регламента
6.

Порядок отгрузки товаров со склада ООО «КПР-ДВ»

Участники регламента
  1. Ответственный за отгрузку товара со склада
  2. Ответственный за доставку
  3. Ответственный отдела продаж
  4. Дежурный по складу
7. Основные показатели Время отгрузки товара со склада
8. Документы регламента
  1. Тетрадь отгрузки товара
  2. Тетрадь отгрузки растворов
  3. Квитанция об отправке товара
9. Архивирование Подлинник регламента после окончания срока действия, аннулирования или замены должен храниться в архиве не менее трех лет
10. Порядок внесения изменений Регламент пересматривается, изменяется, дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в год
11. Проведение аудита Внешний: Ежегодно
Внутренний: Ежеквартально

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОТГРУЗКИ ТОВАРА СО СКЛАДА

Основными этапами отгрузки товара со склада являются (рис. 1):

1) Подготовка к отгрузке товара со склада

2) Отгрузка товара со склада

3) Передача тетради учета отгрузки товара со склада

4) Передача квитанции об отправке товара со склада.

Рис. 1. Основные этапы отгрузки товара со склада

ПОРЯДОК ОТГРУЗКИ ТОВАРА СО СКЛАДА

Подготовка к отгрузке товара со склада

Действие Исполнитель Документ Бизнес-правило Инструмент Условие: следующий шаг
Входной Выходной
1. Проверяет наличие заказа к отправке в курьерской комнате Ответственный за отгрузку товара со склада Заказ для Клиента Заказ для Клиента После сборки заказа, заказ переносится в курьерскую комнату. Проверка осуществляется ежедневно утром, перед началом отправки товара. Заказ может ожидать отправки: 1. На полках в курьерской комнате 2. На складе растворов (целые коробки растворов) 3. В комнате отсроченной отправки товара. Есть заказ к отправке на текущую дату?НЕТ
              Есть заказ к отправке на текущую дату? ДА Отгружаются сопутствующие товары целыми упаковками?НЕТ Отгружаются сопутствующие товары целыми упаковками?ДА
2. Переписывает товар для отгрузки в тетрадь отгрузки товара Ответственный за отгрузку товара со склада Заказ для Клиента Тетрадь отгрузки товара В тетради указывается количество мест и количество заказов в разбивке по транспортным компаниям    
3. Переписывает растворы, выдаваемые со склада, в тетрадь отгрузки растворов Ответственный за отгрузку товара со склада Коробка с раствором Тетрадь отгрузки растворов    
4. Конец/Переход к отгрузке товара со склада           Пункт 3.2.Отгрузка товара со склада

Отгрузка товара со склада

Действие Исполнитель Документ Бизнес-правило Инструмент Условие: следующий шаг
Входной Выходной
5. Получает заказ из курьерской комнаты Ответственный за доставку Заказ для Клиента Заказ для Клиента     Требуется получить целые коробки с растворами?ДА
              Требуется получить целые коробки с растворами?НЕТ
6. Получает коробки с растворами на складе растворов Ответственный за доставку Коробка с раствором Коробка с раствором    
7. Проставляет отметку о получении коробок с растворами на складе растворов в тетради отгрузки растворов Ответственный за доставку Тетрадь отгрузки растворов Тетрадь отгрузки растворов В тетрадях отгрузки товара и отгрузки растворов указывается ФИО и ставится подпись ответственного за доставку напротив каждого заказа  
8. Проставляет отметку о получении товара в тетради отгрузки товара Ответственный за доставку Тетрадь отгрузки товара Тетрадь отгрузки товара    
9. Упаковывает заказ для Клиента в мешок Ответственный за доставку Заказ для Клиента Коробка с раствором Заказ для Клиента    
10. Запечатывает мешок пломбой Ответственный за доставку Заказ для Клиента Пломба Заказ для Клиента Пломбы заказываются ответственным за отгрузку товара со склада  
11. Забирает товар Ответственный за доставку Заказ для Клиента Заказ для Клиента    
12. Конец/Переход к 13, Переход к 17           Пункт 3.3.Передача тетради учета отгрузки товара со склада Пункт 3.4.Передача квитанции об отправке товара со склада

Передача тетради учета отгрузки товара со склада

Действие Исполнитель Документ Бизнес-правило Инструмент Условие: следующий шаг
Входной Выходной
13. Передает тетрадь отгрузки товара ответственному отдела продаж Ответственный за отгрузку товара со склада Тетрадь отгрузки товара Тетрадь отгрузки товара Ежедневно, после отгрузки товара  
14. Получает тетрадь отгрузки товара Ответственный отдела продаж Тетрадь отгрузки товара Тетрадь отгрузки товара Ответственные в отделе продаж менеджеры по тетради отслеживают отгрузку заказов  
15. Возвращает тетрадь из отдела продаж на склад Дежурный по складу Тетрадь отгрузки товара Тетрадь отгрузки товара Ежедневно, в конце рабочего дня  
16. Конец/Переход к концу процесса 21          

Отпуск товара со склада — заключительный этап складского технологического процесса, который заключается в выполнении заказов на хранящиеся на складе товары.

Отпуск товаров со склада предполагает выполнение таких операций, как:

  • прием заказа;
  • оформление продажи (для оптовых торговых покупателей) или отпуска (для розничных торговых предприятий);
  • отбор товаров с мест хранения;
  • комплектование заказов и упаковка;
  • перемещение укомплектованных товаров в зону погрузки;
  • погрузка.

Склад осуществляет товароснабжение своих потребителей на основе заказов.

Заказ может быть отправлен по почте или курьерской связью. В настоящее время широко применяются автоматизированные системы передачи данных, обеспечивающие их прямую передачу и быстрое получение обратной информации.

Комментарии

Прямой контакт потребителя и сотрудников склада обеспечивается также устной передачей заказа по телефону.

Выполнение заказа начинается с отборки товаров с мест хранения, основанием для которой является отборочный лист или счет-фактура.

В зависимости от характера заказов мелкие партии товаров, полученных от различных поставщиков, объединяются в более крупные, и наоборот, товары, полученные крупными партиями, дробятся на мелкие. Стоимостной контроль складских операций подтвердил, что часто на практике затраты на выполнение мелкопартионных заказов небольшой стоимости не покрываются доходами, полученными от их реализации. Для сбалансировки подобных потерь устанавливается минимальный размер партии товаров, включаемых в заказ.

Существует два метода отборки товаров: индивидуальный и комплексный.

Первый предполагает индивидуальное обслуживание заказчика, второй — отбор товаров с мест хранения одновременно для нескольких заказчиков по свободному отборочному листу.

В первом случае отборщик комплектует каждый заказ отдельно, последовательно обходя места хранения и отбирая товары. Количество обходов склада, совершаемое отборщиком, равно количеству заказов.

Во втором случае один отборщик с каждого места хранения отбирает товары одной партии одновременно по всем заказам. Количество обходов склада отборщиком в этом случае равно количеству мест хранения (специализированных секций). Далее отобранные партии товаров сортируют по отдельным заказам. Такой метод комплектования заказов целесообразно применять на складах, где выделено отдельное помещение.

Отборка может быть ручной (для небольшого количества товаров) и механизированной.

Операции по отборке товаров для комплектования заказов весьма трудоемки и монотонны. Использование средств оптического сканирования и различных идентификационных кодов позволяет сократить затраты ручного труда и время выполнения заказов.

Укомплектованный заказ обязательно подвергается проверке, затем направляется на упаковку.

Отобранные при комплектовании заказа товары помещают в соответствующую тару: специальные разборные ящики, брезентовые мешки, контейнеры и др. В каждую единицу тары вкладывается упаковочный лист.

Загруженную тару маркируют, пломбируют и перемещают в экспедицию, где ведется учет сформированных партий товаров. Экспедиция заказывает автотранспорт и организует отправку товаров заказчику.

Подготовленный к отправке товар перемещают в зону отгрузки.

Отгрузка товаров со склада — заключительный этап складских операций, завершающий процесс выполнения заказов.

Товары со склада могут быть отпущены работникам железной дороги для доставки в адрес покупателя, отправлены заказчику собственным транспортом торгового предприятия или вывезены транспортом заказчика. Характер оперативного процесса при отпуске товаров обусловлен видом транспорта (если товар отправляют по железной дороге, то отпуск его со склада заканчивается передачей экспедитору транспортно-экспедиционного отдела). При поставке товаров в розничную сеть средствами склада товары передают в ведение транспортно-экспедиционного отдела базы или транспортной организации, осуществляющей доставку.

Для осуществления планомерного отпуска товаров на складах разрабатываются недельные, дневные и часовые оперативные планы-графики, предусматривающие необходимую расстановку людей для выполнения отдельных видов работ, сроки комплектования заказов в экспедиции, а также время подачи транспортных средств под погрузку. Доя определения перечня работ, последовательности и сроков их выполнения по каждому складу разрабатывается технологическая карта.

Отпуск товара со склада документально оформляется накладной, которая в торговой форме является как приходным, так и расходным товарным документом.

Главная — Статьи

Документальное оформление операций по отгрузке товаров

Ежедневно компании совершают множество операций (купли-продажи, мены и т.п.), предполагающих передачу (отгрузку) товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Документальное оформление таких операций часто "хромает", создавая сложности для бухгалтера по оприходованию товара и последующему списанию расходов, связанных с его приобретением. Разберемся в некоторых тонкостях этого процесса.

Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации обязательно должна применяться унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12. Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Никакой другой документ для оформления перехода права собственности на ТМЦ не предусмотрен. Таким образом, применение формы ТОРГ-12 является обязательным для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность во всех отраслях экономики (п. 2 Постановления Госкомстата России N 132).
Форма составляется в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Оформление документов

Специалисты Минфина однажды высказали мнение, что если организация-покупатель не оплачивает транспортировку товаров, то для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенной продукции может служить оформленная товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т) либо товарная накладная (форма N ТОРГ-12) (Письмо Минфина России от 15.06.2010 N 03-03-06/1/413).
Но если доставка (транспортировка) ТМЦ осуществляется не поставщиком, а иным лицом по поручению поставщика или покупателя, а также если транспортировка ТМЦ оплачивается отдельно и не входит в стоимость товара (даже если доставка производится непосредственно продавцом), для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки обязательно применяют специальные документы — транспортные накладные (Письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/1/333, от 03.06.2005 N 07-05-06/160, Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92786 и др.).
Форма транспортной накладной избирается в зависимости от вида транспорта. При перевозке груза автомобильным транспортом это товарно-транспортная накладная (ТТН) (форма 1-Т), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Тот факт, что ТТН состоит из товарного и транспортного разделов, часто дает пищу для рассуждений об отказе от ТОРГ-12 при оформлении сделки, ведь, как указано в Постановлении Госкомстата России N 78, товарный раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служит для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

Заполнение товарно-транспортной накладной

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию продукции и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:
— первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
— второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
— второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
— третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:
— первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;
— третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.
Согласно § 10 разд. 2 Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971) грузоотправитель не имеет права предъявлять, а перевозчик принимать груз к перевозке в случаях, когда грузы не оформлены грузоотправителем товарно-транспортными документами.
Дисциплина при оформлении ТТН часто не соблюдается: не хватает подписей ответственных лиц, печатей или они проставлены нечетко, недозаполнен один или оба раздела накладной, что создает как конфликты, так и риск того, что недооформленный документ не будет достаточным основанием для признания расходов у покупателя (плательщика — заказчика транспортной услуги или фрахтователя ТС).
Перевозчик — индивидуальный предприниматель вообще не обязан применять ТТН и может подписать при приемке-сдаче груза акт (акты), накладные произвольной формы.

Новые правила

С учетом сложившейся практики необходимо предупредить бухгалтеров о грядущих переменах.
С 25 июля 2011 г. вступают в действие новые Правила перевозок грузов автотранспортом, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 N 272 (далее — Правила).
В них (приводится в Приложении 4 к Постановлению) новая форма транспортной накладной.
Во-первых, перейти на ее оформление грузоотправители должны сразу же — с 25 июля текущего года. ТТН уже не будет считаться действительной. Выписка транспортной накладной — обязанность именно грузоотправителя, если иное не предусмотрено договором перевозки груза. На это указывает п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" и п. 6 Правил.
Во-вторых, новый бланк обязателен к применению при оказании услуг по транспортировке груза как организацией, так и физическим лицом, а также в тех случаях, когда грузоотправитель и/или грузополучатель как организация, так и физическое лицо. Даже если производится перевозка грузов для личных или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, оформление транспортной накладной все равно обязательно. Только заполняет ее перевозчик по согласованию с грузоотправителем, если иное не предусмотрено соглашением сторон.
В-третьих, именно транспортная накладная, как указано в п.

Service Temporarily Unavailable

6 Правил, подтверждает заключение договора перевозки груза. Перевозка осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза — заявки грузоотправителя. То есть фактически при оказании разовой транспортной услуги такого рода транспортная накладная — единственный и достаточный документ, подтверждающий заключение сделки и ее исполнение.

Пример. Инспекция отказала компании в зачете расходов и вычете НДС по транспортным услугам на том основании, что у нее отсутствовал договор перевозки груза.
Налогоплательщик обратился в суд, который установил, что факт оказания транспортной услуги подтвержден товарно-транспортными накладными.
Этот документ суд счет достаточным для подтверждения факта совершения и исполнения сделки и решение налогового органа отменил.

Заказ (заявка) подается грузоотправителем перевозчику, который обязан рассмотреть заказ (заявку) и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать грузоотправителя о принятии или об отказе в принятии заказа (заявки) с письменным обоснованием причин отказа и возвратить заказ (заявку). В § 3 — 4 разд. 2 Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971 (с изм. от 21.05.2007), предусматривалось, что заявку (заказ) транспортная организация должна рассмотреть в течение 14 часов, если заявка была подана накануне дня начала перевозок грузов в городском или пригородном сообщении, и не позднее 48 часов до начала перевозок в междугородном сообщении.
В-четвертых, новая форма транспортной накладной содержит 17 пунктов, но из нее исключен товарный раздел, т.о. "конфликт" между ТТН и ТОРГ-12 исчерпан: должны оформляться и товарная накладная (подтверждает, как мы указывали выше, продажу, отпуск товара), и транспортная накладная (подтверждает оказание услуг по перевозке груза), а также — в зависимости от вида груза — и другие сопроводительные документы (например, при перевозке алкогольной продукции, скоропортящейся продукции, опасных грузов и т.п.).

У торговой организации нет собственного склада: варианты решения и налоговые последствия