Печать отдела кадров

Содержание

Вопрос: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, жилищно-эксплуатационную службу). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ВОПРОС: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения и т.д.) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, ЖЭСы и т.д.).

Какие документы может заверять отдел кадров?

Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ОТВЕТ: Нет, не вправе.

Организация может удостоверить копии только тех документов, которые созданы в самой организации (подп.2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13).

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав).

В частности, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Таким образом, заверять по месту работы копии личных документов для представления в налоговые органы, банки, ЖЭСы и иные организации не допускается.

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

By Сергей Машков / 3rd Июнь, 2018 / Гражданское право / No Comments

Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.

  • Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

  • Текст копии должен быть понятным.
  • Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  • Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  • Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  • Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  • Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см.

Штамп «копия верна»

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

  • «Инспектор отдела кадров» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах;
  • «Начальник отдела кадров» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах;
  • «Директор по персоналу» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах.
  • Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы.

    Кто имеет право заверить копию трудовой книжки

    Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации.

Специалист отдела кадров может заверять копии документов от имени организации?

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

Внимание

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб. Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны.
Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Какие документы может заверять отдел кадров?

ВажноШтампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении N 2 и может содержать следующие колонки:

  • номер по порядку;
  • оттиск или эскиз штампа;
  • «получил» с датой и подписью;
  • «сдал» с датой и подписью;
  • примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

ИнфоТК РФ отнесены:

  • приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Семинары все 29 июня 2018г. состоится семинар «Изменения в расчетах по оплате труда.

Актуальные и сложные вопросы». Автор и ведущий семинара Шайдурова Наталья Викторовна, профессиональный бухгалтер, бухгалтер-эксперт, практикующий главный бухгалтер, владелец и руководитель консалтинговой фирмы. Подробнее…

Регламентируем использование штампов в работе кадровика

Кадровик.ру», 2012, N 11 В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы.
В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации. Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные.

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец

Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании», и законодательством Российской Федерации.

2. Изготовление и использование штампов 2.1. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква «Д» с записью через дефис порядкового номера дубликата. 2.2. Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации. 2.3.

Требования к оформлению документов» http://www.1kadry.ru/#/document/99/901872749/?step=106. Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г.

Можно ли заверить копии документов о найме жилья в отделе кадров, не предоставляя оригиналы?

Смомента отмены печатей в трудовых книжках прошло уже полтора года, а у работодателей и их сотрудников остаются вопросы и сомнения. Попробуем их разрешить.

Разберемся, вправе ли все организации отказаться от использования печатей в трудовых книжках? Что по этому поводу говорят законы и подзаконные акты?

Зачем «потеснили» круглую печать?

6 апреля 2015 года был подписан Федеральный закон № 82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Правовой акт вступил в силу с момента публикации, с 7 апреля 2015-го. Основной его посыл: с данной даты организации (АО и ООО) могут принимать самостоятельные решения, иметь ли им печати.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр. Прежде чем разобраться, как это новшество повлияет на заполнение трудовых книжек, требуется ли сейчас печать в трудовой книжке при приеме на работу, добавим ясности в вопрос мотивации законодателей.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Нестыковки ивопросы остаются

Цель понятна, но вопросы остаются, поскольку пока что одни правовые акты противоречат другим, требуется их «синхронизация». Особенно в части процесса ведения записей в бумажных вариантах документов, в том числе, трудовых книжек.

Обязать ООО и АО использовать печать или дать право не применять ее может лишь федеральное законодательство.

Приказ о заверении копий кадровых документов

Однако вныне существующих федеральных законах попросту отсутствует требование использования печати для заверения записей в трудовой книжке. Значит, нет и такой строгой правовой обязанности?

Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты:

  • аб. 2 п. 2.2, аб. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
  • аб. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003;
  • Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Разъяснения Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Итак, коротко, вчем суть пояснений Министерства?

  • если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
  • то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
  • адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Отказ отпечати: как это сделать грамотно?

Как мы выяснили, не ставится печать в данном документе в случае ее отсутствия у ООО или АО. Такие данные: о наличии печати — обязательно должны быть зафиксированы в Уставе организации. Значит, чтобы отказаться от наличия круглой печати и ее использования в ведении документации, необходимо произвести соответствующую корректировку Устава. Там четко, однозначно должно быть записано, что печати у компании нет.

Выводы

Когда наличие печати предусмотрено Уставом организации, тои в трудовой книжке она проставляется обязательно.

Если в Уставе организации записано положение об отсутствии у нее печати, то можно обойтись без нее при заполнении трудовой книжки.

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

Какие документы можно запросить копии у кадровика