Первичная документация в 1С

Светлана Аполлонова, эксперт по экономическим программам фирмы "Астро Софт"
Продолжение (начало "КИ" 1996/2,4)

Мы уже говорили о том, что все бухгалтерские операции, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, бухгалтер обязан отразить в журнале операций. Но есть еще один нюанс: это можно делать только на основании правильно оформленного первичного документа. Это вполне объяснимо, поскольку в противном случае открываются большие возможности по фальсификации хозяйственной деятельности.

Каждый первичный документ подшивается в специальную книгу учета первичных документов. В случае проверки налоговыми органами правильности ведения бухгалтерского учета бухгалтер должен в обязательном порядке предъявить не только стандартную бухгалтерскую отчетность, но и все первичные документы. Если нужный документ отсутствует я предприятию грозит серьезный штраф.

1С:Бухгалтерия наряду с прямым вводом проводок позволяет работать "от документа", т.е. автоматически формировать нужные проводки при регистрации первичного документа. При этом документ также сохраняется в журнале. Для такой работы в программе используется режим "Документы и расчеты". Уже из названия этого режима видно, что его возможности не ограничиваются только регистрацией первичных документов и простым вводом проводок. Его можно применять и для достаточно сложных бухгалтерских расчетов с использованием текущих сальдо и оборотов по счетам, в том числе и в разрезе объектов аналитики. Типичным примером такого расчета является ежемесячное начисление износа на все основные средства.

В стандартную поставку уже входит довольно большой перечень готовых документов или расчетов, которые могут использоваться во многих организациях. Собственно настройка программы и заключается в создании специфических для данной организации первичных документов и формировании схем проводок по ним.

Структура представляет собой перечень тех реквизитов, которые необходимо заполнять в бланке первичного документа, а также перечень справочной информации, полезной при вводе документа. Для хранения структур документов используется файл 1SBDOC.DBF.

РИСУНОК1Структура документа "Накладная на отпуск товара"

Если реквизит относится к заголовку документа (например, номер и дата документа), в этом случае он имеет вид "Шапка", если к табличной части (например, количество каждого товара в накладной) я вид "Таблица". Кроме того, можно использовать вид "Инфо" я информационные поля, куда можно выводить справочную информацию (например, текущий остаток данного товара на складе).

"1С:Бухгалтерия" предоставляет широкие возможности по настройке структуры:
В процессе формирования документа можно использовать уже созданные списки аналитического учета с использованием параметров каждого объекта аналитики. Например, для формирования платежного поручения достаточно только выбрать нужную организацию из списка, а ее банковские реквизиты будут автоматически занесены в бланк документа.


На основании уже указанных реквизитов программа может автоматически рассчитать последующие. Например, при указании цены и количества товара его общая стоимость может быть рассчитана по формуле ЦЕНА*КОЛИЧЕСТВО. Для этого в структуре надо указать формулу для расчета. При этом можно ссылаться не только на реквизиты, но и на сальдо и обороты по счетам, константы или параметры объектов аналитики.

Для удобства работы при настройке можно сгруппировать похожие документы и создать универсальный документ, позволяющий формировать нужные проводки в зависимости от конкретных условий. Например, документ "Выписка банка" позволяет перечислить все поступившие на расчетный счет средства и указать корреспондирующий счет для каждого. Проводки будут сформированы автоматически, причем в случае аналитического счета будет выдаваться запрос о конкретном объекте аналитики.


Приоритет документа определяет последовательность записи документов в течении дня. Правильная расстановка приоритетов позволит, например, документы по приходованию товара всегда ставить в начало дня, а документы на отгрузку товара в конец дня. В этом случае у Вас в процессе работы не возникнет ситуация, когда на складе появится отрицательный остаток товаров на складе.

В программе есть много дополнительных возможностей, облегчающих работу по вводу документов. С помощью информационных окон можно выводить на экран текущее состояние счетов, в том числе в разрезе объектов аналитики, список параметров и многое другое. Например, очень удобно при отгрузке товара видеть текущий остаток этого товара на складе, его полное наименование и закупочную цену.

Для тех реквизитов, которые необязательно должны заполняться, можно включить опцию "Пропускать при вводе". В этом случае реквизит будет пропускаться при первом проходе, но его значение можно установить, щелкнув на нем мышкой. При большом объеме входной информации это экономит не только время, но и нервы.

"1С:Бухгалтерия" позволяет настроить удобный внешний вид окна диалога, которое используется при формировании нового первичного документа. Принципы настройки диалога очень просты и аналогичны работе с объектами в графическом редакторе программы.

РИСУНОК2Окно редактирования диалога

При вводе новых реквизитов в структуру, в окне диалога они появляются автоматически. Остается только расположить их в нужном месте окна.

Для редактирования формы документа используется графический редактор "1С:Бухгалтерии", тот же, что и в режиме произвольных отчетов. Поэтому подробно останавливаться на нем не будем.

Форма документа вызывается из структуры документа. Она представляет собой бланк документа со ссылками на значения реквизитов структуры. Если в процессе заполнения формы необходимо сделать дополнительные расчеты, то алгоритмы расчетов помещаются в специальные разделители. Это позволяет увидеть размещение документа на странице, независимо от размера алгоритма.

Для хранения алгоритма формирования проводок предусмотрено отдельное окно, которое также вызывается из структуры документа. В алгоритме могут использоваться любые команды макроязыка и стандартные макроимена, а также специальные макроимена для ссылок на реквизиты документов.

Форма и алгоритм проводок хранятся в отдельном текстовом файле, имя которого указывается в структуре каждого документа.

Сформированный документ регистрируется в журнале операций отдельной строкой. Он не оказывает влияния на бухгалтерскую отчетность, но позволяет в любой момент вернуться в сформированный документ и отредактировать его. При этом все проводки по документу автоматически пересчитываются с учетом внесенных изменений. Программа помнит номер последнего созданного документа и по умолчанию предлагает следующий. Дата также устанавливается текущая из системных часов. Безусловно, и то, и другое можно отредактировать.

РИСУНОК3Запись документа в журнале операций

Любой документ может быть легко найден в журнале с использованием механизмов сортировки и поиска. Для удобства работы документ и проводки можно разместить в разных поджурналах, организовав таким образом в определенном поджурнале реестр созданных первичных документов.

В процессе работы может возникнуть необходимость сформировать новый документ на основании данных уже созданного документа. Например, автоматически сформировать накладную на основании выписанного и оплаченного клиентом счета. Для этого предусмотрена специальная функция "Копирование документа" в журнале операций. При этом, по умолчанию, копируются только реквизиты заголовка (за исключением номера и даты документа).

Руководство по оформлению и ведению первичной документации в бухгалтерии

Для копирования табличной части выдается отдельный запрос.

Если Вы планируете копировать табличные части документов, необходимо заранее указать программе, в какие реквизиты структуры-получателя необходимо копировать реквизиты структуры-источника.

Если в алгоритме формирования проводок по документу используются ссылки на сальдо и обороты по счетам, то необходимо помнить о том, что в случае редактирования данных по таким счетам сформированные проводки уже не будут показывать правильную сумму. Документ надо будет пересчитывать. Если таких документов десятки, то могут возникнуть серьезные проблемы. Поэтому в программе предусмотрен специальный режим пересчета итогов с автоматическим пересчетом проводок по документам.

Обычно настройщики программы используют этот режим и для других целей, например, если необходимо изменить схему проводок по уже сформированным документам.

Продолжение я в следующем номере.

КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ

Подготовка и обработка первичной документации