Первичные документы в строительстве

Правила оформления выполненных строительных работ между сторонами предусматривают необходимое соответствие форм первичных документов требованиям действующего законодательства. В настоящее время для учета работ в капитальном строительстве в качестве основных применяются следующие унифицированные формы первичных документов:
• акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
• справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3);
• общий журнал работ (форма № КС-6);
• журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а);
• акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (Форма № КС-8);
• акт о разборке временных (нетитульных) сооружений (форма № КС-9);
• акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, сооружений и насаждений (форма № КС-10);
• акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11);
• акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14);
• акт о приостановлении строительства (форма № КС-17);
• акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18).

Акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) применяется как документ приемки законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения всех форм собственности (здания, сооружения, их пусковых очередей, включая реконструкцию, расширение и техническое перевооружение) при их полной готовности в соответствии с утвержденным проектом, договором подряда (контрактом).

Форма № КС-11, являющаяся основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ, составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается генеральным подрядчиком и заказчиком или другим лицом, на это уполномоченным. Оформление приемки законченного строительством объекта производится заказчиком на основе результатов проведенных им проверок, обследований, измерений и испытаний, а также документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие объекта утвержденному проекту, нормам, стандартам и СНиП, а также заключений органов надзора.

Что такое формы КС-2 и КС-3

Подрядчик (субподрядчик) или исполнитель работ прилагает к вышеуказанному документу перечень необходимых документов и передает их заказчику, а тот, в свою очередь, — пользователю объекта. Одновременно подрядчик на основе акта приемки законченного строительством объекта представляет в установленном порядке документы статистической отчетности о выполнении договорных обязательств. Законченный строительством объект включается в отчетность за тот отчетный период, в котором зарегистрирован факт его ввода в действие. Факт ввода в действие принятого объекта регистрируется заказчиком (пользователем объекта) в местных органах власти.

Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14) является документом по приемке и вводу законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения и зачисления его в состав основных средств всех форм собственности, включая федеральную, а также объектов, сооруженных за счет льготного кредитования. Вышеуказанный акт является основанием для окончательной оплаты всех выполненных подрядчиком (субподрядчиком) работ в соответствии с договором (контрактом). Оформление приемки законченного строительством объекта производится заказчиком и членами приемочной комиссии на основе проведенных ими обследований, испытаний, а также заключений органов надзора. Стоимость выполненных работ указывается в фактически действующих ценах текущего года. Вся документация по приемке объекта и перечень необходимых документов передаются заказчиком пользователю объекта для последующей регистрации в местных органах власти.

Если заказчик принимает работу от подрядчика без проверки (без приемочной комиссии), то он лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли бы быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки) и не может в судебном порядке требовать их устранения.

Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки выполнения и условия производства строительно-монтажных работ (далее — СМР) и ведется ответственным за строительство того или иного сооружения. Вышеуказанный журнал является накопительным документом, на основании которого составляются акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справка о стоимости выполненных работ (форма № КС-3). Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) ведется по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому виду работ или конструктивному элементу. Затраты отражаются по строке «Накладные и прочие расходы» на основании смет расходов за отчетный период в размерах в соответствии с принятой в организации методикой.

Общий журнал работ (форма № КС-6) применяется для учета выполнения СМР. Это основной первичный учетный документ, который отражает технологическую последовательность, сроки, качество и условия производства СМР и ведется производителем работ, руководителем смены, ответственным за строительство здания или сооружения при реконструкции, расширении отдельных или группы однотипных одновременно строящихся объектов, расположенных в пределах строительной площадки.

Титульный лист вышеуказанного общего журнала заполняется до начала строительства генеральной подрядной организацией с участием проектной организации и заказчика.

Общий журнал работ должен быть прошнурован, пронумерован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью организации, его выдавшей.

Основанием для расчетов за выполненные работы является Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, которая подписывается заказчиком и генподрядчиком и скрепляется печатью.

Стоимость законченных строительством временных (нетитульных) сооружений, приспособлений и устройств оформляется актом о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения по форме № КС-8 и принимается организацией к учету по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» или 97 «Расходы будущих периодов» с последующим включением ее в инвентарную стоимость объекта.

Акт по форме № КС-8 составляется исполнителем СМР в необходимом количестве экземпляров и передается по принадлежности, как правило, в трех экземплярах — бухгалтерии, лицу, принявшему объект (эксплуатируемой организации); последний экземпляр находится на хранении у лица, сдавшего объект. Материалы, подлежащие возврату, указываются в таблице акта с учетом их количества и процента годности.

Ликвидация указанных объектов оформляется актами о разборке временных (нетитульных) сооружений (форма № КС-9), которые составляются комиссией, специально назначенной распоряжением руководителя строительной организации или уполномоченного лица с указанием всех необходимых данных по объекту (например, предполагаемый возврат материалов и т.д.).

Для ликвидации зданий и сооружений, строений и т.д. строительные организации должны составлять акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений (форма № КС-10). Данная форма применяется для определения размера материального ущерба, причиненного владельцу (собственнику) здания, строения, сооружения (как правило, физическому или юридическому лицу). Для составления и подписания данного акта назначается комиссия, в состав которой должны входить представители заказчика (застройщика) вновь строящегося объекта, представители БТИ.

В настоящее время действует Постановление ГКС РФ № 7 (17) которым введены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Эти формы также необходимо иметь в виду при учете работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет в соответствии с правилами архивного делопроизводства. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» (7) несет руководитель организации.

Исполнительная документация

Исполнительная документация представляет собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.

Ведение исполнительной документации регламентировано законодательством Российской Федерации.

Исполнительная документация, оформленная соответствующим образом, является документом построенного здания или сооружения, облегчающим процесс эксплуатации, отражающим техническое состояние, дающим четкое представление об ответственных производителях работ по любому из видов выполненных работ.

Исполнительная техническая документация состоит из первичных документов о соответствии и оформленного рабочего проекта.

Первичные документы о соответствии — это документация, оформляемая в процессе строительства и фиксирующая процесс производства строительно-монтажных работ, а также технического состояния объекта. Состав первичных документов о соответствии определяется строительными нормами и правилами в установленном порядке и проектом (акты освидетельствования ответственных конструкций, акты освидетельствования скрытых работ, акты испытаний, документы лабораторного контроля, сертификаты, исполнительные геодезические съемки и чертежи, журналы работ). Эти первичные документы комплектуются генеральным подрядчиком и контролируются техническим надзором заказчика.  Документы передаются генподрядчиком заказчику по перечню, который является приложением к основным документам (см. раздел Принципы оформления и комплектации исполнительной документации).

Оформленный рабочий проект — это комплект рабочих чертежей с надписями о соответствии выполненных в натуре работ этим чертежам или о внесенных в них по согласованию с проектировщиком изменениях, сделанных лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ (СНиП 3.01.04-87 «Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения.п.3.5», РД 11-02-2006 п.5.6). Указанный комплект рабочих чертежей является исполнительной документацией.

В общем случае комплект рабочих чертежей  выполняется, как правило, в нескольких экземплярах: один экземпляр передается заказчику, два — эксплуатационной организации.

Формы учета и отчетности в строительстве

Один экземпляр остается в организации, проводившей работы.

Исполнительная документация подлежит хранению у застройщика или заказчика до проведения органом государственного строительного надзора итоговой проверки. На время проведения итоговой проверки исполнительная документация передается застройщиком или заказчиком в орган государственного строительного надзора. После выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации исполнительная документация передается застройщику или заказчику на постоянное хранение.

РД-11-02-2006 — основной документ, определяющий состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требования, предъявляемые к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения.

Материал частично перепечатан из Википедии — свободной энциклопедии (http://ru.wikipedia.org) с некоторыми дополнениями автора сайта

Учет и отчетность в строительстве

Постоянно по ходу строительства требуется определять различные характеристики его текущего состояния. Эта функция получила название учета. По результатам учетных данных составляются в установленном порядке различного рода отчеты и принимаются управленческие решения.

В организации строительства рассматриваются три вида учета: оперативно-технический, бухгалтерский и статистический.

1. Оперативно-технический учет является текущим (оперативным) учетом, непосредственно определяющим технико-экономическое состояние строительного производства. Оперативно-технический учет отражает процессы хозяйственной деятельности предприятия, сведения о которых необходимо получить для контроля и руководства немедленно, не дожидаясь обработки методами бухгалтерского учета.

Оперативный учет ведется в натуральных единицах и на основе правильно, своевременно оформленных первичных документов.

Сведения, полученные в процессе оперативного учета, используются на предприятии для обеспечения непрерывности технологического процесса, рационального использования сырья, контроля технологического процесса, рационального использования сырья, контроля технологического процесса и недопущения неоправданных потерь – для оперативного управления предприятием.

Оперативно-технический учет – один из видов хозяйственного учета, составляющий вместе с бухгалтерским учетом и статистической единую систему народно-хозяйственного учета; используется для оперативного планирования и текущего наблюдения за ходом хозяйственно работы.

Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Ведется на местах выполнения хозяйственных операций; охватывает преимущественно те явления, которые не получают непосредственного отражения в счетах бухгалтерского учета.

Данному виду учета подлежат следующие характеристики, определяющие ход реализации строительства:

Учет выполненных работ осуществляется с помощью ведения как общего журнала работ, так и специальных журналов по выполнения работ субподрядчиками. В данных журналах на основании фактических замеров отражаются объемы и сроки выполнения работ с учетом их качества. В журналы вносятся замечания и требования контролирующих органов (должностных лиц) по устранению выявленных недостатков. Для того чтобы данные в журналах имели бы доказательную основу, все страницы в них нумеруют, прошивают и скрепляют подписями руководства строительства и печатью организации;

Учет труда и заработной платы осуществляется либо по нарядной схеме посредством выдачи дневного или месячного задания, либо по тарифной схеме посредством учета рабочего времени с помощью табеля. Наряды могут быть коллективными и индивидуальными и выдаваться на различный срок. Выдача нарядов и оценка выполнения работ по их объему целесообразна в тех случаях, когда возможно ее измерить в физических единицах (объем каменной кладки, длина уложенного трубопровода, площадь гидроизоляции фундамента и т.п.). Учет и оценка труда подсобных и вспомогательных рабочих, а также управленческого персонала осуществляется из расчета количества отработанных часов;

Учет материально-технических ресурсов осуществляется с помощью оплаченных счетов, доверенностей, материальных накладных, требований (внутренних накладных), карточек складского учета, активов о списании материалов и оборудования, материального отчета прораба и результатов ревизионных проверок;

Учет работы автотранспорта осуществляется как для перевозимого груза по товарно-транспортным накладным, так и по территории нахождения автотранспортного средства по путевым листам. Наиболее распространенной единицей измерения работы грузового автотранспорта является тонно-километр, показывающий произведение расстояния на массу перевезенного груза.

Учет работы строительных машин и механизмов осуществляется посредством заполнения сменного рапорта машиниста, в котором отмечаются объемы работ и расходы горючесмазочных материалов. Данные из сменных рапортов переходят в технический паспорт строительной машины. На основании приведенных в техническом паспорте данных определяются необходимые виды обслуживания машин (профилактические осмотры, текущие ремонты отдельных агрегатов и т.п.). Учетные данные по работе автотранспорта и строительным машинам в обязательном порядке удостоверяются производителями работ, в чье распоряжение поступила данная техника.

2. Бухгалтерский учет является сплошным и непрерывным учетом всех показателей, связанных, прежде всего, с движением денежных средств, основных фондов и оборотных средств.

Бухгалтерский учет основан на балансе источников средств (пассивов) и их размещении (активов). Этот баланс составляют отдельные счета, которые разделены на две части, называемые кредит и дебет. Данные в счета заносят на основании первичных документов (авансовых отчетов, платежных поручений, актов приемки и списания и т.п.). Таким образом, для бухгалтерского учета характерна полная документальность и двойная запись (где-то материалов убыло, но они перенесли свою стоимость в стоимость конструкции).

Данные бухгалтерского учета подлежат проверке (аудиту), отчетности перед налоговыми и другими уполномоченными органами.

Бухгалтерский учет в строительных организациях обеспечивает выявление и мобилизацию имеющихся резервов, направляемых на выполнение планов объема и ввода в действие новых производственных мощностей и объектов строительства, для систематического снижения затрат на производство строительных и монтажных работ и продукции подсобных и вспомогательных производств.

Бухгалтерский учет должен обеспечить:

Получение сводных данных о производственной деятельности строительных организаций, вводе в действие объектов и производственных мощностей, снижение себестоимости строительно-монтажных работ и производительности труда в строительстве, получении прибыли;

Контроль за движением материальных ценностей: поступление, хранение и расходование их в зависимости от выполненного объема работ строительной организацией в целом, а также каждым материально-ответственным лицом в отдельности; представление в установленные сроки отчетности об остатках материальных ценностей с фактическим их наличием;

Группировку материальных издержек на производство строительно-монтажных работ строительной организацией в целом и отдельным объектам учета по статьям затрат в целях осуществления контроля за соблюдением норм затрат труда, материальных, денежных средств и выявление резервов снижения себестоимости строительных и монтажных работ;

Группировку фактических затрат отдельных законченных объектов (этапов) в разрезе калькулируемых объектов строительства;

Полноту списания затрат на производство и услуг вспомогательных хозяйств.

3. Статистический учет – система регистрации, обобщения и изучения массовых, качественно однородных социально-экономических явлений в масштабе предприятия, отрасли, экономического региона или страны. Информация статистического учета используется органами власти и управления для принятия управленческих решений. Статистический учет необходим для отслеживания массовых экономических тенденций. Результаты статистического учета поступают и обрабатываются в центральных статистических органах Российской Федерации и ее субъектов.