Подотчетные лица

Содержание

Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности.

Подотчетные лица — это…

Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2018 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2018 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками.

    4.4. Кто может быть подотчётным лицом организации?

    Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.

  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Похожие главы из других работ:

Аудит изменений и раскрытия справедливости стоимости

1. Понимание порядка осуществления аудируемым лицом оценки по справедливой стоимости и раскрытия информации по ней в финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также соответствующих ему контрольных действий, оценка рисков

В ходе изучения деятельности аудируемого лица и его среды, включая систему внутреннего контроля, аудитору необходимо достичь понимания процедур…

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

2 Аутсорсинг: быть или не быть?

Бухгалтерский учет и анализ оплаты труда на предприятии

Начисленная и выданная заработная плата, а также произведенные удержания должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета. Для синтетического учета расчетов по заработной плате используют активно-пассивный счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Бухгалтерский учет и анализ основных средств на примере ООО "Аристон Термо Русь"

Глава 1. Анализ и оценка организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации

Виды и учет удержаний из заработной платы

-удержания, производимые по согласованию между физическим лицом и работодателем.

1. Законодательство РФ об удержаниях из заработной платы Законодатель устанавливает правила охраны заработной платы от удержаний, которые может осуществить работодатель, на уровне Федерального законодательства…

Виды и учет удержаний из заработной платы

5. Удержания, производимые по согласованию между физическим лицом и работодателем

Виды удержаний из заработной платы

2.3 Удержания, производимые по согласованию между физическим лицом и работодателем

Удержание стоимости спецодежды, спецобуви…

Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

2. Расчеты по подотчетным лицам. Способы хищения подотчетных сумм, и методы их обнаружения по данным учетно-экономической информации.

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами"…

Международные стандарты аудиторской деятельности

4.1 Проверка соблюдения аудируемым лицом требований законов и нормативных актов

Рекомендации в отношении обязанности аудитора учитывать законы и нормативные акты при аудите финансовой отчетности содержатся в международном стандарте 250 «Учет законов и нормативных актов при аудите финансовой отчетности»…

Место снабженческо-заготовительной деятельности в системе управленческого учета

1.1 Основные формы организации и система управления снабженческо-заготовительной деятельностью организации

Процесс снабжения представляет собой совокупность операций, обеспечивающих предприятие предметами труда, необходимыми для изготовления продукции…

Основы аудита

1. Найдите нормативный документ (документы), которые могут быть использованы для решения ситуации, и требуемую информацию в них

Оценка стоимости предприятия для конкретных целей

Инвестиционный проект может быть оценен по большому числу факторов: ситуация на рынке инвестиций, состояние финансового рынка, геополитический фактор и т.п. Однако на практике существуют универсальные методы определения инвестиционной привлекательности проектов, которые дают формальный ответ: выгодн

Оценка стоимости предприятия для конкретных целей

При оценки магазина можно использовать три метода: затратный, сравнения продаж, доходный.

Service Temporarily Unavailable

При этом следует иметь в виду, что затратный метод дает наименее надежную оценку стоимости магазинов. Метод сравнения продаж может быть использован, если имеются достоверные цифры о продажах аналогичных объекто

Расчёты с подотчётными лицами

4.5. Какими способами организация может вести строительство, в чём отличие бухгалтерского учёта этих способов?

Существует два способа введения строительства: хозяйственным и подрядным методом. Их различие состоит в том, что затраты учитываются, разними путями…

Учет расчетов с подотчетными лицами (по материалам ООО "ДетальПлюс")

2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной и иностранной валютах.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»…

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦ ¦ "Хрустальный водопад" ¦ ¦ ¦ ¦ Приказ N 3 ¦ ¦ ¦ ¦г. Сортавала 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ В связи с производственной необходимостью ¦ ¦ Приказываю: ¦ ¦ ¦ ¦ 1. Утвердить на 2010 г. список штатных должностей и работников,¦ ¦которые имеют право получать денежные средства под отчет на текущие¦ ¦нужды.

Расчеты с подотчетными лицами

¦ ¦ ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦ Должность по штату ¦ Фамилия, имя, ¦¦ ¦¦ ¦ отчество ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Генеральный директор ¦Уступов Н.К. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Заместитель генерального директора по общим вопросам¦Будырин М.А. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Главный инженер ¦Вольт З.З. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Кассир ¦Белорыбица Л.Л., ¦¦ ¦¦ ¦Карпова Е.Л. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Водитель ¦Колесов Н.И., ¦¦ ¦¦ ¦Тормоз О.Л. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Делопроизводитель ¦Зеленова М.М. ¦¦ ¦——————————————————+——————-¦ ¦ ¦ ¦ 2. В случае направления в командировку аванс на командировочные¦ ¦расходы выдается командированному работнику независимо от поименования в¦ ¦списке, установленном п. 1 настоящего приказа. ¦ ¦ ¦ ¦ Генеральный директор Уступов Н.К. Уступов¦ ¦ ¦ ¦ С приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела ¦ ¦ кадров Костяника Н.Г. Костяника 11 января 2010 г.¦ ¦ Главный ¦ ¦ бухгалтер Прозрачная О.С. Прозрачная 11 января 2010 г.¦ ¦ Заместитель генерального ¦ ¦ директора по общим ¦ ¦ вопросам Будырин М.А.

Будырин 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Главный инженер Вольт З.З. Вольт 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Кассир Белорыбица Л.Л. Белорыбица 11 января 2010 г.¦ ¦ Кассир Карпова Е.Л. Карпова 12 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Водитель Колесов Н.И. Колесов 12 января 2010 г.¦ ¦ Водитель Тормоз О.Л. Тормоз 12 января 2010 г.¦ ¦ Делопроизводитель Зеленова М.М. Зеленова 12 января 2010 г.¦ —————————————————————————

Комментарии:

2017 год ознаменовался тем, что в Указания ЦБ РФ № 3210-У были внесены существенные изменения.

Памятка подотчетному лицу

И в первую очередь они коснулись процедуры взаиморасчетов с подотчетниками. Рассмотрим, каковы сроки отчета по подотчетным суммам.

Когда отчитываться

Отчетность за расходование авансовых денег производится при помощи АО. Он может быть оформлен как по унифицированной форме № АО-1 (распоряжение Госкомстата России № 55 от 01.08.2001), так и в произвольном порядке, установленном в учреждении при условии соблюдения положений п. 2 402-ФЗ от 06.12.2011.

Не имеет значения, получил работник авансовую сумму наличными или же перечислением на карту, составлять АО он должен в любом случае в отведенный для этого трехдневный период.

Срок отчета по подотчетным суммам 2018 года — 3 рабочих дня.

Если подотчетное лицо не отчиталось вовремя

То, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, а также сроки отчетности и возврата по неизрасходованным суммам должны быть закреплены и утверждены отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченное лицо будет обязано отчитаться в день выдачи денег подотчет (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Выданные на хозяйственные нужды суммы — это дебиторская задолженность работника перед предприятием. Она погашается в момент предоставления подотчетником АО с первичными оправдательными документами и возвращения неиспользованного остатка в кассу (указания Госкомстата № 55 от 01.08.2001). Согласно ст.

137 ТК РФ, бухгалтер имеет право удержать величину задолженности из заработной платы сотрудника и вернуть ее после сдачи и принятия АО. Для этого руководитель должен издать специальное распоряжение об удержании, но не позднее одного месяца с момента образования долга.

В тех случаях, когда аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по подотчетным суммам истек или же работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или же дата принятия соответствующего решения (письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс будет облагаться, согласно п.1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13 %.

Главная » Бухгалтеру » Учет подотчетных лиц

Учет подотчетных лиц

Вернуться назад на Подотчетные лица

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы.

При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
2) пункт назначения командировки;
3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;
4) цель командировки;
5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия.

Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
2) оплату суточных за время нахождения в командировке;
3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
4) оплату расходов по найму жилого помещения.

В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;
2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):
Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:
Дебет счета 50 «Касса»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.