Подпись факсимиле в первичных документах

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признаетаналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия.

Налоговый кодекс  РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Фото: pechati-piter.ru 

Факсимиле на документах

Разберемся, что такое факсимиле и можно ли его ставить на документах.

Факсимиле или факсимильная подпись на документах – это штамп, клише или оттиск, с помощью которого воспроизводят собственноручную подпись средствами печати или фотографии, т.е. это ее механическое копирование.

Факсимиле на первичных учетных документах и счетах-фактурах

Ставить факсимиле на первичных документах и на счетах-фактурах нельзя. Все первичные учетные документы должны подписываться от руки. Согласно Постановлению Президиума ВАС № 4134/11 от 27 сентября 2011 года – факсимиле в таких документах подтвердить расходы не смогут. Этой же позиции придерживается и Минфин (Письмо № 03-03-06/20808 от 13 апреля 2015 года, Письмо №03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 года).

В п.2 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ официально установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов. Там же написано, что документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни, подписываются руководителем, главным бухгалтером или иными уполномоченными лицами. Т.е. учесть расходы можно только по документам, где подпись стоит от руки.

Таким образом, если к Вам поступил документ с факсимиле, требуйте его замены на документ с собственноручной подписью.

Факсимиле на договоре

В настоящее время в законодательстве России нет норм, которые бы регулировали проставление факсимиле на документах при заключении гражданско-правовых сделок. Поэтому договаривающиеся стороны вполне могут предусмотреть такую возможность в договоре. Это будет означать, что стороны согласовали порядок проставления факсимиле и составленный таким образом договор или соглашение оформлены надлежащим образом. В подтверждение — Решение по делу № А41-10396/09 от 5 августа 2009 года Арбитражного суда по Московской области. Но при этом, подстраховывая себя, все первичные документы по сделке необходимо подписывать от руки, чтобы налоговые органы не сделали вывод о том, что сделка является притворной, фиктивной или мнимой. В Гражданском Кодексе нет разъяснений, в устной или письменной форме необходимо оформить договор или соглашении о применении факсимиле на данных документах, но как показывает судебная практика, одних только фактов длительного использования факсимиле на договорах между участниками сделки не достаточно для судов.

Факсимиле на доверенностях

Налоговые органы запрещают использовать факсимиле на таких документах, как доверенность. Существует давнее Письмо МНС № 18-0-09/000042@ от 1 апреля 2004 года, в котором прописан запрет к использованию факсимиле на доверенностях и всех документах, которые имеют финансовые последствия.

ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

Такие же выводы можно увидеть и в Письме Минфина № 03-03-08/13 от 15 марта 2010 года.

Факсимиле на налоговых декларациях и расчетах

Представители налоговых органов однозначно указывают на то, что если на налоговых декларациях (расчетах) стоит факсимиле, данный факт не может подтверждать сведения, находящиеся в них. Суды некоторых регионов, полностью солидарны в этом вопросе. (Постановление ФАС Северо-Западного округа , дело А56-66090/2010, от 2 ноября 2011 года)

Вывод: Для того, чтобы избежать налоговых рисков, связанных с проставлением факсимиле на документах, лучшим вариантом будет ставить подписи собственноручно.

Опубликовано 19.06.2017

Если вам понравилась статья — поделитесь!

Возврат к списку

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах