Подписка периодических изданий

Из Приказа Минфина России от 30.12.2009 N 150н и Письма от 05.02.2010 N 02-05-10/383 следует, что расходы по оплате подписки на периодические и справочные издания с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, относя

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение“, 2010, N 7

Вопрос: Из норм Приказа Минфина России от 30.12.2009 N 150н “Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации“ (далее — Указания о порядке применения БК РФ), а также разъяснений Минфина, данных в Письме от 05.02.2010 N 02-05-10/383 “О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления“ (далее — Письмо N 02-05-10/383), следует, что расходы по оплате подписки на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, относятся на подстатью 226 “Прочие работы, услуги“ КОСГУ. Таким образом, получается, что поставка периодических изданий — это услуга, которая должна оформляться актом выполненных работ. Издатель оформляет доставку периодического издания Товарной накладной (ф. ТОРГ-12 <1>). Вправе мы использовать накладную в качестве подтверждающего сумму совершенного расхода документа или нам следует настаивать на получении от издателя акта выполненных работ?

———————————

<1> Форма приведена в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций и разъяснений по применению форм, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Ответ: Действительно, из Указаний о порядке применения БК РФ, а также из Письма N 02-05-10/383 следует, что расходы по оплате подписки на периодические издания отражаются по подстатье 226 “Прочие работы, услуги“ КОСГУ.

Из Письма Минфина России от 20.05.2009 N 02-06-10/2062, разъясняющего порядок отражения в бюджетном учете операций, связанных с отнесением стоимости подписки на периодические печатные издания по договору подписки на расходы, произведенные за счет средств бюджета, следует, что отнесение на расходы стоимости поступившего периодического издания отражается на основании оправдательного документа, подтверждающего получение этого периодического издания. Какой документ является оправдательным, в данном Письме не сказано. Для того чтобы определиться, может ли им быть Товарная накладная (ф. ТОРГ-12), обратимся к следующим нормам законодательства.

Согласно Правилам распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.11.2001 N 759, при оформлении подписки заключается договор, предметом которого является поставка периодического печатного издания. Договор подписки по всем своим характеристикам отвечает договору купли-продажи (требования к оформлению договора купли-продажи установлены в гл. 30 ГК РФ). Из норм ст. 454 ГК РФ следует, что по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

Всероссийский муниципальный форум

Отпуск товарно-материальных ценностей оформляется Товарной накладной (ТОРГ-12). Она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Таким образом, из всего вышесказанного следует, что отнесение на расходы стоимости поступившего периодического издания можно отражать на основании Товарной накладной (ф. ТОРГ-12). Этот документ будет являться оправдательным документом, подтверждающим получение периодического издания.

Д.Новиков

Ведущий советник

отдела методологии

бюджетной классификации

Департамента бюджетной политики

и методологии

Минфина России

Подписано в печать

22.06.2010

Учет и списание периодических изданий.

Сегодня мы поговорим о работе с фондом периодических изданий. Для начала вспомним определение этих видов документов. Итак, периодические издания — это сериальные издания, выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т. п.). К периодическим изданиям относятся газеты, журналы, продолжающиеся издания и др.)

В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.

Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.

Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.

Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.

Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Для индивидуального учета газет и журналов используется регистрационная карточка. Регистрационная карточка содержит следующие сведения: регистрационный номер издания, название, подзаголовочные данные, периодичность, год издания, отметку о получении номера. Регистрационная картотека на журналы и газеты группируются по алфавиту названий. Индивидуальный учет каждого экземпляра журнала производится с помощью присвоения документу инвентарного номера, т. е. сами номера журналов выступают в роли инвентарного номера. В отделе периодических изданий ведется учет, как в традиционной, так и электронной формах (Показ на слайде «регистрация».)

Журнальному виду издания присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Ж» с номером издания через тире ставится год издания. Инвентарный номер проставляется на титульном листе журнала при его наличии и на 2 листе издания при отсутствии титульного листа. Такие же рекомендации дает ведущий специалист Российской национальной библиотеки по учету библиотечных фондов , в журнале « Научные и технические библиотеки» за 2008г №5.

Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.

Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде « инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документов фиксируется в 1 части «КСУ» в показателях: дата, и « записи, источник поступления, № и или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и на языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов. В «КСУ» библиотечного фонда ЦБС содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки в библиотеки — филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.

Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту № 000н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт. П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.

Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.

Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.

Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.

Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения.

Бюджетный учет расходов на подписку на периодические издания

В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.

Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.

Особое значение следует придавать учету причин выбытия документов из библиотеки, Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине: как: — устаревшего содержания; ветхости (физического износа); дефектности; дублетности; непрофильности; утраты.

Инструкция № 000 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

Исключением являются:

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.

В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.

При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.

В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

физическое состояние каждого документа;

его научная и практическая ценность;

частота и продолжительность использования.

При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.

Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).

Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в 3 года;

ценные фонды – один раз в 5 лет;

фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.

Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.

, зав. отделом периодических изданий НБ РБ

Ведение учета периодических изданий за балансом

“Советник бухгалтера бюджетной сферы“, 2010, N 4

ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ ЗА БАЛАНСОМ

Бюджетные учреждения с 1 января 2009 г. должны вести учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, на забалансовом счете 23 “Периодические издания для пользования“.

Казалось, все просто, но на практике при организации ведения аналитического учета возникает ряд вопросов.

Во-первых, Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н), не разъясняет степень и достаточность детализации аналитики объектов учета. Общая фраза “объект учета — номер журнала или годовой комплект газет в условной оценке 1 единица — 1 рубль“ в принципе не поясняет ведение аналитического учета.

Во-вторых, Инструкция N 148н устанавливает единицу измерения комплекта газет, только годовой (на практике в библиотеке он может быть как годовым, так и полугодовым и квартальным).

Напомним, что порядок учета библиотечного фонда в библиотеках определен в следующих нормативных документах:

— Федеральном законе от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 27.12.2009) “О библиотечном деле“;

— Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590;

— Приказе Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 “Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений“.

По мнению автора, если детальный аналитический учет ведется в библиотеке, в бухгалтерском бюджетном учете могут отражаться укрупненные данные — в целом количество журналов и подписок газет.

С другой стороны, подробный учет изданий, например по их номенклатуре, служит инструментом дополнительного контроля, но нужно учитывать и то, что это очень трудоемкий процесс для бухгалтера.

Поскольку подробный аналитический учет ведется в библиотеке согласно установленным законодательством нормам и внутреннему порядку ведения учета библиотечных фондов, то в бюджетном учете вести забалансовый счет необходимо следующим образом:

журналы, каждый номер журнала в оценке 1 руб. за 1 номер журнала на единой номенклатурной карточке с учетом средств, за счет которых они были приобретены, которая создается и действует в течение одного календарного года (например: “Бюджет Подписка 2010 (журналы)“ и “Внебюджет Подписка 2010 (журналы)“.

Согласно Инструкции об учете библиотечного фонда библиотека обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета (п. 5.1.1).

В соответствии с ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации“ и изменениями к нему (Изменение N 1-10 1984) величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах.

Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:

1) название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

2) экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах фонда, сформированного из поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20-80, — в экземплярах и названиях.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета:

— ч. 1 — “Поступление в фонд“;

— ч. 2 — “Выбытие из фонда“;

— ч. 3 — “Итоги движения фонда“.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в ч. 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда в показателях:

дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов (7.3). Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются в ч.

Подстатья 226 Прочие работы, услуги

2 Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

На практике в настоящее время подписка на газеты бывает годовой достаточно редко, в основном полугодовая.

По мнению автора, “глубина“ аналитического учета периодических изданий на счете 23 может быть закреплена в учетной политике образовательного учреждения.

1. Комплектом газет считать годовой, полугодовой или квартальный период, в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов, движения периодических изданий, и вести на единой номенклатурной карточке с учетом средств, за счет которых они были приобретены, установленных единиц измерения, которая создается и действует в течение одного календарного года (например: “Бюджет Полугодовая подписка 2010 (газеты)“ и “Внебюджет Полугодовая подписка 2010 (газеты)“.

2. Проводить на 1 января следующего за отчетным годом сверку данных количественных и суммовых остатков периодических изданий и их движение (приход, расход) в библиотеке с учетными данными бухгалтерского учета.

3. Оформлять данные сверки в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов за подписью работника библиотеки и ее заведующей, бухгалтера и главного бухгалтера.

Порядок списания периодических изданий, числящихся на забалансовых счетах, аналогичен порядку списания объектов библиотечного фонда, числящихся на балансе учреждения. Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением перечня списываемых периодических изданий. В акте на списание указывать причины исключения изданий из состава библиотечного фонда.

Поскольку получается, что количество периодических изданий ведется на счете 23 в условной оценке, а их стоимость списывается сразу на расходы, возникает проблема контроля у самого бухгалтера: все ли он поставил на забалансовый учет, не забыл ничего, что нужно оприходовать?

Суммы расчетов с поставщиками периодических изданий проверяется по первичным документам (приходным накладным, счетам-фактурам и т.д.), актам сверки с организациями. Поэтому рекомендуется установить правила дополнительного контроля с библиотекой. В течение отчетного периода проводить сверку данных количественных и суммовых остатков периодических изданий в библиотеке с учетными данными бухгалтерского учета в конце каждого периода (период — годовой, полугодовой или квартальный, в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов, движения периодических изданий).

Г.В.Мокрецова

Доцент

кафедры “Бухгалтерский учет,

анализ и аудит“

ГОУ ВПО “ВятГУ“,

главный бухгалтер

Подписано в печать

01.04.2010

Финансирование » Разъяснения классификатора