Причины недостачи на складе

Недостача денежных средств в магазине — одна из самых неприятных ситуаций, существенно влияющих на отношение работодателя к своему рабочему персоналу.

Такое нарушение подразумевает обнаружение разницы между реальной стоимостью товаров, зафиксированной в бухгалтерских документах, и фактической, которую владелец магазина на самом деле имеет.

Существует два распространённых метода выявления недостачи. Это оценка розничной цены и расчёт по стоимости закупки. В обоих методах убыток хозяев исчисляется в денежных единицах, вне зависимости от того, что именно было утрачено — товар или денежные суммы.

Основные причины недостачи

Главная неприятность для работодателей заключается в том, что потери на самом деле

оказываются больше товарной стоимости. Ведь к этой стоимости можно отнести и упущенную прибыль, которую бы получил магазин, окажись товар на прилавке.

Но не всегда виноват именно рабочий персонал. Совершенно необязательно, что причиной убытка является воровство или другие, уголовно наказуемые и осознанно совершаемые работниками, махинации.

Другими причинами, приводящими к ошибкам в учёте товара, влияющим на прибыль и, соответственно, появление недостачи, может быть:

  • Занижение цены. Такое случается, если работодателем не отлажен механизм формирования окончательной стоимости товара. Если в магазине активно используется система скидок, она и является главной причиной занижения. В этом случае при ревизии необходимо учесть разницу между первоначальной и скидочной стоимостью.
  • Невнимательность кассиров к содержимому тележек. Покупатели укладывают более тяжёлые пакеты на дно тележек, что требует от работников магазина предельной внимательности при взимании стоимости товара и проверке его количества.
  • По недосмотру в бухгалтерских документах не учитываются списанные на нужды магазина товары. Если какой-либо предмет (товар) не был своевременно списан, его обязательно включают в недочёт при проведении годовой или квартальной ревизии. В результате работодатель вводится в заблуждение относительно размеров убытка.
  • Также могут не списываться повреждённые товары (закупленные с дефектами или утратившие целостность в результате хранения). Такой товар должен быть зарегистрирован и списан (оформляется специальный бланк по форме 13).
  • Не исключены ошибки и при инвентаризации. Работник может случайно ошибиться и не учесть какие-то товары, находящиеся на полках.
  • Но даже при правильном подсчёте не исключены ошибочные данные, которые вносятся в отчёт при указании инвентарного номера и закупочной стоимости. Лучшим выходом из ситуации будет внеочередная проверка, чтобы исключить вероятность недостачи.
  • Ещё одна ошибка связана с просрочкой. Товар не списывается должным образом (не оформляется соответствующий бланк) и засчитывается, как недостача.
  • Неотлаженность контроля новых поставок. В этом случае товар оплачивается, но его забывают сосчитать и произвести инвентаризацию. Новая партия попросту лежит на складе и её не учитывают при общих расчётах.

Ответственность продавцов

Последствия недостачи для продавцов зависят от составления основных документов —

акта (отчёта) об инвентаризации и договор о коллективной материальной ответственности.

Также важно, сможет ли обвиняемый работник доказать свою непричастность или нарушения со стороны работодателя (например, не были созданы все условия для нормальной работы и сохранности вверенных ценностей).

Согласно 243-й статьи ТК полная материальная ответственность для работника наступает в следующих случаях:

  • если такая ответственность наложена на работника положениями трудового законодательства (работник занимает определённую должность, указанную в законе) или отдельным коллективным договором;
  • ущерб был нанесён не при исполнении трудовых обязанностей (прекрасный пример такого нарушения — это использование служебного транспорта в нерабочее время лицом, которому этот транспорт доверен согласно должностным обязанностям).

То есть, отвечать за недостачу может исключительно работник, несущий материальную ответственность.

Возможные взыскания

Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада. Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК). При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.

Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:

  • Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
  • Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.

Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.

Особенности взыскания

Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том

случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.

Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.

Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:

  • По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
  • У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
  • Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
  • Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
  • Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
  • Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.

Как получить больничный в поликлинике — узнайте подробную информацию у нас!
Если вас отправили в командировку в выходной день, то полезные сведения по этому вопросу вы прочтете в нашей статье.
Работающим пенсионерам будет полезен наш подробный материал.

Как доказать свою невиновность?

Если продавец уверен в своей невиновности, он должен обратиться в суд с просьбой разобраться в сложившейся ситуации. Поскольку рассмотрение такого дела является достаточно сложной процедурой, лучше всего прибегнуть к помощи профессионального юриста, который поможет составить заявление и собрать все доказательства невиновности.

Если сотрудник непричастен к недостаче, но его шантажирует руководство, принуждая к выплате возмещения (компенсации) убытка, он вправе обратиться в местное отделение полиции с жалобой на злоупотребление руководителей своим положением.

Необходимо самостоятельно контролировать процесс проверки (ревизии). В ней принимают участие только специально обученные люди. Составленный акт подписывается лицом, несущим материальную ответственность. Например, кассиром. Если ревизия проводилась с нарушениями процедуры (в ней участвовали люди, не имеющие на это права, или не был оформлен акт), сотрудник также имеет право на обращение в суд.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно. Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

А. Дорохова, CAP, ДипИФР,

профессиональный бухгалтер РК

КАКИЕ ПРОВОДКИ НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ ПРИ НЕДОСТАЧЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ?

Сотрудник фирмы увольняется, он является материально-ответственным лицом. При инвентаризации обнаружилась недостача ТМЗ, сотрудник готов уплатить недостачу. Как можно оформить в 1С этот момент, и на какие проводки ссылаться?

Нормативная база. В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства от 14 октября 2011 года № 1172, выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки — доходом и подлежат оприходованию, недостачи — расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами в соответствии с Законодательством.

Положения Трудового кодекса. Согласно статье 160 Трудового кодекса сторона трудового договора, причинившая ущерб (вред) другой стороне, возмещает его в соответствии с Трудовым кодексом и иными Законами РК.

В трудовом, коллективном договорах может конкретизироваться материальная ответственность работника и работодателя.

Прекращение трудового договора после причинения ущерба (вреда) не влечет за собой освобождения стороны трудового договора от материальной ответственности по возмещению причиненного ущерба (вреда) другой стороне.

Согласно статье 161 Трудового кодекса материальная ответственность стороны трудового договора за ущерб (вред), причиненный ею другой стороне трудового договора, наступает за ущерб (вред), причиненный в результате виновного противоправного поведения (действия или бездействия) и причинной связи между виновным противоправным поведением, и причиненным ущербом (вредом), если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными Законами.

Работник несет материальную ответственность перед работодателем:

1) за ущерб, причиненный утратой или повреждением имущества работодателя;

2) за ущерб, возникший в результате действия (бездействия) работника.

Материальная ответственность работника за причинение ущерба работодателю, ее пределы, порядок возмещения ущерба определяются в соответствии со статьями 165-169 Трудового кодекса.

В бухгалтерском учете возмещение недостачи по результатам инвентаризации за счет материально-ответственного лица отражается следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет

Кредит

Описание операции

1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

1300 «Запасы»

Списание запасов за счет виновного лица (работника) по недостаче

1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

1420 «НДС»

Корректировка НДС, ранее отнесенного в зачет за счет виновного лица

3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»

1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

Взыскание с виновного лица путем удержания из его зарплаты

1010 «Денежные средства в кассе»

1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»

1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»

Погашение недостачи виновным лицом (работником) путем внесения в кассу, на расчетный счет задолженности по недостаче

Положения Налогового кодекса. В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 258 Налогового кодекса НДС, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета по товарам в случае их порчи, утраты (за исключением случаев, возникших в результате чрезвычайных ситуаций).

Для целей статьи 258 Налогового кодекса порча товара означает ухудшение всех или отдельных качеств (свойств) товара, в результате которого данный товар не может быть использован для целей облагаемого оборота.

Под утратой товара понимается событие, в результате которого произошли уничтожение или потеря товара. Не является утратой потеря товаров, понесенная налогоплательщиком в пределах норм естественной убыли, установленных Законодательством.

Корректировка сумм НДС, относимого в зачет, производится в том налоговом периоде, в котором наступили случаи, указанные в пунктах 1 и 2 статьи 258 Налогового кодекса.

По ТМЗ, за исключением указанных в пункте 4-1 данной статьи, корректировка суммы НДС, отнесенного в зачет, производится в размере суммы НДС, определяемой путем применения ставки НДС, действующей на дату осуществления корректировки, к балансовой стоимости ТМЗ на эту дату.

В соответствии с пунктом 4-1 статьи 258 Налогового кодекса по отдельным активам, по которым наступили случаи, установленные подпунктами 1 — 3 и 7 пункта 1 настоящей статьи, корректировка суммы НДС, отнесенного в зачет, производится в порядке, установленном настоящим пунктом. При этом для целей настоящего пункта к отдельным активам относятся построенные (созданные) плательщиком НДС ОС, нематериальные активы, инвестиции в недвижимость.

Следует обратить внимание, что удержания из зарплаты производятся на основании статьи 137 Трудового кодекса, согласно которой удержания из зарплаты работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных Законами.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.

Общий размер ежемесячного удержания не может превышать 50% причитающейся работнику зарплаты.

Верховный Суд рассмотрел в апелляционном порядке дело о возмещении ущерба, причиненного работниками нанимателю при исполнении трудовых обязанностей.

Обстоятельства дела таковы. По результатам проведения годовой инвентаризации на складе организации была выявлена крупная недостача оборотной продукции (отходы меди) на сумму более 30 000 бел. руб. Наниматель обратился в суд с иском о взыскании ущерба, причиненного недостачей, расходов по уплате госпошлины за подачу иска. В качестве ответчиков в иске названы начальник участка переработки отходов и тары и кладовщик 5-го разряда этого же участка. К должностным обязанностям обоих относится прием и хранение материальных ценностей. С указанными лицами заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Впоследствии в ходе рассмотрения дела судами первой и второй инстанции в качестве соответчиков были привлечены и некоторые другие работники. Их вина в причинении ущерба была доказана, однако в иске к ним было отказано в связи с пропуском годичного срока для обращения в суд <*>.

Суды первой и второй инстанции вынесли решение в пользу истца (нанимателя).

В качестве основного аргумента ответчики ссылались на то, что результаты инвентаризации являются неверными, поскольку весы на складе были неисправными и показывали неправильные значения как при взвешивании продукции при ее приемке и отпуске, так и во время проведения инвентаризации.

Кроме того, ответчики взаимно обвиняли в недостаче друг друга. Например, начальник участка утверждал следующее:

— он не является материально ответственным лицом и, в отличие от кладовщика, участие в приемке и отпуске ТМЦ не принимал, поэтому и не может отвечать за их недостачу;

— инвентаризация проводилась без его участия, поэтому ее результаты являются неверными, и др.

В свою очередь кладовщик заявлял, что без его ведома или в его отсутствие:

— начальником участка выписывались бестоварные накладные на внутреннее перемещение отходов меди на другие склады;

— начальником участка снимались с учета отходы меди, ранее принятые кладовщиком к учету;

— начальник участка принимал отходы меди без взвешивания и на учет не ставил, не уведомлял кладовщика о приходе ТМЦ и др.

Перечисленные доводы были исследованы судами всех инстанций во время рассмотрения дела и не нашли своего подтверждения. Верховный Суд также изучил материалы об отказе в возбуждении уголовного дела в отношении ответчиков и отметил, что отсутствие в их действиях состава уголовно наказуемого деяния основанием для освобождения от материальной ответственности не является.

Судом установлено следующее:

— работники причинили нанимателю ущерб, который выразился в виде недостачи оборотной продукции, выявленной по результатам проведения годовой инвентаризации и двух судебно-бухгалтерских экспертиз;

— работники при исполнении трудовых обязанностей допускали противоправное поведение, которое выразилось в нарушении правил учета, приемки и отпуска, хранения и перемещения оборотной продукции;

— ущерб возник в силу того, что работники ненадлежащим образом исполняли свои должностные обязанности;

— присутствует вина работников в причинении ущерба.

Таким образом, имеются все условия для привлечения работников к материальной ответственности <*>.

В итоге Верховный Суд вынес определение о возложении материальной ответственности на кладовщика и начальника участка, уменьшив размер ущерба за счет исключения НДС, и распределив ущерб между ответчиками с учетом конкретных обстоятельств дела и степени их вины в его причинении <*>. Апелляционные жалобы ответчиков оставлены без удовлетворения.

Инвентаризация основных средств (ОС) выполняется в любой организации с определенной периодичностью. Регулярное проведение подобных ревизий способствует повышению качества учетной деятельности на предприятии.

Кроме того, основные средства, как правило, относятся к категории ценных активов внеоборотного характера. Соответственно, грамотный учет данных объектов в существенной мере предопределяет финансовое благополучие компании.

Однако проверка количественного и качественного состояния ОС на предприятии должна осуществляться в строгом соответствии с нормативными инструкциями – только так можно обеспечить достоверность итогов проведенной ревизии.

Надо отметить, что выявление фактов недостачи ОС нередко происходит по результатам регламентированной инвентаризации. Подобные ситуации должны вызывать адекватную реакцию руководства соответствующей организации.

Прежде всего, необходимо выяснить причины обнаруженной недостачи, попытаться установить обстоятельства и реальных виновников произошедшего.

Кроме того, любой факт несоответствия между сведениями бухучета основных средств и фактическим положением дел в этой области должен быть документально зафиксирован и надлежащим образом проведен через учетную систему предприятия.

Следует детально рассмотреть, что считается недостачей ОС, как должен реагировать руководитель, если таковая выявлен по итогам совершенной инвентаризации, каким образом учитывается и списывается стоимость ненайденных (утерянных) объектов.

Что это такое?

Результаты проводимой инвентаризации иногда обнаруживают, что объекты ОС, которые формально числятся на балансе организации, фактически отсутствуют.

Иными словами, между данными учета и реальным положением дел выявляются расхождения отрицательного характера.

Такие ситуации принято называть недостачами. Практика показывает, что они возникают не только по товарно-материальным ценностям, но и по некоторым категориям внеоборотных активов.

Если говорить о недостачах основных средств, то на каждом конкретном предприятии они могут быть вызваны совершенно разными причинами.

Банальные ошибки и сбои в системе бухучета, халатность ответственных лиц, злонамеренные действия отдельных сотрудников организации или сторонних субъектов – все это может привести к ситуациям, при которых имущественные объекты, фигурирующие в учетных регистрах, на самом деле не будут обнаружены при инвентаризации.

Как правило, подобные случаи в организации считаются экстраординарными, поскольку речь идет об основных средствах, имеющих значительную стоимость.

Их утрата может очень дорого обойтись собственникам компании.

Что делать работодателю, если выявлена при инвентаризации?

Когда инвентаризационная комиссия завершает свою работу, она составляет и утверждает следующие документы:

  • сличительная ведомость (акт сравнения результатов ревизии с данными учета);
  • акт установленных несоответствий (недостач, излишков);
  • итоговый акт, закрепляющий результаты проведенной инвентаризации.

Оформление вышеперечисленных бумаг считается основанием для надлежащего отражения итогов выполненной ревизии в соответствующих регистрах бухучета.

Если по результатам описи ОС выявляются некоторые расхождения – как положительного, так и отрицательного характера, – субъекты, официально несущие ответственность за сохранность конкретного имущества, обязаны предоставить руководству письменные пояснения о причинах установленных несоответствий.

Иными словами, ответственное лицо должно обосновать как недостачи, так и излишки основных средств, которые выявлены проведенной инвентаризацией.

По фактам недостачи объектов ОС составляется акт списания, имеющий установленную форму. Данный акт дополняется соответствующей бухгалтерской справкой.

В указанных документах отражаются следующие сведения:

  • причина (основание) выбытия объекта ОС;
  • размер начисленной амортизации по выбывшему объекту;
  • остаточная стоимость имущества, фактическое отсутствие которого подтверждается ревизией;
  • величина дооценки объекта (при условии проведения его переоценки).

Если установлен субъект, виновный в обнаруженной недостаче, обязательно документируются следующие сведения:

  • личные данные (ФИО, должность) субъекта;
  • совокупная величина причиненной недостачи;
  • перечень документальных свидетельств, подтверждающих недостачу и виновность лица;
  • денежная сумма, подлежащая ежемесячному удержанию из заработка виновного субъекта.

Если виновник недостачи отказывается выплачивать ущерб, руководитель организации вправе обратиться в суд с исковым заявлением, содержащим требование о возмещении (компенсации) материального вреда.

Погашение стоимости причиненной недостачи будет осуществляться виновным субъектом при следующих обстоятельствах:

  • имеется документальное подтверждение виновности данного субъекта;
  • сотрудник признал собственную вину (в письменной форме);
  • инвентаризационная комиссия вынесла официальное решение (вердикт) о виновности данного субъекта;
  • руководитель оформил распорядительный акт, предписывающий удержать величину обнаруженной недостачи из заработка виновного сотрудника.

Какие проводки нужно отразить в бухгалтерском учете?

Бухучет недостающих ОС сводится к надлежащему списанию их стоимости.

Возможны два принципиальных варианта отражения недостачи таких объектов в бухгалтерском учете:

  • Списание стоимости недостающих объектов основных средств на уменьшение финансового результата компании.
  • Отнесение обнаруженной недостачи на лиц, виновных в её возникновении. Данная мера предпринимается по решению руководства.

Стоимость недостающих объектов ОС списывается с использованием следующих бухгалтерских проводок:

Операция Дебет счета Кредит счета
Первичная стоимость списывается 01 (по субсчету выбытия) 01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации 02 («Амортизация») 01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость списывается 94 («Недостачи») 01 (по субсчету выбытия)
Списание дооценки объекта 83 («Добавочный капитал») 94 («Недостачи)
Отнесение недостачи ОС на прочие затраты (если виновники не установлены) 91 94
Отнесение недостачи ОС на будущие доходы (если ущерб взыскивается с установленных виновников) 73 (по субсчету компенсации вреда) 98 («Будущие доходы»)

Пример

Исходные данные:

К примеру, перед оформлением годовой отчетности компания провела инвентаризацию основных средств, по результатам которой были обнаружены следующие недостачи:

  • Деревообрабатывающий станок (первичная стоимость – 42000 рублей, амортизация – 14 000 рублей, остаточная стоимость – 28 000 рублей). Виновники не установлены.
  • Персональный компьютер (первичная стоимость – 52000 рублей, амортизация – 16 000 рублей, остаточная стоимость – 36 000 рублей). Установлен виновный субъект – ответственный сотрудник.

Бухучет стоимости недостающего деревообрабатывающего станка осуществляется следующим образом:

Операция Сумма, рублей Дебет счета Кредит счета
Первичная стоимость списывается 42 000 01 (по субсчету выбытия) 01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации 14 000 02 01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость списывается 28 000 94 01 (по субсчету выбытия)
Отнесение недостачи на убыток 28 000 91 94

Бухучет стоимости потерянного персонального компьютера осуществляется следующим образом:

Операция Сумма, рублей Дебет счета Кредит счета
Первичная стоимость списывается 52 000 01 (по субсчету выбытия) 01 (по субсчету объектов в использовании)
Списание амортизации 16 000 02 01 (по субсчету выбытия)
Остаточная стоимость списывается 36 000 94 01 (по субсчету выбытия)
Отнесение недостачи на виновника 36 000 73 94
Отнесение разницы между рыночной ценой и остаточной стоимостью 16 000 73 98
Удержание ущерба из заработка виновника 52 000 70 73

Полезное видео

О порядке учета недостачи при инвентаризации, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Ревизия ОС, проводимая в соответствии с периодичностью и порядком, установленными нормативными инструкциями, эффективно способствует улучшению бухгалтерского учета.

Значительная стоимость внеоборотных активов заставляет ответственно подходить к выполнению данной задачи.

Обнаруженные недостачи имущественных объектов подлежат грамотному и корректному списанию, специфика которого зависит от наличия или отсутствия субъектов, виновных в установленной утрате.