Приказ 5309

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.
Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Положение о защите персональных данных
— Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.
3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.
Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.
Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.
Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.
Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.
Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.
Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Утверждены ли унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты? Подлежат ли они соблюдению физическим лицом – предпринимателем?

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты для предприятий (учреждений, организаций), а также разъяснения к ним утверждены Приказом Главного управления статистики Донецкой Народной Республики от 01.12.2016 г. № 143 и вводятся в действие с 01.01.2017 г. К ним относятся:

  •  № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;
  •  № Т-2 «Личная карточка работника»;
  •  № Т-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
  •  № Т-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)»;
  •  № Т-5 «Табель учета рабочего времени»;
  •  № Т-6 «Расчетно-платежная ведомость»;
  •  № Т-7 «Расчетная ведомость».
  •  по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Данные формы для ФЛП носят рекомендательный характер.

Материал подготовлен редакцией журнала «Налоговый советник»

Сноска. Утратил силу приказом Министра финансов РК от 21.09.2010 N 474.

В соответствии со статьями 270 и 379 Таможенного кодекса Республики Казахстан ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Внести в приказ Председателя Комитета таможенного контроля Министерства финансов Республики Казахстан от 16 января 2006 года N 24 «Об утверждении Правил заполнения и учета таможенного приходного ордера» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан 25 января 2006 года под N 4033, опубликован в газете «Юридическая газета» от 17 марта 2006 г. N 47-48 (1027-1028)) следующие дополнения и изменение:

в Правилах заполнения и учета таможенного приходного ордера, утвержденных указанным приказом:

в пункте 14:

после абзаца семьдесят первого дополнить абзацами следующего содержания:

«Код товара указывается на уровне товарной позиции ТН ВЭД, при выполнении нижеследующих условий:

если уплата совокупного таможенного платежа производится по специфической ставке;

При этом как один товар могут декларироваться товары, страна происхождения которых неизвестна либо происходящие из одной страны, классифицируемые в одной и той же товарной позиции.

Во всех остальных случаях код товара указывается на уровне товарной подсубпозиции ТН ВЭД.»;

в абзаце девяносто втором слова «, а также номер расчетного счета в национальной валюте таможни, РНН и наименование банка, в котором он открыт» исключить.

2. Комитету таможенного контроля Министерства финансов Республики Казахстан (Карбузов К-К.Ж.) обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его опубликование в официальных средствах массовой информации.

3. Настоящий приказ вводится в действие по истечении тридцати календарных дней со дня официального опубликования.

Информация Comments (0)

Кадровые документы, оформляемые кадровой службой любого предприятия, имеющие непосредственное отношение к кадровому делопроизводству, делятся на:

  • распорядительные документы по личному составу (по персоналу или кадрам)

  • учетные документы по кадрам (персоналу),

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия:

  • прием, перевод и увольнение сотрудников

  • предоставление отпусков

  • поощрения и взыскания

  • внесение изменений в трудовую книжку сотрудника (изменение записей, изменение фамилии и т.д.)

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 «об утверждении типовых форм первичного учета» утверждены следующие типовые формы приказов:

  • № П-1 — Приказ о приеме на работу

  • № П-5 — Приказ о переводе на другую работу

  • № П-6 — Приказ о предоставлении отпуска

  • № П-8 — Приказ о прекращении трудового договора

Приказ о приеме на работу (№ П-1) в кадровом учете, применяется для учета принятых на работу сотрудников и оформляется в отделе кадров на всех сотрудников. Завизированный начальником кадрового отдела или лицом, ответственным за принятие на работу, проект приказа в некоторых случаях служит пропуском в отдел (цех) для ознакомления с условиями работы. Согласие сотрудника с условиями труда, отметки о прохождении техники безопасности, противопожарному минимуму и любые другие отметки при необходимости проставляются на обратной стороне приказа. Подписанный руководителем (директором) организации приказ попадает в отдел кадров, на основании чего сотрудник кадровик заводит личную карточку и вносит необходимые записи в трудовую книжку, а бухгалтер открывает лицевой счет.

Приказ о переводе (№ П-5) применяется при оформлении перевода сотрудника из одного отдела (цеха, участка) в другой и оформляется сотрудником кадрового отдела в двух экземплярах, один из передается в бухгалтерию, а второй хранится в отделе кадров. Приказ визирует начальник отдела (цеха, участка) предыдущего и нового места работы и подписывает руководитель организации (предприятия), после чего отдел кадров ставит соответствующие отметки в личной карточке сотрудника, трудовой и других документах. На обратную сторону приказа заносятся отметки о не сданных материалах и других ценностях, которые числились за сотрудником по месту работы.

Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется при оформлении ежегодного и других видов отпусков, которые предоставляются сотруднику в соответствии с действующим законодательством Украины, графиком отпусков, контрактом, коллективным договором. Данный приказ подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем предприятия, оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в отделе кадров. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник кадрового отдела делает отметки в личной карточке сотрудника, а бухгалтерия производит расчет отпускных. При предоставлении неоплачиваемого отпуска рядом с указанием количества дней делается соответствующая отметка.

Приказ о прекращении трудового договора (№ П-8) применяется при увольнении сотрудника и оформляется работником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается начальником отдела (цеха, участка) и руководителем организации, первый экземпляр остается в отделе кадров, второй передается бухгалтеру предприятия. На основании этого приказа бухгалтерия осуществляет с работником.

Применение вышеуказанных форм не обязательно, однако желательно и удобно.

В настоящее время на предприятии приказы оформляются на отдельных листах (А-4), подшиваются в папки или в рукописном виде — в специальные книги приказов по кадрам, оформленные по форме, пронумерованные, под писаные руководителем и заверенные печатью.

Приказы по кадрам могут быть как индивидуальными (в отношении одного работника), так и групповые.

Все оригиналы кадровых приказов по личному составу хранятся в отделе кадров или у лица, уполномоченного приказом руководителя вести кадровое делопроизводство. Все приказы по личному составу заносятся в регистрационную книгу в хронологическом порядке.

К учетным кадровым документам предприятия относятся:

  1. Личная карточка

  2. Личное дело

  3. Штатно-должностная книга

  4. Алфавитная книга

  5. Алфавитные карточки

  6. Учетная книга бланков трудовых книжек

  7. Учетная книга движения трудовых книжек

  8. График отпусков

  9. Журнал учета отпусков

Личная карточка формы № П-2 — заводится на каждого сотрудника организации и заполняется на основании паспорта, документа об окончании учебного заведения, трудовой книжки, военного билета, все записи производятся без сокращений. На лицевой стороне карточки указывают полное наименование организации, табельный номер сотрудника, пол, номер личной карточки, а в графе «алфавит» — начальная буква фамилии сотрудника. Личные карточки сотрудников комплектуются согласно штатного расписания по структурным подразделениям, а внутри подразделений — по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. Записи личной карточки заверяет подпись сотрудника.

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

  1. опись документов

  2. заявление о приеме на работу

  3. копия приказа о приеме на работу

  4. личный листок по учету кадров

  5. автобиография

  6. копии документов об окончании учебных заведений

  7. копии свидетельств о рождении детей

  8. копии трудового контракта и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в хронологическом порядке в личном деле. Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.

Штатно-должностная книга ведется согласно штатного расписания организации для отслеживания вакантных должностей, как правило, заполняется карандашом.

Алфавитная карточка формы № П-3, оформляются на каждого сотрудника крупного предприятия с целью упрощения кадрового отдела с картотекой.

Учетная книга бланков трудовых книжек формы № П-9, в которую вносятся все операции, связанные с использованием трудовых книжек.

Учетная книга движения трудовых книжек формы № П-10, в которой регистрируются трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые при трудоустройстве от сотрудников, а так же новые трудовые книжки. Так же в этой книге указывается данные о выдаче трудовых книжек при увольнении, при этой выдаче сотрудник обязан поставить подпись и дату получения трудовой книжки.

График отпусков, согласно ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 № 504\96-ВР «Об отпусках» должен вестись на каждом предприятии с указанием в ней номера приказа которым работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а так же даты начала и окончания отпуска.

Кроме всего вышеизложенного, в отделе кадров для правильного оформления трудовых книжек сотрудников должны быть:

  1. печать отдела кадров

  2. штамп с указанием наименования организации

  3. штамп «Вкладыш выдан»