Принято к руководству или принято для руководства?

Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом. Всю свою сознательную жизнь Вы стремились к этому, стремились управлять. Вначале маленьким отделом, потом подразделением и вот Вас назначают на самый ответственный пост – руководителя компании! Или другой вариант. У Вас свой небольшой бизнес, который растет и развивается, Вы изначально руководитель фирмы.
Это только театр начинается с вешалки, а фирма начинается.… Нет, не с ресепшен офиса, а с начальника.
Каждое предприятие нуждается в грамотном управлении, которое должно быть направлено на эффективный выпуск производимого товара или услуги. Целью при этом является не только финансовая отдача от фирмы, но и качественные текущие цели, даже если они не ведут к получению прибыли.
Земля по представлениям древних держится на трех китах или слонах. Но мы то с вами с детства знаем, что Земля – шар, ну или почти шар, который вращается вокруг Солнца и управление компанией держится на гораздо большем количестве этих животных.
Каждая фирма представляет собой систему. Система это не простая, а управляемая. Команда специалистов для эффективной работы нуждается в управлении и без руководителя и организатора они просто не смогут работать. Для того, что бы название вашей фирмы не было синонимом выражения «Напрасный труд» нужно каждый день и каждую минуту рабочего времени трудиться над повышением эффективности труда и финансовой отдачи.
Никакое предприятие не может управлять само собой, им руководит система управляющего персонала – менеджеры компании.
Какие же трудности могут встретиться на пути управления?
Во-первых, в любой фирме, даже самой простейшей есть сотрудники, которыми порой трудно управлять;
Во-вторых, воздействие внешней окружающей среды на предприятие хоть и минимально, но оно тоже слабо поддается управлению;
В-третьих, при росте масштабов организации она становится все менее управляемой и сама начинает руководить целями начальника, пытаясь увести его от выполнения поставленных задач.
Управление компанией это, прежде всего, означает такое воздействие, которое бы способствовало достижения поставленных целей бизнеса в условиях изменчивой окружающей среды и без существенных потерь. Чаще всего цели, ставящиеся руководством фирмы это завоевание определенного сегмента рынка товаров или услуг или получение необходимой финансовой прибыли. По сути своей руководство заключается в сохранении устойчивости одних показателей и при этом роста других.

Функции системы менеджмента – управления предприятием


Первая и самая главная это – принятие решения. Именно это прерогатива начальника и именно с этого начинается управление. Самым сложным в этом является управление персоналом. Ведь человек это не машина и программное обеспечение в него не заложишь.
Вторая функция – это организация работы. После того, как руководитель принял какое-либо решение на ведущие позиции выходит правильное распределение полномочий между своими подчиненными, будь то заместители или начальники отделов.
Но, к сожалению, подчиненные не всегда точно и быстро выполняют возложенные на них обязанности. И тут появляется третья функция руководства – регулирования работ и контроля за их исполнением. Необходимость этого обуславливается иногда противоречием между различными указаниями, различные внешние воздействия и сбои в работе по независящим от исполнителей причинам. Организация обратной связи – от подчиненных к руководителю на следующем этапе работ становится одним из главных звеньев цепи грамотного управления. Она обеспечивает учет текущих работ и позволяет начальнику всегда держать руку на пульсе деятельности компании.

Подведем промежуточный итог. Вывод из всего выше сказанного напрашивается следующий: фирма будет успешно развиваться при грамотно поставленных целях, вовремя принятых решениях, правильной организации работы, осуществлении контроля за текущем исполнением поставленных задач.
Следующий вопрос, который сам собой возникает у будущего или нынешнего руководителя фирмы – каким же должен быть сам он? Какие методы и стили руководства можно и нужно применять для эффективного управления компанией? Какие требования ежедневно предъявляет жизнь к управленцу?
1. Руководитель должен быть психологом. Создание благоприятной обстановки на рабочем месте для каждого специалиста, обеспечение здорового климата в коллективе, налаживание прочного контакта между сотрудниками предприятия – все это способствует росту результативности и качества труда, способствует формированию творческой инициативы, дает не меньший, а даже больший производственный эффект, чем внедрение новейших технологий для механизации и автоматизации труда.
2. Главные человеческие качества руководителя это выдержка, вежливость, тактичность, самокритичность, самодисциплина, требовательность, чуткость – этот список можно продолжать бесконечно. Умение сдерживать проявления своего настроения, не допускать грубости в общении с подчиненными, умение объективно оценивать свою деятельность и деятельность своих сотрудников, критически оценивать свои недостатки – все это и многое другое способствует выработке правильного стиля руководства фирмой.
3. Профессиональная квалификация. Основательные знания в различных областях деятельности фирмы, экономические, управленческие, технические, политические знания и умения отличительные особенности начальника, хорошего начальника. Динамичная адаптация к быстро меняющимся условиям ведения бизнеса, повышение уровня умений, знаний и навыков способствует успешной работе всего коллектива.
4. Умение создать сплоченную команду вокруг себя – грамотный подбор кадров для продвижения и успешной работы компании. Из этого следует грамотная организация труда работников всех уровней, их мотивация для эффективной работы на своем рабочем месте и всей фирмы в целом.
5. Девизом начальника должно быть – «в любом случае есть возможность сделать лучше, чем было до сих пор», или «нет предела совершенству».
6. Цените свое время и время своих подчиненных. В этом вам поможет четкое изложение целей и задач, главной мысли, которую Вы хотите донести до своих сотрудников. Здесь вам пригодится так же умение слушать и не перебивать, организация своего рабочего времени и следование намеченному плану без существенных отступлений.
Каждый руководитель знает, что начальниками не рождаются, ими становятся. Благодаря, например, страстному желанию выбиться в начальники, но скорее всего благодаря лидерским качествам, заложенным в детстве, помноженным на образование, житейскую мудрость и приобретенный опыт.

Руководством было принято решение произвести своими силами в отношении автомобиля следующие работы: шумоизоляция кузова; застилка полов кузова металлическими листами; обшивка кузова изнутри деревом. Для этой цели необходимо приобрести материалы на сумму 30 000 рублей.
Как и на основании каких документов провести и учесть вышеуказанные затраты в бухгалтерском и налоговом учете?

14 июля 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В рассматриваемом случае имеет место не ремонт, а дооборудование автомобиля, приводящее к изменению первоначальной стоимости как в бухгалтерском, так и налоговом учете.

Обоснование позиции:

Налоговый учет

Согласно п. 2 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств (ОС) изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям.
К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
Расходы на реконструкцию и техническое перевооружение ОС в целях налогообложения прибыли увеличивают первоначальную стоимость объекта ОС и подлежат списанию через механизм амортизации в соответствии со ст.ст. 256-259.3 НК РФ.
Это правомерно и в отношении расходов, которые понесены в связи с достройкой, дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, техническим перевооружением, частичной ликвидацией ОС и суммы которых определяются в соответствии со ст. 257 НК РФ.
Вместе с тем указанные виды работ следует отличать от ремонта ОС.
В НК РФ, а также ГК РФ не содержится определение ремонта, в связи с этим необходимо обратиться к правоприменительной практике.
Так, в постановлении АС Московского округа от 28.01.2016 N Ф05-19696/15 судьи признали работы ремонтом, поскольку работы направлены на демонтаж старого оборудования (опор, кабеля и т.д.) и монтаж нового, аналогичного оборудования, соответствующего правилам технической эксплуатации и ГОСТа, и исключающего в связи с этим установку дополнительного или более мощного оборудования, отвечающего параметрам реконструкции объектов.
В свою очередь, в постановлении АС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 N Ф02-6375/15 указывается, что необходимо учитывать в том числе обстоятельства, в связи с которыми возникла необходимость проведения работ, то есть их цель (если произведенным работам предшествовала поломка основного средства, а целью данных работ являлось ее устранение, то такие работы следует квалифицировать как ремонт).
Главной целью ремонта является замена изношенных или неисправных деталей конструкции, устранение выявленных неисправностей, наличие которых делает затруднительной эксплуатацию основного средства. При этом новые детали, установленные на место изношенных, могут быть более современными и улучшать эксплуатационные характеристики самого объекта.
Факт замены неисправных деталей оборудования на новые (более современные) сам по себе не является квалифицирующим признаком модернизации (технического перевооружения), если данные изменения не привели к повышению производительности основного средства, на которое они устанавливаются.
Ремонт в первую очередь направлен на сохранение первоначальных характеристик основных средств, а модернизация, реконструкция, техническое перевооружение — на их увеличение (улучшение) или создание новых (изменение строительного объема и общей площади здания, вместимости, пропускной способности и т.д.) (постановление ФАС Уральского округа от 27.03.2014 N Ф09-731/14).
В результате любого ремонта не изменяются назначение объекта ОС, его технико-экономические параметры, технологическое или служебное назначение, не улучшается качество продукции, не увеличиваются производственные площади (постановление АС Северо-Западного округа от 29.01.2016 N Ф07-3927/15).
Целью модернизации (дооборудования) является улучшение первоначально принятых качественных и количественных параметров. При этом не имеет правового значения цель проведенной модернизации, во внимание должно быть принято существо проведенных работ (постановление АС Западно-Сибирского округа от 09.07.2015 N Ф04-21029/15).
Иными словами, в ходе ремонта осуществляется замена выбывших (по разным причинам) из строя частей, деталей новыми, при этом функции ОС не меняются, то есть такая замена не расширяет и не увеличивает возможности ОС и не улучшает его технических характеристик, если и происходит такое улучшение, то целью работ оно не является.
Отметим, что приобретение объектом новых качеств поставлено и в письмах Минфина России в один ряд с изменением технологического или служебного назначения объекта ОС, что относится к достройке, дооборудованию, модернизации и, соответственно, к увеличению первоначальной стоимости (смотрите, например, письма Минфина России от 22.04.2010 N 03-03-06/1/289, от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29).
Кроме того, Минфин России в письмах от 18.11.2016 N 03-03-06/1/67863, от 21.02.2012 N 03-03-06/1/94 указал, что если в результате установки оборудования на автомобиль произошло изменение технологического, служебного назначения объекта, связанное с повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами, то соответствующие работы следует квалифицировать для исчисления налога на прибыль организаций как дооборудование.
На наш взгляд, дополнительная шумоизоляция кузова, застилка полов металлическими листами и обшивка кузова изнутри деревом является дооборудованием, поскольку эти работы направлены не на сохранение первоначальных эксплуатационных характеристик, а на их улучшение, и такое улучшение в конечном итоге происходит.
То есть в рассматриваемом случае имеет место не ремонт, а дооборудование автомобиля, приводящее на основании п. 2 ст. 257 НК РФ к изменению первоначальной стоимости объекта амортизируемого имущества.
В любом случае такой подход исключает претензии налоговых органов по налогу на прибыль (учет расходов происходит не единовременно, а через амортизацию).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 14 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01) изменение первоначальной стоимости ОС, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.
В случаях улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта ОС в результате проведенной реконструкции или модернизации организацией пересматривается срок полезного использования по этому объекту (п. 20 ПБУ 6/01).
Согласно п. 27 ПБУ 6/01 затраты на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате модернизации и реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.).
Следовательно, главным критерием для признания расходов в качестве модернизации или дооборудования в бухгалтерском учете также является приобретение качеств, изменение эксплуатационных показателей и характеристик в результате выполненных работ.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расходы на модернизацию (дооборудование) объекта основных средств учитываются на балансовом счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а затем относятся на увеличение его первоначальной стоимости. Соответственно, при дооборудовании автомобиля стоимость материалов и работ следует отразить на счете 08 с последующим списанием на счет 01.
Документальное оформление подробно рассмотрено в рекомендуемом материале.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет реконструкции и модернизации основных средств;
— Энциклопедия решений. Изменение первоначальной стоимости основного средства в целях налогообложения прибыли (в случаях модернизации, реконструкции и пр.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

Типичная ситуация: приверженный и активный сотрудник теряет интерес к работе. Или лояльного подчиненного неожиданно переманивает конкурент. Причина том, что руководитель выбрал неверную стратегию управления.

Можно выделить 7 типов подчиненных и эффективные подходы к каждому из них. Определите тип сотрудника по его реакции на ваши основные функции: введение нового порядка, контроль и санкции.

ЛОЯЛЬНЫЙ

Когда руководитель разрабатывает новый порядок, лояльный сотрудник ему просто не мешает. Стремится узнать «букву» и понять «дух» каждого закона, поскольку собирается все исполнять и хочет знать, что от него требуется.

Реакция на контроль: относится спокойно, для него контроль — обычная техническая процедура.

Отношение к санкциям: и поощрение, и наказание принимает без особых эмоций.

КАК УПРАВЛЯТЬ? Лояльные сотрудники обычно беспроблемны, но у них нет горящих глаз, они не прикипели ни к боссу, ни к работе, ни к коллективу. Если другой работодатель предложит ему зарплату больше, он вас покинет, не задумываясь. Опереться на таких сотрудников в какой-то трудной ситуации вряд ли возможно. Поэтому лояльного сотрудника нужно переводить в приверженного.

Для этого необходимо перестать относиться к нему как к функции. Научитесь видеть в нем человеческое начало. Узнавайте, чего он хочет, к чему стремится, какие у него интересы и проблемы. Так вы начнете понимать его мотивацию и удовлетворите его с помощью рабочих заданий. Он почувствует интерес и будет благодарен за ваше внимание. Когда лояльный станет приверженным, он будет охотнее помогать и разделять ваши цели.

ПРИВЕРЖЕННЫЙ

Заботится о руководителе и создает условия для создания нового порядка. Иногда может непосредственно участвовать в создании порядка и помогает понять его другим сотрудникам.

Реакция на контроль: поддается контролю охотно, потому что это дает возможность показать руководителю сделанную работу.

Отношение к санкциям: и к кнутам, и к пряникам относится с благодарностью: любое внимание босса помогает работать.

КАК УПРАВЛЯТЬ? Одна из частых ошибок в управлении — забыть о приверженном, ведь он уже на вашей стороне. Но если не обращать внимания на такого сотрудника, он постепенно начнет спускаться до уровня лояльного, а потом и воюющего. Вам же останется недоумевать: «Такие результаты показывал раньше! Куда все подевалось?» Если хотите удержать приверженного, его нужно все время поддерживать, ставить в пример и воодушевлять.

ГИПЕРПРИВЕРЖЕННЫЙ

Навязчиво заботится о боссе, когда тот придумывает порядок. Цели у такого типа благие, но результат — не всегда. Все нововведения разъясняет на свой лад.

Реакция на контроль: активно поддается контролю, «тянет руку выше всех» в силу своей эмоциональности и потребности в обратной связи.

Отношение к санкциям: реагирует непредсказуемо. Поощрению будет радоваться, а в ответ на замечания может устроить истерику. Таких сотрудников опасно наказывать.

КАК УПРАВЛЯТЬ? С этими людьми всегда трудно, потому что с ними действует формула «дурак опаснее врага». Гиперприверженный все время вас поддерживает, но результаты от его действий — непредсказуемых, эмоциональных — часто отрицательные. Ему надо все разъяснять, ограничивать, удерживать от каких-то поступков. Часто с такими сотрудниками приходится расставаться, несмотря на то, что они на вашей стороне.

НЕДОВОЛЬНЫЙ

Пока руководство работает над новым порядком, ворчит. При оглашении новых правил стремится их просто узнать — его интересует только «буква», а ценность и цели его не волнуют.

Реакция на контроль: ведет себя по принципу Д`Артаньяна: «Над лошадью смеется тот, кто не может позволить себе смеяться над хозяином». Если по поводу указаний руководителя в личном контакте промолчит, то при общении с проверяющим выразит ему все возможное недовольство.

Отношение к санкциям: даже в случае поощрения находит причины для недовольства: «мало дали», «а у других иначе» и т.п.

КАК УПРАВЛЯТЬ? Самый сложный тип для управления, потому что поводы для недовольства всегда есть. Такой сотрудник часто обладает внутренней правотой, которую чувствует и начальник. И распространенная ошибка в том, что руководитель берется потакать сотруднику, когда тот только начинает проявлять обиду. Недовольный видит, что такое поведение дает ему определенные бонусы и начинает этим пользоваться. Часто возникают ситуации, когда босс вынужден не загружать недовольного и дать задания тем, кто не будет вступать в спор.

Бороться с недовольными в коллективе стоит в два этапа. Первый — сформируйте «силу безразличия». Будьте готовы в любой момент потерять всех сотрудников. Вы должны знать, что будете делать, если, например, недовольный завтра напишет заявление. Прорабатывайте заранее сценарий, как и где будете искать замену: аутсорсинг, фриланс, привлечение стажера. Второй этап — сделайте «силу безразличия» объективной. Подчеркните заменимость сотрудника: отдавайте ему не все заказы, привлекайте сторонних специалистов, новых сотрудников, которых можно обучать и т.д. В этом случае недовольный почувствует внутреннюю конкуренцию.

НЕИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ

Создает помехи руководителю, пока тот разрабатывает порядок, начинает всячески его отвлекать и придумывать разные «срочные» вопросы. При доведении порядка стремится сохранить свое право на незнание. Во время донесения порядка отвлекается, а потом, когда что-то упускает в работе, оправдывается, что «не знал».

Реакция на контроль: уклоняется, придумывая разные предлоги: сейчас не до этого, больничный, командировка.

Отношение к санкциям: от кнутов уклоняется любыми способами, понимая, что с каждым днем актуальность вопроса снижается и желание руководства наказывать ослабевает.

КАК УПРАВЛЯТЬ? Главное средство — усиливать контроль. Например, когда вы доносите новый порядок, первым после ознакомления пусть распишется неисполнительный. Так же и далее в работе — контролировать неисполнительного чаще и обстоятельнее, чем остальных.

ПЕРЕХВАТЫВАЮЩИЙ УПРАВЛЕНИЕ

Пока руководитель готовит порядок, перехватывающий управление переводит внимание коллектива на себя. Увлекает рассказами «а как в других компаниях» и готовит почву для недовольства теми установками, которые еще не придуманы. Стремится узнать все нововведения досрочно, потому что информация позволяет управлять.

Реакция на контроль: часто набивается на контроль досрочно, в связи с нежеланием выполнять все. Может прийти за десять дней до проверки проекта и рассказать, что у него уже «почти все готово», чтобы потом руководитель думал, что его можно и не спрашивать.

Отношение к санкциям: может обжаловать наказание либо заняться самосанкционированием — выступать с предложениями вроде «в качестве наказания я предпочел бы…».

КАК УПРАВЛЯТЬ? Такие сотрудники — инициативные и чуть более компетентные, чем нужно на их должности. У них есть «лишний ум», и если вы будете их за это наказывать, они легко превратятся в воюющих. Поэтому перехватывающего управление нужно загружать — и он будет этому рад. Таким способом его легко превратить и в приверженного.

ВОЮЮЩИЙ

На этапе создания нового порядка распускает слухи. Не зная, о чем будет идти речь, придумывает мифы и распространяет негатив. При внедрении нового порядка этот момент может начать менять «дух» порядка. Говорит примерно такими фразами: «ясно, для чего все это, как я и предполагал…» или «на самом деле, это значит…»

Реакция на контроль: фальсифицирует данные. Часто обманывает руководство, комментируя работу фразой «все нормально».

Отношение к санкциям: за санкции может устроить акцию возмездия руководителю — сдает налоговой, сбрасывает базу конкурентам. Причина и следствие у него в подобных вопросах не всегда имеют связь.

КАК УПРАВЛЯТЬ? В идеале попытки воевать нужно пресекать на ранних этапах. Если сотрудник ценный, можно общаться с ним честно: «Объясни, за что ты борешься, чего хочешь добиться?» Подумайте вместе, что его могло бы устроить, предложите бонусы взамен на то, что он станет воевать за вас. В этом случае вы дадите ему выбор: либо перейти на вашу сторону, либо уйти совсем. Избегание конфликта здесь не поможет: для воюющего это будет означать, что вы идете у него на поводу.

  • Следите за нашими мероприятиями. Посмотреть календарь мероприятий

  • Полезный контент (публикации, книги, summury, видео) вы найдёте в блоге и базе знаний

  • Подписывайтесь на YouTube канал, чтобы не пропустить обучающие видео.

  • Подписывайтесь узнавайте первым наши новости

#Типыподчиненных #менеджмент #8ступенейуправленческогоискусства #управлениеперсоналом #GeneratingGroup

Личные поручения

Любой форум секретарей и помощников руководителей выдает массу тем на запрос «личные поручения». Мои коллеги делятся самыми абсурдными или, наоборот, интересными заданиями в своей практике, жалуются или хвастаются. Там можно найти множество совершенно невероятных заданий, смешных и поучительных историй. �? все же единого мнения о том, имеют ли право личные поручения на существование и насколько личными они могут быть, среди секретарей нет.

О выполнении личных поручений мы и будем говорить в нашей статье.

ДАВНЫМ-ДАВНО

Однажды я попала на открытую конференцию для секретарей. Это было в самом начале моей карьеры, поэтому я с любопытством разглядывала своих коллег (огромный полный зал) и докладчиков. Внезапно одна из докладчиц задала аудитории вопрос: «Кто такой секретарь?» Ответы были следующими: «административный работник», «помощник», «копирайтер», «специалист по рекламе», «агент по недвижимости», «гувернантка», «переводчик»…

Я тогда плохо понимала, о чем говорит эта дама. Казалось, что она просто пытается зарядить аудиторию энтузиазмом.

С тех пор прошло лет восемь, наверное. За это время из собственного опыта и опыта своих коллег я узнала, что секретарь может быть также: репетитором, личным стилистом, психологом, баристой, бонной для собачки, специалистом по банковским операциям, диетологом, личным водителем… Список можно продолжать до бесконечности.

ЧТО ТАКОЕ Л�?ЧНЫЕ ПОРУЧЕН�?Я?

Прежде всего определимся с терминологией. Что мы и наши работодатели подразумеваем под термином «личные поручения»?

Секретарь или помощник руководителя занимается преимущественно обеспечением работы своего непосредственного начальника: ведет календарь, принимает гостей, оформляет документы, организует командировки, заказывает такси и VIP-залы и др. То есть делает работу руководителя более удобной, избавляя его от необходимости заниматься рутинными задачами или организацией различных мероприятий и процессов. Эти обязанности ни у кого не вызывают ни удивления, ни возмущения, потому что их проговаривают на собеседовании и прописывают в должностной инструкции.

Однако руководителю нужна помощь не только в работе, но и в организации собственной жизни за стенами офиса, поэтому он опять-таки обращается к своему секретарю: купить билеты, но не для командировки, а для отпуска; забронировать отель, но не для саммита, а для жены и троих детей; записать на прием, но не к мэру, а к парикмахеру… Но это и есть личные поручения, перечислять которые можно не просто долго, а бесконечно долго.

ТАК�?Е РАЗНЫЕ МНЕН�?Я

�? здесь мы с вами вступаем в очень деликатную сферу: должен ли помощник выполнять подобные поручения? Может ли он отказаться от каких-либо из них? Правильно ли поступает руководитель, когда «вешает» на своего секретаря всю свою семью с собаками, кошками и хомячками? Чем может быть обусловлено такое поведение шефа? Как нам совместить статус и обязанности специалистов высокого класса и выполнение поручений, которые многих моих коллег заставляют чувствовать себя прислугой?

Кто-то считает, что должен все это делать, дескать, недаром в названии должности присутствует слово «личный». Кстати, большинство специалистов по рекрутингу придерживаются того же мнения, правда, с определенными оговорками. Так, они считают, что выполнение подобных поручений должно быть обязательно указано в описании вакансии. Кроме того, примерный (полным он никогда не будет) перечень таких задач необходимо обговорить на собеседовании с кандидатом. Во-первых, это даст будущему помощнику более полное представление о работе и личности руководителя, а во-вторых, позволит работодателю уже на этом этапе определить, как кандидат относится к таким поручениям. Ведь всем понятно, что хорошо можно делать только то, что не вызывает возражения.

Большинство моих коллег с этим мнением согласны: предупрежден – значит вооружен. Я также считаю, что работодателю лучше быть честным. Сейчас в �?нтернете появились объявления о «секретарях с интимом», многих это возмущает, но зато профессионалы не станут откликаться на такие вакансии и потом тратить свое время и нервы на собеседование. То же самое и с личными поручениями: лучше сразу обозначить, с чем придется работать, чтобы ни соискатель, ни специалисты по подбору персонала, ни руководитель не тратили свое время. Конечно, можно до последнего скрывать, что в обязанности помощника входят выбор санаториев для любимой бабушки шефа и организация поездки к ветеринару с домашним пауком-птицеедом, но при этом следует помнить, что работник на испытательном сроке имеет право уйти без отработки.

Есть еще и такое мнение: если ваш руководитель является владельцем фирмы (следовательно, платит вам зарплату), то деваться некуда – нужно выполнять все личные поручения. А вот если он, как и вы, наемный сотрудник, то почему компания должна оплачивать услуги, которые вы оказываете лично ему, а не компании? Что ж, теперь поговорим об этом.

Не так давно мне позвонила коллега и стала жаловаться на собеседование. «Представляешь, – говорила она, – они не скрывают, что надо будет заниматься и его личными делами тоже. Вплоть до того, что если у него перед совещанием рубашка мятая, то нужно ее погладить!» «У них утюг или парогенератор?» – спросила ее я. «Что? Причем тут это? Такой ужас! Вот как бы ты к такому отнеслась?»

Действительно, как бы я к этому отнеслась с учетом того, что во время разговора зашивала на кофте начальника рукав? Да, этот работодатель мне явно импонирует, он на первом же собеседовании открыл все карты, на второе моя коллега времени тратить уже не будет.

Что ж, признаюсь: я спокойно отношусь к личным поручениям. Почему? Во-первых, меня никогда не просили о том, что шло бы вразрез с моими морально-этическими принципами или Уголовным кодексом Российской Федерации. Во-вторых, я предполагаю, что начальник просит меня о какой-либо услуге не потому, что хочет унизить или не знает, как еще проявить свою буйную фантазию, а потому, что ему это действительно нужно и попросить больше некого. Да, вот так просто.

Теперь о том, что касается работы помощника на личное благо руководителя, а не компании. �? впрямь, почему он, не оплачивая ваш труд из своего кармана, имеет право привлекать вас к решению личных, а то и семейных задач? Дело в том, что руководитель для любой компании – ключевое звено. От его решений зависит самое главное – прибыль компании. Как правило, собственники предоставляют высшему менеджменту множество преференций, в том числе и помощника, основная задача которого – сделать так, чтобы ничто не отвлекало шефа от управления компанией, а значит, увеличения ее прибыли.

ПОРУЧЕН�?Я, КАСАЮЩ�?ЕСЯ СЕМЬ�? ШЕФА

Кто-то возмущен тем, что помощник или секретарь часто берет на себя функции жены: покупает галстуки, гладит рубашки, нанимает домработницу, ищет няню детям. Будем честны: нас это возмущает особенно сильно, когда у шефа неработающая жена, которая мало того что непонятно чем занимается, так еще и билеты ей покупай, и на педикюр записывай.

Если у руководителя нет жены или она живет в другом городе, такие поручения воспринимаются куда более благосклонно. Что здесь важно помнить:

1. Не ваше дело, почему всем вышеперечисленным не занимается жена.

2. Никогда не обсуждайте ни с кем из работников и коллег сложившуюся ситуацию, ни в коем случае не высказывайте свое возмущение, не пытайтесь собрать сплетни и не распространяйте их. Возмущению нет предела? Так обидно, что слов нет – одни слезы? Для этого и существуют профессиональные форумы. Там огромное количество коллег, которые вас поддержат, утешат, найдут в вашем рассказе смешное, расскажут куда более жуткий случай из практики. �? там мы все анонимны.

Читая многочисленные форумы и общаясь с коллегами, я заметила также, что личные поручения самого руководителя особых нареканий не вызывают. Недовольство начинается, когда речь заходит о том, чтобы заниматься его семейными делами. Все эти стрижки собак, отправка тещи в Карловы Вары и забирание ребенка из школы – вот что действительно претит моим коллегам и заставляет их чувствовать себя служанками, а не специалистами.

�? здесь я не могу с ними не согласиться. Почему? Потому что основная задача секретаря – помогать своему руководителю эффективно работать. В этом случае покупка билетов на отдых вполне понятна: чем лучше шеф отдохнет, тем эффективнее он будет работать, стабильнее будет компания и надежнее будущее помощника. Записать руководителя к парикмахеру – это тоже стандартное задание. В самом деле, начальник (или начальница) может просто забыть об этом, а выглядеть хорошо для них действительно важно. Но вот по какой причине помощник должен записывать на маникюр жену руководителя (это не самый страшный случай – некоторые мои коллеги пишут курсовые и дипломные работы для жен своих начальников), мне непонятно. Какая от этого польза компании? Почему она сама не может этого сделать? То же самое касается детей. У них есть мама. А если ваш начальник – женщина, и мамы у ее детей «нет», потому что есть завод, которым надо руководить, то должна быть няня или гувернантка. Совмещать работу помощника и няни для детей ни у кого не получится.

Да и прав ли руководитель, когда настолько глубоко внедряет секретаря в жизнь своей семьи? Зачем вам знать о нем настолько много? На месте начальников я бы избегала подобной близости. На своем месте – секретаря руководителя – мне удается ее избегать, я и впредь буду стараться придерживаться подобной позиции.

Единственное, что я могу допустить в данной ситуации – это разовые просьбы. Помню, форумчане сильно возмущались тем, что одной моей коллеге довелось забирать из школы ребенка руководителя. На постоянной основе это, конечно, слишком. Но ведь иногда бывает форс-мажор. Легко представить себе ситуацию: мама и папа работают, няня заболела, бабушек и дедушек нет, друзья тоже работают. При этом шеф не может отменить важную встречу, но может отпустить с работы своего секретаря. Да, можно отказаться. Но ведь кто-то же должен забрать из школы ребенка. Скорее всего, за эту помощь начальник будет вам очень благодарен. Хотя, возможно, я так лояльна в этом случае только потому, что мне сразу становится жаль ребенка. Меня всегда забирали из садика последней, и я хорошо помню, как это ужасно.

В целом поручения, касающиеся семьи, следует выполнять, если вы понимаете, что:

— это разово;

— существуют непреодолимые обстоятельства, и кроме вас помочь некому.

Хотя опасность превратить разовые поручения в регулярные всегда существует. Но это заложено в человеческой природе: ни один нормальный человек не хочет ничего делать, он хочет лежать на диване с ноутбуком и котом. Поэтому как только жена вашего начальника поймет, что вас можно эксплуатировать и при этом можно на вас положиться, она тут же воспользуется ситуацией. Что делать, чтобы этого не произошло? Обязательно указать на то, что выполнение данных поручений в ваши обязанности не входит. Рассказать, сколько рабочих задач придется перенести для выполнения ее просьбы. Можно также выполнить задачу не слишком хорошо: записать на маникюр не к самому хорошему мастеру (отзывы о салонах красоты вам в помощь), забрать ребенка из школы, но вести себя так, чтобы он сам попросил папу/маму больше никогда вас за ним не посылать.

Группы поручений

Как правило, специалисты делят личные поручения на группы. Например: покупка билетов, организация отдыха, выбор и покупка подарков. Многие работодатели даже указывают такой перечень в объявлении о вакансии (молодцы, правильно делают). На самом деле поручений существует столь великое множество, что группировать их не всегда возможно. Но одно все же четко прослеживается: личные поручения делятся на те, которые можно выполнять, и те, которые выполнять нельзя. Да, именно так. �?менно «можно», а не «нужно». Почему? Потому что наша жизнь регулируется не только фантазией руководителя, но и Уголовным и Гражданским кодексами, а также морально-этическими принципами. Таким образом, если вас просят о чем-то, что идет вразрез с буквой закона или с установленной в обществе моралью, вы не только имеете право отказаться, но и должны это сделать.

КАК НЕ ПРЕВРАТ�?ТЬСЯ В СЛУЖАНКУ?

Куда больше моих коллег озабочены другим вопросом: как из высококлассного специалиста не превратиться в служанку? Действительно, сейчас очень много говорят и пишут о том, что секретарь – правая рука руководителя, лицо компании, должен иметь высшее образование, знать иностранные языки, быть проактивным… �? как-то не вяжется все это в сознании помощников с просьбами поливать цветы в квартире начальника во время его отпусков или, того хуже, звонить ему по утрам и будить. �? такие опасения, безусловно, понятны. Вы получили высшее образование (может, и не одно), имеете огромный опыт работы, талант организатора, владеете массой специальных знаний, и вместо того, чтобы все это применять на практике, ищете в �?нтернете футбольный мяч с символикой чемпионата для сына начальницы. Вполне естественно, что у многих помощников возникают мысли, что их не ценят и не оценят по достоинству уже никогда. Так ли это?

Недавно я наткнулась на интересную статью: девушка – помощник руководителя — описывала «кухню» своей работы, в том числе перечисляла множество крайне сложных, а порой и просто нелепых поручений своего руководителя. В общем, не позавидуешь. Комментарии оставляли и те, кто не верил ни единому слову, и те, кто прекрасно понимал, о чем идет речь, потому что сами выполняют аналогичные поручения. Но больше всего было тех, кто интересовался вопросом оплаты. Многие писали также, что за хорошую зарплату они бы с радостью делали все, что выполняет их коллега.

Мы, конечно, боимся стать служанками, но если наш труд хорошо оплачивается, этот страх значительно снижается. Я не знаю, к сожалению или к счастью, но труд, за который работодатель платит значительную сумму, он ценит намного выше. Думаю, это вполне оправдано, если вспомнить о том, что люди не склонны ценить то, что им досталось даром. Да и для помощника руководителя внушительная сумма на зарплатной карточке – первое и главное доказательство того, что его действительно ценят. Мы, как и все другие сотрудники, хотим двух вещей: хорошей зарплаты и уважения.

Поэтому если плата за ваш труд оставляет желать лучшего, а семья руководителя уютно устроилась на вашей шее, подумайте о том, чтобы или сменить работу, или попросить повышения заработной платы. У вас для этого есть все основания.

Помните, что материальное поощрение может быть и не в форме зарплаты или денег в конверте: хороший полис ДМС с включенной в него стоматологией, например, тоже отличное поощрение. Во многих компаниях есть компенсация обедов, мобильной связи и даже частичная оплата ипотеки сотрудников. Кроме того, если руководитель не забывает о подарках к праздникам и премиях, то тем самым делает жизнь своего помощника приятнее и легче, а значит, поднимает его боевой дух.

Уважение, доверие и благодарность

Уважение – та составляющая, без которой не хочет работать ни один помощник. То есть если придется, будет работать и будет работать хорошо, но вот получать удовольствие от работы и проявлять настоящую лояльность к своему шефу не будет никогда. В этом вопросе все мы хотим взаимности: нам нужен начальник, которого есть за что уважать, и чтобы он уважал нас и наш нелегкий и очень важный труд.

Большинство моих коллег говорят о том, что главное – это взаимоотношения с руководителем. Нет, в друзья никто не набивается. Но если секретарь видит, что начальник ему доверяет, хорошо к нему относится, не позволяет себе или кому-то другому унижать своего помощника, то он готов не только найти специалиста по обслуживанию аквариума, но и сам ухаживать за рыбками, пока такой специалист не будет найден.

Причем достигается это совсем простыми способами. Знаете, какие самые распространенные жалобы? «�? он/она даже «спасибо» не сказал(а)», «Я весь день потратила, а оказалось, что это уже не нужно». Если руководитель, давая поручения, не забывает сказать «пожалуйста», а принимая работу, говорит «спасибо» (даже если ему это уже не нужно), этого помощнику достаточно для того, чтобы не чувствовать себя униженным. В мире по-прежнему ничего не стоит так дешево и не ценится так дорого, как «спасибо».

Что касается мнения секретарей (и не только секретарей) о том, что они «занимаются ерундой», то скажем так: если руководитель дал вам какое-то задание, значит, для него это важно. �?ли он думает, что важно. Для нас это одно и то же. Понятно, что все мы хотим заниматься чем-то серьезным, организовывать международные конференции, принимать участие в выставках, готовить аналитические отчеты. Да мало ли кто и что любит. Но именно выполняя личные поручения шефа, вы зарабатываете самое главное – его доверие. Никто не позволит вам самостоятельно вести проект, если не будет уверен в ваших способностях. А как их проявить? «Пойти туда, не знаю куда и принести то, не знаю что» (поручение довольно частое и, естественно, не самое любимое). Как начальник сможет вам доверять, если вы отказали ему, когда нужна была помощь? Что такого, если в данный момент ему больше всего был необходим шоколадный торт из кондитерской у метро? Ну не бог весть что он вас просил купить, да и тортом наверняка поделится. Мой руководитель, например, делится.

Казусные ситуации

Мою коллегу руководитель попросила купить две бутылки самой дешевой водки. В ответ секретарь справедливо возмутилась некорректностью просьбы. «Понимаете, – сказала ей начальница, – мой кот использует диван как туалет. Я прочитала на форуме, что нужно поливать его потом водкой – это помогает. Но в ближайшем к дому магазине на меня уже с такой жалостью смотрят, что я не могу туда заходить. А начну объяснять – только хуже будет». Моя коллега, тоже кошатница, просьбу, конечно, выполнила, а способ спасения мягкой мебели запомнила и теперь радостно рекомендует страждущим.

ПЛЮСЫ �? М�?НУСЫ Л�?ЧНЫХ ПОРУЧЕН�?Й

Теперь о том, какие плюсы и минусы дает нам выполнение личных поручений руководителя.

�?так, плюсы:

  • вы зарабатываете доверие руководителя;

  • вы имеете возможность расширить круг своих обязанностей;

  • у вас появляется право на то, чтобы обратиться к шефу с личной просьбой (уйти с работы пораньше, поехать на семинар, поменять в приемной мебель и др.);

  • вы знаете о руководителе очень много и можете пользоваться этой информацией в личных целях (например, не пойдете просить повышения зарплаты, зная, что он накануне поссорился с женой);

  • вы приобретете бесценный опыт в тех областях, о существовании которых даже не подозревали (кто сказал, что вам не пригодится информация о том, где можно нанести на машину аэрографию в виде Белоснежки и семи гномов?);

  • вы познакомитесь с большим количеством людей, многие из которых станут вашими хорошими приятелями или даже друзьями;

  • вы научитесь договариваться, уговаривать, убеждать, манипулировать, шантажировать и т. д. по списку, чтобы шефу разрешили лететь в салоне самолета в обнимку с любимым пони;

  • вы приобретете уверенность в том, что ничего невозможного нет;

  • в итоге – то яркое незабываемое чувство победы, когда решена невероятно сложная задача;

  • учитывая все плюсы, вам никогда не будет скучно.

Минусы (коих немало):

  • всегда есть риск, что вас начнут эксплуатировать нещадно для оплаты счетов за квартиру и подготовки уроков ребенку;

  • страшно обидно, когда ваши усилия не оценены по достоинству (риск, что специалиста не оценят, есть всегда);

  • личные поручения начинают отнимать столько времени, что некогда заниматься текущими задачами, из-за чего у вас постоянные переработки (просите себе помощника для выполнения «технических» задач);

  • помимо чувства, что все возможно, у многих моих коллег возникает безотчетный страх, что однажды они не справятся;

  • «Сколько уже можно жить чужой жизнью, когда же начнется моя собственная?»

Но при этом на семинарах и форумах не так много жалоб и слез – все больше шуток и веселья.

�? мне понятно почему. Ну не умеют долго унывать люди, которые могут:

  • организовать сафари в Африке;

  • зафрахтовать самолет;

  • найти таксидермиста;

  • сшить для шефа ростовую куклу;

  • обустроить на даче начальника зоопарк;

  • собрать документы для усыновления ребенка;

  • показать дочке шефа ночные клубы Москвы;

  • купить лодку для академической гребли и четыре тонны кофейной шелухи;

  • разучить с начальником вальс для свадебного танца;

  • позвонить жене шефа и сказать, что он с ней не разговаривает;

  • прочитать роман «Сто лет одиночества» и пересказать его шефу своими словами и многое-многое другое.

Как относиться к личным поручениям руководителя, каждый помощник решает сам. Те, кто выбрал эту профессию, прекрасно знают, что от них ждут не только профессионализма и лояльности, но и настоящих чудес. А вместо волшебной палочки у нас есть терпение, фантазия, коммуникабельность и множество профессиональных секретов мастерства.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

�?сточник: «Секретарь-референт» №9 2014