Работа с дебиторской задолженностью


Взыскание дебиторской задолженности методы, обращение взыскания

Различные всплески на мировых рынках нарушают планы ведущих свой бизнес предпринимателей. Экономический кризис часто приводит не только владельцев крупных компаний, но и мелких предпринимателей к ситуации, когда у них возникают должники среди разорившихся, пришедших к банкротству компаний и юридических лиц.

Тем не менее, финансовые обязательства остаются в силе. Любой договор содержит в себе условия погашения дебиторской задолженности, что неизменно ведет должника к обязанности выплатить ее, а компанию, выдавшую займ, к необходимости получить свои финансовые средства согласно договору. Неисполнение договорных обязательств может привести не только к потере личных финансовых средств компании, но и создания целой цепи кредиторов, когда из-за неполучения своих займов, вы становитесь также должником какой-либо другой компании-кредитора.

Методы взыскания дебиторской задолженности

Есть несколько методов и инструментов воздействия на контрагентов, предусмотренных действующим законодательством, для взыскания таких задолженностей в соответствии с буквой закона. При этом можно воспользоваться специализированными фирмами, предоставляющими данный вид юридической помощи, что значительно упростит процесс возврата долгов, включая и проценты. Согласно ГК РФ по ставке рефинансирования кредитор имеет полное право на изыскание суммы набежавших процентов, однако если рассматривать более подробно, то ставка рефинансирования процента значительно ниже уровня годовой инфляции. Есть всего несколько способов, которые могут помочь взыскать с должника образовавшуюся задолженность.

Рекомендуем видео по данной теме:

Нагнетание давления, в котором могут использоваться на законном основании такие методы, как:

  • переговоры в телефонном режиме;
  • рассылка электронных писем на адрес должника;
  • отправка письма по факсу или официального почтового письма;v
  • оформление претензии с требованием погашения долгов на законных основаниях, если таковые имеются;
  • проведение переговоров о способах и сроках оплаты задолженности;
  • обращения за помощью в коллекторские фирмы или обращение с иском в судебные органы.

Предложение о сотрудничестве также может решить эту проблему, если предложить должнику посильную помощь, которая станет способом возврата долга. Приостановка или полный разрыв деловых взаимоотношений. Такой метод будет полезен, если контрагент находится в определенной степени зависимости от вашей фирмы. Проведение взаимовыгодных расчетов, при котором возможно полностью или частично погасить задолженность, например, при помощи товарообмена или доступных способов.

Возврат долгов через суд

Несмотря на широкий спектр возможного воздействия на кредиторов, часто единственным способом решения конфликта является составление искового заявления в суд. Здесь все будет зависеть от добросовестности контрагента, который еще в досудебном порядке может предложить погасить просроченную задолженность, что приведет к положительному результату и не доведет дело до суда. Однако если руководство организации-кредитора подает иск в Арбитражный суд и выдвигает требования по возврату дебиторской задолженности, то важно удостовериться в наличии всего перечня документов, доказывающих наличие данного факта.

Это:

  • юридически верно составленный договор с фирмой;
  • непогашенные счета на оплату;
  • приходные и расходные накладные;
  • копия претензии, которая еще до составления иска должна быть направлена должнику;
  • квитанции о почтовых переводах и оплатах и любые документы, подтверждающие наличие долга;

При составлении иска обязательно указывается полная сумма задолженности, включая проценты и сумму штрафа, если таковой предусмотрен в составленном договоре. После вынесения положительного решения суда, полученный исполнительный лист станет законным основанием для взыскания денежных средств в банках, в которых имеются открытые счета должника или на обращения к приставам. Сотрудники таких фирм находят способы и источники погашения долгов при помощи ареста имущества.

А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)

Б) Написание писем:

– перечень документов для клиента,

– для подтверждения ДЗ,

– взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

В) Встречи с клиентами

Г) Ведение переговоров:

– общие правила,

– определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

– варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,

– варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,

– определение периодичности звонков

Д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)

С должниками следует постоянно поддерживать контакт:

– высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

– вести телефонные переговоры

– личные встречи с руководством должника,

– предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

– применение штрафных санкций,

– предложения о проведении взаимозачетов,

– реструктуризации долга,

– продажа задолженности,

– инициация процедуры банкротства и др.

Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости.

Алгоритмы и рекомендации по взысканию дебиторской и кредиторской задолженности

Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.

Обращаются в суд в следующих ситуациях:

– должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;

– должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

– дебитор находится в предбанкротном состоянии.

3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):

– Пенсионного фонда РФ,

– Федеральной налоговой службы,

– Федеральной миграционной службы,

– арбитражных судов,

– приставов

– сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)

– «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)

Меры воздействия для должников:

1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:

– налоговой,

– антимонопольной,

– трудовой,

– миграционной и.т.д.

2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:

– объекты недвижимости

– автотранспортные средства,

– личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.

3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»),

– привлечение судебных приставов и ОБЭП,

– заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя

– использования процедуры обеспечения исковых требований

– информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.

– наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах

4. Создание угрозы репутации:

страхование кредитов как способ свести к минимуму возможные потери.

5.10 Кредиторская задолженность — задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить.

Кредиторская задолженность возникает в случае если дата поступления услуг (работ, товаров, материалов и т. д.) не совпадает с датой их фактической оплаты.

Кредиторская задолженность — это задолженность данного предприятия другим предприятиям и лицам: по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, поставщикам, подрядчикам, персоналу и другим кредиторам. В широком смысле к кредиторской задолженности можно отнести также и задолженность банкам и другим предприятиям по погашению полученных от них кредитов и займов (как краткосрочных, так и долгосрочных).

При анализе следует выявить неоправданную кредиторскую задолженность.

К ней относятся:

— просроченная задолженность поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

— задолженность поставщикам по неотфактурованным поставкам.

Такая задолженность возникает, если предприятие получает от поставщиков материалы, а расчетные документы за них еще не поступили ни в данную организацию, ни в банк, обслуживающий ее.

Следует установить динамику кредиторской задолженности, рассмотреть ее состав по данным аналитического учета организации, а также выяснить сроки ее возникновения.

Невостребованная кредиторская задолженность, по которой истекли сроки исковой давности, составляющие три года, присоединяется к прибыли данной организации.

По данным аналитического учета следует подробно рассмотреть прочую кредиторскую задолженность. Так же, как и прочая дебиторская задолженность, она состоит из различных статей расчетов как товарного, так и нетоварного характера. Прочая кредиторская задолженность включает невостребованные депонентские суммы, задолженность по претензиям и др.

При анализе прочей кредиторской задолженности следует рассмотреть ее состав, сроки ее образования, причины возникновения задолженности.

Показателями, характеризующими кредиторскую задолженность, являются следующие.

Это абсолютный показатель просроченной кредиторской задолженности, который отражается в приложении к балансу (ф.5). Он показывает величину задолженности, по которой истек трехмесячный срок после даты ее погашения.

Относительным показателем является коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности, который отражает количество оборотов этой задолженности в течение определенного периода.

Другим относительным показателем является период погашения кредиторской задолженности, иначе — продолжительность ее оборота в днях. Он определяется по следующей формуле:

Число дней в данном периоде (в году — 360) делить на оборачиваемость кредиторской задолженности(количество оборотов за данный период).

Если предыдущий показатель выражается отвлеченным числом (количеством оборотов) то последний показатель измеряется в днях. Оба они характеризуют оборачиваемость кредиторской задолженности.

В бухгалтерском учёте принято выделять несколько видов кредиторской задолженности:

задолженность перед поставщиками и подрядчиками;

задолженность перед персоналом организации;

задолженность перед внебюджетными фондами;

задолженность по налогам и сборам;

задолженность перед прочими кредиторами.

Наличие кредиторской задолженности не является благоприятным фактором для организации и существенно снижает показатели при оценке финансового состояния предприятия, платежеспособности и ликвидности.

Наиболее распространенный вид кредиторской задолженности — задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материально-производственные запасы, оказанные услуги и не оплаченные в срок работы.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Как уже отмечено, после окончания календарного года перед составлением годовой отчетности организации обязаны произвести инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (в том числе с банками, с бюджетом и с обособленными подразделениями организации).

В ходе инвентаризации путем документальной проверки необходимо установить, в частности, правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности, включая суммы кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

СПИСАНИЕ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В СВЯЗИ С ИСТЕЧЕНИЕМ СРОКА ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, являются внереализационными доходами организации согласно пункту 18 статьи 250 НК РФ и относятся на финансовые результаты.

Поэтому списание кредиторской задолженности должно производиться своевременно, поскольку несвоевременное списание кредиторской задолженности может быть расценено налоговыми органами как сокрытие или не учет внереализационных доходов организации.

«78. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации».

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Списанные суммы кредиторской задолженности (с учетом НДС) согласно пункту 8 ПБУ 9/99 включаются в состав прочих доходов. Такие прочие доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок исковой давности.

Дата публикования: 2015-01-26; Прочитано: 167 | Нарушение авторского права страницы

 

Автор: Дудин Алексей

Юрист, бизнес-консультант

Персональный сайт: www.adudin.ru

Статья опубликована:

Управление дебиторской задолженностью тема для современного бизнеса более чем интересная. С одной стороны грамотная работа с дебиторской задолженностью способствует повышению прибыльности и рентабельности бизнеса, а с другой стороны — это залог экономической безопасности предприятия. В связи с этим того какая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами на предприятии будет создана, зависит будет ли предприятие эффективным и стабильным.

Как управлять «дебиторкой»?

В отличие от производственных запасов и незавершённого производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятых в организации принципов продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) с последующей оплатой, т.е. в кредит. С учётом этого обстоятельства, решение проблемы управления дебиторской задолженностью на первый взгляд, кажется, лежит на поверхности — ведь что бы не было «дебиторки» надо работать только по предоплате. Безусловно отказ от кредитования своих клиентов весьма эффективен, но к сожалению, подобное решение редко когда модно воплотить на практике. Иногда в силу внешних факторов, например, специфики рыночной конъюнктуры и конкурентной среды, иногда в силу внутренних факторов, например, недостаточной компетентности сотрудников курирующих продажи. В связи с этим наиболее рациональным будет не отказ от работы на условиях отсрочки платежа, а построение эффективной системы управления дебиторской задолженностью.

Зачастую возникает вопрос, а чем же всё-таки необходимо управлять? Единственно верный ответ — сотрудниками. Дело в том, что как бы мы не хотели управлять непосредственно товарами или денежными средствами, реальное воздействие мы можем осуществлять только на наших работников, побуждая или заставляя их выполнять определённые действия, либо наоборот воздержаться от таковых. Поэтому, применяя процессный подход, можно сказать, что система управления — это совокупность взаимосвязанных и согласованных друг с другом процессов, позволяющих организации добиваться запланированных результатов. В связи с этим, при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо определить и отрегулировать все процессы, связанные с оценкой кредитоспособности клиентов, подготовкой и заключением сделок с условием последующей оплаты, анализом текущей и просроченной дебиторской задолженности, а также взысканием долгов.

Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо применять комплексный и системный подходы, а не решать отдельно взятые проблемы. В противном случае, позитивный эффект от предпринятых действий будет минимален. Предположим, что есть некая торговая организация, занимающаяся продажей товаров с последующей оплатой. В случае возникновения проблем с оплатой отгруженных товаров, менеджмент компании может принять решение о включение в штат предприятия юриста, которому будет поручено заниматься судебными делами и исполнительным производством. Хотя указанное решение позволит решить проблемы с представлением интересов организации в суде и с судебными приставами-исполнителями, принятые менеджментом меры не решат основную проблему, которая, скорее всего, кроется в неадекватной оценке кредитоспособности клиентов, не использовании способов обеспечения исполнения обязательств и допущении документальных ошибок на стадии отгрузки продукции. Так, например в одной из организаций, периодически возникали сложные ситуации, поскольку товаро — транспортная накладная зачастую передавалась клиенту вместе с продукцией и возвращалась от него с подписью, свидетельствующей о получении груза только спустя несколько дней, после отгрузки. При таких обстоятельствах периодически находились недобросовестные покупатели, которые отказывались в дальнейшем подтвердить факт получения товара и не возвращали подписанные товарно-транспортные накладные.

Таким образом, эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на принципах системности и комплексности, а также процессном подходе. При этом целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.

Порядок взыскания дебиторской задолженности

Составляющие системы управления «дебиторкой»

Практика показывает, что трудности и проблемы, с которыми сталкиваются современные компании, кредитующие своих клиентов, вне зависимости от сферы деятельности, достаточно однотипны. Среди наиболее часто встречающихся, можно назвать следующие:

  • нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
  • не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
  • отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени её оборачиваемости;
  • не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
  • функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Исходя из того, что создаваемая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами должна урегулировать все процессы, связанные с образованием, документальным оформлением, анализом дебиторской задолженности и взысканием долгов, перечисленные выше типичные проблемы необходимо переформулировать в задачи, получив тем следующий набор стандартных задач:

  • провести анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде;
  • создать чёткие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;
  • определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту;
  • сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;
  • сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
  • разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
  • сформировать процедуры инкассации дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;
  • построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

Решение указанных задач, естественно осуществляется персоналом организации, но в каждом конкретном случае имеет свою специфику, зависящую от численности штата. На крупных предприятиях имеется возможность привлечения широкого круга различных специалистов от менеджеров до юридического департамента, а также служб экономического анализа и безопасности. На малых предприятиях решением описанных задач, как правило, занимаются сотрудники коммерческой службы, бухгалтерия и руководитель. Впрочем, вне зависимости от численности сотрудников, важно поставить перед имеющимися подразделениями соответствующие задачи и контролировать их исполнение. Распределяя полномочия и обязанности между несколькими службами, следует ориентироваться на здравый смысл, функциональные особенности каждой службы, а также профессионализм сотрудников.

Помимо прочего при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо решить вопрос с использованием программных средств для оперативного информационного обмена и документальным закреплением отрегулированных процессов, а также делегированных прав и возложенных на сотрудников обязанностей.

Что касается информационных ресурсов, то, как показывает практика, можно остановиться на том, что имеется в наличии, главное, что бы все задействованные в процессе управления дебиторской задолженностью сотрудники могли вовремя получить интересующую их информацию. Вполне подойдут «1С:Предприятие», Excel, либо Access.

При наличии финансовой возможности и желания можно приобрести и внедрить специализированную программу.

Относительно документального закрепления созданной системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами следует отметить, что это весьма желательная, однако, существенно зависящая от специфики конкретной организации мера. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламентами и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших предприятий с численностью 5-15 человек, то там возможно, можно обойтись без создания системы процедур и регламентов, добившись от подчинённого персонала понимания и исполнения соответствующих стандартов работы дебиторской задолженностью и долгами.

Работа с просроченной «дебиторкой» и долгами

Как бы не была чётко и отлажена на предприятии система оценки кредитоспособности клиентов, это не даст полной гарантии отсутствия просроченной дебиторской задолженности и безнадёжных долгов. Даже столь крупные и профессиональные игроки рынка — банковские и кредитные учреждения имеют дело с мошенническими действиями и несвоевременным возвратом кредитов. Именно поэтому наличие просроченной дебиторской задолженности свидетельствует отнюдь не о том, что созданная на предприятии система работы с дебиторской задолженностью неё работает, а о том, что необходимо грамотно отрегулировать её модуль, касающийся взыскания имеющихся долгов. За время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуальных кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накопилась достаточная практика по эффективному взысканию долгов, использовать которую может каждый бизнесмен. Квинтэссенцию данной практики составляет так называемый «Арсенал кредитора», то есть набор мер позволяющих эффективно воздействовать на должника. Каждый из инструментов «Арсенала кредитора» необходимо применять в зависимости от ситуации (статуса должника, количества дней просрочки и т.п.). В любом случае, вне зависимости от выбранных мер, важно придерживаться двух принципов: постоянства поддержания контакта, а также адекватность формы воздействия на должника.

Имеющиеся в «Арсенале кредитора» меры можно разделить на три основных блока:

  • Предварительные (досудебные меры)
  • Судебные процедуры
  • Исполнительное производство

Давайте рассмотрим их более подробно. Предварительные (досудебные) меры включают личные встречи (переговоры) с руководством неплательщика, телефонные звонки, направление писем и претензий. Важно отметить, что такие меры как переговоры и звонки, по большому счёту, должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника, а, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебные процедуры инициируются путём подачи соответствующего искового заявления в суд. Подавая исковое заявление о взыскании просроченной задолженности также желательно подать и заявление о наложении обеспечительных мер, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если непринятие этих мер может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

На стадии исполнительного производства возможны два пути, первый из которых заключается в самостоятельном взыскании суммы долга, путём предъявления исполнительного листа в банк или иное кредитное учреждение, обслуживающее должника в рамках положений статьи 8 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а второй в предъявлении исполнительного листа для исполнения в соответствующее подразделение службы судебных приставов.

Помимо указанных основных мер также можно использовать ряд дополнительных мер, стимулирующих должника погасить долг. В числе указанных мер можно назвать:

  • Подачу заявления в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по статье 177 Уголовного кодекса РФ и/или за неисполнение решения суда по статье 315 Уголовного кодекса РФ.
  • Подача заявления в подразделение ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по статье 159 Уголовного кодекса РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором)
  • Инициирование в отношении должника процедуры банкротства
  • Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством, разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую, только сам факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы позволяет отрезвляюще воздействовать на должника и решить проблему неплатежа. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера эффективна только в том случае, если предприятие — должник реально ведёт деятельность и имеет активы. В таком случае у собственника предприятия, скажем, при назначении конкурсного управления, возникает угроза ухода предприятия из-под контроля. Что касается публикаций в СМИ, информирования клиентов и партнёров должника, то эта мера хороша, если компания-должник имеет хорошую деловую репутацию, а подобные сообщения могут негативно отразиться на имидже неплательщика. Разумеется, для данного действия требуется хорошая документальная подготовка. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации — должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Поделиться в соцсетях:

7 правил по работе с дебиторской задолженностью

Павел Онищенко
Treasury consultant
BDO
В своей карьере я много работал с управлением дебиторской задолженностью покупателей и хотел бы поделиться с вами опытом в этом деле.

Дебиторская задолженность покупателей – показатель, который почти полностью зависит от работы финансового менеджера. Задачей финансового менеджера является организация правил и процедур по работе с покупателями для достижения целевых показателей по размеру дебиторской задолженности.Регулирование дебиторской задолженности начинается с момента заключения сделкиФинансовый менеджер должен определить порядок расчетов по договору, то есть размер предоплаты, сроки оплаты, моменты возникновения обязательств. Поступления от покупателя должны покрывать прямые затраты на продукцию. Нельзя продавать изделие за 40% предоплаты, если прямые затраты на него составляют 60%. Установите аванс в размере 60% от цены, и вы сможете обосновать контрагенту, почему вы установили именно этот процент авансирования: чтобы купить комплектующие и материалы, а также оплатить заработную плату и страховые взносы производственным рабочим. Конечно, если есть возможность установить бОльший размер предоплаты – пользуйтесь этим.

Каков алгоритм работы с просроченной дебиторской задолженностью?

Но в ситуации борьбы за покупателя и вынужденных уступок аргумент про покрытие авансом прямых расходов – очень хорош при заключении сделки.Если вы согласились дать предоплату покупателю, пропишите в договоре, что окончательный расчет покупатель оплачивает после получения извещения о готовности к отгрузкеИзвещение о готовности – это документ, которым фирма-производитель сообщает фирме-покупателю, что продукция готова (или будет готова в определенный срок) к отгрузке. То есть ваша фирма не отгрузит продукцию до тех пор, пока не получит деньги от покупателя. Да, вы изготовили продукцию частично за свой счет, но зато вы застрахованы от просрочки оплаты в будущем, да и цикл оборота капитала вы сокращаете на максимально возможный срок. Фактически, по бухгалтерскому учету вся операция будет проходить как отгрузка после получения 100% оплаты. А это очень хороший показатель для отчета Совету директоров.Если вы работаете в сфере, где контракты заключаются на изготовление единичной дорогой продукции (судостроение, самолетостроение, станкостроение и прочее), то прописывайте в контрактах, что ваша фирма приступает к изготовлению только после получения аванса в предусмотренном договором размереМомент получения аванса в размере, определенном договором, должен быть прописан в графике изготовления продукции как момент начала изготовления продукции. Это застрахует вас от обязанности изготавливать продукцию за свой счет.
Разработайте в ERP-системе или системе бухгалтерского учета модуль учета поступлений денежных средств по договорамКогда фирма заключает много договоров с различным порядком финансирования, такой модуль позволит держать руку на пульсе и в автоматическом режиме планировать поступления денежных средств, а также импортировать эти данные в модуль платежного календаря и бюджета движения денежных средств. Excel рано или поздно вас подведет, не откладывайте это дело в долгий ящик.Поступления денежных средств – это KPI для менеджеров по продажам или центров ответственности по исполнению договоровЕсли в договоре написано, что в будущем месяце должно быть поступление денежных средств, то оно должно произойти. Если этого не происходит, зарплата ответственных товарищей становится поменьше. Существенная часть неоплат по контрактам – это не злостное неисполнение покупателями своих обязательств по оплате, а недоработка менеджеров по продажам или центров ведения контрактов.Доработайте учет дебиторки так, чтобы фиксировался срок возникновения задолженностиВо многих системах бухгалтерского учета не настроена функция отображения срока возникновения дебиторки. Настройте ее, и все злобные нарушители будут у вас всегда на контроле, а вы сможете строить грамотные отчеты по работе с дебиторкой не вручную, а автоматически, что сэкономит трудозатраты и время.Если срок просрочки наступил, но вы понимаете, что покупатель кормит вас завтраками, то пишите претензиюНе верьте, если покупатель хотя бы один раз нарушил обещание по оплате. Конечно, претензию будете писать не вы, а юрист. Сделайте так, чтобы система финансового учета автоматически сигнализировала юристу фирмы, когда пора писать претензию, а когда стоит подавать в суд.

Сбор дебиторской задолженности

Этот вид деятельности является наиболее скучной и неблагодарной работой, по край­ней мере, по следующим двум причинам. Во-первых, многие считают, что просить деньги невежливо. Во-вторых, существует боязнь того, что клиенту это не понравиться, и он не об­ратится к вам снова.

Обычно клиент не платит в срок по следующим причинам.

  • Клиент чем-то не удовлетворен в продукции или услугах фирмы, и задержка оплаты является лучшим способом привлечь к этому внимание.
  • У клиента есть достаточно денег, но составленное им расписание платежей не совпа­дает с ожиданиями фирмы продавца. Можно сказать, что бюджеты двух контрагентов не согласуются.
  • У покупателя мало денег — их не хватает для того, чтобы выполнить все обязательства.

Рассматривая просроченную задолженность с финансовой точки зрения, следует под­черкнуть, что для клиента она является существенным источником финансовых ресурсов, особенно в условиях высоких процентных ставок. Поэтому клиент будет держаться этого правила всеми силами. Главная задача ТСМ в части обеспечения сбора дебиторской задол­женности состоит в тщательном анализе всех клиентов и выяснении причин несвоевре­менной оплаты счетов фирмы.

Понятно, что сбор дебиторской задолженности близко сопрягается с маркетинговой деятельностью предприятия. Маркетинг отбирает и воспитывает клиентов.

Что такое взыскание дебиторской задолженности

ТСМ отслежи­вает, чтобы эти действия маркетологов были устремлены в пополнение денежного пула компании.

Перечислим основные проблемные вопросы сбора дебиторской задолженности:

  • систематизация и анализ информации по всем клиентам фирмы, включая потенци­альных заказчиков;
  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов фирмы;
  • разработка системы юридических мер «запугивания» недобросовестных клиентов; . подача заявлений в арбитражный суд о признании клиента банкротом;
  • применение факторинга с целью получения части непогашенной в срок дебиторской задолженности;
  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную

оплату их клиентами счетов фирмы;

  • отказ от обслуживания слабых в денежном смысле клиентов.

Вообще говоря, в отечественной практике преобладает система продажи каждому, «кто постучит в дверь». В случае, если речь идет не о розничной продаже, такая практика пагубно сказывается на финансовом положении предприятия — большие суммы на деби­торском счету и дефицит реальных денег.

Важным из числа перечисленных выше факторов является персональная ответственность менеджеров за взыскание задолженностей. Эту ответственность должны делить между собой менеджеры по учету и менеджеры по продажам. Первые отвечают за свое­временность поставки информации о том, что срок платежа истек. Вторые руководят рабо­той и непосредственно участвуют в сборе дебиторской задолженности. Как может быть устроена подобная работы? Для начала отметим, что все общение может происходить без непосредственного визуального общения с клиентом, а с помощью средств связи. Первый звонок клиенту должен сделать менеджер по продажам, чтобы убедиться, что товар до­ставлен и у клиента нет претензий по уровню сервиса. В дальнейшем система может быть построена по-разному. Ответственность за информационную поддержку получения пла­тежа может быть делегирована специальной группе в составе финансового отдела пред­приятия. Когда наступает срок погашения задолженности клиента, а учетная система фик­сирует отсутствие такового, специально выделенный менеджер финансового отдела делает звонок клиенту и напоминает, что срок погашения истек. Если клиент не реагирует, то через три дня делается повторный звонок с обещанием введения соответствующих санкций. При отсутствии положительной реакции на второй звонок клиенту направляется официальное письмо, содержащее «последнее и решительное предупреждение». Одновре­менно с этим менеджеру по продажам делается пожелание приостановить общение с кли­ентом в части новых поставок товара до момента погашения задолженности. Менеджер по продажам, общаясь с клиентом, использует свои рычаги давления и не возобновляет пере­говоры о новых поставках до тех пор, пока не будет погашена задолженность.

Важно, чтобы этот процесс не превратился в постоянно повторяющуюся рутину дея­тельности большого числа сотрудников фирмы. Учетная управленческая система должна постоянно систематизировать и анализировать всех клиентов, выявляя злостных непла­тельщиков с тем, чтобы в дальнейшем отказаться от их целевого обслуживания.

Дата добавления: 2015-03-14; просмотров: 255;