Расчет с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Введение

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

Заключение

Список используемой литературы

Введение

До недавних пор бухгалтерский учет бюджетного учреждения был направлен только на отражение финансовых потоков в системе "государство — организация — государство". Органы власти следили за тем, как пополняется казна, хватает ли средств на решение тех или иных проблем, не уходят ли собранные деньги "в песок". Бюджетные учреждения (получатели денежных средств) обосновывали объем необходимого финансирования и отвечали за целевое использование поступлений. Казначейства, в свою очередь, контролировали исполнение финансовых планов и переводили деньги со счетов распорядителей на счета получателей.

С 1 января 2005 г. к бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях предъявляются новые требования — именно с этого дня вступил в силу Приказ Минфина России от 26 августа 2004 г. №70н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету". Появление этой Инструкции связано с тем, что государство хочет иметь более четкую информацию о состоянии своих активов и обязательств, обеспечить прозрачность операций с государственными финансами.

Инструкция №70н регламентирует порядок отражения операций не только в бюджетных учреждениях, но и в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов (органы казначейства), а также в органах, организующих исполнение бюджетов (финансовые органы). Объединение бухгалтерского учета исполнения бюджетов и бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях соответствует ст.240 Бюджетного кодекса РФ. Там записано, что "все доходы бюджета, источники финансирования дефицита бюджета, расходы бюджета, а также операции, осуществляемые в процессе исполнения бюджета, подлежат бюджетному учету, основывающемуся на едином Плане счетов".

В данной работе рассматривается порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами".

На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);

в виде авансов на командировки;

раздатчикам для выплаты заработной платы и социальных выплат.

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;

предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.

сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней.

Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств — обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 24 аналитических счетов. Это такие счета, как:

0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";

0 208 02 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

0 208 03 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";

0 208 04 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

0 208 05 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";

0 208 06 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";

0 208 07 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

0 208 08 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";

0 208 09 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";

0 208 10 000 "Расчеты с п/о лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям";

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций";

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации";

0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств";

0 208 14 000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям";

0 208 15 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения";

0 208 16 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";

0 208 17 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";

0 208 18 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";

0 208 19 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";

0 208 20 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов";

0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";

0 208 23 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций";

0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ России 22 сентября 1993 г. № 40. Многие положения этого документа дублировались Инструкцией 107н, поэтому теперь они исключены из текста документа, регулирующего бюджетный бухгалтерский учет.

Однако Инструкция 107н содержала и ряд специфических требований, которых не было в Порядке ведения кассовых операций. К ним относятся:

1. Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в ном учреждении.

2. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

3. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

4. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

5. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством,

Первое, третье и пятое требование из вышеприведенных теперь не включены в текст новой Инструкции, а четвертое — сохранено. Второе же несколько изменено. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется теперь не код ЭКР, на который должен быть отнесен расход, а соответствующий счет аналитического учета счета "Расчеты с подотчетными лицами".

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

Журнал по расчетам с подотчетными лицами (п.34 Приложения № 3 Инструкции 70н);

Карточка учета средств и расчетов (п. 19 Приложения № 3 Инструкции 70н).

Для учета расчетов с подотчетными лицами ранее использовался активно-пассивный счет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Инструкцией 70н для этих целей предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет — 020104610 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующие аналитические счета;

030201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда";

030213830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения";

Отражение в бюджетном учете авансовых отчетов

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет:

1. Работнику выдан из кассы аванс на командировку

— на оплату проезда Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610

— суточные расходы Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610

— на проживание в гостинице Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610

2. Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице

Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660

3. Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610

Порядок отражения ситуации в учете

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.

Пример.
Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета:

– расходы на наем жилого помещения – 2200 руб.;

– расходы на проезд к месту командировки и обратно – 3000 руб.;

– суточные – 400 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили:

– по найму жилого помещения – 2000 руб.;

– по проезду к месту командировки и обратно – 3000 руб.;

– суточные – 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 – 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

Service Temporarily Unavailable

› |

учреждения составил следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
Перечислена в подотчет сумма суточных › |. 1 208 12 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

1 304 05 212

«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим выплатам»

400
Перечислена в подотчет сумма на оплату транспортных услуг 1 208 22 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

1 304 05 222

«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по транспортным услугам»

3000
Перечислена в подотчет сумма на оплату найма жилого помещения 1 208 26 560

«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

1 304 05 226

«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим работам, услугам»

2200
Приняты к бюджетному учету произведенные расходы подотчетного лица по оплате суточных 1 401 20 212

«Расходы по прочим выплатам»

1 208 12 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

400
Приняты к бюджетному учету произведенные расходы подотчетного лица по оплате транспортных услуг 1 401 20 222

«Расходы на транспортные услуги»

1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

3000
Приняты к бюджетному учету произведенные расходы подотчетного лица по оплате найма жилого помещения 1 401 20 226

«Расходы на прочие работы, услуги»

1 208 26 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

2000
Возвращены остатки подотчетных сумм по оплате найма жилого помещения 1 304 05 226

«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим работам, услугам»

1 208 26 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»

200

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ — ПО ФОРМЕ

А.Ю. Шихов,
редактор-эксперт Издательского дома "Советник бухгалтера"

 
    Первичный документ — это основное "сырье" для учетной работы любой бухгалтерии. И крайне важно, чтобы такое "сырье" было качественным. Другими словами, любые первичные документы должны быть оформлены правильно и аккуратно. От правильного оформления первичных документов во многом зависит эффективность работы бухгалтерии.
 

Без документа никуда…

    Напомним, что нормативно-правовое основание для первичных учетных документов дано в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон № 402-ФЗ).
    Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В свою очередь на основании первичных учетных документов факты хозяйственной жизни подлежат отражению в бухгалтерском учете.
    При этом в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ любые принимаемые к учету документы должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
    1) наименование документа;
    2) дату составления документа;
    3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
    4) описание факта хозяйственной жизни;
    5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
    7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
    В п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ содержится норма, соответствующая одному из основных правил бухгалтерского учета, а именно: первичный учетный документ должен быть составлен в период совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания этого периода.
 

Унификация — по перечню

 
    Согласно пункту 7 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н), первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти.
    Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, а также методические рекомендации по их применению утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Приказ № 173н).
    Приказ № 173н подлежит применению государственными (муниципальными) учреждениями независимо от их типа, то есть как казенными, так и бюджетными и автономными учреждениями.
 

Взял под отчет? Отчитайся!

БГУ Журнал операция номер 3

Я
Плот

Привет! Спецы по бюджетному учету подскажите пжл. Не формируются остатки по Журналу №3 расчетов с подотчетными лицами. Обороты выводятся, а остатки на начало и конец нет. Куда смотреть?

 
 

   Kavar

В настройках журна снять галочку "Показывать только обороты"

   Kavar или "рассчитывать только обороты" в общем как-то так    Плот

(1,2) Не могу найти. Чет не по глазам.

   Kavar

В справочнике "журналы" ПКМ по нужному жураналу — "Изменить".

Так же можно в диалоге выбора журнала.

   Плот

(4) Оу спасиб. Вот только как то страно формирует. Сначало сальдо на начало, потом идут строки с оборотами, а потом строки с сальдо на конец. Или так и должно быть?

   Kavar

так и должно быть. если хочешь остатки в разрезе сотрудников.
поставь еще одну галочку.

   Плот

(6) Поставил. Остатки в разрезе показателя?

   Kavar

да

   Плот

(8) Спасиб!

   Плот

(8) Бух говорит надо что бы в одной строке были остатки на начало, обороты и остаток на конец периода.
Поставил галку (7) указал показатель = контрагент. Выводит вначале остатки на начало по контрагенту, затем обороты, и затем остатки на конец.

 
     Kavar

(11) Только дорабатывать.

   Плот

(11) Понятно спасибо!

 

Наведи порядок в своей работе используя конфигурацию 1C "Управление IT-отделом 8"

ВНИМАНИЕ!

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку "Обновить" в браузере.

Тема не обновлялась длительное время, и была помечена как архивная. Добавление сообщений невозможно.
Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!
Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000 человек.