Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО)— документ, по которому производится выдача наличных денег из кассы. Он имеет унифицированную форму КО-2.

В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим, как правильно заполнить этот документ, выясним, что происходит после его составления, и какие существуют особенности использования КО-2 у индивидуальных предпринимателей.

В нижней части этой страницы размещены ссылки, по которым можно бесплатно скачать бланк расходного кассового ордера, а также образец заполнения этого документа.

Основанием для расходования наличных денег, кроме выдачи заработной платы является:

  • приказ руководителя о выделении средств, для нужд оплаты услуг или товаров для нужд организации;
  • заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств (внесенными изменениями от 19.06.2017 № 4416-У в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Для выдачи денег в подотчет получать от работника заявление необязательно, достаточно Приказа руководителя;
  • выдача наличных денежных средств на командировочные расходы;
  • выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Порядок и правила заполнения расходного кассового ордера

Заголовок РКО:

  • указывается название предприятия иструктурного подразделения (при наличии);
  • если структурных подразделений нет — в соответствующей строке ставится прочерк.

«Код ОКПО»:

  • заполняется из документов государственной статистики, выданных при регистрации предприятия;
  • при отсутствии кода ОКПО — строка не заполняется.

«Номер документа»:

  • нумерация РКО делается сначала календарного года — по порядку;
  • нумерация должна быть непрерывной на протяжении всего года.

«Дата составления»:

  • дата составления ордера должна совпадать с датой выдачи наличных денежных средств из кассы;
  • формат даты — ДД.ММ.ГГГГ, но если число дня (месяца) меньше десяти — впереди числа дня (месяца) ставят ноль.

«Дебет» и«Кредит»:

  • заполняются предприятиями, ведущими бухучет, согласно утвержденному плану счетов учета;
  • ИП на УСН не заполняют эти графы.

«Сумма, руб., коп.»:

  • указывается сумма расхода денежных средств изкассы;
  • сумма проставляется в рублях и копейках через знак «,».

«Код целевого назначения»:

  • заполняется в случае использования предприятием системы кодирования расхода (прихода) денежных средств;
  • во всех остальных случаях эту графу заполнять нет необходимости, достаточно поставить прочерк.

«Выдать»:

  • вдательном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которому нужно выдать деньги (например, деньги из кассы организации получает Сидоров Петр Иванович);
  • в поле «Выдать» заполняется: Сидорову Петру Ивановичу.

«Основание»:

Указывается вид расхода:

  • зарплата;
  • подотчет;
  • займ (прочее).

«Сумма»:

  • сумма расхода денег изкассы указывается пописью;
  • рубли — прописью, копейки — цифрами.

«Приложение»:

  • указываются первичные документы, которые прилагаются (приказы, договора, доверенности, квитанции);
  • номера и даты прилагаемых документов также необходимо указать.

«Получил»:

  • заполняется получателем денежных средств;
  • сумма кполучению заполняется прописью (с начала строки, с заглавной буквы);
  • рубли — прописью, копейки — цифрами;
  • получатель ставит свою подпись и дату (получения денег) ниже.

«По»:

  • указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, которое получает деньги;
  • строка может заполняться как кассиром, так и получателем.

«Выдал кассир»:

  • заполняется кассиром после того, как деньги были выданы изкассы;
  • кассир расписывается и указывает фамилию, имя и отчество.

Расходный кассовый ордер формы КО-2 остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Порядок выдачи денежных средств по РКО

Получить деньги по РКО можно только после предоставления документа, который удостоверяет личность получателя (паспорт или другой документ).

Форма КО-2. Расходный кассовый ордер

Также расходный кассовый ордер может быть составлен подоверенности (от получателя).

Сначала кассир подготавливает необходимую сумму к выдаче и передает получателю. Получатель должен написать ручкой (синей или черной пастой) расписку в кассовом ордере в получении денежных средств и ставит подпись и дату. Кассир пересчитывает сумму к выдаче и выдает получателю. Получатель под наблюдением кассира считает деньги. Кассир подписывает бланк расходного кассового ордера.

В случае если получатель этого не сделает, наличность из кассы считается недостачей, что грозит взысканием денег с кассира.

В случае если деньги были выданы по доверенности, этот документ прикладывается к РКО.

Особенности использования РКО у ИП

Напомним, что в июне 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. В соответствии с этим Указанием для индивидуальных предпринимателей на УСН были введены некоторые упрощения.

ИП могут не составлять РКО на операции с собой:

  • выдача денежных средств на личные нужды ИП;
  • выдача из кассы денег ИП для внесения на расчетный счет.

Неизменными остается составление расходных кассовых ордеров на такие операции с прочими лицами, как:

  • выдача денег подотчетному лицу;
  • выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Поссылкам ниже читатель может скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате Excel. А также вы можете скачать бланк РКО в Word и Excel.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можноздесь). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД — 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

6. Далее в табличной форме заполняются следующие столбцы:

  • «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
  • в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
  • «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
  • поле «Кредит» — указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
  • графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
  • код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.

Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» — так же целиком.

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения

Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

13. Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Комментарии

Председателю СНТ

Заслон подпольным собраниям
      Заверенные копии документов СНТ
      Люстрация для ревизора
      Принципы ревизии
      Кассовые ордера

Кассовые ордера

      Кассовый ордер — это установленным образом оформляемый своего рода приказ главного бухгалтера (и руководителя организации) кассиру и одновременно отчет кассира о поступлении или расходе денег. Таким образом, кассовые ордера служат для контроля кассира и для оправдания кассира перед бухгалтером и руководителем. Ревизионное значение кассовый ордер приобретает тогда, когда возникает непонимание по остатку в кассе, то есть появляется предположение, что деньги из кассы похищены.

      Образец приходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88, в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26, от 03.05.2000 №36):

      Приходный кассовый ордер печатается на листе бумаги формата A5 (210х297 мм). "Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе" (то же Постановление).

      Образец расходного кассового ордера (унифицированная форма № КО-2, утв. тем же Постановлением):

      Расходный кассовый ордер выполняется в формате A5, "выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления" (то же Постановление).

* * *

      Если ранее закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ (в редакции закона от 28.11.2011 №339-ФЗ) допускал ведение бухучета самим руководителем организации (статья 6 пункт 2 подпункт г старого закона: "руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы… вести бухгалтерский учет лично"), то теперь возможности по ведению бухучета руководителем (т.е. председателем правления СНТ, ДНТ, СНП и т.п.) из нового закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 №402-ФЗ не усматривается. В новом законе, который вступил в силу с 1 января 2013 года, исключение сделано только в отношении представителей бизнеса: "руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя" (пункт 3 статьи 7).

      Итак, садоводческое товарищество теперь обязано иметь главного бухгалтера. Процедура приема взноса от садовода будет следующая. Садовод идет к главному бухгалтеру, который выдает подписанный приходный кассовый ордер. Далее садовод перемещается в кассу, где кассир принимает взнос, а садоводу выдает оторванную от ордера квитанцию. С этой квитанцией садовод опять идет к главному бухгалтеру, чтобы получить подпись на квитанции. Это — правильный порядок приема денег в кассу. До 1 января 2013 года схема была та же, за исключением того, что на месте главного бухгалтера был председатель правления. В реалиях садоводческих товариществ ордер выдает, заполняет, подписывает ордер и квитанцию к нему единственно казначей. Подписи главного бухгалтера (председателя) на квитанциях нет и не было, такие квитанции почти фальшивые.

      В расходном кассовом ордере предусмотрено указание наименования, даты и места выдачи удостоверяющего личность документа (паспорта) лица, которому выдаются деньги. В садоводческом товариществе не уделяют внимания этой графе. Следует знать, что придирчивые ревизоры принимают к зачету все приходные документы (недооформленные, рваные, с эффектом "рыбу заворачивали"), но из числа расходных ордеров или иных оправдательных документов неправильно заполненного не принимают ни одного. Разрешение вопроса "принять/не принять" вполне в компетенции ревизора, если уставом или регламентом не предусмотрено иное. Таким образом, отсутствие паспортных данных в расходных ордерах может вылиться в "ущерб", равный всей смете товарищества.

* * *

      Я прихожу к мнению, что ревизионная комиссия в СНТ не должна касаться кассовых ордеров и кассовых книг. Касса в садоводческом объединении — это практически всегда просто чей-то карман, а кассовые ордера приобретают смысл "вынул деньги из кармана", "вставил деньги в карман". Тем более, что покупку, например, труб для водопровода кассовый ордер доказать не может — ордер является внутренним документом, создаваемым в самом СНТ. Покупку труб докажет чек, квитанция, платежное поручение — документы, исходящие от других организаций.

      Допускать ревизора к кассе СНТ — это открывать простор для злоупотреблений ревизора, больше ничего. Кассовые ордера в садоводствах сплошь и рядом оформляются неправильно, в то же время, неправильное оформление ордеров не обязательно означает фактический (в противовес умозрительному) материальный ущерб для товарищества. Заинтересованный (испытывающий неприязнь к председателю) ревизор к своей радости получает возможность обнаружить в доморощенной садоводческой кассе что угодно: хищение, растрату, приписку или фальсификацию, в зависимости от того, какое из перечисленных слов ему больше нравится. От такой ревизии до рейдерского захвата товарищества один шаг.

      Возвращаясь к этой истории:
Трудно ли взыскать ущерб с бывшего председателя правления?
приведу оттуда замечательный примерчик касательно все тех же пяти столбов, установка которых обошлась в 64 тыс. рублей. Эти 64 000 рублей были названы ущербом для товарищества. Не потому, что столбы кривые, а потому, что новое правление и председатель, якобы, никак не могут взять в толк, на что же потрачены 64 000 рублей. Расходные ордера на 64 000 руб. есть: №1-10 (30 000 руб.); №2-10 (4 000 руб.); №3-10 (30 000 руб.). Так как сумма ощутимая, а выплаты осуществлялись постороннему исполнителю (не члену товарищества), то ордера были оформлены подобающим образом, по крайней мере, ревизор (впоследствии председатель) не нашла, как к этим ордерам придраться. Но и на такой случай нашелся фокус. Вот текст ее заявления судебному приставу об отказе принять расходные кассовые документы (дословно):

      Я, отказываюсь принимать расходные кассовые ордера с №1-10 по №1-14 включительно, т.к.
      1) р/о №7-10 от 14.06.10г., №8-10 от 20.06.10г., №9-10 от 20.06.10г. и №10-10 от 20.06.2010г. не являются оригиналами.
      2) р/о №4-10 от 25.05.2010г., №5-10 от 30.05.2010г., №6-10 от 04.06.2010, №11-10 от 20.06.10г., №12-10 от 27.06.2010г., №13-10 от 04.07.2010г., №14-10 от 04.07.2010г. — отсутствуют данные: подпись руководителя, получил (сумма прописью, подптсь получателя, сведения документа, удостоверяющего личность получателя).

      Кто не заметил подвоха, я объясню: замечаний по ордерам №1-10, №2-10, №3-10 в заявлении не высказано, эти ордера не приняты потому, что… другие ордера плохие.

      Формулировка "не являются оригиналами" тоже хороша. Позавидовать можно было бы ревизору-садоводу, который обладает такой экспертной остротой зрения, что способен распознать неоригинальность, не замеченную судебным исполнителем. Но есть закавыка: столбы-то, на сумму 64 000 руб., стоят на территории товарищества воочию, вот только ревизор (теперь председатель) их не замечает.

Как заполнять расходный кассовый ордер и что это такое

Экспертное зрение — тонкий инструмент, его надо беречь, то есть вовремя выключать.

     

Дм. Охапкин, август 2013