Расходы на обучение сотрудников

Многие работодатели с целью повышения профессионального уровня своих сотрудников направляют их на различные семинары. Это могут быть как обучающие семинары для бухгалтеров, юристов, IT-специалистов, так и информационно-практические семинары по контрактной системе для сотрудников служб, осуществляющих закупки. О том, какие виды семинаров бывают, какими документами подтверждаются расходы на участие в семинаре и как правильно отразить их в бюджетном учете, расскажем в статье.

Виды семинаров

Условно семинары можно разделить на два вида: обучающие и информационно-консультационные.

Обучающие семинары проводятся с целью подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров. При этом минимально допустимый срок освоения программ профессиональной переподготовки не может быть менее 250 часов, а срок освоения программ повышения квалификации — менее 16 часов (п. 12 Порядка N 499 <1>).

<1> Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утв. Приказом Минобрнауки России от 01.07.2013 N 499.

По окончании обучающего семинара участники проходят итоговую аттестацию и им выдаются документы о квалификации: удостоверение о повышении квалификации и (или) диплом о профессиональной переподготовке (п. 19 Порядка N 499).

Обратите внимание! Образовательные услуги по дополнительным профессиональным программам переподготовки, повышения квалификации подлежат лицензированию (п. п. 18, 19 Приложения к Положению о лицензировании образовательной деятельности, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 28.10.2013 N 966).

Сотрудникам, проходящим профессиональную подготовку, создаются необходимые условия для совмещения работы с обучением, а также предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством.

Расходы на обучение работников: особенности налогообложения

К ним, в частности, относятся (ст. ст. 187, 196 ТК РФ):

— сохранение места работы (должности) и средней заработной платы по основному месту работы — при направлении сотрудника на обучение с отрывом от работы;

— оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки, — при направлении сотрудника на обучение с отрывом от работы в другую местность.

К сведению. В силу положений ст. 198 ТК РФ учреждение имеет право заключить с сотрудником ученический договор на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы.

Информационно-консультационные семинары проводятся с целью информирования об актуальных изменениях в законодательстве, получения практических навыков работы. Их продолжительность, как правило, составляет менее 16 часов, и по завершении не проводится итоговая аттестация, документ, подтверждающий обучение, не выдается. Информационно-консультационные услуги, оказываемые в рамках проведения таких семинаров, не относятся к образовательным программам и, как следствие, не подлежат лицензированию.

К сведению. Разновидностью информационно-консультационных семинаров являются вебинары, которые проводятся в режиме онлайн через Интернет с использованием телекоммуникационных систем.

Выездной семинар

При выездном семинаре (как обучающем, так и информационно-консультационном) в другую местность необходимо оформить командировку.

Для справки. Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Постановление N 749).

Для оформления служебной командировки потребуется стандартный пакет документов:

— служебное задание (ф. Т-10а) — в нем указывается основание командировки — участие в семинаре. Подписывается этот документ руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем учреждения или иным уполномоченным лицом, после чего передается в кадровую службу для оформления приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9, Т-9а) — заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания и подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом. При направлении в командировку одного сотрудника используется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме Т-9, а если в командировку направляют нескольких сотрудников, применяется форма Т-9а;

— командировочное удостоверение (ф. Т-10) — выписывается работником кадровой службы на основании приказа о направлении работника в командировку. Этим документом подтверждается срок пребывания работника в командировке (проставляются отметки о дате приезда и выезда). Командировочное удостоверение оформляется только в том случае, если сотрудник направляется в командировку по России или в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются. Для командировок в иные государства командировочное удостоверение оформлять не надо.

Обратите внимание! В случае принятия проекта приказа Минфина России "О внесении изменений в Приказ Минфина России N 173н" государственные (муниципальные) учреждения должны будут составлять служебное задание по форме 0504503, а командировочное удостоверение по форме 0504502.

По возвращении из командировки сотрудник должен составить:

— краткий отчет о выполненной работе (графа 12 служебного задания), который согласовывается с руководителем структурного подразделения;

— авансовый отчет (ф. 0504049) (с приложением к нему подтверждающих документов) об израсходованных в связи с командировкой суммах и представить его в течение трех рабочих дней в бухгалтерию для окончательного расчета по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Если выездной семинар проводится на территории РФ, то работнику возмещаются следующие расходы (п. 11 Постановления N 749):

— по проезду;

— по найму жилого помещения;

— связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя учреждения.

В случае проведения семинара за границей дополнительно осуществляется возмещение следующих затрат (п. 23 Постановления N 749):

— расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательных консульских и аэродромных сборов;

— сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

— иных обязательных платежей и сборов.

Документальное подтверждение расходов на участие в семинаре

При заключении договора (государственного (муниципального) контракта) с организатором семинара казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" и гл. 39 "Возмездное оказание услуг" ГК РФ. Как правило, в договоре прописываются условия оказания услуг, а также способы и сроки их оплаты.

Казенные учреждения при заключении госконтрактов об оказании услуг в пределах доведенных им в установленном порядке соответствующих лимитов бюджетных обязательств вправе предусматривать авансовые платежи в размерах, определенных п. 22 Постановления Правительства РФ от 23.12.2013 N 1213 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов" (далее — Постановление N 1213).

В частности, по договорам об оказании услуг по обучению на курсах повышения квалификации казенные учреждения вправе устанавливать размер аванса до 100% суммы договора. По всем остальным договорам казенные учреждения могут определить размер аванса до 30% суммы договора, но не более 30% лимитов бюджетных обязательств, доведенных на соответствующий финансовый год, если иное не предусмотрено п. 22 Постановления N 1213 и другими нормативными актами РФ.

Принятие к учету расходов в размере стоимости оказанных организатором семинара услуг осуществляется на основании подписанного обеими сторонами акта об оказании услуг.

Бюджетный учет

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы казенного учреждения за участие в семинаре следует осуществлять по коду вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для государственных (муниципальных) нужд" и подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Рассмотрим на примерах порядок отражения в бюджетном учете расходов на участие в семинаре.

Пример 1. Казенное учреждение здравоохранения с целью повышения квалификации медицинского персонала заключило договор с учебным центром на проведение обучающих семинаров на сумму 50 000 руб. Условиями заключенного договора предусмотрена предоплата в размере 100%. Учебный центр находится в другом городе, поэтому из кассы учреждения обучающимся выданы командировочные на оплату:

— суточных — 2000 руб.;

— проезда — 8000 руб.;

— проживания — 3500 руб.

По возвращении из командировки сотрудники представили акты об оказании услуг и авансовые отчеты. Выданные под отчет наличные денежные средства использованы полностью.

В бюджетном учете данные операции на основании Инструкции N 162н <2> отразятся следующим образом:

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Пример 2. Казенное учреждение заключило договор с организацией на проведение вебинара по бухгалтерскому учету на сумму 3000 руб. Оплата услуг производится по факту их оказания и представления организатором вебинара акта об оказании информационно-консультационных услуг.

В бюджетном учете данные операции на основании Инструкции N 162н отразятся следующим образом:

Итак, выделим главное. Следует различать семинары обучающие и информационно-консультационные. Обучающие семинары должны проводиться специализированными учебными заведениями, имеющими лицензию. По их окончании проводится итоговая аттестация, выдаются документы о получении уровня квалификации. Заключая договор с учебными заведениями на проведение семинаров с целью повышения квалификации сотрудников, казенные учреждения вправе устанавливать размер аванса до 100% суммы договора. В рамках проведения информационно-консультационных семинаров оказываются услуги, не относящиеся к образовательным программам. Поэтому организаторам таких семинаров лицензия на осуществление образовательной деятельности не нужна. Выезд сотрудника на семинар с отрывом от работы в другую местность оформляется в виде командировки.

Договор

на оказание услуг по обучению сотрудников

г.

Обучение сотрудников за счет компании: сложные вопросы начисления налога на прибыль и НДФЛ

Самара « ____ » _________ 2012 г.

, именуемое в дальнейшем Исполнитель, , действующего на основании Устава, с одной стороны,

и __________________________, в лице _________________, действующего на основании ___________ именуемое в дальнейшем — Заказчик, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Исполнитель обязуется в течение срока действия настоящего Договора провести обучение и проверку знаний (аттестацию) по _________________ сотрудников Заказчика в соответствии с Заявками Заказчика.

1.2. Исполнитель оказывает услуги на основании лицензии серии ___________ выданной _________________________.

2. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА ИСПОЛНИТЕЛЯ

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Организовать и обеспечить надлежащее исполнение услуг, предусмотренных в разделе 1.1. настоящего договора. Услуги оказываются в соответствии с учебным планом, программами и расписанием занятий, разработанными, утвержденными и согласованными в установленном порядке Исполнителем.

2.1.2. Обеспечить для проведения занятий помещения, соответствующие санитарным и гигиеническим требованиям, а также оснащение, соответствующее обязательным нормам и правилам, предъявляемым к данному типу услуг.

2.1.3. Обеспечить выдачу документов установленного образца сотрудникам Заказчика, прошедшим полный курс предаттестационной подготовки и успешно прошедшим аттестацию.

2.1.4. Сохранить место за сотрудниками Заказчика в случае их болезни, лечения, карантина и в других случаях пропуска занятий по уважительным причинам (в случае оплаты услуг, предусмотренных разделом 1 настоящего договора).

2.2. Исполнитель вправе:

2.2.1. Привлекать для оказания услуг соисполнителей.

3. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА ЗАКАЗЧИКА

3.1. Заказчик обязан:

3.1.1. Своевременно внести плату за предоставленные услуги, указанные в разделе 1 настоящего договора.

3.1.2. Своевременно предоставить надлежащим образом оформленную Заявку.

3.1.3. Обеспечить явку сотрудников, направляемых на подготовку, в установленное время в соответствии с расписанием занятий.

3.2.  Заказчик вправе:

3.2.1. Обращаться к работникам Исполнителя по всем вопросам деятельности в ходе оказания услуг, указанных в разделе 1 настоящего договора.

3.2.2. Получать полную и достоверную информацию об оценке своих знаний и о критериях этой оценки.

3.2.3. Пользоваться имуществом Исполнителя, необходимым для осуществления подготовительного процесса во время занятий, предусмотренных расписанием;

3.2.4. Пользоваться дополнительными услугами, не входящими в программу подготовки, а также принимать участие в семинарах, организованных Исполнителем за отдельную плату.

4. СРОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ.

4.1. Срок обучения сотрудников Заказчика определяется Программой Исполнителя.

5. ОПЛАТА УСЛУГ

5.1. Стоимость услуг определяется согласно утверждённым ценам Исполнителя.

5.2. Оплата производится путём 100% предоплаты по счетам, выписанным Исполнителем.

5.3. После проведения обучения Стороны подписывают Акт оказанных услуг.

5.4. При неявке на аттестационные экзамены сотрудников Заказчика без уважительной причины, перечисленные Заказчиком денежные средства за оказываемые услуги, не возвращаются.

6. ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

6.1. Условия, на которых заключен настоящий договор, могут быть изменены, либо по соглашению сторон, либо в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. Заказчик, вправе в любое время расторгнуть настоящий договор при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных расходов и услуг, оказанных до момента отказа.

6.3. Настоящий договор может быть расторгнут по соглашению сторон. По инициативе одной из сторон договор может быть расторгнут по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

Помимо этого, Исполнитель вправе отказаться от исполнения договора, если представители Заказчика:

— нанесли ущерб имуществу Исполнителя;

— неоднократно нарушили дисциплину, пропускали занятия по неуважительным причинам

6.4. Настоящий договор пролонгируется на следующий год в случае, если ни одна из сторон не заявила о расторжении данного договора в письменном виде не менее чем за один месяц до окончания срока действия настоящего договора.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения сторонами обязательств по настоящему договору они несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

8. Срок действия договора и другие условия

8.1. Настоящий договор вступает в силу со дня его заключения сторонами и действует до ________г.

8.2. Договор составлен в двух экземплярах – по одному для каждой из Сторон, имеющих равную юридическую силу.

9. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

«Исполнитель»:

Генеральный директор

_______________

«Заказчик»:

__________________ / /